■孟美任 彭希珺 華 寧 李春源

1)中國科學院文獻情報中心，北京市海淀區(qū)中關村北四環(huán)西路33號 1001902)中國科學院大學經濟與管理學院圖書情報與檔案管理系，北京市海淀區(qū)中關村北四環(huán)西路33號 100190

中國科學院“十三五”發(fā)展規(guī)劃綱要指出，為建設國際一流科研機構，應加強科學傳播，增強科普工作服務社會和促進“雙創(chuàng)能力”[1]。其中，實施科技期刊提升計劃是重要工作之一，旨在推動期刊體制機制改革，探索集約化和多模式集中辦刊，打造一批有國際影響力的科技期刊群，從而提升期刊支撐服務科技創(chuàng)新的能力。

在集約化和多模式集中辦刊的背景下，在整個出版環(huán)節(jié)中，由于受到編輯人員的學科差異的限制，編審工作無法得到有效的整合。而編務工作具有較弱的專業(yè)技術性，且刊物之間的差異性較小，因此編務工作是集約化辦刊工作中可能的首要切入點。整合編務工作不僅能夠提升整個出版工作的效率，標準化、集約化、科學化、合理化的編務工作亦是營造創(chuàng)新和諧的期刊出版生態(tài)系統的基礎環(huán)節(jié)。目前，該領域學者已經意識到應不斷嘗試將網絡技術、數字技術與現有的編務工作相結合[2-3]。李庚等[4]通過設計作者信息Word模板、建立QQ群匯總作者信息等方式提高編務效率；陳佳佳[5]針對編務工作業(yè)務量大、出錯率高的問題，基于B/S架構、SSH框架、J2EE平臺設計編務系統，提升編務工作效率。目前該問題的解決方式存在兩個極端的現象：一方面，為滿足后期編務的需求，僅借助電子郵箱、QQ、微信等終端與作者進行文件傳輸，成本雖低，但工作量大、出錯率高；另一方面，借助開發(fā)平臺的實現方式往往需要專業(yè)技術人員的協助，并且需要一定的經費?？梢?，目前尚未有一種折中的方式，使用輕量級模塊高效、準確地進行編務工作的整合。

鑒于此，本研究擬在編務工作需求分析的基礎上，設計可擴展的作者信息采集基礎模塊，基于該模塊，利用Visual Basic for Applications(VBA)編程，實現郵寄刊物、開具發(fā)票、發(fā)放稿費等需求的自動化信息抽取及整合。本研究成果能夠滿足各類刊物的基礎編務需求，亦具備可擴展性，可針對不同需求個性化定制，具有一定的應用價值，為推動期刊整合工作提供借鑒。

1 編務工作的界定

編務工作是科技期刊編輯部工作的重要組成部分，細致、高效、專業(yè)的編務能夠夯實編輯工作基礎[6]，編務人員的服務意識已成為衡量該編輯部工作質量的重要標尺之一[7]。對于編務工作的內容，學者們的界定不盡相同。林海妹等[7]認為編務工作包括稿件的收取、登記、查重，初審并送外審，審稿意見的整理，審稿費、作者稿酬的統計與發(fā)放，專家數據庫、作者數據庫的建立與管理，作者咨詢的響應，編輯部各方面工作的協調，為作者提供相關服務，等等。胡運梅[8]認為編務工作是以編輯業(yè)務為中心進行的綜合性管理工作，如安排發(fā)稿、存檔材料，登記稿件、核算稿酬，郵寄刊物、收集建議。本研究對編務工作的界定為除需要依托專業(yè)學術知識對稿件進行編審等工作以外的綜合性事務工作，包括登記稿件作者信息、稿酬發(fā)放、刊物郵寄、發(fā)票開具等。

2 編務工作需求分析

筆者從所在單位主辦的11種學術期刊的實際情況出發(fā)，對編務工作的需求進行分析。

2.1 編務工作中面臨的困難

目前，學術期刊逐漸建立線上采編平臺，通過網絡平臺完成投審稿處理。由于開發(fā)成本與編輯人員專業(yè)能力所限，線上采編平臺大多由第三方機構一次性開發(fā)，并通過收取服務費的方式進行平臺的后期維護以及功能模塊擴展。隨著國家政策、技術發(fā)展等因素的轉變，編務工作的需求也不斷發(fā)展變化，如開具發(fā)票時需要填寫納稅人識別號等。鑒于成本核算，在采編系統中隨時開發(fā)新的模塊或功能以適應新需求往往難度較大。因此，編輯部使用電子郵箱、QQ、微信等終端與作者進行文件傳輸來滿足后期編務的需求，這樣的方式往往存在諸多弊端，給編務工作帶來阻礙。

