段乃琦

摘 要：積極推進高校會計檔案電子化發(fā)展對提升高校財務與檔案管理水平，降低管理成本，適應新時代發(fā)展有著重要意義。本文立足于高校會計檔案管理工作實踐，分析高校會計檔案電子化內涵，闡述高校會計檔案電子化的必要性與可行性，剖析高校會計檔案電子化的困境，并提出相應對策。

關鍵詞：高等學校；會計檔案；電子化

1 高校會計檔案電子化的內涵

綜合會計檔案的規(guī)范性定義、電子化概念的一般認識、高校會計檔案特征，本人認為高校會計檔案電子化是指以信息技術為依托，會計信息載體由紙質逐步向電子文件轉化，實現集約高效化檔案管理的過程。電子化不是簡單地將會計信息或資料做數字化處理，而是重在協調電子會計檔案與紙質會計檔案的關系，以便充分發(fā)揮電子會計檔案的優(yōu)勢。

2 高校會計檔案電子化可行性分析

2.1 制度保障

2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》明確了電子檔案的地位，規(guī)范了電子檔案的管理措施，為電子檔案在未來發(fā)展中發(fā)揮優(yōu)勢提供了制度依據，為會計憑證的取得到歸檔借閱的全過程實現電子化管理奠定基石。

高校會計工作中來源于外部的主要原始憑證為發(fā)票，自國家稅務總局推出《網絡發(fā)票管理辦法》，并提出電子發(fā)票推進工作指導意見以來，高校已普遍接收新的發(fā)票形式，雖然仍將其轉化為紙質憑證留存，但這一大力舉措無疑為發(fā)票以電子形式存檔提供了制度保障。

此外，高校會計檔案之所以要遵循真實、完整、安全、可用的保存原則，并有特定的長期保存期限，主要原因是它不僅為高校優(yōu)化資源配置、實現更快更好發(fā)展提供決策依據，也因其是高校資金流向與經濟管理活動的直觀體現，是內部控制與外部監(jiān)督的主要審查對象，是行政處罰的重要證據，因此，電子會計檔案代替紙質會計檔案的前提是二者具備同樣的證明力?！度嗣駲z察院電子證據鑒定程序規(guī)則（試行）》《中華人民共和國電子簽名法》《關于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數據若干問題的規(guī)定》對電子會計檔案發(fā)揮法律效力的條件作出了規(guī)定，為電子會計檔案作為電子證據來使用進行了規(guī)范。

2.2 技術保障

高校會計檔案電子化程度是內外部信息技術綜合水平決定的，盡管高校會計檔案電子化的后續(xù)發(fā)展還需要依靠電子發(fā)票、電子銀行票據等外部憑證的電子化，以及電子簽名系統(tǒng)、網絡報銷系統(tǒng)、遠程訪問系統(tǒng)等技術的成熟與普及，但前期發(fā)展是以內部為主。高校會計核算工作中都使用主管部門指定或符合財務要求的財務軟件制作會計憑證、生成財務報表、儲存財務信息，同時為確保軟件的正常使用及文件安全，會定期維護軟件與硬件系統(tǒng)。因此，現階段高校會計電算化的覆蓋已為會計檔案電子化的初步發(fā)展提供了技術條件?？梢孕Х聲嫏n案電子化試點單位，僅以電子化形式保存內部信息系統(tǒng)產生的原始憑證，全部原始憑證與記賬憑證建立聯系，從而不必再打印記賬憑證與出賬報表，并通過權限控制機制與原文件獨立保存來確保電子檔案儲存與應用的安全性。

3 高校會計檔案電子化必要性分析

3.1 降低管理成本的必然選擇

高校會計記賬憑證通常采用A4制式，克數重、印刷精細、成本高、紙張和打印耗材用量大，且會計檔案保存年限長，需要保存的紙質會計檔案數量龐大，占用的儲存空間大，還要定期做防霉防防蛀處理。而電子檔案具備電子設備讀取、高密度存儲的特征，可以大幅度減少資源浪費、降低辦公和管理費用。已有多個試點單位通過賬本、憑證等的電子化，大幅度減少年度紙質會計檔案數量、檔案管理人員數量，節(jié)省紙張耗材、固定資產成本、庫房成本與檔案管理費用。

3.2 提升管理水平的必要方式

針對電子檔案發(fā)展問題，國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確要求提升電子檔案管理水平，提倡開展會計檔案單套制。原因之一在于電子檔案已成為會計檔案的重要形式，其地位與作用也將日益提升。會計檔案電子化可以減少整理、裝訂、搬運、維護、查找、銷毀檔案過程中投入的人力物力與時間成本，提高工作效率。并通過加強高校電子會計檔案利用程度，實現劃分權限的網絡化查閱平臺，提高高校會計檔案在內部控制、外部監(jiān)管、信息公開等工作中的利用率。

