孔祥新 王惠敏

[摘要]作為縣一級(jí)檔案工作主管部門，領(lǐng)導(dǎo)重視程度的高低、管理人員素質(zhì)的強(qiáng)弱、業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度的大小，決定了該地區(qū)檔案管理工作的整體水平。因此，加強(qiáng)檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，是提升檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)，是檔案工作的重中之重。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案工作；文件材料

[DOI]1013939/jcnkizgsc201910101

1檔案管理水平現(xiàn)狀

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的基本要求主要由四個(gè)環(huán)節(jié)組成：收集齊全、分類合理、保管安全、利用高效。通過近期對(duì)檔案工作的檢查指導(dǎo)和調(diào)研，各單位的檔案管理水平參差不齊，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）文件材料收集不齊全。有的單位只是收集了下發(fā)的紅頭文件、上級(jí)來文，而忽略了本單位在職能工作活動(dòng)中所形成的具有利用價(jià)值、憑證價(jià)值的文件材料，需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料以及其他對(duì)本單位工作具有查考價(jià)值的文件材料，等等。

（2）文件材料分類不合理。大多數(shù)單位都把與本單位無關(guān)的上級(jí)來文作為永久保存，反而把自己單位形成的法規(guī)政策性文件材料、召開重要會(huì)議舉辦重大活動(dòng)形成的文件材料、機(jī)構(gòu)演變?nèi)耸氯蚊獾任募牧?、關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批示批復(fù)、重要的報(bào)告總結(jié)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，等等，當(dāng)成了一般性文件材料簡單保存。有的單位對(duì)永久、定期30年、定期10年保存期限概念不清，甚至相互顛倒。

（3）文件材料保管不安全。大多數(shù)單位沒有單獨(dú)的綜合檔案室，一般情況下和辦公室合在一起，達(dá)不到辦公室、借閱室、檔案室三室分離的要求，且保管設(shè)施落后，沒有配備標(biāo)準(zhǔn)的鐵質(zhì)檔案櫥，更沒有檔案密集架，像防火、防盜、防蟲等“十防”措施均達(dá)不到要求。有的辦公室人員混雜，外來辦事人員較多，更加增添了檔案保管隱患。

（4）文件材料利用不高效。由于在整個(gè)文件材料的整理歸檔過程中，沒有按照相關(guān)的法律法規(guī)和科學(xué)步驟，致使文件材料殘缺不全、缺項(xiàng)很多，而且分類嚴(yán)重不合理、混淆不清、裝盒混亂，全引目錄、盒內(nèi)目錄沒有打印，查閱文件極為不便，有時(shí)連檔案工作人員自己查閱文件一時(shí)半會(huì)兒也找不到，嚴(yán)重影響了檔案的利用效率。紙質(zhì)檔案尚且如此，更談不上檔案的數(shù)字化、信息化、規(guī)范化了。服務(wù)基層、服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)的檔案的基本功能無法得到真正的發(fā)揮。

2存在問題的原因

存在上述問題的主要原因，分析起來大概有以下幾條。

（1）沒有穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍。無論是鄉(xiāng)鎮(zhèn)還是部門，普遍存在著檔案工作人員不穩(wěn)定的現(xiàn)象，沒有配備專職檔案員，大多是由辦公室的工作人員或者是組織、政工、人事部門的同志兼職，而且更換頻繁，干的時(shí)間長的不過幾年，短的甚至幾個(gè)月就調(diào)整了，致使該項(xiàng)工作的連續(xù)性、銜接性非常差，文件材料收集不齊全也就在所難免了。

（2）檔案工作人員綜合素質(zhì)偏低。大部分單位的檔案工作人員都不是專業(yè)人員，臨時(shí)指派的居多，且年齡結(jié)構(gòu)偏大，文化水平偏低，認(rèn)為自己快退休了，有船到碼頭車到站的思想，工作積極性不高，責(zé)任心不強(qiáng)，所以在文件材料的分類歸檔過程中，概念不清，雜亂無序。

（3）辦公場所、資金投入不足。大多數(shù)單位辦公條件非常緊張，四五個(gè)同志擠在一間辦公室里辦公，沒有多余的辦公室作為專門的檔案室，更無法達(dá)到“三室分離”的要求。有的單位，尤其是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)，受于資金困難的原因，無法配備專業(yè)的檔案設(shè)備，造成設(shè)施陳舊落后。

