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創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

2019-06-17 01:22孫杏林
卷宗 2019年13期
關(guān)鍵詞:人事檔案模式管理制度

孫杏林

摘 要:在事業(yè)單位發(fā)展過程中,人力資源管理工作是一項重要的基礎(chǔ)工作,加強事業(yè)單位人力資源管理,對于提高事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展能力、推動經(jīng)濟社會發(fā)展都具有重要的意義。人事檔案管理是每個事業(yè)單位都應(yīng)當(dāng)重視和加強的基礎(chǔ)工作項目,加強事業(yè)單位人事檔案管理,為事業(yè)單位人力資源開發(fā)、提升檔案信息資源深度利用水平都具有重要的影響。當(dāng)前事業(yè)單位在人事檔案管理方面還存在一些問題,尤其是在大數(shù)據(jù)時代背景下,事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)還面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。本文對創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式進行了簡要分析。

關(guān)鍵詞:創(chuàng)新;人事檔案;管理制度;模式

1 人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的作用

人才交流服務(wù)中心的本職工作就是服務(wù)人才,不斷強化人才與市場之間,人才與對口企業(yè)之前的聯(lián)系,達到人才交流服務(wù)中心的最終目的。因此,人才交流服務(wù)中心對社會的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。首先,每個行業(yè)要想持久穩(wěn)定的運轉(zhuǎn)下去,必須具有充足的人才,企業(yè)要想在經(jīng)濟市場中占有一席之地,就必須招聘各種人才,人才要想發(fā)揮其個人價值就必須尋找合適的崗位和企業(yè),人才交流服務(wù)中心在這兩者中起著橋梁與媒介的作用。其次,我國人口數(shù)量眾多,對于企業(yè)資料與人才資料的管理十分重要,人才交流服務(wù)中心其實是人才與企業(yè)交流的共享平臺,可以有效的管理人才資料,更好的為人才服務(wù)。檔案管理工作是人才交流服務(wù)中心最主要的本職工作,人才檔案管理工作是社會與時代發(fā)展的結(jié)果。檔案管理工作不斷完善人才市場,對人才市場的發(fā)展具有非常重要的意義。一方面,檔案管理工作對企業(yè)選拔優(yōu)秀人才具有指導(dǎo)作用,檔案是每個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷與生活經(jīng)歷等的書面說明,企業(yè)對于人才的初步了解就依靠其檔案。企業(yè)在選拔人才的時候,為了避免不必要的麻煩,需要選擇對口專業(yè)的人才,因此,通過人才交流服務(wù)中心的人才檔案,就可以選擇適合企業(yè)的人才,可以用最少的成本選擇最合適的人才。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

2.1 被棄檔案管理難度加大

隨著我國就業(yè)流動率的增大,人才中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是大部分學(xué)生畢業(yè)時檔案被轉(zhuǎn)到生源所在地人社局,而很多學(xué)生并沒有加到原籍報到,造成檔案的棄置現(xiàn)象。二是雖然有的學(xué)生畢業(yè)后將檔案寄放在人才中心,但是沒有找到工作之前或有的工作單位不接收個人檔案的情況下,對個人檔案不再過問。久而久之,這些大量被遺棄、長期無人問津的檔案,給管理人員工作的開展造成一定的難度。

2.2 檔案管理服務(wù)創(chuàng)新意識有待加強

盡管人才交流中心有嚴格的管理制度,但是在實際工作中,由于人員崗位配備不足,在一定程度上影響了服務(wù)水平的提升。特別是隨著畢業(yè)生人數(shù)的增加,檔案管理人員的工作內(nèi)容相對繁重,在辦理相關(guān)手續(xù)及轉(zhuǎn)接過程中存在不規(guī)范現(xiàn)象,影響了辦事效率。

2.3 檔案管理人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)相對較低

作為一項政策性較強的工作,人事檔案管理工作需要相關(guān)工作人員在個人業(yè)務(wù)素養(yǎng)方面過硬,更需要其具備熟練的計算機操作水平。但是,因為我國事業(yè)單位檔案管理人員近年來流動性相對較大,很多檔案管理人員在崗位調(diào)整和職務(wù)升遷過程中被不斷更新,導(dǎo)致了檔案管理工作人員隊伍“常換常新”,練手的新人多、干活的熟人少這一局面極為普遍,這就導(dǎo)致檔案管理工作多是流于形式。遇到繁重的任務(wù)時經(jīng)常出現(xiàn)突擊應(yīng)付、趕夜車等問題,嚴重阻礙了人事檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化水平提高。

