何靈芝，楊瑞，李汶靜

（西南石油大學(xué)，四川 南充637000）

1 引言

ERP-U8 系統(tǒng)是ERP 下針對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)分析和管理的專業(yè)性決策平臺(tái)，其優(yōu)勢(shì)主要在于財(cái)務(wù)處理較為全面，工作效率高，在降低企業(yè)人工成本的同時(shí)提高了工作的規(guī)范化程度[1]。我國(guó)對(duì)ERP-U8 系統(tǒng)的研究大致從2000 年開始，而在西方國(guó)家，可追溯至20 世紀(jì)七八十年代。結(jié)合對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的研究，不難發(fā)現(xiàn)對(duì)用友系統(tǒng)的研究主要著眼于企業(yè)管理水平和將它與其他財(cái)務(wù)工具進(jìn)行對(duì)比等方面，又或者是對(duì)它在本科教育中所起的作用進(jìn)行分析。

本項(xiàng)目充分考慮了財(cái)務(wù)管理專業(yè)和酒店管理專業(yè)的學(xué)科特點(diǎn)，將用友ERP-U8 軟件與星級(jí)酒店住宿業(yè)務(wù)結(jié)合，探索其潛在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。通過對(duì)南充市幾所準(zhǔn)五星酒店的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)他們的住宿業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)大多是分離的，即對(duì)同一業(yè)務(wù)要做兩次處理，極大地增加了人工成本和財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。本文將基于此問題并結(jié)合酒店住宿業(yè)務(wù)對(duì)用友ERP-U8系統(tǒng)做出初步結(jié)合與設(shè)計(jì)。

2 用友ERP-U8 與酒店業(yè)務(wù)的結(jié)合

2.1 ERP-U8 功能介紹

用友ERP-U8 是企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）下針對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)分析和管理的專業(yè)性規(guī)范軟件，主要包括財(cái)務(wù)子系統(tǒng)和供應(yīng)鏈系統(tǒng)[2]，本文基于酒店住房管理系統(tǒng)的性質(zhì)和功能需要，主要采用供應(yīng)鏈系統(tǒng)下的采購(gòu)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)和銷售管理系統(tǒng)。

采購(gòu)管理系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和控制，包含請(qǐng)購(gòu)、訂單管理、發(fā)票管理和結(jié)算等功能，除了普通的采購(gòu)業(yè)務(wù)外，還可以處理委托代銷、庫(kù)存轉(zhuǎn)儲(chǔ)等特殊采購(gòu)業(yè)務(wù)。

庫(kù)存管理系統(tǒng)分為入庫(kù)（采購(gòu)、生產(chǎn)和其他）和出庫(kù)（材料、銷售和其他）兩個(gè)方面。需注意的是，它與存貨核算系統(tǒng)有本質(zhì)上的區(qū)別，庫(kù)存系統(tǒng)主要依據(jù)采購(gòu)訂單、銷售訂單和出入庫(kù)單對(duì)物流信息進(jìn)行管理和記錄，而存貨核算系統(tǒng)主要是計(jì)算存貨成本和控制企業(yè)現(xiàn)金流。

銷售管理系統(tǒng)管理企業(yè)的各項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)，包括銷售訂貨、發(fā)貨、發(fā)票管理等[3]。該系統(tǒng)不僅能處理普通銷售業(yè)務(wù)，還能處理特殊銷售業(yè)務(wù)，例如委托代銷、折價(jià)銷售和銷售退回。

2.2 當(dāng)前酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分析

酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要是依托現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高客房質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益的管理平臺(tái)。其本質(zhì)任務(wù)是要使客房服務(wù)在更加流程化的同時(shí)又與時(shí)俱進(jìn)，愈加貼近消費(fèi)者與酒店工作人員的需求。因此，研究酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)首先明確酒店的客房管理流程。

2.2.1 酒店客房服務(wù)流程分析

酒店的客房服務(wù)主要涉及預(yù)定、入住登記、退房等。當(dāng)然，現(xiàn)階段的酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)大多還包含了個(gè)性化信息。以下是酒店發(fā)生住宿需求時(shí)的基本流程，主要涉及客戶、前臺(tái)人員、樓層管理人員和財(cái)務(wù)人員：客戶需要入住時(shí)，前臺(tái)在呼叫樓層主管核實(shí)房態(tài)后填寫客戶信息并辦理登記；客戶有退房需求時(shí)，前臺(tái)在再次向樓層管理人員確認(rèn)客戶的消費(fèi)信息和核實(shí)客房物品后為其辦理退房并將相關(guān)財(cái)務(wù)信息傳遞給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)人員依據(jù)接收的信息做賬務(wù)處理，統(tǒng)計(jì)客房經(jīng)營(yíng)狀況[4]。

