金錚

摘 要：檔案管理近年來(lái)受到社會(huì)越來(lái)越多的關(guān)注。特別是隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，檔案管理的手段和方式更加便捷、更加高效。交通工程檔案是記錄交通工程全過程的信息資源，對(duì)交通工程的建設(shè)管理和事業(yè)發(fā)展具有重要意義。目前在交通工程檔案在管理意識(shí)、管理制度、管理流程和管理隊(duì)伍方面仍存在一些問題，本文就這些問題有針對(duì)性地提出了優(yōu)化策略，以期為交通工程檔案管理水平的提升提供參考路徑。

關(guān)鍵詞：交通工程；檔案管理；優(yōu)化策略

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接行程的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。各行各業(yè)在長(zhǎng)期的歷史發(fā)展中都會(huì)留有各種形式的檔案作為原始資料留存，方便日后進(jìn)行查閱。交通工程信息資源是我國(guó)社會(huì)資源極其重要的組成部分，交通工程檔案的妥善保存對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展起著重要作用。[1]隨著我國(guó)國(guó)力不斷發(fā)展壯大，交通工程建設(shè)的體量也在不斷增大，檔案產(chǎn)生速度快、數(shù)量大，但管理水平卻跟不上，影響了交通工程建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和交通管理狀況的改造提升。因此，對(duì)交通工程檔案管理存在的問題進(jìn)行深入研究，并針對(duì)問題探索解決路徑，是具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1 交通工程檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

1.1 有利于交通工程檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

交通工程檔案可以幫助工作人員了解交通工程從計(jì)劃、建設(shè)，到最后竣工的全部情況，可以對(duì)交通工程在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中出現(xiàn)的問題給予及時(shí)的材料支撐。優(yōu)化交通工程的檔案管理流程，提升檔案管理效率和利用率，對(duì)交通工程檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展能夠起到重要作用。

1.2 有利于促進(jìn)交通工程的建設(shè)管理

交通工程是我國(guó)綜合國(guó)力水平的標(biāo)志之一。在2015年，國(guó)家發(fā)改委就提出了“中國(guó)交通2050”戰(zhàn)略；在2018年，根據(jù)《交通基礎(chǔ)設(shè)施重大工程建設(shè)三年行動(dòng)計(jì)劃》全國(guó)交通重大工程項(xiàng)目總投資達(dá)到了1.3萬(wàn)億元[2]，由此可見國(guó)家對(duì)交通工程的重視程度。交通工程檔案是交通工程建設(shè)的組成部分之一，也是重點(diǎn)要維護(hù)的環(huán)節(jié)。做好交通工程檔案的整理和保存為加強(qiáng)交通工程建設(shè)管理提供了重要依據(jù)。[1]

2 交通工程檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

檔案一直是各單位的薄弱項(xiàng)目。很多交通單位組織的負(fù)責(zé)人都沒有把檔案工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理意識(shí)的薄弱，就容易影響到整個(gè)單位組織，使得大部分人都認(rèn)為檔案就是簡(jiǎn)單的存檔，長(zhǎng)期保存就可以了，所以對(duì)檔案工作投入的人力物力財(cái)力都不充足，導(dǎo)致檔案工作在管理上出現(xiàn)混亂，檔案管理水平與檔案工作目標(biāo)相距甚遠(yuǎn)。然而，事實(shí)上，檔案管理是一門科學(xué)，并不是如此簡(jiǎn)單。

2.2 檔案管理制度不健全

對(duì)檔案管理的重視程度不夠也在一定程度上影響了檔案制度的建設(shè)。交通工程檔案應(yīng)該包括從項(xiàng)目建設(shè)開始到結(jié)束，整個(gè)過程中形成的檔案文件，并對(duì)這些檔案文件進(jìn)行分類、整理、歸檔，為以后的工程建設(shè)提供參考。檔案的類別包括管理文件、施工文件、竣工文件等等。[3]這些檔案的整理應(yīng)該有一整套制度規(guī)范來(lái)支撐，但就目前的情況看，很多交通工程的檔案由于制度建設(shè)的不完善，導(dǎo)致各個(gè)部門的歸檔要求不統(tǒng)一，管理辦法不統(tǒng)一，歸檔方法不統(tǒng)一，使得整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案管理出現(xiàn)混亂。

2.3 檔案管理流程不規(guī)范

交通工程檔案應(yīng)在每個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行相應(yīng)檔案的整理歸檔，由于制度的不健全導(dǎo)致操作人員歸檔流程的不規(guī)范。比如，有的人員在操作施工時(shí)不能及時(shí)將原始記錄填入檔案表格中，而是先記載個(gè)人的記事本上，然后再謄抄在檔案表格中，這就造成工程檔案與工程建設(shè)不同步的問題，很容易會(huì)有漏填漏報(bào)的情況發(fā)生，同時(shí)也降低了歸檔效率。

2.4 檔案管理人員不專業(yè)

