摘 要：中職學(xué)校基建檔案是重要的檔案資源，是中職學(xué)?；窘ㄔO(shè)活動中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。我國教育事業(yè)發(fā)展新形勢下，要推動中職實現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展，就應(yīng)對以往的基建工作進(jìn)行改進(jìn)。而本文就主要從中職學(xué)?；üぷ髦袡n案管理工作入手，探究基建檔案管理內(nèi)容和管理工作的特點(diǎn)，找出管理環(huán)節(jié)中存在的檔案缺失、編制質(zhì)量低下以及信息缺乏真實性等問題，并從人員、管理方式和制度等方面思考，制定針對性的問題解決措施，提高管理的水平。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；基建檔案；管理工作；創(chuàng)新策略

隨著我國教育事業(yè)的改革和中職學(xué)校的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，各種新校區(qū)、職業(yè)學(xué)院等建筑如雨后春筍拔地而起，在建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量有保存價值的基建檔案資料，基建檔案不僅是中職學(xué)?；üぷ髡鎸嵱涗浺彩且院舐毿０l(fā)展過程中建設(shè)規(guī)劃、管理及改擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)。中職學(xué)校理應(yīng)提高了基建檔案管理工作的重視，但在新形勢下，要想保證基建檔案管理工作開展的合理性，還需要根據(jù)發(fā)展實際進(jìn)行改進(jìn)，適當(dāng)進(jìn)行創(chuàng)新，提高工作的效率。

1 基建檔案管理工作概述

1.1 內(nèi)容

基建檔案作為中職學(xué)校開展各項活動與制定各項決策過程中，形成的第一手資料，形成與學(xué)?；ü芾砗突A(chǔ)項目建設(shè)階段，記錄形式分為文字、圖表和音頻資料等，具體管理的內(nèi)容涉及到學(xué)校各個建筑物、管線等，基礎(chǔ)工程的建設(shè)圖紙、校園發(fā)展記錄、校園工程建設(shè)價款結(jié)算書、審計結(jié)論和翻修改造記錄等。

1.2 特點(diǎn)

完整的基建檔案資料，包含了學(xué)校每一個施工建設(shè)項目的文字和圖紙記錄，而主要的特點(diǎn)：一是，專業(yè)性?；n案建立涉及到的領(lǐng)域和內(nèi)容，與其他行業(yè)有一定的區(qū)別，具有屬于自身領(lǐng)域的專業(yè)性特征。二是，完整性。成套基建檔案，通常將獨(dú)立的工程項目作為主要工作對象，并針對這一對象進(jìn)行全面的信息收集和歸檔。三是，現(xiàn)實性?；n案在學(xué)校建設(shè)中有著很強(qiáng)的指導(dǎo)作用，可以為制定方案、決策以及后期再次建設(shè)提供有效的參考資料，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實性使用價值，對學(xué)校的未來發(fā)展規(guī)劃起著重要的參考指導(dǎo)作用。四是，周期長。中職學(xué)?；n案工作的形成并非一蹴而就，需要從建設(shè)項目的理想開始，經(jīng)過設(shè)計、招投標(biāo)、建設(shè)施工、竣工驗收和結(jié)算等多個環(huán)節(jié)的資料收集，然后對收集到的各項數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行歸檔，持續(xù)時間很長，一旦簡單的項目使用時間在1年到2年間，而更大型的周期項目，通常在2年以上，整個基建檔案形成時間的跨度周期很長。

2 職業(yè)基建檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案資料缺失

中職學(xué)校在進(jìn)行檔案建設(shè)時，會涉及到施工方、招投標(biāo)部門、監(jiān)理單位和建設(shè)方等多個不同的部門，并且施工的程序復(fù)雜，時間跨度較大，中間容易產(chǎn)生很多的管理問題，進(jìn)而導(dǎo)致基建檔案建立成為中職學(xué)校項目資料管理的難點(diǎn)。同時參與項目施工建設(shè)的主要單位和部門，過于重視施工周期和建設(shè)質(zhì)量等指標(biāo)，忽視了對不同階段工程進(jìn)度資料的收集、整理。另外一些施工項目在竣工檢查后，會實施一些補(bǔ)救措施，而上交的基建材料卻未能對其進(jìn)行更新，使得數(shù)據(jù)信息不能真實的反映施工建設(shè)情況，影響了后期學(xué)校的建設(shè)施工[1]。

2.2 檔案資料的數(shù)據(jù)信息缺乏真實準(zhǔn)確性

以往在建立學(xué)校信息檔案時，記錄的方式主要以紙質(zhì)的文件為主，將實物作為載體，這種記錄方式，既不便于進(jìn)行管理和施工，又容易導(dǎo)致?lián)p壞。在檔案建立后，一些檔案施工者會進(jìn)行查閱或借閱，這一過程中，使用者一般會借用檔案原件，而在借出后并不能保證原件不會被破壞、損毀，這就會對檔案的真實性和準(zhǔn)確性造成影響。

