陳培紀(jì)

摘 要：水利科技檔案的開發(fā)利用的方式和途徑，決定了科技檔案的價值程度。充分開發(fā)利用，最大限度的發(fā)揮檔案價值，以提高經(jīng)濟效益和社會效益，促進社會進步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：水利；科技檔案；開發(fā)利用

水利科技檔案是水利項目建設(shè)真實的歷史記錄，是水利建設(shè)項目管理的重要信息資源，不僅真實反映了整個水利項目建設(shè)全過程，而且在水利建設(shè)項目的質(zhì)量評定，事故分析、管理維護、產(chǎn)品升級以及提高經(jīng)濟效益和社會效益等方面都具有重要作用，那么怎樣開發(fā)和利用水利科技檔案，最大限度的發(fā)揮檔案價值，接下來就做些探討。

1 水利科技檔案的重要性

1.1 在工程建設(shè)與管理中的作用

1）是水利規(guī)劃設(shè)計的前提。每一個水利項目在規(guī)劃設(shè)計前都要參考之前形成的水利文字資料、圖紙，經(jīng)過分析計算從而得出新項目的數(shù)據(jù)；2）是實施質(zhì)量控制的主要手段，質(zhì)量控制是工程管理的核心，即以數(shù)據(jù)為依據(jù)的量化統(tǒng)計分析為手段來評價工程質(zhì)量。工程施工所需的材料如鋼筋、水泥、砂漿等，使用前必須提交檢測文件和資料。3）隨著工程運行年限的增加，水工建筑物的老化與病害及突然遭受破壞造成險情，危及建筑物安全時，必須加固、搶修。要消除這些險情，就必須利用檔案查找數(shù)據(jù)，進行調(diào)查、分析，進行加固處理或改建、擴建研究。4）項目驗收后的運行管理工作也要依據(jù)檔案，對工程建設(shè)過程中的有關(guān)規(guī)定制定出具體的興利運用、檢查觀測、養(yǎng)護修理、堤防管理與防汛搶險的規(guī)章制度并認(rèn)真執(zhí)行，保證工程處于安全、正常的運行狀態(tài)。

1.2 為兄弟單位和社會服務(wù)

水利檔案不僅是供本單位，本系統(tǒng)使用的財富，有時候外單位做項目建設(shè)也需要水利信息作支撐，實現(xiàn)檔案信息資源共享的同時，也提升了水利檔案的價值。

1.3 科技檔案是課題研究，技術(shù)進步的必要條件

科技研究具有一定的繼承性，既不能重復(fù)，也不能割斷。繼承和借鑒前人的研究成果，并在這個基礎(chǔ)上進一步發(fā)展和創(chuàng)造是科研工作的基本規(guī)律和前提條件。因此，進行科技課題研究，必須占有大量充分可靠的資料。要整理總結(jié)這些資料，從中發(fā)現(xiàn)某些規(guī)律性東西，本身就是一項有意義的研究工作，再和新的實踐結(jié)合起來，就會結(jié)出更大的碩果。

2 水利科技檔案管理利用中存在的問題

2.1 水利科技檔案管理不規(guī)范，不完善

由于缺乏管理體制，檔案管理的宣傳、溝通工作力度不夠，致使科技檔案歸檔不規(guī)范。1）科技檔案所歸納材料不完整，質(zhì)量不高，如部分科技檔案中只存在某些階段的材料，對其他階段的材料有所缺乏，當(dāng)人們在查閱時不能充分體現(xiàn)其所擁有的價值。2）科技檔案的管理與建設(shè)工程管理存在一定的脫節(jié)現(xiàn)象，使檔案資料不夠完整。3）檢索工具不健全、不規(guī)范增加了查詢難度，消耗了大量時間。

2.2 水利科技檔案開發(fā)利用程度不高

目前，我們對它的利用還停留在你來我取，看門守攤，重藏輕用的程度上。其次，缺乏對水利科技檔案利用效益的反饋機制的建設(shè)。再次，缺少對現(xiàn)有水利科技檔案深入挖掘、開發(fā)加工的精神，不能充分發(fā)揮和利用好現(xiàn)有的水利科技檔案。

2.3 檔案信息化管理落后

受傳統(tǒng)觀念影響，很多單位偏于工程建設(shè)，對檔案管理信息化建設(shè)不認(rèn)知，不重視，從而導(dǎo)致檔案信息化程度不高，缺乏相應(yīng)的硬件設(shè)施，推進力度不強。檔案管理工作發(fā)展不平衡，偏于紙質(zhì)檔案的收集，缺乏對水利科技檔案的數(shù)字化管理。

