華正濤

（北京經(jīng)緯信息技術(shù)有限公司， 北京 100081）

隨著信息技術(shù)及計算機技術(shù)的快速發(fā)展，涌現(xiàn)出許多種財務(wù)軟件，這些軟件不僅能夠提高企事業(yè)單位在財務(wù)管理方面的準(zhǔn)確性，還能提高財務(wù)管理效率[1]。財務(wù)軟件雖然眾多，卻仍然不能滿足我單位的實際需求。財務(wù)人員還都埋在日常事務(wù)之中，導(dǎo)致管理水平不能得到提升，例如：預(yù)算管理在事后進(jìn)行管控，不能得到事前或事中有效控制；報銷內(nèi)部制度不能有效執(zhí)行，存在不能按照內(nèi)部控制審批流程進(jìn)行審批的現(xiàn)象；對于內(nèi)外部檢查，需查詢大量原始單據(jù)等。為了提高工作效率，融合內(nèi)部控制制度，簡化報銷流程，加強預(yù)算管理，提高員工報銷的滿意度，實時出具財務(wù)管理報表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，提出財務(wù)共享中心網(wǎng)上報銷系統(tǒng)[2-4]。該系統(tǒng)實現(xiàn)了單據(jù)在線流轉(zhuǎn)和各級領(lǐng)導(dǎo)在線審批，全流程跟蹤，落實了財務(wù)的內(nèi)部控制、管理以及預(yù)算控制制度，加快了員工報銷進(jìn)程，提高了工作效率和質(zhì)量。

1 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)作為一個平臺，將各個業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行集成[5-6]，通過對財務(wù)信息的收集、整理、加工和分析，生成各類財務(wù)管理報表，為有效開展財務(wù)管理活動提供全面、及時、準(zhǔn)確的信息支持，將各功能模塊有機集合，實現(xiàn)財務(wù)信息共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)[7-8]。

圖1 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

1.1 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)如圖1所示。

1.2 系統(tǒng)功能

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)功能框圖如圖2所示。

1.2.1 費用管理

該費用管理為廣義上的費用管理，不僅包含個人報銷，還包括對公業(yè)務(wù)的成本、費用入賬。主要為公司成本、費用類的報銷，以及根據(jù)發(fā)票辦理對公付款事宜，員工或經(jīng)辦人根據(jù)報銷類型，在網(wǎng)上填具報銷單據(jù)，財務(wù)人員審核無誤后在相應(yīng)成本費用科目進(jìn)行記賬歸集。

1.2.2 預(yù)算管理

公司內(nèi)各部門可按照項目和費用使用情況進(jìn)行預(yù)算管理，通過當(dāng)年的發(fā)生額，生成部門當(dāng)年數(shù)據(jù)，據(jù)此編制下年的預(yù)算，并由各部門的預(yù)算匯總生成公司整體預(yù)算。

1.2.3 報表管理

系統(tǒng)具有強大的分析功能，可以根據(jù)管理者的要求對數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度分析，生成各類財務(wù)管理報表。例如：查詢報銷人當(dāng)年的各項費用、出差情況；某個項目當(dāng)年預(yù)算完成情況，合同執(zhí)行情況；公司合并口徑的各項數(shù)據(jù)完成情況等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供強有力的依據(jù)。

1.2.4 往來管理

通過系統(tǒng)中的供應(yīng)商維護，與合同管理信息系統(tǒng)建立聯(lián)系，按照合同執(zhí)行情況進(jìn)行供應(yīng)商的掛賬或清賬處理，并將相關(guān)信息及時反饋至合同系統(tǒng)。

1.2.5 稅務(wù)管理

稅務(wù)管理主要通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實時收集相關(guān)稅務(wù)信息，與金稅三期系統(tǒng)對接，實現(xiàn)自動查驗發(fā)票、自動獲取稅務(wù)發(fā)票全票信息、自動認(rèn)證進(jìn)項發(fā)票等。

1.2.6 資金管理

實現(xiàn)付款業(yè)務(wù)管理，通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)向SAP（System Application Products）推送，并生成待辦憑證，員工報銷部分通過其他應(yīng)付款歸集后向銀行報盤發(fā)放，采購付款部分采取銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，財務(wù)人員據(jù)此進(jìn)行清賬處理等操作。