(1) 信息陳舊缺失。作者通常在投稿環(huán)節(jié)填寫相關信息，稿件的審理周期少則幾個月，多則半年甚至1年以上，當稿件被錄用后，往往無法從系統中抽取出滿足編務需求的準確信息項。

(2) 信息零散，收集整理難度較大。當信息缺失或錯誤時，編務可能通過多種方式向作者詢問信息，得到的反饋形式多樣，統計保存的工作量較大，效率低下。

(3) 手工粘貼信息項，出錯率高。編務一方面需要根據不同事務(發(fā)刊、開發(fā)票等)的需求創(chuàng)建不同表格，表格間信息項重復且各異；另一方面需要將多人信息整合到一張表格中。編務往往采用復制粘貼的方式，重復工作較多、工作量較大、出錯率較高。

2.2 需求分析

編務工作亟需一套自動化的信息采集整理工具，以協助編務人員科學、高效、準確地進行綜合性事務工作。本研究將編務整合工作的需求總結為以下3個方面。

(1) 需要在稿件錄用后，針對編務工作的實際需求，重新采集作者信息。在保證全面、準確采集信息的同時，盡可能簡化信息項，不能為了工作便利而給作者填寫信息造成負擔。

(2) 根據編務工作環(huán)節(jié)設計合理科學的事務表單。由于信息接收方(如單位財務、銀行、快遞公司等)的不同，表單的信息項不盡相同，需要在明確需求后設計表單，保證所設計的表單合理有效。

(3) 實現自動化的信息抽取、表單填寫、信息整合。避免手動復制粘貼造成的錯誤與低效問題，同時保證過程可查可檢。

3 編務工作整合實踐

根據第2節(jié)的需求分析結果，首先以稿件為中心，設計一套簡單、實用的作者信息采集模塊；其次，以滿足編務工作需求為目的，實現自動化信息抽取，生成多種表單；最后，使用VBA編程實現自動化表單批量整合。傳統的編務工作流程與本研究提出的編務整合流程對比如圖1所示。

3.1 作者信息采集模塊

為了獲取最新的作者及稿件信息，筆者以稿件為中心，以簡約為宗旨，設計作者信息采集模塊，一是保證信息的準確獲取，二是避免給作者造成填寫負擔。當文章被錄用后，編務人員通過采編系統，將作者信息表(圖2)、錄用通知書、版權協議等一同發(fā)送給作者。其中作者信息表為Excel文件，作者填寫完成后，連同版權協議上傳到系統。

作者信息表主要包括稿件信息、發(fā)票信息、稿酬信息、刊物快遞信息4個一級信息項，具體如表1所示。

表1 作者信息采集模塊信息項

圖1 編務流程對比。(a)傳統的編務工作流程；(b)本研究提出的編務整合流程

圖2 作者信息表單樣例

為便于作者填寫，須盡可能約簡表格信息。其中，“發(fā)票信息-發(fā)票接收郵箱(B5)”首先關聯為“稿件信息-電子郵箱(A4)”，若發(fā)票接收人非通信作者時可更改。同理，“稿酬信息-稿酬接收人(C1)”和“刊物快遞信息-收件人(D1)”關聯為“稿件信息-通信作者(A3)”；“稿酬信息-手機號(C3)”和“刊物快遞信息-手機號(D3)”關聯為“稿件信息-手機號(A5)”，若存在特殊情況，可更改。

3.2 信息自動抽取模塊

根據信息接受方(如單位財務、銀行、快遞公司等)設計不同的事務表單。表2～4分別為銀行需要的稿酬發(fā)放表、單位財務需要的發(fā)票信息表、快遞公司需要的刊物寄送表。

