魏文婷

(國家新聞出版廣電總局 五五四臺，河南 鄭州 450100)

現(xiàn)代人事檔案管理作為人事活動中的不可或缺的一部分，記載了企業(yè)中所有員工在不同階段、不同方面的表現(xiàn)。該管理體系是在以個人為單位組織起來的，同時也是個人工作狀況、獎懲狀況、學(xué)習(xí)狀況以及思想品質(zhì)等情況的原始記錄。

1 現(xiàn)代對人事檔案進行管理的作用

現(xiàn)代人事檔案管理活動的具體作用可以從事業(yè)單位與個人的角度來對其進行講解。從事業(yè)單位的角度出發(fā)，人事檔案中承載了企業(yè)所有員工的私人信息，同時也是事業(yè)單位了解每一位員工的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素養(yǎng)以及工作經(jīng)歷的主要渠道。因而，事業(yè)單位在選舉才能時可以將人事檔案作為其中一項關(guān)鍵的參考依據(jù)，以幫助該事業(yè)單位做到知人善用?？梢?，現(xiàn)代人事檔案在人才開發(fā)、選拔、培養(yǎng)以及任用等環(huán)節(jié)中都具有不容忽視的積極作用。從個人的角度出發(fā)，人事檔案集可靠性與真實性于一體，具有的法律效力同其他資料相比也處于較高的水平。員工在辦理就業(yè)、考試、離職、保險或者是出國等手續(xù)時，都離不開檔案資料。

2 現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題

2.1 現(xiàn)代人事檔案內(nèi)容質(zhì)量有待完善

從事業(yè)單位對人事檔案進行管理的角度出發(fā)，會發(fā)現(xiàn)在很多事業(yè)單位中都對工作人員的表現(xiàn)做出了客觀評價。但是，根據(jù)有關(guān)的研究與調(diào)查發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)代人事檔案的管理工作中普遍存在的一個問題是檔案的內(nèi)容質(zhì)量較低，該問題主要體現(xiàn)在這兩個方面：其一，事業(yè)單位在對員工的檔案資料進行管理時，對于其中規(guī)模較大的事業(yè)單位，該管理工作的任務(wù)量相對而言也是比較大的、員工人數(shù)較多，這些因素的影響就使得人事檔案中對員工的評價基本呈現(xiàn)一樣的內(nèi)容。如果事業(yè)單位中有違法亂紀，或者是出現(xiàn)錯誤的員工，該單位往往也會將該內(nèi)容記錄在對應(yīng)員工的檔案中，這就難以全方位、多角度地反映員工在各方面的真實表現(xiàn)；其二，在對員工檔案資料進行記錄與管理時，很多的事業(yè)單位往往會忽視對員工檔案資料進行修改的權(quán)利，同時也沒有關(guān)注對員工突出表現(xiàn)內(nèi)容的評價或者是其他方面的評價。這就難以為其他事業(yè)單位提供可靠的資料參考。

2.2 現(xiàn)代人事檔案管理工作中的科技含量不高

在數(shù)字化、信息化、智能化發(fā)展的時代，信息化在各行各業(yè)中的重要性在不斷地增加，在現(xiàn)代人事的檔案管理工作中同樣也是如此。在電子信息技術(shù)普遍應(yīng)用的今天，如果將該技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，必將會為企業(yè)節(jié)省大量的人力、物力以及時間，但是，值得的關(guān)注的是在某些事業(yè)單位中，對于現(xiàn)代人事檔案的管理依舊沒有實現(xiàn)信息化建設(shè)。例如，在某些事業(yè)單位雖然裝配了一部分信息化設(shè)備，不過在對于設(shè)備的控制與操作方面，由于作業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)在實際操作中通常會受到限制。[1]該問題的存在就使得先進的管理設(shè)備在檔案管理工作中的作用不能充分發(fā)揮出來，從而大幅降低現(xiàn)代人事檔案管理中的科技含量。

2.3 現(xiàn)代人事檔案管理中存在工作不規(guī)范的問題

對員工檔案進行有序管理的過程離不開企業(yè)硬件設(shè)備的支持，從現(xiàn)階段各大企業(yè)的實際情況來看，事業(yè)單位中的硬件設(shè)備依舊有待完善與升級，員工的檔案資料管理室也存在亟須健全的問題，或者是事業(yè)單位根本就沒有建立員工檔案資料管理室。而檔案管理室急需健全的表現(xiàn)又有室內(nèi)環(huán)境較差、空間較窄，或者是室內(nèi)嚴重潮濕、室內(nèi)沒有配置防火防盜設(shè)備等。在這樣的背景下，員工檔案資料的完整性、安全性以及實用性都將會受到來自多方面的威脅。如果檔案管理室中發(fā)生了蟲蛀、霉變或者是火災(zāi)等情況，室內(nèi)的檔案資料很可能會受到或大或小的損害與殘缺。

