周靜 倪芳 聶真 曾瓊 張若麟

[摘 要] 新形勢下，我國各類醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理工作難度不斷增大，檔案資料數(shù)量不斷增加，而且類型呈現(xiàn)多樣性的特點，因此應當加強重視。文章對現(xiàn)階段國內(nèi)醫(yī)院人事檔案管理工作中的常見問題進行分析，并在此基礎上就如何采取有效的措施進行積極應對，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

[關鍵詞] 醫(yī)院管理 人事檔案 問題 對策

中圖分類號：R197.322 文獻標志碼：A

現(xiàn)階段，國內(nèi)醫(yī)院發(fā)展和管理工作應當高度重視人事檔案工作，這有利于提高人力資源利用效率[1]。為此，實踐中，應當正確審視和定位當前醫(yī)院人事檔案管理實踐中存在的主要問題，并針對性地采取有效的措施予以解決。

一、當前醫(yī)院普遍存在的人事檔案管理問題

近年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革不斷深化，國內(nèi)醫(yī)院整體管理和發(fā)展水平有所提升，但人事檔案管理工作中依然存在一些問題與不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）認識檔案管理機制有待完善

保密性及專業(yè)性和真實客觀性是人事檔案管理工作的重要和主要內(nèi)容，這要求檔案管理人員認真負責，嚴格落實檔案信息資料的整理、歸納以及存放工作。然而，實際效果并不理想，醫(yī)院檔案管理人員缺乏責任意識，而且認知上也存在著一定的誤區(qū)，片面地認為檔案管理工作就是要保證檔案的安全可靠性即可，對于人事檔案的應用缺乏認知。此外，還存在著人事管理工作兼任代管的現(xiàn)象，以致于檔案管理處于被動、疲軟的狀態(tài)?，F(xiàn)階段，我國醫(yī)院普遍存在的人事檔案管理問題，主要是因為制度、機制不完善所致，檔案資料記錄以及保存過程中制度體系不完善，未能明確信息記錄標準及其保存模式，嚴重影響了人事檔案管理工作的科學化以及規(guī)范化建設與發(fā)展。

（二）檔案管理人員自身的素質(zhì)和技能有待提高

醫(yī)院人事檔案管理過程中涉及很多方面的內(nèi)容，而且復雜程度非常高，其中涉及很多煩瑣的事務，檔案管理人員應當有信心以及耐心，還要有專業(yè)知識和技能。然而，從現(xiàn)階段部分醫(yī)院的表現(xiàn)來看，醫(yī)院對人事檔案管理工作缺乏重視，甚至為了節(jié)省開支而實行崗兼任機制[2]。從實踐來看，為數(shù)不少的醫(yī)院因所配備的檔案人員素質(zhì)差、責任意識不高以及專業(yè)技能不強等，嚴重影響了醫(yī)院人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新，不利于人事檔案資源的應用。需要強調(diào)的是，長期以來，部分醫(yī)院的人事檔案管理工作與人力資源管理工作之間協(xié)調(diào)不到位，未能形成有效的對接，尤其是人才任用、選拔以及考核時所采用的標準不科學，以致于所選用的檔案管理人才綜合素養(yǎng)低，無法勝任人事檔案管理工作。

（三）醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化水平低

通常情況下，醫(yī)院發(fā)展過程中往往會涉及很多學科和領域，而且人員基數(shù)非常龐大、繁多。由于科技資金投入不足，比較注重臨床醫(yī)療先進器械的引入和應用，嚴重忽略了人事檔案管理工作的信息化建設，因此很多醫(yī)院依然沿襲著傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件模式。該種情況下，由于醫(yī)院人事檔案管理工作存貯、整理以及調(diào)閱等較為復雜，因此容易出現(xiàn)錯誤。在當前醫(yī)改背景下，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷推進，人事檔案信息化建設已成主流之勢[3]；然而，因部分醫(yī)院對檔案管理經(jīng)費的投入不重視，導致其信息化水平較低，嚴重影響了人事檔案建設和應用效率。

二、加強醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新改進路徑

基于以上對現(xiàn)階段醫(yī)院普遍存在的人事檔案管理問題分析，筆者認為要想加強人事檔案管理，提高其管理水平和應用效率，應當從以下幾個方面著手落實工作。

（一）加強思想重視，做好人才選用工作

醫(yī)院領導層應當注重人事檔案管理工作的重要性，自上而下的加強宣傳教育，不斷加強專項資金的投入和完善檔案管理工作機制，從軟件以及硬件設施引入方面著手，從行動上真正重視起來。同時，人事檔案管理人員應當提高自我素養(yǎng)，積極踐行崗位責任制度，而且各科室醫(yī)務人員應當積極主動配合檔案資料的收集、整理和管理應用工作，準確、客觀上報信息，以免與事實不符[4]。同時，還要在人才選拔以及培養(yǎng)方面下功夫，做好人事檔案專業(yè)人員的選用工作。醫(yī)院加強人事檔案管理，說到底是要充分發(fā)揮人的作用，因此管理人員自身的綜合素養(yǎng)和能力非常關鍵。院部應當選拔素質(zhì)過硬的人才，而且有高度的責任感和服務意識，業(yè)務能力強、態(tài)度端正的人員為首選。在競爭機制落實過程中，應當擇優(yōu)錄用人才，規(guī)避任人唯親的現(xiàn)象。為了有效鞭策現(xiàn)役檔案管理人員加強自我修為和能力提升，應當定期考核以及組織參加培訓，通過嚴格競爭機制實施來督促他們不斷提高自我水平。值得一提的是，應當注重人才的培養(yǎng)，建立人事檔案團隊，外樹形象、內(nèi)強素質(zhì)，通過完善和提高福利待遇、晉升機制以及建立學習平臺等，留住人才、提高人才素養(yǎng)。

