陳麗嬪

【摘要】文檔管理對(duì)核電站的安全運(yùn)行有著至關(guān)重要的作用，而作為支撐文檔管理工作有效開(kāi)展的重要工具之文件管理系統(tǒng)應(yīng)如何建立才能滿(mǎn)足使用需求。文檔工作者從業(yè)務(wù)管理參與角度淺談臺(tái)山核電生產(chǎn)文件管理建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】核電項(xiàng)目;文件管理;系統(tǒng)建設(shè);經(jīng)驗(yàn)

核電站長(zhǎng)期、安全、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的三大支柱是優(yōu)質(zhì)的設(shè)備、有效的文檔管理、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，而作為支撐文檔管理工作有效開(kāi)展的重要工具之文件管理系統(tǒng)應(yīng)如何建立才能滿(mǎn)足使用需求。

在核電站中，一個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)歷方案匯報(bào)、項(xiàng)目預(yù)算、立項(xiàng)申請(qǐng)、需求管理、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、培訓(xùn)、試運(yùn)行、正式運(yùn)行等過(guò)程，系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)小組由項(xiàng)目協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)管理等角色人員組成，各司其職而又有效協(xié)助地完成系統(tǒng)建設(shè)中每一環(huán)節(jié)的工作。文檔工作者從業(yè)務(wù)管理參與角度淺談臺(tái)山核電生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。

一、業(yè)務(wù)需求梳理，奠定系統(tǒng)建設(shè)的基石

業(yè)務(wù)需求梳理包括需求的收集、整理、分析和澄清，是系統(tǒng)建設(shè)成功的關(guān)鍵，在需求梳理方面需要做足功課，可從以下幾方面展開(kāi)。

（一）全面分析業(yè)務(wù)發(fā)展的背景。臺(tái)山公司目前還處在工程建設(shè)、移交接產(chǎn)階段，生產(chǎn)文件管理業(yè)務(wù)并沒(méi)有大面積成體系鋪開(kāi)，而作為一個(gè)定位于服務(wù)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的文件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)既要滿(mǎn)足目前生產(chǎn)文件管理的使用需求，又要和未來(lái)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化和業(yè)務(wù)體系化兼容，并具有靈活的擴(kuò)展性。

（二）深入了解業(yè)務(wù)部門(mén)的需求。為了更好地把握和滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)未來(lái)文件管理的需求，在編寫(xiě)需求之初，項(xiàng)目組和生產(chǎn)線業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行訪談、調(diào)研，聽(tīng)取他們對(duì)生產(chǎn)文件管理的期望和建議。

（三）不懈開(kāi)展需求討論和澄清。將國(guó)內(nèi)外典型核電項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研比較及綜合分析，同時(shí)結(jié)合生產(chǎn)線對(duì)文件管理的使用需求后，最終完成需求說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)，后續(xù)項(xiàng)目組組織了20余次和業(yè)務(wù)代表、項(xiàng)目組內(nèi)部的需求討論和澄清。

二、關(guān)鍵用戶(hù)群成立，指引系統(tǒng)建設(shè)的方向

任何一個(gè)成功的系統(tǒng)均需以用戶(hù)需求為導(dǎo)向，系統(tǒng)的使用面雖然覆蓋廣泛，系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中逐一聽(tīng)取用戶(hù)的意見(jiàn)是不現(xiàn)實(shí)的，而用戶(hù)建議沒(méi)有采納到位也不利于系統(tǒng)后續(xù)的推廣和認(rèn)可，成立關(guān)鍵用戶(hù)群則是一種很好的方式。

（一）關(guān)鍵用戶(hù)群的范圍。關(guān)鍵用戶(hù)群需要根據(jù)系統(tǒng)所管理文件的范圍和所覆蓋使用的部門(mén)選取出合適的業(yè)務(wù)代表組成。如臺(tái)山公司生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶(hù)群邀請(qǐng)了生產(chǎn)線各部的技術(shù)程序協(xié)調(diào)員和各衛(wèi)星文件庫(kù)負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)工程部的相關(guān)同事組成，幾十人和項(xiàng)目組成了跨部門(mén)協(xié)同團(tuán)隊(duì)，為系統(tǒng)建設(shè)保駕護(hù)航。

（二）關(guān)鍵用戶(hù)群的作用。關(guān)鍵用戶(hù)群成為項(xiàng)目組與一線部門(mén)溝通的橋梁，從需求收集、討論、澄清到系統(tǒng)頁(yè)面原型設(shè)計(jì)討論、系統(tǒng)測(cè)試、培訓(xùn)階段，項(xiàng)目組組織了多次專(zhuān)題討論會(huì)，關(guān)鍵用戶(hù)熱心的支持響應(yīng)，廣泛而深入的參與度，為今后生產(chǎn)文件系統(tǒng)的可用性、易用性奠定基礎(chǔ)，也為系統(tǒng)推廣吸引了一批擁護(hù)者。

