王莎

摘 要：當(dāng)前階段，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中，電子文件占據(jù)了越來(lái)越重要的位置。想要充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢(shì)性作用，就應(yīng)當(dāng)對(duì)于現(xiàn)有的電子文件進(jìn)行系統(tǒng)的管理。本文就針對(duì)電子文件的管理進(jìn)行系統(tǒng)的分析，希望可以為確保電子檔案的真實(shí)性和完整性起到一份保障作用。

關(guān)鍵詞：電子文件；有效管理；電子檔案；完整性；真實(shí)性

1 引言

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，電子文件的數(shù)量顯著增加，想要充分確保電子文件的真實(shí)性和完整性，就應(yīng)當(dāng)對(duì)于現(xiàn)有的、具有實(shí)際意義的電子文件進(jìn)行重新的分類歸檔，目前以及檔案部門(mén)中此類工作已經(jīng)成為了一項(xiàng)極為關(guān)鍵的工作。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)在充分確保電子文件具有實(shí)質(zhì)作用的前提下，明確電子檔案的管理原則，通過(guò)生成新的電子文件，合理調(diào)整文件的歸檔范圍，從而最大程度上確保電子文件的真實(shí)性和完整性。

2 什么是電子文件

電子文件，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是指在數(shù)字設(shè)備飛速發(fā)展的大背景下，通過(guò)數(shù)碼的形式，利用磁帶、U盤(pán)以及光盤(pán)等載體，充分依據(jù)網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備依等進(jìn)行閱讀、處理，并通過(guò)使用通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸分享的文件。也就是說(shuō)，辦公服務(wù)所生成的文檔、使用手機(jī)和攝像機(jī)能拍攝的照片、掃描儀掃描生成的圖像、工作及生活中錄制的音頻等都屬于常見(jiàn)的電子文件。除此之外，由于電子文件需要依附計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，因而在其生成運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)也會(huì)產(chǎn)生一定的附屬文件。值得注意的是，電子文件中還涉及對(duì)于文件進(jìn)行修整、刪減的記錄，以及操作者信息的存儲(chǔ)等。

3 做好電子文件的管理工作

想要充分發(fā)揮電子文件的實(shí)質(zhì)性作用，最大程度上保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，這對(duì)于檔案管理部門(mén)提出了較高的要求，不僅要求相關(guān)部門(mén)能夠密切配合、各司其職，同時(shí)也對(duì)于其他方面的發(fā)展提出了不同的要求。

1）明確電子文件形成部門(mén)的工作內(nèi)容。電子文件形成部門(mén)，主要負(fù)責(zé)在具體工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，充分依據(jù)所在部門(mén)做出的一系列規(guī)范性要求，做好電子文件的收集、存儲(chǔ)及歸檔工作。當(dāng)前情況下，想要發(fā)揮電子文件管理工作的實(shí)質(zhì)性作用，就必須加強(qiáng)各個(gè)相關(guān)部門(mén)之間的溝通交流以及協(xié)同合作。一般來(lái)說(shuō)，電子文件管理工作的開(kāi)展并非僅僅依靠個(gè)人的能力以及一個(gè)部門(mén)的努力就可以實(shí)現(xiàn)，必須將電子文件管理工作視為一項(xiàng)不容忽視的重要工作，宣傳此類工作的積極作用，鼓勵(lì)各部門(mén)主動(dòng)投入到電子文件管理工作當(dāng)中來(lái)，從而為此類工作的發(fā)展打下優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)。

2）明確電子文件形成單位的工作內(nèi)容。在開(kāi)展電子文件管理的過(guò)程當(dāng)中，電子文件的形成單位需要貫穿工作開(kāi)展的始終。在電子文件的系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段應(yīng)當(dāng)明確設(shè)計(jì)內(nèi)容，在電子文件的形成階段，也應(yīng)當(dāng)做好監(jiān)管工作。值得注意的是，有關(guān)部門(mén)也應(yīng)當(dāng)明確自身所肩負(fù)的任務(wù)，構(gòu)建起完備的電子文件歸檔管理制度，從而充分確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性。

首先，針對(duì)職責(zé)檔案部門(mén)而言，必須做好與信息化工作部門(mén)以及電子文件形成部門(mén)之間的溝通交流工作，結(jié)合雙方的共同需求，路段完善電子文件歸檔制度內(nèi)容。這一部門(mén)的工作重點(diǎn)在于，必須明確對(duì)于現(xiàn)有電子文件歸檔要求、存儲(chǔ)時(shí)限、文件的內(nèi)容與形式等。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)不斷加上對(duì)于信息化工作部門(mén)的了解，更好的發(fā)揮辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)作用，確保檔案管理工作能夠滿足實(shí)際工作內(nèi)容所提出的一系列要求。除此之外，檔案部門(mén)還行當(dāng)立足于本單位發(fā)展的實(shí)際情況，有效掌握系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的水平，強(qiáng)化與信息化部門(mén)的溝通。

其次，針對(duì)信息化工作部門(mén)而言，此部門(mén)最主要的工作任務(wù)就是保障電子文件的“五個(gè)特性”。即真實(shí)性、完整性、可靠性、安全性以及有效性。具體的表現(xiàn)形式包括以下幾個(gè)方面。其一，信息化部門(mén)必須成為檔案管理部門(mén)與系統(tǒng)研發(fā)方之間的交流載體，幫助將檔案部門(mén)的需求轉(zhuǎn)換為描述精確的技術(shù)語(yǔ)言，再轉(zhuǎn)達(dá)給技術(shù)研發(fā)方，強(qiáng)化雙方之間的溝通和理解。其二，做好系統(tǒng)運(yùn)行的檢查及維護(hù)工作，確保系統(tǒng)可以安全、平穩(wěn)的運(yùn)行。其三，做好電子文件的備份存儲(chǔ)工作，避免現(xiàn)有文件因系統(tǒng)環(huán)境的變化而丟失，同時(shí)應(yīng)當(dāng)記錄電子文件的格式以及硬件環(huán)境內(nèi)容。

