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試論新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新方法

2019-06-17 01:22蔣麗
卷宗 2019年13期
關(guān)鍵詞:新時(shí)代背景創(chuàng)新方法事業(yè)單位

摘 要:當(dāng)前,檔案管理在事業(yè)單位的所有工作中占有重要地位。與其他性質(zhì)單位的檔案管理相比,事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量對(duì)事業(yè)單位的其他工作有直接影響。在我國(guó),相關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)有了一定的進(jìn)步,隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展和改革,當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理工作已略顯滯后,無法和新時(shí)期事業(yè)單位相關(guān)工作相適應(yīng)。因此,事業(yè)單位需要高度重視檔案工作的管理與創(chuàng)新,相關(guān)專業(yè)人員需要進(jìn)一步研究創(chuàng)新方法和思路,以提高事業(yè)單位檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞:新時(shí)代背景;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新方法

進(jìn)入21世紀(jì)后,社會(huì)飛速發(fā)展,事業(yè)單位的發(fā)展也邁入了新時(shí)期,各方面工作都面臨改革創(chuàng)新。其中,最需要進(jìn)行改革的工作之一便是檔案管理工作。檔案管理工作不應(yīng)僅是收集、保管文件和資料,還應(yīng)對(duì)事業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展前景提供建設(shè)性服務(wù)。要想在新時(shí)期新形勢(shì)下做好檔案管理工作,推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展,就必須要順應(yīng)時(shí)代的潮流,從檔案管理意識(shí)、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、管理方法和管理人員的綜合能力等多方面開展工作。事業(yè)單位的檔案管理必須突破傳統(tǒng)的管理理念,采取科學(xué)的管理方法與措施,提升事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)性、有效性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性,為事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理意識(shí)薄弱,不能有效利用檔案信息

檔案管理的工作對(duì)象是大量的檔案資料,這些檔案資料在經(jīng)過不同信息處理后,可在不同領(lǐng)域發(fā)揮不同的價(jià)值和作用。從另一個(gè)角度來說,檔案資料是一筆巨大的社會(huì)財(cái)富。但是,很多事業(yè)單位并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案資料的這部分價(jià)值,只是較為重視檔案資料的收集和保管,忽視了對(duì)檔案資料所包含信息的有效利用,導(dǎo)致檔案資料在管理過程中,隨著時(shí)間的增加而逐漸失去了使用價(jià)值。部分單位檔案管理意識(shí)薄弱,出現(xiàn)檔案管理工作被邊緣化的現(xiàn)象,檔案管理部門無法及時(shí)對(duì)信息資源進(jìn)行有效整合,導(dǎo)致檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)的矛盾。所以,在對(duì)事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新方法研究中,需要研究如何增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、提高檔案利用率的問題。只有合理、有效的使用檔案信息,才能使事業(yè)單位的各項(xiàng)管理制度和工作走上正軌。

1.2 檔案管理制度不完善

由于事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作,導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理制度不夠健全、完善。這是我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的普遍問題,該問題引發(fā)的主要現(xiàn)象是檔案管理制度混亂。相關(guān)部門制定的檔案管理制度,也沒有得到有效執(zhí)行,這就導(dǎo)致檔案管理制度很難進(jìn)一步完善。其他現(xiàn)象例如:部分事業(yè)單位的檔案資料被隨意堆放在資料室里,檔案管理人員責(zé)任意識(shí)較低、未及時(shí)進(jìn)行歸納整理,這將容易導(dǎo)致丟失檔案資料、信息收集混亂等不良后果,影響檔案管理工作的正常、有序進(jìn)行。尤其是這些檔案資料中如果包括從別處借來的檔案資料,檔案管理人員未嚴(yán)格按照檔案管理制度和相關(guān)程序處理檔案資料,進(jìn)而會(huì)使檔案資料丟失而無法歸還。另外,檔案資料編號(hào)不規(guī)范、分類混亂,檔案管理人員隨意調(diào)動(dòng)等,都會(huì)影響檔案資料的使用價(jià)值。因此,若檔案管理制度不完善,檔案管理人員工作不嚴(yán)謹(jǐn),事業(yè)單位檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性也將得不到保證。

1.3 檔案管理方法落后

隨著社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步,檔案管理從內(nèi)到外都被賦予了新的任務(wù),從而對(duì)事業(yè)單位的檔案管理提出了許多新要求,同時(shí)信息技術(shù)的融入也促使事業(yè)單位需要提出科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理方法。然而,在我國(guó)大部分事業(yè)單位中,關(guān)于檔案管理的管理方法和管理工具還很落后,并沒有適時(shí)、合理地應(yīng)用當(dāng)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù),仍以當(dāng)前比較普遍的人工管理模式為主。一方面,該管理模式下,耗時(shí)長(zhǎng),投入的人力、物力多,而且管理水平和管理效率較低,隨著需要處理的信息量增多,管理人員工作量也隨之增多。另一方面,由于該管理模式中大量工作需由人工處理,相較于更先進(jìn)、更快捷、更安全可靠的信息技術(shù),人工處理出錯(cuò)率較高、工作效率較低,限制了檔案資料的社會(huì)價(jià)值。而部分事業(yè)單位各部門對(duì)檔案資料分散、重復(fù)的管理,不僅不利于檔案資料利用的統(tǒng)一性、完整性、連續(xù)性,而且浪費(fèi)更多的人力、物力和空間。所以,新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理方法有待進(jìn)一步創(chuàng)新。

1.4 檔案管理人員綜合能力不高

新時(shí)期新形勢(shì)下,檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。由于事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作,目前檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)道德素養(yǎng)不高,管理知識(shí)落后,缺乏對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新精神,不擅長(zhǎng)檔案信息電子化。

