劉春生

【摘要】隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們的各項(xiàng)工作的進(jìn)行都離不開(kāi)信息化與數(shù)字化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，為檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，不僅能提高工作效率和檔案的利用率，還能優(yōu)化工作流程，促使檔案管理工作更加完善。目前，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理還存在一些問(wèn)題，數(shù)字化和信息化還有待普及推廣。因此，本文先論述了事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義，然后分析了其現(xiàn)狀，最后給出了相關(guān)的優(yōu)化對(duì)策，希望能為事業(yè)單位完善提供些許幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位數(shù)字化檔案 檔案管理 優(yōu)化工作及其對(duì)策

一個(gè)組織或者一個(gè)單位的核心資料就是檔案，是不可缺少的。檔案上所含有的信息內(nèi)容是對(duì)組織或者單位的工作運(yùn)行及發(fā)展都有一定的促進(jìn)作用，為單位內(nèi)部提供有效的信息資源加以利用。但是傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展要求，不能滿足新時(shí)代的管理需求，所以事業(yè)單位的檔案管理必須不斷加強(qiáng)數(shù)字化程度。

一、數(shù)字化管理的現(xiàn)狀以及意義

（一）檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，檢索效率不高

現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理存在的最大的問(wèn)題，就是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化，這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在辦公的用具上，還是以前檔案管理的傳統(tǒng)工具，使用起來(lái)沒(méi)有現(xiàn)代化的工具方便快捷，所以會(huì)造成如今的檔案檢索速度無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)的需求。甚至還有個(gè)別事業(yè)單位在檔案室內(nèi)堆雜物，因陋就簡(jiǎn)，也沒(méi)有相應(yīng)的防潮、防火或防盜等措施。而對(duì)于檔案的調(diào)閱與查訪卻沒(méi)有更好地運(yùn)用現(xiàn)代化手段，影響了事業(yè)單位檔案的安全與完整。另外，事業(yè)單位沒(méi)能充分發(fā)揮檔案的作用，僅僅只限于檔案的管理層面，不注重信息資源的現(xiàn)代化開(kāi)放，從而忽視了對(duì)檔案資料的有效利用。如今計(jì)算機(jī)的普及，基本上人的工作、生活都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)高速度的工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方法和計(jì)算機(jī)比較的話，就會(huì)出現(xiàn)太多的弊端。如：查找速度緩慢、查找數(shù)據(jù)不精確、信息資源太多，無(wú)法容納等。再加上人力檢索信息的局限性，所以大大降低了事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

（二）數(shù)字化檔案管理的意義

事業(yè)單位各部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)工作都是為了完成一個(gè)目標(biāo)，完成一個(gè)工作，那么檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)的主要就是整個(gè)事業(yè)單位的核心資料，如果能夠?qū)n案管理進(jìn)行數(shù)字化的話，那么整個(gè)事業(yè)單位的工作效率都會(huì)上升。采用數(shù)字化檔案管理，檔案信息的整理和儲(chǔ)存都向電子化轉(zhuǎn)變，縮小了檔案的占地空間，整理歸納將會(huì)更有序合理，不僅能提高工作的效率和準(zhǔn)確度，減少人工工作的錯(cuò)誤和誤差，還能節(jié)約資源，使單位經(jīng)費(fèi)能傳統(tǒng)的人工管理檔案的工作模式，沒(méi)有數(shù)字化檔案管理模式般方便快捷，顯得整個(gè)工作過(guò)程當(dāng)中會(huì)有很多冗余的時(shí)間，而如果將這些時(shí)間投入到其他工作當(dāng)中去，那么工作效果肯定會(huì)事半功倍吧。由于檔案大多以紙質(zhì)形式保存，除了會(huì)占用更多的場(chǎng)地外，工作人員查詢檔案也會(huì)十分困難，有的檔案可能由于儲(chǔ)存不當(dāng)或其他不可抗因素而造成毀損、丟失，影響事業(yè)單位工作的正常進(jìn)行。而數(shù)字化的檔案管理依賴(lài)于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，集便捷性、高效性、環(huán)保性于一體，檔案的搜集整理都由專(zhuān)門(mén)的工作軟件完成，不僅效率高，且誤差小，避免了重復(fù)工作，大大提高了辦公效率。檔案的搜集需要耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，同時(shí)信息的準(zhǔn)確性也不高：檔案的整理和歸納則需要工作人員投入大量精力，倘若在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤，往往需要耗費(fèi)更多的時(shí)間來(lái)彌補(bǔ)，不僅工作效率低下，也容易影響工作人員的積極性，而消極的情緒被帶入到工作中來(lái)的時(shí)候，那么工作效率肯定是不高的。

