吳園園　劉玥

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，對各行各業(yè)都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在信息化時(shí)代，高校檔案管理工作要想提高服務(wù)質(zhì)量，必須基于信息技術(shù)開展檔案管理，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，滿足高校對檔案服務(wù)的多樣化需求。高校檔案管理與信息化條件的結(jié)合，是高校檔案工作現(xiàn)代化的必然選擇，也是提升高校檔案管理部門服務(wù)水平的重要途徑。該文主要研究信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新，希望給高校檔案管理部門提供借鑒經(jīng)驗(yàn)，保證信息化檔案管理順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 服務(wù)創(chuàng)新

中圖分類號：K06 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1672-3791（2019）01（c）-0115-02

1 信息化條件下高校檔案管理中存在的問題

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題

信息化條件下的高校檔案管理，以計(jì)算機(jī)為主要工具，聯(lián)合應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為高校提供信息化檔案服務(wù)。在實(shí)際生活中，部分高校在學(xué)校建設(shè)和教學(xué)活動(dòng)方面，投入更多的精力和資金，忽視檔案管理信息化建設(shè)，無法為檔案管理部門提供有效支持。有些學(xué)校在內(nèi)部信息化的同時(shí)，沒有注意與外界的聯(lián)系，使檔案資源配置出現(xiàn)失衡現(xiàn)象?，F(xiàn)階段，高校檔案管理信息化的最大問題是資金不足，信息化設(shè)備不能及時(shí)升級或更新，管理系統(tǒng)過于陳舊，降低檔案管理人員工作效率。高校對檔案管理的資金投入較少，使得檔案管理信息化缺乏資金基礎(chǔ)，難以推動(dòng)高校檔案管理信息化發(fā)展。

1.2 管理體制問題

信息化條件下的高校檔案管理，是科學(xué)有序的管理。部分高校在檔案管理中，沒有將信息化檔案管理提上日程，仍然使用傳統(tǒng)檔案管理方式，使檔案管理水平和服務(wù)水平停滯不前。有些高校制定的相關(guān)規(guī)范制度，不符合實(shí)際情況，沒有為檔案管理工作人員提供幫助。部分高校現(xiàn)有的檔案管理模式，不符合信息化管理要求，信息化檔案管理難以順利進(jìn)行。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作沒有進(jìn)行深入調(diào)查和指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理屢屢出現(xiàn)管理不順現(xiàn)象。許多高校的獎(jiǎng)懲制度和用人機(jī)制并不健全，制約檔案管理工作信息化發(fā)展，影響檔案管理部門轉(zhuǎn)型。

1.3 人才隊(duì)伍建設(shè)問題

信息化條件下的高校檔案管理，通過高效的管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。在實(shí)際生活中，有些檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念影響，沒有重視檔案管理工作，從根本上制約了信息化檔案管理工作的開展。部分學(xué)?，F(xiàn)有的檔案管理人員，在學(xué)歷上雖然符合工作要求，但在技術(shù)、素質(zhì)上存在一些問題，不適合做信息化檔案管理工作。學(xué)校對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)并不重視，缺少有效培訓(xùn)活動(dòng)，無法提高工作人員的管理水平。一些學(xué)校將考核和培訓(xùn)相分離，不了解培訓(xùn)成果，沒有找到正確培訓(xùn)方向，使培訓(xùn)失去實(shí)際意義。

2 信息化條件下的高校檔案管理策略

2.1 加強(qiáng)對檔案管理的投入

信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)設(shè)備的普及應(yīng)用，使高校信息化檔案管理成為了現(xiàn)實(shí)。在高校檔案管理信息化進(jìn)程中，高校首先需要解決資金問題，為檔案管理部門提供幫助，以便享受檔案管理部門提供的高質(zhì)量信息服務(wù)。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，將檔案管理信息化和教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校建設(shè)同等看待，主動(dòng)研究檔案管理信息化對高校發(fā)展的意義，提升自身意識(shí)，以高效檔案管理推動(dòng)學(xué)校發(fā)展進(jìn)程。領(lǐng)導(dǎo)者不僅需要樹立信息化檔案管理意識(shí)，還需要幫助檔案管理工作人員樹立信息化檔案管理意識(shí)，為檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)人需要以信息化檔案管理意識(shí)為指導(dǎo)，加大對檔案管理的投入，建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，保證信息化檔案管理順利進(jìn)行。一方面，高校應(yīng)增加硬件投資，購買高質(zhì)量硬件設(shè)備，滿足檔案管理人員的工作需求；另一方面，高校應(yīng)加強(qiáng)管理軟件開發(fā)，更新管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)軟硬件協(xié)調(diào)搭配。高?？梢院推渌咝９步ㄍ暾w系，共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源合理配置，最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