（二）完善制度，規(guī)范認識檔案管理工作

針對現(xiàn)階段存在的問題，很大程度上是因為缺乏行之有效的制度所致，為此醫(yī)院人事檔案管理工作應當結(jié)合實際，制定切實可行的規(guī)范化的管理制度，建立科學合理的標準，并積極引導和約束檔案管理人員的行為[5]。從某種意義上來講，制度能夠執(zhí)行的意義遠遠超過制度的制定，在此期間可采用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段進行人事檔案資料分析和研究，成立專門的人事檔案管理小組。通過嚴格的責任制度落實，將醫(yī)院的人事檔案管理工作、任務及目標與崗位聯(lián)系在一起，督促管理人員積極工作。同時，各類醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作中，主管部門應當與科室加強溝通交流，提高檔案管理工作的層次化以及高效化。值得一提的是，實踐中還應當不斷規(guī)范檔案管理工作人員的行為，尤其是在收集和整理檔案資料時，應當加強重視。醫(yī)院若想提高檔案管理水準，就必須在檔案資料的收集以及優(yōu)化整理等方面下功夫。從以往醫(yī)院檔案資料收集的情況來看，人事檔案管理人員積極主動性差，很少第一時間收集相關的人事檔案資料，以致于收集的信息真實性大打折扣。針對上述問題，筆者建議醫(yī)院規(guī)范檔案資料的收集整理流程，定期采集人事信息，及時更新醫(yī)院人事檔案資料，將醫(yī)務人員各階段的材料予以補充完整或者調(diào)整，以免人事檔案出錯或者遭到破損，尤其要規(guī)避檔案信息造假等違法違規(guī)行為，在快、準、全方面做實、做好[6]。對醫(yī)院人事檔案信息而言，其收集的主要內(nèi)容有醫(yī)務人員的個人信息、學歷以及黨員資料和技術(shù)職稱等，也包含了醫(yī)務人員各階段的工作表現(xiàn)，如救治病人的成功率、護理滿意度以及科研進展與成果等。通過人事檔案資料收集內(nèi)容的定量化處理和研究，不斷提升檔案材料質(zhì)量和價值，以免出現(xiàn)人事檔案資料問題。

（三）加強醫(yī)院人事檔案管理信息化與醫(yī)院文化建設

醫(yī)院人事檔案管理工作應當不斷加大先進技術(shù)的引入力度，充分發(fā)揮科學技術(shù)作為第一生產(chǎn)力的作用。針對國內(nèi)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理技術(shù)成果和應用現(xiàn)狀，一方面應當積極借鑒國外先進的經(jīng)驗和人事檔案管理模式，取其精華部分，結(jié)合國內(nèi)醫(yī)院現(xiàn)狀進行優(yōu)化創(chuàng)新。還要不斷加大本土境內(nèi)計算機網(wǎng)絡管理技術(shù)和軟件平臺的應用，研發(fā)適合本院實際情況和需求的信息化管理系統(tǒng)。同時，還應當建設一支高水平的人事檔案管理團隊，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)手段提高檔案管理效率。在此過程中，應當構(gòu)建科學、完善的檔案資料安防體系，這關系著人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。網(wǎng)絡信息技術(shù)是一把雙刃劍，現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理工作應當注意安全方案，不斷加快人事檔案安防管理系統(tǒng)建設步伐。同時，還應當加強醫(yī)院文化建設，對人事檔案采取細化管理模式。文化是醫(yī)院的核心，關系著醫(yī)院內(nèi)部從業(yè)人員的思想價值觀和行為趨向，因此醫(yī)院應當加強重視，通過加強文化建設，提高醫(yī)務人員的整體素養(yǎng)[7]。醫(yī)院人事檔案管理工作改革過程中，應當采取精細化管理手段，以醫(yī)院人事檔案管理工作現(xiàn)狀為基礎，建立適應市場運行發(fā)展的管理制度，從而為醫(yī)院提供人才資訊和提高醫(yī)院人事檔案管理工作實效性。

三、結(jié)語

在新的歷史時期，醫(yī)院人事檔案管理改革過程應當立足實際，從思想上、制度上以及文化建設和現(xiàn)代信息化技術(shù)手段引入等多個方面著手，形成合力，這樣才能促進和提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，促進醫(yī)院健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]龔太曉.探究醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及其對策[J].才智， 2018（4）：246.

[2]胡開莉.淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].人力資源管理，2017（11）：237- 238.

[3]周翠蘭.對目前醫(yī)院人事檔案信息化管理創(chuàng)新策略分析[J].辦公室業(yè)務，2016（7）：44.

[4]付靈運.新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理創(chuàng)新策略探究[J].辦公室業(yè)務，2016（1）：159.

[5]劉秀英.淺析數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用[J].經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息，2016（6）：12- 13.

[6]張清云.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用[J].人力資源管理，2017（4）：276- 277.

[7]官瑞霞，李冬盎.淺議數(shù)字化信息應用在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（19）：70- 71.