2.4 人事檔案管理信息化水平過低

近年來,在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的形勢下,檔案工作信息化建設(shè)水平得到了大幅的提高,檔案信息化共享服務(wù)正在成為趨勢,人們可以借助微信公眾號、手機APP來對信息進行實時化、遠程化的調(diào)閱和使用。但我們也要清醒的認識到,當(dāng)前我國事業(yè)單位在檔案管理方面,距離數(shù)字化、自動化、遠程化、網(wǎng)絡(luò)化的目標差距還很大。事業(yè)單位檔案管理工作中有的事業(yè)單位甚至還沒有配備信息化管理軟件,人事信息缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)庫的支撐,電子檔案建立工作更是進展緩慢。

3 創(chuàng)新人事檔案管理的措施

3.1 強化服務(wù)意識,提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在新形勢下,人才交流服務(wù)中心檔案管理工作高效開展離不開高水平的檔案管理人才。人才交流服務(wù)中心要注重檔案管理人員培訓(xùn),以現(xiàn)代化檔案管理要求為基點,以檔案管理人員的綜合素質(zhì)為媒介,分階段、分層次開展系統(tǒng)化的檔案培訓(xùn)工作,在理論、實踐兩方面培訓(xùn)的結(jié)合下,引導(dǎo)檔案管理人員進行再教育學(xué)習(xí),在學(xué)習(xí)檔案管理新知識、法律法規(guī)、信息技術(shù)知識中提升檔案管理知識層次。人才交流服務(wù)中心要利用形式多樣化的實踐培訓(xùn),引導(dǎo)檔案管理人員規(guī)范操作檔案管理系統(tǒng)以及配套硬軟件設(shè)施,科學(xué)處理檔案信息化管理問題,提升檔案信息化管理能力、實踐操作能力等。人才交流服務(wù)中心要借助具體化培訓(xùn),強化檔案管理人員主動服務(wù)意識,及時為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),滿足他們在檔案查詢、使用等方面的需求,促使檔案信息資源得到高層次利用,確保檔案管理人員在層層實踐過程中提高自身綜合素質(zhì),成為當(dāng)下我國檔案事業(yè)發(fā)展中的高素質(zhì)人才。人才交流服務(wù)中心也要注重先進檔案人才引進,深化檔案人才結(jié)構(gòu)中發(fā)展壯大檔案人才隊伍。

3.2 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)工作的手段

加強檔案的規(guī)范化管理,結(jié)合本地人才交流中心的實際,制定出適宜自身管理的相關(guān)制度。比如:積極應(yīng)用現(xiàn)代科技管理手段,通過開設(shè)一站式服務(wù)等方式提高工作效率,為畢業(yè)生檔案信息的流轉(zhuǎn)程序提供更加便捷的服務(wù)途徑。同時,應(yīng)不定期對檔案室的案卷進行梳理,及時完善檔案內(nèi)容,特別是對一些長期無人問津的檔案,要盡可能提供更新服務(wù),要強化責(zé)任意識,主動與檔案代理人取得聯(lián)系,補齊相關(guān)的資料,方便日后調(diào)檔和歸檔。

3.3 嚴格人事檔案管理,確保信息數(shù)據(jù)準確

在人事制度改革不斷邁向深入的今天,選拔、考核、考察、培訓(xùn)干部人選需要調(diào)閱大量的歸檔材料,這就進一步提高了檔案材料收集的要求,事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對檔案內(nèi)容相關(guān)的材料及時認真收集,做好歸檔整理,還要高度重視資料的真實性和準確性,嚴格杜絕不合理的材料。實現(xiàn)檔案資料的完備健全、可靠可信,實現(xiàn)檔案資料的準確性、權(quán)威性與真實性,使檔案資料能夠更好地對人事檔案價值進行展現(xiàn)。

3.4 建立檔案管理制度

制定符合本單位所屬地區(qū)特點的各項管理制度。例如,山東省東阿縣人才交流服務(wù)中心把工作和責(zé)任落實到每個部門及每個人身上,把檔案分類管理,專人接收,專人管理,所有檔案的進出都要根據(jù)規(guī)章制度進行辦理。也對檔案進行分級分類,比如按區(qū)域進行分類的檔案可以再按院校、專業(yè)、學(xué)歷等分,然后登記編號,查找管理起來方便快捷,被棄檔案也是如此,專人負責(zé)管理,及時清理分類??茖W(xué)化、制度化、系統(tǒng)化地管理好每一份檔案,才能證明所制定的各項規(guī)章制度是否實用。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位作為國家機構(gòu)的重要分支,在發(fā)展的過程中,管理工作是其重點工作內(nèi)容,其中人事檔案管理工作是事業(yè)單位的重要環(huán)節(jié),影響著單位員工的升遷和人才的應(yīng)用,可是現(xiàn)在的事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和質(zhì)量都比較低,嚴重影響事業(yè)單位的發(fā)展。所以在新時期,一定要加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新,提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻

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