3 現(xiàn)代人事檔案管理的完善措施

在現(xiàn)代對人事檔案進行管理不論是在員工還是事業(yè)單位都有不容忽視的積極作用，但是，在對現(xiàn)代人事檔案進行管理時依舊存在一些或大或小的問題，以致現(xiàn)代人事檔案管理在個人與事業(yè)單位中的作用難以充分發(fā)揮出來。[2]故針對檔案管理中存在的問題，提出以下幾點完善措施，以供參考。

3.1 將責任追究制度全面落實

為不斷完善現(xiàn)代人事檔案管理措施，應(yīng)該將責任追究制度全面落實，而想要規(guī)范現(xiàn)代人事檔案管理工作，首先應(yīng)該將該制度的全面落實作為重點。將現(xiàn)代人事檔案管理的具體責任全面落實到每一個部門與員工，以使得管理人員可以高度重視對于現(xiàn)代人事檔案的管理。例如，管理者可以將檔案進行分類管理，這樣一來就可以避免檔案出現(xiàn)混亂、不易查找的問題，但是需要注意的是，在進行分類管理的過程中，應(yīng)該對管理人員實施責任追究機制，通過該機制來規(guī)范管理人員的行為。同時，也應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理室，以企業(yè)中檔案資料的數(shù)量設(shè)置檔案管理室合理的規(guī)模大小與環(huán)境條件，防火裝置與防盜設(shè)備，在檔案資料保存完整的前提下保證檔案資料的安全與完整。

3.2 加強現(xiàn)代人事檔案管理的信息化建設(shè)

在時代不斷進步、社會快速發(fā)展的今天，對人事檔案數(shù)據(jù)信息的需求也隨之增加。現(xiàn)階段我國人事檔案的數(shù)據(jù)信息數(shù)量呈現(xiàn)的是不斷增長趨勢，急需相關(guān)人士與企業(yè)建立以電子檔案為主的信息化管理系統(tǒng)。[3]詳細一點來講也就是，在事業(yè)單位中應(yīng)該全面實施人事檔案在計算機輔助下的管理機制，以利用先進技術(shù)與先進設(shè)備將匯總好的檔案管理數(shù)據(jù)信息輸入計算機中并將其存儲其中。在事業(yè)單位需要時可以在此利用計算機將所需資料通過視頻或圖片的形式將其展示出來，以達到高于紙質(zhì)檔案查找與應(yīng)用的效果。同時也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)檔案并存的目標。除此之外，為促進現(xiàn)代人事檔案管理的創(chuàng)新，檔案管理者應(yīng)該將計算機等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理工作中的作用充分發(fā)揮出來，將不在保密范圍之內(nèi)的數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)全行業(yè)內(nèi)的資源共享，以為本單位與社會提供更加優(yōu)質(zhì)的人才檔案管理信息。只有這樣才可以利用有限的資源提高現(xiàn)代人事檔案管理的工作效率，更加可以推動該管理工作的順利發(fā)展與創(chuàng)新。

3.3 加強事業(yè)單位對現(xiàn)代人事檔案管理隊伍的建設(shè)

從單位的管理角度出發(fā)，對人事檔案進行管理既是該單位的職責所在，同時也可以帶來想象不到的經(jīng)濟效益與社會效益，因為，在雙重因素的作用下就使得事業(yè)單位應(yīng)該加強對于現(xiàn)代人事檔案管理隊伍的建設(shè)，以提高相關(guān)工作人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。為使得人們可以深刻認識到人事檔案管理在用人單位中的重要性，單位應(yīng)該選用責任心較強、專業(yè)素養(yǎng)較好、職業(yè)道德水平較高的人員來負責人事檔案管理工作。同時，單位也可以通過定期舉行一些教育培訓(xùn)活動，在活動中通過典型案例來敲響工作人員的警鐘，也可以將考核機制同培訓(xùn)活動一同實施，通過考核機制來促進相關(guān)人員不斷地學(xué)習(xí)先進的人事檔案管理技術(shù)，以進一步提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能。

4 結(jié) 論

總而言之，由于受到現(xiàn)代人事檔案中信息來源和人力資源開發(fā)的關(guān)鍵依據(jù)，使得相關(guān)事業(yè)單位在開展現(xiàn)階段的人事檔案管理工作時，應(yīng)該針對管理過程中存在的大量問題進行討論，進而制定極具針對性的解決方案與措施，通過不斷地加強本單位對現(xiàn)代人事檔案管理的重視，將人事檔案在事業(yè)單位中的作用最大化地發(fā)揮出來，以推動該單位的健康、穩(wěn)步發(fā)展。