為了保證自動表單提取過程可查可檢，相關表格信息與作者信息表在同一文件下，以不同的表單方式存儲，使用加密方式保護工作表，防止作者誤刪誤改。為保密作者信息，采用個別信息遮擋方式，其中，信息項內容使用單元格自動抽取自表1的對應項內容。

表2 稿酬發(fā)放表單信息項

表3 發(fā)票信息表單信息項

表4 刊物寄送表單信息項

3.3 自動化批量整合

編務人員從系統中批量下載所有已上傳的作者信息表，在稿酬發(fā)放表、發(fā)票信息表、刊物寄送表中分別嵌入VBA程序。編務人員定期處理稿件時，只需要執(zhí)行相應表格程序，批量選擇需要處理的稿件作者信息表，即可實現自動化的表單整合，從而避免手動復制粘貼造成的錯誤，提高工作效率。以發(fā)票信息表為例，嵌入的代碼如下：

Sub CommandBotton1_Click()

Filename =Application.GetOpenFilename(FileFilter:="Excel ,*.xls*", Title:="Choose Files", MultiSelect:=True) '打開以.xls*為后綴的表格

If NotIsArray(Filename) Then Exit Sub

Application.ScreenUpdating = False

For i = 1 To UBound(Filename)

Set x1book =Workbooks.Open(Filename(i))

Cells(i + 1, "B") = x1book.Sheets("sheet2").[B2] 'A列為編號

Cells(i + 1, "C") = x1book.Sheets("sheet2").[C2]

Cells(i + 1, "D") = x1book.Sheets("sheet2").[D2]

Cells(i + 1, "E") = x1book.Sheets("sheet2").[E2]

Cells(i + 1, "F") = x1book.Sheets("sheet2").[F2]

Cells(i + 1, "G") = x1book.Sheets("sheet2").[G2]

Cells(i + 1, "H") = x1book.Sheets("sheet2").[H2]

Cells(i + 1, "I") = x1book.Sheets("sheet2").[I2]

x1book.Close

Next i '依次讀取帶有表頭的單元格值

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

信息整合效果如圖3所示。

3.4 編務整合工作效果

該系統自2018年4月23日在《數據分析與知識發(fā)現》編輯部投入使用，截至2018年11月13日共處理稿件246篇，出錯率為0。編務人員通過點擊按鈕能夠在秒級時間內對近期錄用的稿件進行批量處理，具體成效總結如下。

圖3 發(fā)票信息表單樣例

(1) 作者信息采集模塊。在稿件錄用后，全面、準確地采集作者信息，實現與后期編務工作的無縫銜接。

(2) 信息自動提取模塊。避免人工粘貼信息項所造成的人工成本和錯誤，自動批量生成對接銀行、單位財務、快遞公司的相應表單，提高編務效率。

(3) 系統實現對作者信息的高效組織，同時保證過程可查可檢，避免信息零散、缺失給編務工作帶來的困擾。

4 結論與探討

期刊整合工作是順應期刊改革發(fā)展形勢的必然之舉，期刊編輯部整合工作應按照“統一人力資源、統一業(yè)務管理、統一財務管理”的標準，結合辦刊實際分步實施，實現聯合編輯部對資源的統一管理和調配，最終形成可持續(xù)發(fā)展的期刊格局[9]。編務工作應統籌兼顧，以保證整體出版工作的順利開展。本研究所提方案具有開發(fā)成本低，并且可根據特殊需求進行個性化定制，操作簡單，一鍵實現信息的抽取與整合等特點。研究成果目前已在個別刊物投入使用，下一步將服務于多刊，以期最終實現編務工作的自動化整合。

目前，本研究只是圍繞作者進行編務工作的整合研究，參考匿名外審專家建議，即刊物的一部分作者也是刊物的審稿人，因而涉及到審稿費與稿費的合并發(fā)放問題；此外，同學科的多種刊物可能存在相同的審稿人，因而需要考慮審稿費合并計算問題，由于本單位的11種刊物屬于多種學科，較少存在審稿人交叉的問題，因而并沒有考慮上述問題，但對增強系統的普適性而言，這是非常重要的個性化設計內容。鑒于此，筆者團隊在未來工作中將繼續(xù)完善多模式集中辦刊、與采編系統結合等方式的編務工作整合新方法，并將系統推廣服務于多刊，以期全面實現編務工作的自動化整合。