2.3 檔案編制質(zhì)量不高

中職學(xué)校中很多基建檔案資料的編制質(zhì)量低下，難以到達(dá)理想的查閱效果。而造成這一問題的原因有：第一，施工中會出現(xiàn)一些工程臨時變工現(xiàn)象，相關(guān)人員并未將真實的信息數(shù)據(jù)及時反映到基建資料中。第二，一些檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時，缺乏歸檔意識，不能對檔案進(jìn)行有效的管理。第三，部分基建檔案的管理人員，由于編制過程中缺乏相關(guān)的技術(shù)知識，使得編制過程存在不合理的地方，影響了檔案資料對基建工程的真實性反映。

3 中職學(xué)?；n案管理工作的創(chuàng)新

3.1 提高重視程度，完善的基建檔案管理體系

中職學(xué)校開展基建檔案管理工作時，為了保證工作可以切實落實到位，一方面，需要提高學(xué)?；n案管理領(lǐng)導(dǎo)、工程部門領(lǐng)導(dǎo)以及校領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持極為重要。對此，相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)本身，應(yīng)認(rèn)識到做好基建檔案管理工作對學(xué)校發(fā)展的重要性，從思想層面上提高對基建檔案管理工作的重視，為基建檔案管理工作的有效開展提供有力的支持。另一方面，為提高學(xué)?；n案工作開展的合理性，還應(yīng)制定完善的基建檔案管理體系，引導(dǎo)檔案管理工作有序開展。首先，檔案管理人員需要在以往檔案管理制度的基礎(chǔ)上，找出管理過程中存在的不足之處，并提出針對性的解決措施。其次，應(yīng)根據(jù)存在的問題和相應(yīng)解決措施，對管理方式進(jìn)行補(bǔ)全和優(yōu)化，提高管理的效果。再次，將一些現(xiàn)代化的方式融入到管理體系中，重視對網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和新型管理設(shè)備的使用，提高管理信息收集的速度和管理的效果。最后，人是管理工作的關(guān)鍵，制定基建檔案管理規(guī)范和工作流程，以此為依據(jù)，加強(qiáng)對管理人員各方面管理行為的約束。

3.2 改變檔案建立管理的方式，加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識

傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，中職學(xué)校的基建檔案信息，一般都是記錄在紙質(zhì)文件上，并且很多資料只有原件，一旦丟失難以找回。同時這種實物載體方式，容易導(dǎo)致文件檔案出現(xiàn)損毀，信息丟失，并且檔案管理人員在工作中并不重視對檔案的保存和管理。針對這些問題，首先，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人和基建管理部門主管，應(yīng)對檔案管理人員做好思想工作，提高其對檔案資料管理的重視，使其可以遵循學(xué)校制定的各項規(guī)章制度，有序執(zhí)行每一管理流程。其次，管理部門需要改變以往單一的實物檔案記錄、存儲方式，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行資料備份、記錄和存儲。同時合理使用現(xiàn)代化的智能管理技術(shù)，提高管理的自動化程度，及時對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更新，確保資料的真實有效性。另外，還應(yīng)適當(dāng)使用防火墻技術(shù)和信息加密技術(shù)等，加強(qiáng)對資料信息的保護(hù)。最后，加強(qiáng)對原件的保護(hù)，盡可能在使用者查閱和借閱時，提供電子版或復(fù)印飯，避免原件丟失，并對原件使用攝影、掃描等方式進(jìn)行記錄，提高保護(hù)力度[2]。

3.3 安排高素質(zhì)檔案管理人員，提高檔案的編制質(zhì)量

要想保證學(xué)校檔案管理方式的合理性，使基建檔案可以充分發(fā)揮其作用，就應(yīng)重視人在管理環(huán)節(jié)中的作用。對此，中職學(xué)校應(yīng)建立專門負(fù)責(zé)基建檔案管理工作的人員，并對管理者進(jìn)行培訓(xùn)，使其認(rèn)識到基建檔案管理工作的重要性，并掌握現(xiàn)代化新型的管理方式，確保管理人員可以根據(jù)相應(yīng)的制度和管理程序，使用高效的管理方式和技術(shù)手段進(jìn)行管理。另外，為提高檔案編制的質(zhì)量，還應(yīng)重視編制方式的使用，并安排相關(guān)人員對編制工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，提高檔案編制管理的水平。

4 結(jié)論

檔案管理工作作為基建工作的重要組成部分，不僅可以真實的發(fā)映出學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)狀況，而且可以為中職學(xué)校改革發(fā)展提供有效的參考數(shù)據(jù)，有助于推進(jìn)學(xué)校改革事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。因此，中職學(xué)校的管理者就需要提高對基建檔案管理工作的重視，并使用合理的方式解決管理中存在的問題，提高管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]蘭秋生.淺談如何加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)?；n案的管理[J].才智，2017，（21）：169-170.

[2]鄒莎.關(guān)于高職院?；n案管理工作的思考與探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017，14（13）：163-164.

作者簡介

鄒熙（1987-），廣西賀州市人，漢，助理館員，本科學(xué)士，研究方向：檔案管理。