最后，針對(duì)檔案行政管理部門(mén)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化其與信息化主管部門(mén)之間的溝通協(xié)作，共同實(shí)現(xiàn)對(duì)于現(xiàn)有電子文件的監(jiān)督管理。同時(shí)，針對(duì)電子文件出現(xiàn)時(shí)間短的特點(diǎn)，在具體開(kāi)展管理工作的過(guò)程當(dāng)中，也應(yīng)當(dāng)確保此類工作的真實(shí)、準(zhǔn)確開(kāi)展。為此，檔案行政管理部門(mén)必須起到引導(dǎo)作用，為電子文件檔案管理工作指明方向，強(qiáng)化對(duì)于電子文件管理工作的實(shí)際管理水平，提升檔案歸檔工作開(kāi)展的質(zhì)量和效率。

4 明確電子文件的管理原則

在電子文件管理工作開(kāi)展的具體過(guò)程中，檔案部門(mén)必須全程對(duì)于電子文件進(jìn)行監(jiān)管控制，秉持充分確保電子文件的“五個(gè)特性”的原則，對(duì)于電子文件進(jìn)行系統(tǒng)、完備的監(jiān)管，確保電子文件的歸檔工作能夠最大程度上發(fā)揮其實(shí)質(zhì)作用。

電子文件的真實(shí)性，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是指電子文件中所記錄的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等內(nèi)容，必須真實(shí)準(zhǔn)確，且與數(shù)據(jù)的原始狀態(tài)完全一致。無(wú)論電子文件是由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行管理，還是由檔案人員進(jìn)行管理，文件內(nèi)容都不得隨意進(jìn)行更改，其所呈現(xiàn)的形式也不得隨意進(jìn)行轉(zhuǎn)換，其中所涉及的各類內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)與初始數(shù)據(jù)保持完全一致。電子文件的真實(shí)性是其最為重要的一項(xiàng)特性，同時(shí)也是確保行政有效性和法律證據(jù)性的根本保障。

電子文件的完整性，主要就是指電子文件中所記錄的數(shù)據(jù)、內(nèi)容、信息等，必須完整無(wú)缺。電子文件的完整性包括以下方面：電子文件中存儲(chǔ)信息的完整性、相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息的完整性、社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌及其相關(guān)電子文件的完整性等。

電子文件的有效性，具體來(lái)說(shuō)，就是指電子文件中存儲(chǔ)的各項(xiàng)內(nèi)容具備利用價(jià)值。有效性是電子文件存儲(chǔ)及使用的基本保證，如果現(xiàn)存的電子文件無(wú)法進(jìn)行還原和輸出，那么自然無(wú)法在調(diào)取利用時(shí)進(jìn)行識(shí)別和讀取，文件中的信息也就失去了利用的價(jià)值，其存在時(shí)沒(méi)有實(shí)際意義的。

電子文件的可靠性，主要就是指電子文件應(yīng)當(dāng)是值得使用者信任的存儲(chǔ)內(nèi)容，其中不存在錯(cuò)誤信息，不會(huì)影響使用者的正常需求。

電子文件所的安全性，具體指的是系統(tǒng)安全以及自身數(shù)據(jù)安全性。通常來(lái)說(shuō)，電子文件安全管理包括以下幾個(gè)方面。其一，電子文件具備較強(qiáng)的操作性和易修改性，且在改動(dòng)之后，不會(huì)留有痕跡，這既是電子文件的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也是其缺陷。其二，電子文件需要依托計(jì)算機(jī)設(shè)備而存在，而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也變得越來(lái)越復(fù)雜，一旦非法人員的人侵，就會(huì)發(fā)生安全事故，不僅容易造成文件丟失問(wèn)題，文件中所涉及的數(shù)據(jù)及內(nèi)容也容易被進(jìn)行“二次加工”，其真實(shí)性和可靠性受到影響。其三，由于當(dāng)前階段的身份認(rèn)定技術(shù)仍然不夠完善，因此在進(jìn)行電子文件的刪減改動(dòng)、復(fù)制應(yīng)用時(shí)，難以精確的操作者身份進(jìn)行識(shí)別認(rèn)定，這也就在一定程度上導(dǎo)致了電子文件合法操作者難以實(shí)現(xiàn)對(duì)于現(xiàn)有權(quán)限的有效控制。這一系列的問(wèn)題都在不同的方面對(duì)于電子文件的安全性產(chǎn)生了影響，此類問(wèn)題也成為了電子文件管理工作中不容忽視的一類問(wèn)題。

5 總結(jié)

綜上所述，我們可以發(fā)現(xiàn)，電子文件有效管理工作是電子檔案歸檔及使用的根本保障，只有科學(xué)合理的開(kāi)展此類工作，才能更大程度上確保電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)給予此類工作足夠的重視，通過(guò)不斷促進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)步，從而為電子文件管理工作提供有利的技術(shù)支撐，推進(jìn)此類工作的更好更優(yōu)發(fā)展。

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