從以上流程中不難看出在涉及的職務(wù)人員中，前臺(tái)和樓層主管是住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要參與者。前臺(tái)工作人員需要從住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)中得到信息，并對(duì)信息進(jìn)行更改與添加。而客房主管則需要通過住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)查看主營(yíng)業(yè)務(wù)收入與主體經(jīng)營(yíng)情況[5]。

2.2.2 住宿業(yè)務(wù)與住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)系

了解了酒店的住宿業(yè)務(wù)主要流程與涉及部門以后，能更加明確酒店的真實(shí)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的聯(lián)系，如下：前臺(tái)在向樓層管理人員確認(rèn)好房態(tài)之后進(jìn)入住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)錄入客戶信息，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示客戶所屬分類；辦理退房時(shí)，再次進(jìn)入住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)登記退房信息。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員通過系統(tǒng)接收財(cái)務(wù)信息并進(jìn)行賬務(wù)處理，客房部人員核實(shí)客房消費(fèi)反饋給系統(tǒng)。同時(shí)，大多數(shù)酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)都帶有個(gè)性化信息，星級(jí)酒店也應(yīng)將自己掌握的客戶信息與特殊需求輸入到系統(tǒng)中。

因此，在研究與開發(fā)客房住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)包括客戶信息、入住時(shí)間、入住天數(shù)、預(yù)定信息、房態(tài)盤點(diǎn)、客戶消費(fèi)等模塊。

3 ERP-U8 系統(tǒng)與酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系

通過對(duì)用友系統(tǒng)的探索，我們將供應(yīng)鏈系統(tǒng)的部分功能與酒店住宿管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能進(jìn)行對(duì)比并找出對(duì)應(yīng)關(guān)系，以此對(duì)ERP-U8 系統(tǒng)做出關(guān)于酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)改進(jìn)。實(shí)驗(yàn)相關(guān)數(shù)據(jù)如下：

賬套號(hào)（酒店名稱）：111

在系統(tǒng)管理模塊中執(zhí)行“權(quán)限/用戶”命令，進(jìn)行酒店管理人員工作崗位設(shè)置：前臺(tái)11、大堂經(jīng)理12、財(cái)務(wù)人員13、樓層管理人員14。

在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)置中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案/存貨檔案”命令，進(jìn)行客房基礎(chǔ)設(shè)置：

?

在庫(kù)存管理“期初結(jié)存”中做產(chǎn)品設(shè)置，進(jìn)行酒店客房可用量與現(xiàn)存量查詢。

星級(jí)酒店的服務(wù)對(duì)象除了一般散客還有長(zhǎng)期的VIP 客戶，所以我們需要在用友系統(tǒng)中對(duì)客戶檔案進(jìn)行設(shè)置。在“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案/客商信息/客戶檔案”，進(jìn)行客戶分類：

?

一項(xiàng)完整的住宿業(yè)務(wù)包括空房、入住、清理這三個(gè)基本環(huán)節(jié)，所以需要在“基礎(chǔ)檔案/存貨分類”中設(shè)置客房狀態(tài)和各類房間單價(jià)，具體流程如下：產(chǎn)品入庫(kù)單（空房）→產(chǎn)品出庫(kù)單（已入住）→采購(gòu)單（維修打掃）。

4 結(jié)語

將電子系統(tǒng)應(yīng)用到星級(jí)酒店住宿業(yè)務(wù)中是提高服務(wù)效率的一種常見現(xiàn)象，本開放實(shí)驗(yàn)通過對(duì)酒店住宿業(yè)務(wù)和用友系統(tǒng)的深入了解，得到了ERP-U8 供銷存系統(tǒng)與酒店住宿業(yè)務(wù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。不僅提高了酒店管理與財(cái)務(wù)管理兩大專業(yè)的聯(lián)系，也創(chuàng)新了用友ERP-U8 的服務(wù)對(duì)象和產(chǎn)品市場(chǎng)。雖然現(xiàn)在ERP-U8 與星級(jí)酒店住宿業(yè)務(wù)的結(jié)合正處于一個(gè)初期設(shè)計(jì)階段，還需要專業(yè)技術(shù)人員對(duì)其進(jìn)行調(diào)試和改善，但這也的確是ERP-U8 的一個(gè)跨行業(yè)新研究點(diǎn)，一旦對(duì)軟件進(jìn)行了便捷通道加速，則可大幅節(jié)約酒店的運(yùn)營(yíng)成本，并為用友系統(tǒng)帶來新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。