劉雨

摘 要：信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ摺?/p>

關(guān)鍵詞：檔案；檔案信息化；管理新途徑

1 檔案信息化的定義和內(nèi)涵

1.1 定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

1.2 內(nèi)涵

檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

2 檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

3 探索檔案信息化的管理新途徑

檔案信息化是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展過程中不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展及大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，使原本形式單一的檔案管理工作更加多樣化，管理者不僅僅需要革新自己的管理理念，同時(shí)還需要掌握更多的新型管理技術(shù)。

3.1 革新檔案管理理念

3.1.1 應(yīng)用全新的檔案管理制度

面對檔案信息化的新要求，管理者應(yīng)從實(shí)際的檔案管理工作需求出發(fā)，制訂新型的檔案管理制度。制訂新的管理制度時(shí)，要考慮以下幾點(diǎn)：一是檔案管理制度既要與檔案類型相匹配，又要滿足管理單位的應(yīng)用需要；二是在豐富制度內(nèi)容時(shí)，還要保持制度的實(shí)用性和可操作性；三是從具體的制度內(nèi)容來看，應(yīng)設(shè)有科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，以促進(jìn)檔案管理制度的順利實(shí)施。

3.1.2 改變錯(cuò)誤的管理意識

一是形成主動(dòng)的服務(wù)意識，改變過去的被動(dòng)服務(wù)意識，消除長期形成的懈怠心理，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，滿足新時(shí)期檔案工作的需要；二是管理者要始終保持學(xué)習(xí)意識，不斷地更新管理理念，掌握更多的管理技術(shù)，緊跟檔案信息化發(fā)展的步伐。

3.1.3 加強(qiáng)檔案管理的安全性，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全

隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來的就是增強(qiáng)信息化建設(shè)的安全性，但是，安全性建設(shè)工作并不是一蹴而就的，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。建設(shè)初期一定要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時(shí)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全建設(shè)，嚴(yán)密防范系統(tǒng)病毒的侵入，增設(shè)查閱權(quán)限與安保加密功能。

3.2 應(yīng)用新型檔案管理技術(shù)

在檔案管理者形成正確的檔案管理理念后，還需要進(jìn)一步掌握一些全新的管理技術(shù)。這些管理技術(shù)會對檔案信息化管理工作起到強(qiáng)大的輔助性作用，現(xiàn)對兩種重要的管理應(yīng)用技術(shù)展開解析。

3.2.1 云計(jì)算技術(shù)

基于云計(jì)算的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，是通過檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接來實(shí)現(xiàn)電子文件的在線自動(dòng)歸檔，保證電子檔案的原始性、完整性和安全性。另外，使用云計(jì)算比使用本地計(jì)算機(jī)可靠，因?yàn)樵凇霸啤钡牧硪欢?，有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)來幫助管理檔案信息，其嚴(yán)格的加密管理和服務(wù)器資源監(jiān)控，可以讓立檔部門放心地與他人共享數(shù)據(jù)。這對于檔案館內(nèi)一部分要求高保密性的資源提供了可靠的技術(shù)支持。此外，檔案數(shù)據(jù)的安全備份工作由信息中心統(tǒng)一完成，大大降低了立檔部門的管理成本。

引入云計(jì)算這項(xiàng)技術(shù)，既可以減少對硬件和軟件等檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，節(jié)省資金，避免重復(fù)建設(shè)，提高效率，還可以緩解檔案部門對既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合性人才的需求緊張狀況。應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)服務(wù)的統(tǒng)一管理，有效整合富余的計(jì)算機(jī)資源，按需分配，規(guī)范和統(tǒng)一不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)存儲格式，提高不同設(shè)備的數(shù)據(jù)共享性，擴(kuò)大檔案信息的外延。

3.2.2 3D虛擬技術(shù)

3D虛擬技術(shù)在檔案部門中的應(yīng)用時(shí)間不長，卻取得了極好的管理效果。傳統(tǒng)的檔案展覽是以實(shí)物或普通的網(wǎng)頁形式再現(xiàn)檔案的，而利用3D虛擬技術(shù)來開發(fā)實(shí)體檔案，對檔案展品來說不僅是一種立體的展示，而且在展品的結(jié)構(gòu)和空間信息的表現(xiàn)方面都具有更為明顯的優(yōu)勢。用戶可以通過網(wǎng)頁在線瀏覽可交互的三維產(chǎn)品模型，通過點(diǎn)擊鼠標(biāo)旋轉(zhuǎn)、平移模型，從任意角度觀察，展品都具有完美的三維真實(shí)感表現(xiàn)，再配上音樂、導(dǎo)游解說和多媒體手法，用戶足不出戶就能“身臨其境”，吸引越來越多的人利用檔案、喜歡檔案。這不僅能挖掘檔案館（室）的文化休閑功能，還能在無形中強(qiáng)化人們的檔案意識，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

總之，檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，檔案管理者應(yīng)順應(yīng)檔案信息化發(fā)展的潮流，創(chuàng)新管理理念和管理制度，作為檔案管理人員，應(yīng)提高認(rèn)識，不斷學(xué)習(xí)，認(rèn)真研究和規(guī)劃；而檔案管理部門，更要適當(dāng)加大管理投入，及時(shí)配備相應(yīng)的人才與設(shè)施，適時(shí)引入虛擬技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等新型檔案管理技術(shù)，有效提升檔案管理效率，促使檔案管理水平走上一個(gè)新的高度。

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