三、踏實(shí)做好測(cè)試，保障系統(tǒng)建設(shè)的成功

系統(tǒng)測(cè)試是離完成系統(tǒng)建設(shè)最近的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好測(cè)試同樣是取得系統(tǒng)成功建設(shè)的關(guān)鍵。

（一）成立測(cè)試小組。成立測(cè)試小組系統(tǒng)性、全面性、規(guī)范性地對(duì)系統(tǒng)展開(kāi)測(cè)試，提前準(zhǔn)備測(cè)試計(jì)劃，包括測(cè)試人員、角色、流程清單、功能清單等，以集中測(cè)試為主，全部測(cè)試人員同一時(shí)間、集中同一地點(diǎn)辦公按計(jì)劃測(cè)試，測(cè)試收集到的各類(lèi)包括功能完善、功能需求、系統(tǒng)BUG等問(wèn)題全部記錄下來(lái)進(jìn)行跟蹤改進(jìn)。

（二）按照流程測(cè)試。業(yè)務(wù)流程是系統(tǒng)的骨架，流程通暢則系統(tǒng)的建設(shè)就成功了一大半，流程中往往涉及到各種角色，如臺(tái)山公司生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)的文件產(chǎn)生流轉(zhuǎn)模塊，文件處理有導(dǎo)入、著錄（著錄文件的基本信息，滿(mǎn)足分發(fā)的效率）、復(fù)核、分發(fā)環(huán)節(jié)，文件入庫(kù)后有簽收、著錄（著錄文件的詳細(xì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，滿(mǎn)足查詢(xún)的效率）、復(fù)核環(huán)節(jié)。需按角色逐一測(cè)試。

（三）按照功能測(cè)試。功能是系統(tǒng)的血肉，功能完備則系統(tǒng)的可用性和易用性就大大提升，系統(tǒng)的建設(shè)就接近成功了，測(cè)試時(shí)應(yīng)區(qū)分是單一功能點(diǎn)還是依附流程的聯(lián)動(dòng)功能點(diǎn)，如生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)中的文件取消替代流程，若是一份文件取消了，會(huì)有以下連鎖反應(yīng)：1.取消文件的封面上會(huì)出現(xiàn)CANCELLED標(biāo)識(shí)。2.取消文件還能在易搜平臺(tái)中被搜索到，搜到文件后條目右邊顯示“已取消”標(biāo)識(shí)。3.取消文件在文件瀏覽頁(yè)面中，還能被搜索到，但顯示黑色條目。4.取消文件在文件屬性中“是否取消”顯示為“是”，“取消原因”顯示為取消申請(qǐng)單上的說(shuō)明。5.取消文件的文件屬性中會(huì)自動(dòng)取消文件存放號(hào)，如“CANC-P-000010”。6.取消文件的文件信息中“文件取消單”可看到文件取消申請(qǐng)單。7.取消文件若有替代文件，則在關(guān)聯(lián)信息中可以看到替代文件的編碼。8.取消文件之前分發(fā)到的單位，在取消操作之后，文件取消單會(huì)分發(fā)到相應(yīng)單位。這一系列的功能需逐一測(cè)試到位。

四、全面培訓(xùn)宣傳，推廣系統(tǒng)建設(shè)的成果

系統(tǒng)經(jīng)過(guò)一系列穩(wěn)扎穩(wěn)打的建設(shè)過(guò)程后終成型，雖然擁有了一批熟悉和支持系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶(hù)群，還需全范圍進(jìn)行系統(tǒng)流程、功能、使用方面的培訓(xùn)，制定培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象，針對(duì)不用部門(mén)、不同層級(jí)的用戶(hù)還需準(zhǔn)備不同的培訓(xùn)材料，通過(guò)培訓(xùn)建立了系統(tǒng)與直接用戶(hù)的溝通渠道，便于后續(xù)建議反饋收集。生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)目前是生產(chǎn)文件流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)中心，已成為現(xiàn)場(chǎng)一線業(yè)務(wù)開(kāi)展有效的支撐工具。

五、結(jié)語(yǔ)

一個(gè)文件系統(tǒng)從無(wú)到有的過(guò)程很復(fù)雜，思路決定方向，細(xì)節(jié)決定成敗，一個(gè)系統(tǒng)能否取得成功也涉及到每一環(huán)節(jié)工作的有效執(zhí)行、無(wú)縫銜接，涉及到各類(lèi)角色人員的分工明確、通力合作，涉及到方方面面，本文提及的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)供讀者參考借鑒。