（4）領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)、重視不夠。無論干什么工作，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視程度的高低，決定了該項(xiàng)工作的優(yōu)劣。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作任務(wù)不重，技術(shù)含量不高，隨便配個(gè)同志就能完成任務(wù)了，不需要精兵強(qiáng)將。還有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，只要檔案丟不了、爛不掉、燒不著就行，沒必要配備專業(yè)檔案器材，以免浪費(fèi)人財(cái)物，得不償失。

3解決問題的對(duì)策

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，是檔案工作上水平、上臺(tái)階、上層次的重要工作手段。一是加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的宣傳力度，讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到做好檔案工作是法律法規(guī)的要求，是義不容辭的責(zé)任和義務(wù)，必須放在心里，抓在手上。二是要把檔案工作和單位的組織建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及其他各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)一樣重要同等對(duì)待，把檔案工作做成單位的亮麗的名片。

（2）固定人員，穩(wěn)定隊(duì)伍。檔案工作涉及方方面面，既有政治的、經(jīng)濟(jì)的、科學(xué)的，也有社會(huì)的、人文的各式各樣的文件材料，保密性、技術(shù)性、專業(yè)性都很強(qiáng)。因此，各單位要精挑細(xì)選黨性覺悟強(qiáng)、政治素質(zhì)硬、理論水平高、專業(yè)技術(shù)精的人員充實(shí)到檔案工作崗位上來，樹立他們的政治責(zé)任感和工作責(zé)任心，從政治上、經(jīng)濟(jì)上等各方面給予他們關(guān)懷和關(guān)心，讓他們無后顧之憂，一心一意撲在檔案工作上，讓他們從內(nèi)心里喜歡檔案工作，真正把檔案工作當(dāng)作自己的事業(yè)盡職盡責(zé)，把檔案工作做得盡善盡美。

（3）加大投入，強(qiáng)化指導(dǎo)。作為檔案工作主管部門，一定要發(fā)揮職能作用，在干好各項(xiàng)工作的同時(shí)，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)作為自己的工作重心來抓。一是要配齊配強(qiáng)專業(yè)人員，強(qiáng)化自身隊(duì)伍建設(shè)。打鐵還須自身硬，自己素質(zhì)高了，技術(shù)過硬了，指導(dǎo)起來才能得心應(yīng)手。在加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)的同時(shí)，也要派出去學(xué)習(xí)，比如到高等院校學(xué)習(xí)深造，參加各類培訓(xùn)班、研討會(huì)等，以拓寬自己的視野，豐富自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。二是要把業(yè)務(wù)指導(dǎo)作為一項(xiàng)常態(tài)化工作來抓，經(jīng)常深入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門進(jìn)行指導(dǎo)，尤其是檔案工作人員經(jīng)常更換的單位，更應(yīng)該強(qiáng)化指導(dǎo)力度，讓他們工作起來有目標(biāo)，有方向，不至于亂做無用功，既浪費(fèi)了人力物力財(cái)力，又使工作達(dá)不到有效銜接，關(guān)鍵是影響了單位的整體工作。要打破每年的常規(guī)檢查部門的做法，如果發(fā)現(xiàn)有問題，或者是部門有要求，可以隨時(shí)去部門進(jìn)行指導(dǎo)，既加強(qiáng)了部門之間的聯(lián)系，又使檔案工作質(zhì)量得到了較大的提升。三是為了讓部分單位的檔案工作人員盡快熟悉業(yè)務(wù)，達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，可以到檔案工作主管部門進(jìn)行鍛煉學(xué)習(xí)，既得到了真才實(shí)學(xué)，又縮短了學(xué)習(xí)周期，達(dá)到了雙贏的效果和目的。四是培養(yǎng)典型，樹立樣板，抓點(diǎn)帶面，把檔案工作較好的單位作為試點(diǎn)來抓，先行一步，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，再全面推廣。五是根據(jù)整體工作或業(yè)務(wù)指導(dǎo)需要，隨時(shí)舉辦形式不一的培訓(xùn)班，或全面培訓(xùn)，或單項(xiàng)培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)間根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容可長可短，靈活掌握。通過以上辦法，以期達(dá)到全面提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平，干好這項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。

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