（三）數(shù)字化檔案管理可以提高檔案信息的利用率

傳統(tǒng)模式的檔案管理，對(duì)于人們當(dāng)前工作的需要，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足了?，F(xiàn)在人們工作常常需要去不同的地方出差，如果是工作中需要一些重要的文件，還必須得自己走到哪帶到哪，很是不方便。這種操作不僅不利于簡(jiǎn)便出行，也不利于工作途中全身心地投入到工作中，在一定程度上限制了工作人員的工作發(fā)揮。而采用數(shù)字化的檔案管理的話，只需要一個(gè)軟件管理好自己所需的檔案，在需要的時(shí)候只需要登錄就可以獲取，比傳統(tǒng)上的檔案管理方便了很多。像如今越來(lái)越多的人喜歡用百度網(wǎng)盤(pán)、騰訊網(wǎng)盤(pán)等，這些都是在將數(shù)字化應(yīng)用到檔案管理的體現(xiàn)。

二、事業(yè)單位優(yōu)化數(shù)字化檔案管理決策

（一）打造完善的單位數(shù)字化檔案管理體系

數(shù)字化、信息化在如今社會(huì)中普及，已經(jīng)迫使各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的傳統(tǒng)模式正在淘汰，被新興起的數(shù)字化等快速發(fā)展化所代替。那么，從這個(gè)趨勢(shì)來(lái)看的話，檔案管理的數(shù)字化也是日后檔案管理發(fā)展的必然之勢(shì)。所以，一個(gè)事業(yè)單位如果想要一個(gè)有秩序的工環(huán)境和高效率的工作，在數(shù)字化檔案管理就必須有一個(gè)完善、功能俱全的管理體系，以有效地實(shí)現(xiàn)信息資源的共享、更好地將信息資源轉(zhuǎn)換到社會(huì)中去服務(wù)社會(huì)、服務(wù)社會(huì)。在這個(gè)制定統(tǒng)一的管理體系，需要做到的是，事業(yè)單位的一切決定都應(yīng)該全員達(dá)成一致以后才可以實(shí)施，同時(shí)，對(duì)于大量需要整理和儲(chǔ)存的資料，應(yīng)該采取雙服務(wù)器的備份方案。對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料，應(yīng)該設(shè)置不同的機(jī)密等級(jí)并做好相應(yīng)的保密工作。讓檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的性質(zhì)有一個(gè)很清晰的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)管理人員的工作態(tài)度，以此來(lái)保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。還應(yīng)該隨時(shí)保持預(yù)備狀態(tài)，防止生活中普通的意外發(fā)生，能夠讓管理工作平安順利的進(jìn)行。

（二）培養(yǎng)管理人員的工作素質(zhì)

事業(yè)單位所招聘的管理工作人員應(yīng)該具有全方面都良好的素質(zhì)，這樣才可以保證工作的質(zhì)量一直都不掉線。在招聘新員工的時(shí)候，最主要的考察工作人員對(duì)檔案管理有沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)素養(yǎng)，對(duì)待檔案管理工作的認(rèn)知度有多少;對(duì)于老員工的話，要建立一個(gè)嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，要進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，在學(xué)習(xí)的過(guò)程中，不斷地對(duì)工作人員進(jìn)行激勵(lì)、鼓勵(lì)，除了對(duì)工作專(zhuān)業(yè)方面的培養(yǎng)，還可以進(jìn)行一點(diǎn)服務(wù)行業(yè)的培養(yǎng)，以利于工作人員在進(jìn)行管理工作的時(shí)候還可以強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高管理人員的服務(wù)水平，促進(jìn)形成和諧融洽的工作環(huán)境。

（三）完善檔案管理的安全保密制度

可以讓人利用的信息資源肯定會(huì)存在一部分有著一定的保密要求，假設(shè)其中的信息泄露了以后很有可能會(huì)對(duì)信息的使用者造成經(jīng)濟(jì)或者人身上的安全隱患，所以，為了保障信息使用者能夠安全地使用，第一要要求工作人員對(duì)待工作的嚴(yán)謹(jǐn)性;第二要求檔案部門(mén)必須要擁有良好的保密機(jī)制，在平時(shí)對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)絲毫隱患要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)處理，對(duì)及其重要的信息資料進(jìn)行特殊的保護(hù)。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代信息化的普及，讓如今的人已經(jīng)滿足于快節(jié)奏的生活和工作方式，現(xiàn)代社會(huì)生活離不開(kāi)檔案，事業(yè)單位必須提高認(rèn)識(shí)，采取科學(xué)合理的檔案管理方式，提高檔案的利用率、保證檔案的安全性，才能使單位得到長(zhǎng)足發(fā)展，成為合格的服務(wù)型單位。