王媛 周璐

【摘要】高校二級部門檔案是高校檔案的重要來源和組成部分，很多高校都存在二級部門檔案制度不健全、管理不到位、歸檔不全面、歸檔質(zhì)量不達標甚至有安全隱患等問題。本文通過實踐歸納和經(jīng)驗總結(jié)法，提出通過加強宣傳、健全制度、分級管理、完善網(wǎng)絡(luò)、培訓學習、目標管理和增強利用成效等對策解決高校二級部門檔案管理問題，以更好地提升高校檔案管理工作水平。

【關(guān)鍵詞】高校;二級部門;檔案管理

一、高校二級部門及高校檔案的定義和內(nèi)容

高校的二級部門主要是指二級學院、管理或系級部門，是學校的基層單位和二級辦學實體，它們處在學校教學、科研、管理工作的最前沿，學校的各項工作都必須通過發(fā)揮二級部門的作用才能實現(xiàn)。高校二級部門檔案是高校檔案的重要來源和組成部分，高校檔案管理部門只有抓好二級部門檔案工作，才能全面做好學校檔案管理。

高校檔案是高等學校在教學、科研、社會服務(wù)、文化傳承和對外交流等過程中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的不同形式、載體的歷史記錄，是高等學校建設(shè)發(fā)展的記憶。根據(jù)中華人民共和國教育部、國家檔案局第 27 號令《高等學校檔案管理辦法》的解讀，高等院校的檔案主要包括：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基建類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、外事類、出版物類、財會類等大類，各高等院?？筛鶕?jù)學校實際情況確定歸檔范圍和類別。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶、實物等載體形式。

二、高校檔案的種類和來源

從載體形態(tài)上來說，筆者將高校檔案分為文書形態(tài)、數(shù)字形態(tài)、聲像形態(tài)和實物形態(tài)4種類型。文書形態(tài)，顧名思義，就是以紙質(zhì)文書、圖表、畫冊等為載體的檔案，也是傳統(tǒng)檔案的基本展現(xiàn)形式。數(shù)字檔案是以計算機數(shù)字形態(tài)呈現(xiàn)的以光盤、U盤、移動硬盤或服務(wù)器承載的檔案，一般與文書檔案配套歸檔。聲像檔案有兩種，一種是傳統(tǒng)的以膠片、沖洗好的紙質(zhì)圖片為載體的聲像檔案;一種是隨著科技進步產(chǎn)生的以數(shù)碼為載體，可進行網(wǎng)絡(luò)傳輸、歸檔的聲像檔案。實物檔案包括往來禮品、獎杯、獎狀、證書等以實體形式存在的檔案。

從實際工作來看，無論哪種形態(tài)的檔案對于高校檔案管理部門來說，除了個人捐贈以外，都一定產(chǎn)生并來源于高?；鶎佣壊块T、單位，是這些二級部門、單位在從事招生、教學、科研、管理等活動過程中直接形成的歷史記錄。

三、高校二級部門檔案管理的重要性

高校二級部門是學校各項工作開展落實的具體部門，一般分為黨群行政管理部門、教學部門（學院）和科研部門三大類，二級部門是學校檔案產(chǎn)生的源頭，是高校檔案的主要來源，抓好二級部門檔案管理工作，是做好高校檔案工作的根基。從檔案形成之初到基礎(chǔ)檔案的收集、整理、“預歸檔”、存放、利用和移交等各個環(huán)節(jié)的工作都非常重要，都直接影響著檔案的最終質(zhì)量和存在的意義。

四、高校二級部門檔案管理存在的問題

雖然高校二級部門檔案工作意義非凡、責任重大，但在實踐工作中，我們發(fā)現(xiàn)仍然存在以下許多問題：

（一）領(lǐng)導不重視，檔案缺意識。檔案工作對于人、財、物管理、教研教學、學生教育、科學研究等工作來說，在有些部門領(lǐng)導眼里實在太微不足道，以至于整個部門從上到下都不重視檔案工作，直到教學評估、重大慶典、編寫史冊、審計檢查或打官司等等有重大項目或事件發(fā)生時才想起檔案、才查閱利用檔案、才認識到檔案的重要性。殊不知，檔案就是靠平時一點一滴的積累才產(chǎn)生的，平時缺乏檔案意識，不僅是對本部門不負責任，更是對學校歷史不負責任。

（二）制度不完善，落實不到位。任何一項工作要做好都必須有規(guī)章制度作為執(zhí)行依據(jù)。很多高校二級管理部門因為不重視檔案工作，就沒有制定檔案管理制度，從人到物到檔案管理流程都沒有規(guī)范性制度約束，或有簡單的制度，但缺乏落實和監(jiān)管，形同虛設(shè)。

（三）體系不合理，業(yè)務(wù)不熟悉。很多高校二級部門下設(shè)許多分支機構(gòu)，如學院下設(shè)系部，系部又下設(shè)教研組等。而很多原始檔案就產(chǎn)生在最基層部門，比如一份在校學生試卷，就產(chǎn)生于基礎(chǔ)教研室，二級部門有那么多教研室，如果規(guī)范管理這份試卷呢？其實是需要二級部門層層設(shè)立兼職檔案員，進行分級管理。但大部分高校二級部門兼職檔案員就設(shè)立一名，或者根本就沒有兼職檔案員，就算有，還都基本不是檔案專業(yè)人員，業(yè)務(wù)不熟悉、責任不到位。