2.2 完善檔案管理體制

信息化檔案管理是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，需要通過完善的檔案管理體制保證檔案管理質(zhì)量。在信息化檔案管理中，高校必須解決管理體制問題，完善檔案管體制，為信息化檔案管理提供支撐。第一，高校需要做好宣傳工作，讓學(xué)校各個(gè)部門了解檔案信息化管理，引導(dǎo)各部門和檔案管理部門通過信息化方式對接工作，提高檔案管理工作效率。校領(lǐng)導(dǎo)需要承擔(dān)起調(diào)查和指導(dǎo)的責(zé)任，主動(dòng)參與信息化檔案管理，避免檔案管理不順現(xiàn)象，使信息化檔案管理更加有意義。第二，高校應(yīng)建立相關(guān)管理制度和規(guī)定，加強(qiáng)檔案工作管理力度，推進(jìn)信息化檔案管理工作的順利開展。校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，結(jié)合國家相關(guān)法規(guī)，制定符合該校的檔案管理制度，滿足信息化檔案管理工作要求。第三，高校應(yīng)健全獎(jiǎng)懲制度和用人機(jī)制，為信息化檔案管理做好準(zhǔn)備。高?？梢詫⒐べY和績效相掛鉤，提升工作人員的工作熱情；將工作態(tài)度端正、技術(shù)水平高的工作人員設(shè)置為部門主管，提升其工作積極性。

2.3 建立高效檔案管理隊(duì)伍

檔案管理工作人員是高校檔案管理工作的直接參與者，要想推動(dòng)高校檔案管理信息化進(jìn)程，必須構(gòu)建高效檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培養(yǎng)。高校需要更新檔案管理工作人員的觀念，讓他們認(rèn)清工作的重要性，使其主動(dòng)參與信息化檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)引導(dǎo)工作人員不斷創(chuàng)新，倡導(dǎo)工作人員自主學(xué)習(xí)，以便工作人員適應(yīng)現(xiàn)代化要求。高校應(yīng)開展檔案管理工作人員培訓(xùn)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，提高工作人員的工作水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在培訓(xùn)的同時(shí)開展考核，通過考核檢測培訓(xùn)成果，并根據(jù)培訓(xùn)成果分析工作人員能力弱項(xiàng)，找到培訓(xùn)方向，提升培訓(xùn)的針對性。在聘用檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)設(shè)置明確標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)信息化檔案管理工作要求進(jìn)行招聘，利用多種考核檢測應(yīng)聘者實(shí)際水平，為管理隊(duì)伍招收高素質(zhì)人才。

3 信息化條件下的服務(wù)創(chuàng)新

在信息化時(shí)代，信息技術(shù)成為高校檔案管理信息化的重要保障。隨著信息技術(shù)的逐漸成熟，傳統(tǒng)檔案管理逐漸向信息化檔案管理轉(zhuǎn)型，高校檔案管理工作變得更加現(xiàn)代化。檔案管理部門應(yīng)依托學(xué)校的技術(shù)優(yōu)勢、人才優(yōu)勢，建立檔案信息查詢網(wǎng)站，將學(xué)校師資信息、校園環(huán)境信息發(fā)布在網(wǎng)站上，讓學(xué)生更加了解學(xué)校。檔案管理部門應(yīng)組建網(wǎng)站管理小隊(duì)，對網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù)和更新，滿足學(xué)生、教師、校領(lǐng)導(dǎo)的多樣化需求，更好地展示信息資源。檔案管理部門需要開展在線服務(wù)，通過在線服務(wù)彌補(bǔ)線下服務(wù)的不足，通過電子方法，將信息資源進(jìn)行分類、處理，讓學(xué)校享受到高質(zhì)量服務(wù)。如通過郵箱、網(wǎng)頁窗口等方式為咨詢者提供在線服務(wù)，提高檔案信息服務(wù)水平。檔案管理部門需要不斷創(chuàng)新服務(wù)，根據(jù)實(shí)際服務(wù)需求，增加新的服務(wù)形式，為校內(nèi)、校外咨詢者提供實(shí)質(zhì)性幫助。

4 結(jié)語

信息化條件下的高校檔案管理，以信息技術(shù)為依托，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助，對信息進(jìn)行采集、整理和利用，使檔案管理工作打破書面限制，既簡化了工作程序，又提高了工作效率。在信息化時(shí)代，高校檔案管理工作和信息技術(shù)的結(jié)合，是高校開展信息化檔案管理的基礎(chǔ)，也是高校提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平的重要方式。高校檔案管理部門需要在實(shí)踐中不斷探索信息化檔案管理路徑，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理高效服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 董加鑫.信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].管理觀察，2018（5）：77-78.

[2] 楊珞.信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].管理觀察，2018（23）：55-56.

[3] 岳銳.信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].智庫時(shí)代，2018（51）：51，55.