2 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)用

2.1 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)流程

圖2 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)功能框圖

費用部分操控流程如圖3和表1所示。

圖3 費用部分操控流程圖

表1 費用部分操控流程表

報銷系統(tǒng)采用二維碼和光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)，每一張報銷單都生成一個唯一的二維碼，通過掃描，財務(wù)人員即可看到該報銷單的具體情況，例如：部門、分?jǐn)傢椖?、審批進(jìn)程、單據(jù)金額等。因此，員工、外地工作人員和出差人員可以無地域限制地填報線上報銷單，解決異地報銷問題。

2.2 與預(yù)算融合及應(yīng)用

（1）與個人預(yù)算費用報銷部分融合。以通信費為例，在系統(tǒng)中設(shè)置每個人的通信費預(yù)算，給出當(dāng)期報銷金額，已報銷金額。這樣，員工在報銷時就可以很清楚自己額度是多少，還剩下多少額度等，實現(xiàn)了預(yù)算的事前控制。

（2）通過與SAP的縱向課題對接，實現(xiàn)預(yù)算控制。SAP中的縱向課題預(yù)算到明細(xì)科目，因此，通過與SAP的縱向課題對接，可以對出差進(jìn)行事前把控，事中跟蹤，事后反饋。

（3）通過項目、費用預(yù)算管理，形成各部門預(yù)算，并實現(xiàn)對部門預(yù)算的控制。部門預(yù)算可以根據(jù)列支的費用預(yù)算、項目預(yù)算，通過對由點到面的層層匯總，形成部門預(yù)算，并達(dá)到總體的預(yù)算控制。

（4）從公司層面上實現(xiàn)預(yù)算的控制。作為集團公司進(jìn)行管理，對下屬公司的預(yù)算在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進(jìn)行控制，由下屬公司形成各企業(yè)預(yù)算，再在集團公司層面形成公司級預(yù)算，并對預(yù)算實時管理、控制，隨時出具預(yù)算執(zhí)行情況，生成各類財務(wù)管理類報表。

（5） 預(yù)算的執(zhí)行及反饋。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與預(yù)算管理的融合，使企業(yè)對預(yù)算管理更方便、快捷和高效，通過后期對預(yù)算報表的開發(fā)，使管理部門實時掌握預(yù)算的情況，并能及時反饋給各業(yè)務(wù)部門，使業(yè)務(wù)部門及時把控預(yù)算管理，更好地執(zhí)行預(yù)算。

（6） 預(yù)算的考評。年終通過系統(tǒng)出具的各部門預(yù)算執(zhí)行情況表及公司層面預(yù)算的執(zhí)行情況，方便管理部門對各業(yè)務(wù)部門做出評價，并針對評價指標(biāo)，對各業(yè)務(wù)部門預(yù)算的完成情況進(jìn)行績效考核和獎懲。

2.3 與內(nèi)部控制制度融合

系統(tǒng)的上線，實現(xiàn)了與內(nèi)部控制制度相融合，杜絕了內(nèi)部審批的漏洞，完善了內(nèi)部控制管理制度。

（1）差旅費出差時間自動計算。在填具報銷單據(jù)時，系統(tǒng)自動計算出出差的天數(shù)，根據(jù)填具的出差地點，自動甄別出差伙食補助標(biāo)準(zhǔn)。同時，根據(jù)填具的乘坐時間，系統(tǒng)可以自動計算出夜間補助或者乘車超過12 h的補助。

（2）系統(tǒng)自動核算差旅費出差地住宿標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)會根據(jù)出差的地點，自動計算出住宿的標(biāo)準(zhǔn)，這樣，在系統(tǒng)中可以直接看出住宿費是否超標(biāo)以及費用報銷單的上線，極大地節(jié)省了時間，也杜絕了差錯。

（3）系統(tǒng)自動計算交通費金額。對于差旅費中的市內(nèi)交通費，根據(jù)員工在報銷時在系統(tǒng)上填具的時間、金額，系統(tǒng)自動計算出總金額，減少財務(wù)人員出錯概率，提高準(zhǔn)確性。由于系統(tǒng)增加了排序功能，財務(wù)人員會很容易根據(jù)排序后的發(fā)票號碼檢查發(fā)票是否有連號，是否在出差期間等，減少了工作量與出錯的概率。