3.3 適應新時代發(fā)展的必由途徑

OA辦公系統(tǒng)在高校的普及，以及網絡報銷、數字檔案館理念的提出體現了未來高校的會計核算與檔案管理工作，將利用網絡與信息技術實現綠色、遠程、便捷、共享的發(fā)展目標。電子發(fā)票、電子回單與企業(yè)會計檔案電子化試點的順利推行，預示著會計檔案將不斷提高電子化程度。信息化時代要求高校會計檔案管理工作朝向數字化、網絡化與智能化方向發(fā)展，真正實現會計檔案的電子化，緊隨智慧社會的建設步伐。

4 高校會計檔案電子化困境

4.1 電子檔案利用程度低

電算化廣泛運用于高校財務工作以來，產生了大量具有儲存價值的電子文件，電子文件在歸檔前其作用為輸出紙質憑證、賬簿、報表等，用于簡化會計核算工作，歸檔后其用途主要體現在檢索功能上，未能發(fā)揮替代部分紙質檔案及拓展會計檔案發(fā)展空間的作用，可以說現階段電子檔案在高校會計檔案管理中利用程度較低。

4.2 會計檔案電子化實施難度大

高校會計業(yè)務十分龐雜，具有復雜性與多樣性的特點，財務制度的分類與內容也較為精細、規(guī)范，如常規(guī)業(yè)務受《高等學校財務制度》與各種專項經費管理辦法的規(guī)范，校辦企業(yè)、校醫(yī)院、工會、基金會等部門、機構、組織，以及其他獨立核算單位則需遵守相應的財務管理辦法與制度，甚至要求使用指定的會計軟件與固定規(guī)格樣式的紙質會計記賬憑證，難以形成統(tǒng)一。

隨著高校財務內部控制與外部監(jiān)督力度加大，會計憑證接受學校內部審計，財政、教育、審計、稅務等部門與專項工作小組的檢查也已成為常態(tài)。在實踐中不同的監(jiān)督部門對會計核算工作有不同要求，審計監(jiān)督也是以調閱紙質會計憑證，復印留存重要憑證為主。

此外，電子檔案自身特征決定了電子檔案對信息技術的依賴性極強，讀取需要借助電子設備，不及紙質會計檔案在閱覽時直觀方便。會計檔案中包含絕大部分的紙質原始憑證，受高校自身和外部會計信息化技術的局限，尚未與電子記賬憑證建立關聯。且電子檔案存儲水平有限，特別是缺乏系統(tǒng)安全性的有力保障，令電子檔案受信賴程度不足。綜上所述，會計檔案電子化過程必將充滿困難與挑戰(zhàn)。

4.3 會計檔案電子化動力不足

從外部因素來看，《會計檔案管理辦法》只是允許滿足條件的會計檔案以電子檔案形式保存，并無強制要求，因此高校會計檔案電子化并無外部動力。從內部因素看，紙質會計檔案形式悠久，規(guī)程較為成熟，高校檔案與財務部門對現行方式的依賴性較強，缺乏推動會計檔案電子化的積極性與主動性。

5 高校會計檔案電子化發(fā)展對策

5.1 自上而下推進電子化進程

高校會計檔案電子化是艱難且長遠的過程，需要決策層的有力推動。高校領導應立足當前，著眼長遠，充分意識到會計檔案電子化的重要性與必要性。做好高校檔案電子化工作部署；建立健全符合高校自身情況的電子檔案管理制度與辦法；形成激勵機制，調動財務與檔案部門人員的積極性；做好人才、技術、設施設備的保障工作。

5.2 自下而上助力電子化發(fā)展

財務與檔案部門人員是檔案電子化的落實者，需要融會貫通檔案管理、財務管理、軟件應用等相關知識。同時，作為具體實務工作者，可直接接收反饋，掌握制度和流程的缺陷。因此，應當增強學習意識，加強責任感與使命感，提升知識儲備，積極發(fā)揮能動性。一是，深度利用財務信息與數據為高校發(fā)展規(guī)劃做支撐，提高電子會計檔案重要性。二是，充分認識學校自身情況，對標先進試點單位，提出電子化實施的可行性建議。三是，做好實踐總結，為會計檔案電子化完善制度、優(yōu)化流程獻計獻策。

5.3 財務與檔案部門加強協作

會計檔案的電子化是令具有長期保存價值的電子文件權重得以增加，而這些電子文件是在財務核算階段收集或形成的，并非在歸檔環(huán)節(jié)對會計資料進行電子化。因此，財務部門與檔案部門應加強交流、協作，做好分工與銜接，財務部門在會計資料電子化的過程中應具備檔案意識，以保障電子會計檔案的真實、完整、安全、可用；檔案部門應提升服務意識，使電子文件歸檔后更好地發(fā)揮作用。

5.4 紙質檔案與電子檔案協調并存

處理好紙質檔案與電子檔案的關系是高校會計檔案電子化過程中最重要的問題?，F階段，部分紙質會計檔案的可替代性為電子化提供了空間，而紙質會計檔案的替代性也是發(fā)展變化的，隨著高校內外部財務環(huán)境的改變，可以電子化的會計資料會逐漸增加，因此，高校會計檔案電子化發(fā)展是呈階段性的。應根據各階段的會計檔案特征，在保證會計檔案整體的真實、完整、安全、可用的前提下，降低紙質檔案與電子檔案重疊性，使二者協調并存。

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