（四）歸檔不及時，質(zhì)量不保證。高校二級部門產(chǎn)生的檔案每年移交給學校檔案管理部門一般根據(jù)二級部門性質(zhì)和檔案內(nèi)容的不同有所區(qū)別。有的按學年度移交，有的按年度移交，有的不定時移交，比如科研檔案，要求在科研項目結(jié)題后兩個月內(nèi)移交……但無論二級部門何時向?qū)W校檔案管理部門移交檔案，都應(yīng)該提前做好部門原始檔案的“預歸檔”工作，就是按照檔案規(guī)范要求，保質(zhì)保量，及時地收集、整理、上架、保管利用好尚未移交的檔案。但很多高校二級部門根本無法按要求做到，常常是必須向?qū)W校檔案管理部門移交檔案時，才匆匆忙忙隨便收集一些資料應(yīng)付差事。

（五）硬件不達標，軟件不會用。根據(jù)實踐工作，高校二級部門原始檔案在形成后，一般會在二級部門留存一段時間，進行“預歸檔”后再移交到學校檔案管理部門，這就要求高校二級部門檔案管理硬件（比如檔案庫房、專用箱柜、計算機、檔案盒等）都要規(guī)范、適合;軟件方面也要配套使用學校檔案統(tǒng)一管理軟件。但很多高校二級部門因經(jīng)費等問題，不能保證檔案管理軟、硬件條件，不僅工作不規(guī)范，還存在極大的檔案安全隱患。

（六）利用不規(guī)范，成果不明顯。高校二級部門“預歸檔”的檔案在移交學校管理前，在查閱利用時，往往存在利用不登記、借出無手續(xù)、查閱無審核等不規(guī)范現(xiàn)象，不僅利用檔案編研成果不明顯，很難凸顯檔案的價值，還存在一定的損壞、遺失風險。

五、解決高校二級部門檔案管理問題的對策

高校二級部門檔案管理是高校檔案工作的重中之重，對于存在的問題應(yīng)采取積極應(yīng)對的態(tài)度，有耐心、有針對性地解決，筆者通過實踐經(jīng)驗和歸納總結(jié)，認為有以下幾個方面的對策：

（一）加強宣傳，增進溝通。高校檔案管理部門應(yīng)采取上門調(diào)研、檔案知識講授、宣傳畫冊發(fā)放、開設(shè)相關(guān)檔案專業(yè)選修課程、網(wǎng)站、微信公眾號文章編發(fā)等手段加強對學校二級部門檔案知識宣傳的力度，增進與學校二級部門領(lǐng)導和兼職檔案員的溝通、互動，及時了解他們的工作動態(tài)及工作中存在的疑慮，積極認真地為部門解決實際工作困難，增強溝通，提高二級部門領(lǐng)導及工作人員的檔案意識。

（二）因地制宜，健全制度。高校檔案部門應(yīng)根據(jù)學校二級部門具體業(yè)務(wù)情況，協(xié)助部門制定適合此部門的檔案管理規(guī)章制度和工作方法。比如檔案保管范圍的設(shè)定、保管期限的判定和歸檔流程的制定等，都應(yīng)根據(jù)此部門產(chǎn)生原始檔案的具體情況分門別類給予指導和建立相關(guān)制度并監(jiān)督落實。

（三）分級管理，落實責任。高校二級部門應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)和分工情況，對檔案進行分級管理，建立科學的檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)，可以設(shè)置多級多層次兼職檔案管理員，并制定和落實責任制，每級對上級負責，在檔案收集、管理、利用和移交過程中環(huán)環(huán)相扣、層層落實，確保檔案工作落在實處。

（四）結(jié)合實踐，加強培訓。創(chuàng)新的檔案管理隊伍，不但需要檔案管理人員做好基本工作，同時還需要全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。高校檔案管理部門要注重二級部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓，應(yīng)結(jié)合實際為他們開展包括講授、參觀、現(xiàn)場指導、交流互動等多形式的培訓教育活動，提高他們的檔案意識和實踐操作業(yè)務(wù)水平。二級部門則應(yīng)注重兼職檔案員的選拔和培養(yǎng)工作，要把那些政治素質(zhì)高、相對穩(wěn)定、踏實可靠認真的同志放到檔案管理工作崗位上，并給他們提供學習提高的機會和條件。

（五）目標管理，軟硬齊抓。高校檔案管理部門應(yīng)對二級部門檔案設(shè)立目標管理考核體系，從人員設(shè)立、制度規(guī)范、硬件設(shè)施、歸檔質(zhì)量、利用效果等各方面，從檔案收、管、用各環(huán)節(jié)全方位進行目標量化管理，并進行考核落實，做到有章可循、有據(jù)可依、有檔必歸、歸則保質(zhì)。

（六）注重利用，凸顯成效。高校檔案管理部門應(yīng)充分挖掘二級部門檔案信息，指導并鼓勵二級部門利用檔案資源在進行基礎(chǔ)查閱的同時，開展有特色的深層次開發(fā)，比如編寫每年度的大事記、編撰部門史料、人物志等有歷史價值和意義的匯編、材料等，充分展現(xiàn)檔案的價值和意義，從而提高高校二級部門檔案意識和對檔案工作的重視度，以更好更全面地配合學校檔案管理部門做好全校檔案工作。

高校檔案工作擔負著為國家積累重要史料，為學校教學、科研等各項工作服務(wù)的重任，它產(chǎn)生和形成于校內(nèi)各部門、單位及個人的社會實踐中。高校檔案就是學校的歷史和記憶，抓好高校檔案產(chǎn)生的源頭——二級部門的檔案管理工作，是做好高校檔案工作的最有力手段。

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