孫薇

【摘要】近年來，隨著我國高等教育的快速發(fā)展，高校各類重大活動(dòng)的數(shù)量和規(guī)模日益增加，其檔案的種類及存放載體也呈現(xiàn)出量多、類雜的趨勢，但高校對重大活動(dòng)檔案的收集工作認(rèn)識程度還不夠，在結(jié)合重大活動(dòng)特點(diǎn)整理檔案資料方面還存在著諸多不足。本文通過對高校重大活動(dòng)檔案的范圍、收集現(xiàn)狀等情況進(jìn)行分析，提出了相應(yīng)有效的收集措施。

【關(guān)鍵詞】高校;重大活動(dòng);檔案收集;管理

高校重大活動(dòng)檔案收集是高校檔案工作的重要組成部分之一。近年來，隨著我國高等教育改革的不斷深入，高校各類重大活動(dòng)形式多種多樣，檔案資料呈現(xiàn)出數(shù)量增多、存放載體多元化等特點(diǎn)，使高校重大活動(dòng)的檔案收集管理工作難度日益增大。為能夠有效發(fā)揮重大活動(dòng)檔案資料的歷史價(jià)值和推動(dòng)實(shí)際工作的現(xiàn)實(shí)作用，高校檔案工作人員應(yīng)充分結(jié)合重大活動(dòng)檔案資料的特點(diǎn)加強(qiáng)其收集管理，并確保工作的效率與質(zhì)量。

一、高校重大活動(dòng)檔案范圍

（一）重大活動(dòng)。當(dāng)前各高校重大活動(dòng)主要包括：1.黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在高校的視察、考察等活動(dòng)。2.中央和國務(wù)院各部委主要負(fù)責(zé)人，各省、直轄市、自治區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)人，省直及市級主要負(fù)責(zé)人在高校的視察、調(diào)研等活動(dòng)。3.外國元首、政府首腦等高級政界人士和境外各界知名人士、友好團(tuán)體在高校的考察、訪問等重要外事活動(dòng)。4.國內(nèi)知名專家學(xué)者在高校進(jìn)行的學(xué)術(shù)交流、考察、訪問等活動(dòng)。5.高校領(lǐng)導(dǎo)出席的重要公務(wù)活動(dòng)（包括外事出訪活動(dòng)）。6.高校黨代會、教代會、團(tuán)代會、學(xué)代會、高校及其學(xué)院等等舉辦的重大慶典和重要紀(jì)念活動(dòng)等。7.由高校承辦的國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)會議。8.高校參與的嚴(yán)重自然災(zāi)害和重大事故搶救處理活動(dòng)。9.高校內(nèi)其他具有重大影響或者較大規(guī)模的活動(dòng)。

（二）收集內(nèi)容。當(dāng)前各高校重大活動(dòng)檔案收集的內(nèi)容主要包括：重大活動(dòng)直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價(jià)值的文字（含合同、協(xié)議、題詞等）、照片、音視頻文件、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

二、高校重大活動(dòng)檔案收集現(xiàn)狀

（一）意識淡薄。目前，各高校針對人事、學(xué)籍、基建、財(cái)務(wù)等方面無論從檔案收集、整理、歸類還是開發(fā)利用等方面都已形成了完備的工作程序和相應(yīng)規(guī)章制度。但因高校在舉辦各類重大活動(dòng)時(shí)涉及多個(gè)職能部門或?qū)W院，且很多高校不重視重大活動(dòng)檔案資料的收集與管理，存在認(rèn)識不到位、管理意識薄弱等現(xiàn)象，導(dǎo)致高校重大活動(dòng)檔案因沒有及時(shí)收集或妥善保管而丟失。

（二）專職檔案管理人員介入不夠。各高校組織重大活動(dòng)時(shí)，往往只針對活動(dòng)的開展成立領(lǐng)導(dǎo)小組或工作組，明確相關(guān)單位工作職責(zé)，推進(jìn)活動(dòng)順利開展。但就活動(dòng)過程中的檔案資料收集常常只是口頭強(qiáng)調(diào)，而沒有具體的責(zé)任清單，更沒有針對舉辦重大活動(dòng)而專門建立檔案收集管理機(jī)構(gòu)，沒有專人負(fù)責(zé)對高校重大活動(dòng)檔案進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，最終導(dǎo)致檔案材料來源分散、質(zhì)量不高。

（三）檔案資料不規(guī)范。由于高校重大活動(dòng)檔案資料的記錄形式并沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，因而各高校重大活動(dòng)檔案的收集整理往往不規(guī)范，如有關(guān)活動(dòng)的文字材料記錄不全面、活動(dòng)影象資料清晰度不達(dá)標(biāo)、實(shí)物資料不齊全等等，這樣無疑給檔案資料的收集管理造成了困難。

三、高校重大活動(dòng)檔案收集的有效措施

（一）建章立制，規(guī)范重大活動(dòng)檔案收集工作。從當(dāng)前高校對重大活動(dòng)檔案的收集管理實(shí)際情況來看，許多高校對這項(xiàng)工作的重視程度仍然不夠，致使高校重大活動(dòng)檔案的收集管理工作無法有效開展，其中最主要的原因之一就是高校沒有建立起相應(yīng)的檔案收集管理的規(guī)章制度。因此，高校要提高重大活動(dòng)檔案收集管理的工作效率和工作水平，首要任務(wù)則是根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況建章立制，明確重大活動(dòng)檔案管理的工作范疇、工作流程、獎(jiǎng)懲措施以及工作人員的職責(zé)任務(wù)，使高校的檔案管理人員能夠在工作中有章可依、有章可循，真正實(shí)現(xiàn)檔案收集管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

（二）提前介入，專職檔案人員加強(qiáng)指導(dǎo)與監(jiān)督。高校組織策劃重大活動(dòng)時(shí)，應(yīng)將檔案收集工作列入組織方案，作為籌備工作任務(wù)的一部分。要在重大活動(dòng)的各組織環(huán)節(jié)指定具體的檔案收集工作人員，并由學(xué)校檔案部門專職檔案人員提前進(jìn)行培訓(xùn)，就活動(dòng)的主要形式和檔案的記錄形式進(jìn)行劃分及講解說明，使工作人員能夠站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，在重大活動(dòng)檔案形成的第一時(shí)間便對檔案材料進(jìn)行全面收集整理，確保高校重大活動(dòng)檔案資料收集管理工作的完整性與齊全性。在重大活動(dòng)結(jié)束后，學(xué)校檔案部門的專職檔案人員還應(yīng)第一時(shí)間通知重大活動(dòng)各組織環(huán)節(jié)中的檔案收集人員認(rèn)真做好檔案資料的移交、歸檔。

（三）利用信息化手段加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)。高校重大活動(dòng)檔案資料不僅包括組織方案、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、合同協(xié)議等文字資料，還包括錄音、視頻、照片等資料。檔案資料的載體不同，則占用空間、收集管理標(biāo)準(zhǔn)等各不相同，且鑒于日常工作中高校管理人員對重大活動(dòng)檔案資料的檢索、利用率高，因此在重大活動(dòng)檔案資料收集管理工作中應(yīng)充分利用信息化技術(shù)手段，加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)，有效發(fā)揮數(shù)字檔案信息的高可用性和高有效性特點(diǎn)。

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