交通工程的檔案管理人員大部分有從事工程項(xiàng)目的專業(yè)背景，但鮮少有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員。這樣就導(dǎo)致工程項(xiàng)目的檔案管理水平不高，檔案信息化建設(shè)水平不高，再加上缺少相應(yīng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，導(dǎo)致檔案管理長(zhǎng)期處于低效率階段，不利于交通工程檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3 交通工程檔案管理的優(yōu)化策略探析

3.1 加強(qiáng)檔案管理宣傳力度，樹立檔案意識(shí)

要加強(qiáng)對(duì)交通工程檔案管理的宣傳力度，使人們改變對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，樹立檔案意識(shí)。交通工程檔案是眾多檔案類別中的一種，許多人都不了解其包含的具體內(nèi)容，不知道到底有哪些內(nèi)容是需要?dú)w檔的。這就要求檔案宣傳員通過網(wǎng)絡(luò)、新媒體、社交平臺(tái)等途徑對(duì)交通工程檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行宣講，讓更多的人了解交通工程檔案，建立隨時(shí)、及時(shí)歸檔的習(xí)慣。

3.2 健全檔案管理制度體系，明確管理責(zé)任

加強(qiáng)對(duì)交通工程檔案管理制度的改進(jìn)、更新、完善，保證檔案管理制度的嚴(yán)格和明確，讓工作人員在施工中有效歸檔、高效歸檔。首先，要制定需要?dú)w檔檔案的類別、內(nèi)容，并制定好規(guī)范和歸檔操作流程，使檔案管理能夠做到科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，使工作人員在歸檔中能夠有政策制度作為依據(jù)。其次，要明確管理責(zé)任，建立管理責(zé)任制度。工程的管理、施工等各個(gè)環(huán)節(jié)都由專人負(fù)責(zé)整理檔案文件，并按照統(tǒng)一規(guī)定規(guī)范化管理，比如，文字、格式都要統(tǒng)一，歸檔類別也要統(tǒng)一等。對(duì)特殊的交通工程檔案要進(jìn)行特殊處理，保持檔案的原始記錄性。最后，要統(tǒng)一各部門的歸檔要求，將制度建設(shè)體系化，從而促進(jìn)交通工程各項(xiàng)工作的有序開展。

3.3 搭建電子信息管理平臺(tái)，規(guī)范流程控制

在信息技術(shù)愈加成熟發(fā)到的今天，將其運(yùn)用到交通工程檔案管理之中，能夠進(jìn)一步提升檔案管理的水平和效率。首先，要加強(qiáng)對(duì)于數(shù)字化檔案的建設(shè)，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的要求，加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的速度。其次，要建立交通工程檔案的電子信息管理平臺(tái)，將所有與交通工程有關(guān)的檔案信息進(jìn)行分類處理，并與同一地域下或同類別下的其他交通工程項(xiàng)目的電子信息管理平臺(tái)相關(guān)聯(lián)，組成交通工程檔案聯(lián)盟，從而加快交通工程檔案的流動(dòng)，加強(qiáng)檔案的利用效率。

3.4 提升檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

首先，可以聘請(qǐng)既有交通工程專業(yè)背景又有檔案管理專業(yè)背景的人員作為檔案的負(fù)責(zé)人，使的檔案管理思路清晰，歸檔明確。其次，可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，從政治上、制度上、技術(shù)上對(duì)他們進(jìn)行教學(xué)，使他們能夠更快上手檔案管理事務(wù)，做好該項(xiàng)工作。最后，要通過一些考核制度和激勵(lì)制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，激發(fā)他們努力學(xué)習(xí)，勇于作為，并在工作中摸索交通工程檔案的特性，總結(jié)工作方法，創(chuàng)新工作形式，提升工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，交通工程檔案記錄的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性對(duì)交通工程檔案事業(yè)發(fā)展和交通工程的建設(shè)管理水平都有重要的促進(jìn)作用。交通工程檔案能夠真實(shí)反映出工程項(xiàng)目開展的狀態(tài)和結(jié)果，有助于工程項(xiàng)目的備查，也有助于后續(xù)工作人員查閱、參考和借鑒。因此，在交通工程檔案管理過程中要堅(jiān)持檔案管理的制度規(guī)范和流程控制，要在檔案管理人員和工程項(xiàng)目人員中樹立檔案意識(shí)，確保檔案齊全、有效。此外，還要進(jìn)一步加強(qiáng)交通工程檔案的信息化建設(shè)，提升檔案的利用效率，更好地發(fā)揮交通工程檔案在建設(shè)管理中的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳彤霞.淺議提高交通工程檔案管理水平的策略研究[J].福建建材，2018（01）：113-114+108.

[2]2018年全國(guó)交通重大工程項(xiàng)目（80項(xiàng)）清單，總投資約1.3萬(wàn)億元！[EB/OL].（2018-01-09）.

https：//news.lmjx.net/2018/201801/2018010916501175.shtml.

[3]陳錦清.交通工程檔案管理中存在的問題與解決辦法[J].福建交通科技，2016（05）：118-119.