（4）報銷節(jié)點實時查詢。報銷流程簽批便捷、高效，可以在移動端直接審批上傳的各類報銷數(shù)據(jù)，對于不合格的單據(jù)，系統(tǒng)會直接給出不合格理由，讓報銷人清晰明了。

（5）費用自動進(jìn)行分?jǐn)偂３杀?、費用系統(tǒng)會根據(jù)填具的項目名稱或者部門名稱進(jìn)行費用分?jǐn)?，不存在財?wù)人員手工記賬錯誤的問題，同時，項目系統(tǒng)會自動顯示出代碼和內(nèi)容，杜絕手工填錯項目號的問題。對于員工出差去不同地方、為不同項目服務(wù)，則可以將成本分?jǐn)偟讲煌椖恐腥ァ?/p>

（6）與SAP對接。系統(tǒng)與SAP對接，自動生成憑證，不需財務(wù)人員再手工錄入，提高工作效率，降低出錯概率。

（7）杜絕重名人員支付錯誤。由于在成本、費用系統(tǒng)中對于已過賬的報銷單會自動向SAP中推送，且在SAP中自動生成憑證，生成的憑證在摘要信息中自動代入員工編號，由于員工編號唯一，這樣就避免了對于重名的人員在支付款項時付錯款情況的發(fā)生。

（8）原始單據(jù)實時查詢。對于上級單位的檢查，可以實時調(diào)用原始憑證，方便查詢。

3 數(shù)據(jù)分析和使用

3.1 報銷費用統(tǒng)計

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，根據(jù)報銷的費用類型，自動統(tǒng)計出各類報銷費用所占的金額比例和筆數(shù)比例。例如，可以根據(jù)需求，進(jìn)行數(shù)據(jù)分解，了解各部門報銷的費用金額和筆數(shù)及所占比例。由于差旅費占費用中的主要部分，因此，可對差旅費的費用進(jìn)一步分解，如圖4所示。

圖4 差旅費各項費用統(tǒng)計表

從圖4可以了解差旅費中各項費用所占的比重，這樣可以更好地進(jìn)行費用的管控。

3.2 報銷時長統(tǒng)計

（1）對報銷時長進(jìn)行統(tǒng)計，可以看到各個節(jié)點的審批情況，有平均報銷時長，時長和最長時長，如圖5所示。

圖5 報銷時長統(tǒng)計

從圖5就可以看到每個節(jié)點審批的時間，便于了解費用審批情況，提高流程審批速度和管理效率，加快員工報銷的進(jìn)程。

（2）對填報的報銷單駁回次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計，便于了解各個部門填具報銷單的質(zhì)量，有針對性地進(jìn)行培訓(xùn)或者整理。

3.3 報銷統(tǒng)計報表

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的報銷統(tǒng)計報表功能，將報銷的各類費用及筆數(shù)生成報表。這樣，從圖形和數(shù)據(jù)兩個方面了解各個部門的報銷情況。通過表格，可以看到每個部門、每一項費用的總體情況。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了部門、公司、合并層面的統(tǒng)計，還實現(xiàn)了項目統(tǒng)計、對項目進(jìn)行分類匯總，所以，各項報銷明細(xì)一目了然，方便項目的實時管理、方便項目負(fù)責(zé)人隨時了解項目的費用使用情況。

4 結(jié)束語

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，有效地促進(jìn)了業(yè)財融合，實現(xiàn)了全流程跟蹤和全過程管理。此外，采用二維碼和OCR識別技術(shù)，每張報銷單生成一個唯一的二維碼，實現(xiàn)員工報銷無地域限制。目前，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)使財務(wù)人員人工時間節(jié)約75%左右，實現(xiàn)了財務(wù)人員由“核算會計”向“管理會計”轉(zhuǎn)型。系統(tǒng)還融入了內(nèi)控制度和預(yù)算管理。管理人員可以實時查詢各項費用，進(jìn)行預(yù)算控制，同時，可以生成各類財務(wù)管理報告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

今后，將進(jìn)一步完善網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，引入商旅平臺，開發(fā)手機APP，實現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)移動審批，進(jìn)一步提高報銷審批效率和優(yōu)化用戶使用界面。