2.4 人才隊伍滯后

從水利科技檔案管理人員構(gòu)成來看，一部分人員文化水平不高，不適應(yīng)其他工作而轉(zhuǎn)至檔案部門，人員流動性很大，管理人員不穩(wěn)定，有的只是兼職；一部分是一些年輕人，雖能夠熟練運用網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代信息技術(shù)，但由于檔案專業(yè)知識的缺乏，使得在工作中容易出現(xiàn)檔案收集整理不齊全。

3 提高水利科技檔案開發(fā)利用的途徑

3.1 做好水利工程檔案歸檔工作

要加大宣傳力度，使各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到水利檔案工作的重要性，改變以前的重工程，輕檔案的做法。由于水利工程內(nèi)容繁雜，時間長，就使得水利檔案收集工作周期長，任務(wù)重，檔案工作人員要于項目規(guī)劃之初就提前介入，積極與項目負(fù)責(zé)人、施工負(fù)責(zé)人交流、溝通，深入施工現(xiàn)場幫助指揮部建立健全項目檔案工作，制定檔案管理規(guī)章制度，全過程對水利項目檔案工作指導(dǎo)、服務(wù)、協(xié)助研制相關(guān)技術(shù)實施細(xì)則，做好收集、編制、立卷、交驗工作的指導(dǎo)與審核。

3.2 主動開展多種形式服務(wù)

1）窗口服務(wù)，是開發(fā)利用水利科技檔案信息資源的最基本形式，為擴大工作范圍，還應(yīng)開展電話、函件和口頭咨詢服務(wù)，開展預(yù)約、代查、代復(fù)印等業(yè)務(wù)。2）專題服務(wù)，是一種主動服，是檔案部門在了解本單位職能工作，熟悉館藏水利科技檔案的基礎(chǔ)上，考量與用戶研究課題、工程項目的關(guān)聯(lián)性，主動及時將科技檔案送到用戶手中，供用戶選擇使用。3）咨詢服，就是科技檔案部門根據(jù)用戶提出的問題，以個別解答的方式向他們提供線索、數(shù)據(jù)或科技檔案的一種服務(wù)工作。

3.3 加強水利科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

要重視并增加在水利科技檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備數(shù)字化建設(shè)方面的人員和設(shè)備上的投入，加速構(gòu)建、完善科技信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)水利科技檔案信息資源共享。其次，水利科技檔案要建立檔案管理和使用專業(yè)網(wǎng)站，實現(xiàn)網(wǎng)上存檔和借閱，為水利科技檔案使用人員提供更為便利的服務(wù)，從而充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)的便捷性和及時性。再次，加強對網(wǎng)絡(luò)安全在軟、硬件方面的管理，做好備份與保密工作。

3.4 搞好水利科技檔案的編研工作

水利科技檔案的編研工作，是水利科技檔案信息的再加工、再發(fā)明，是依據(jù)水利開展的需求，對相對分散的，不系統(tǒng)的科技檔案信息材料按專題按特殊需求進行搜集、挑選、審核、整序、評價，經(jīng)過事物開展脈絡(luò)找出其規(guī)律性的深加工過程，編研出來的成果，為利用者提供了更系統(tǒng)，更直接的參考資料和數(shù)據(jù)，這是深層挖掘檔案信息資源的一種有效手段。檔案人員要積極參與編研工作，及時主動了解單位科研與生產(chǎn)狀況，了解需求，圍繞中心工作確定編研題目，提供編研成果。在“深化”“活化”科技檔案信息上下功夫，不但注重“編”，更要注重“研”，經(jīng)過水文化的揉入構(gòu)成“水”特征，保證其科學(xué)性和適用性，使檔案信息的深層次開發(fā)有明顯的成效。

3.5 重視檔案人才培養(yǎng)

信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。檔案工作者的素質(zhì)對信息資源的開發(fā)利用起著決定性的作用。加強檔案信息資源開發(fā)利用，要求檔案工作者不僅需要具備圖書、信息、檔案、寫作的專業(yè)知識和相關(guān)的水利專業(yè)知識，還要掌握運用現(xiàn)代化技術(shù)的功能，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等，改變“重藏輕用”現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案的有效開發(fā)利用。

總之，檔案管理人員只有通過多種服務(wù)方式，做好水利科技檔案的提供利用工作，才能把科技檔案管理工作與社會的發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，把科技檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，才能檢驗科技檔案管理工作，促進科技檔案各項業(yè)務(wù)工作的改進和提高。所以科技檔案管理部門應(yīng)把提高科技檔案的開發(fā)利用工作擺在當(dāng)前工作的中心位置上，使之更好地在社會經(jīng)濟發(fā)展與科學(xué)研究中發(fā)揮自己的價值和作用。

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