2 新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新方法探討

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí),提升檔案資料的利用率

檔案管理只存管不利用是對(duì)檔案資料的嚴(yán)重浪費(fèi),在新時(shí)期信息時(shí)代環(huán)境下,檔案資料的價(jià)值將會(huì)越來越大。那么該如何提升檔案管理水平并有效地利用檔案資料?首先,事業(yè)單位必須從源頭上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,加強(qiáng)檔案管理意識(shí),增加檔案管理宣傳,提升檔案管理的服務(wù)性、有效性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性。通過普及檔案管理相關(guān)制度以及相關(guān)知識(shí),使事業(yè)單位全體人員全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作,充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性、全局性。同時(shí),充分結(jié)合單位的實(shí)際情況和需求制定出合理的檔案管理方案,優(yōu)化自身的工作效率。其次,在檔案的管理過程中,要富有責(zé)任感和服務(wù)意識(shí),把控好對(duì)檔案的管理環(huán)節(jié)和使用環(huán)節(jié)。如此,足夠的重視,加上良好的管理模式,再加上優(yōu)秀的服務(wù)態(tài)度,必能提升檔案資料的利用率,達(dá)到對(duì)檔案工作有效優(yōu)化管理的效果。

2.2 建設(shè)科學(xué)、有效的檔案管理制度

事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理方法的基礎(chǔ)是創(chuàng)新檔案管理制度。首先,事業(yè)單位需要根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合單位檔案實(shí)際情況,建立科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?guī)范的、現(xiàn)代化的檔案管理制度,做到檔案管理有章可循,為檔案管理工作提供合理、可操作的依據(jù),讓檔案管理更加健康有序。而且,應(yīng)該完善相關(guān)責(zé)任制度,明確規(guī)定各級(jí)檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù),進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料管理重要性。另外,事業(yè)單位可以將檔案管理工作納入獎(jiǎng)懲機(jī)制和績(jī)效考核制度,保證檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)新性,提高檔案管理工作效率。

2.3 創(chuàng)新檔案管理方法

隨著信息化時(shí)代的到來,需要加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)投入,建立并完善檔案管理數(shù)據(jù)庫,提高現(xiàn)代化管理水平。通過引進(jìn)高科技的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備和檔案保護(hù)設(shè)備,節(jié)省更多的時(shí)間、人力和物力,改變檔案管理工作效率低的過去,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。改變各部門對(duì)檔案資料分散、重復(fù)的管理局面,實(shí)行統(tǒng)一集中管理,確保檔案資料利用的統(tǒng)一性、完整性、連續(xù)性。

2.4 提高檔案管理人員的綜合能力

隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理對(duì)相關(guān)工作人員的綜合能力提出了更高的要求。因此,事業(yè)單位需要通過全面培訓(xùn)來提高檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先,事業(yè)單位應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人才的重視,一方面重視教育和培訓(xùn)現(xiàn)有人才,積累經(jīng)驗(yàn),有效提高現(xiàn)有人才的專業(yè)素質(zhì)。另一方面,事業(yè)單位需要提高檔案管理人員的管理水平,重視其個(gè)人品質(zhì)的提高。最終為事業(yè)單位培養(yǎng)一批思想過硬、懂得管理知識(shí)、專業(yè)性較強(qiáng)、又掌握信息化應(yīng)用管理技術(shù)的復(fù)合型人才。其次,要重視人才的引進(jìn),這些人才掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù),能夠有效促進(jìn)檔案管理水平的提高。最后,要加強(qiáng)新上崗的檔案管理人員的崗前培訓(xùn)。通過培訓(xùn),一方面要使新上崗檔案管理人員全面了解相關(guān)工作范圍和工作內(nèi)容,方便其盡快投入檔案工作。另一方面,要重視實(shí)踐操作,使其了解相應(yīng)事業(yè)單位的檔案管理的具體工作流程,并與事業(yè)單位其他部門能夠合理溝通。事業(yè)單位通過建立一支與其單位發(fā)展相適應(yīng)的具有較強(qiáng)責(zé)任心、事業(yè)心、大局意識(shí)的檔案管理隊(duì)伍,才能確保其各項(xiàng)工作正常、有序的開展。

2.5 加強(qiáng)思想政治教育,開展紀(jì)律檢查工作

紀(jì)律檢查工作也是檔案管理工作的一部分,我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的重視。開展有效的紀(jì)律檢查工作,可以幫助規(guī)范檔案管理人員的工作行為,提升管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育,開展紀(jì)律檢查工作,這是在新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié),對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來說具有重大意義。

3 結(jié)語

綜上所述,本文簡(jiǎn)要分析了事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的主要問題,進(jìn)而提出了相關(guān)創(chuàng)新方法。事業(yè)單位和檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理中的問題,采取加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、完善檔案管理制度建設(shè)、創(chuàng)新檔案管理方法、提高檔案管理人員的綜合能力、加強(qiáng)思想政治教育,開展紀(jì)律檢查工作等措施來提高檔案管理工作水平和工作效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,事業(yè)單位的檔案管理工作不斷發(fā)展,相關(guān)工作人員尤其要重視創(chuàng)新管理思路與方法的研究。

參考文獻(xiàn)

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[2]慕曉甜.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].科技資訊,2018,16(09):147+149.

[3]陳濤.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法[J].赤子(上中旬),2015(09):179.

作者簡(jiǎn)介

蔣麗(1979-),女,本科,主要從事辦公室公文處理、檔案管理、資產(chǎn)管理、人事管理、績(jī)效工作等。

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