魏海如

摘 要：本文主要研究檔案信息化建設(shè)實施的相關(guān)問題，首先探討檔案信息化建設(shè)的特點，技術(shù)革新的速度非?？?，收集信息的時效性也明顯提高。接著討論檔案管理在社會經(jīng)濟建設(shè)中的重要作用，能夠?qū)崿F(xiàn)對各項自然資源的合理使用，然后討論檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代信息化的必要性，最后提出三個檔案信息化建設(shè)的有效措施，要提高硬件建設(shè)的水平；加強對電子檔案資料的管理；實現(xiàn)管理全方位現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；硬件設(shè)施

現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)要順應(yīng)現(xiàn)代管理理念，不難發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理方式難以解決文本資料復(fù)雜的問題。檔案文本資料在環(huán)境和時間問題的影響下，容易丟失，容易遭到損壞，如此一來資料檔案的良好運用就會受到嚴(yán)重的影響。而建設(shè)檔案管理信息化體系，會明顯提高信息資料歸檔收納的時效性，而且分類查找也會更加便捷。

1 檔案信息化建設(shè)特征

1.1 技術(shù)革新性

傳統(tǒng)的辦公室檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，這是比較落后的。在此條件下管理工作模式不夠先進，效率也比較低下，容易出現(xiàn)各種失誤。這些失誤包括遺漏檔案，或者是檔案丟失、損毀。而實施新型的信息化檔案管理手段就會在很大程度上避免出現(xiàn)這種問題。從根本上改變這種落后的檔案管理模式。管理的方法會更加簡便，有效彌補傳統(tǒng)管理方式的不足。運用完善的管理思維，實現(xiàn)管理效率的提高。技術(shù)革新是信息化檔案管理的重要特點，改變了以往的管理模式，收集信息的效率也明顯提高。運用信息技術(shù)減少檔案管理工作的失誤率，有效避免不必要的麻煩。信息化檔案管理模式實現(xiàn)信息自動處理，自動分辨檔案中的虛假信息。不僅如此還能自動分類資料的類型，自動分類信息的收集方式。這樣信息內(nèi)容的可靠性就會明顯提高[1]。

1.2 信息收集時效性

辦公室檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，是一項綜合性比較強的管理項目。不僅檔案管理信息內(nèi)容比較復(fù)雜，而且對信息收集的時效性也有很高的要求。要求收集的內(nèi)容隨著時間的推移不斷發(fā)生變化，因此檔案管理工作人員就需要實時做出改變。傳統(tǒng)的檔案管理工作要想實現(xiàn)檔案信息收集的實時性有很大困難，要有大量的工作人員，也需要花費大量的時間，但是取得的效果卻往往不盡如人意。而新形勢下，信息化檔案管理模式能夠明顯優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息優(yōu)化的時效性。深入的細(xì)化、分化、消化檔案的內(nèi)容，信息化建設(shè)的時效性不僅要實現(xiàn)及時更新和收集檔案信息，更要有效掌控檔案收集的時間觀念。

2 檔案管理在社會經(jīng)濟建設(shè)中的重要作用

檔案管理在社會經(jīng)濟建設(shè)中有著十分重要的作用，以水文檔案為例，就能為防汛抗旱工作提供關(guān)鍵的科學(xué)分析依據(jù)。在具體防汛抗旱工作中，各地要建設(shè)水情測報站、水文巡測站、雨量站。不僅如此還要收集相關(guān)的水文數(shù)據(jù)資料，在管理水文觀測站時，要保證觀測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和密集性。進而確保國家的抗汛減災(zāi)措施能夠有效開展，使得國家社會的經(jīng)濟活動能夠有效運轉(zhuǎn)，也讓人民群眾的生命財產(chǎn)獲得保障。水文檔案詳實的資料能夠為污水排放量的規(guī)劃提供有價值的參考，此外對于地區(qū)用水量的控制也能提供有價值的參考。水文檔案的重要內(nèi)容就是全年地下水監(jiān)測數(shù)據(jù)、水資源分布信息，這些是水文監(jiān)測工作的常態(tài)化內(nèi)容。參照這部分信息，實現(xiàn)城市水資源的合理利用，實現(xiàn)對城市水資源使用的間斷性控制。

3 檔案信息化管理實現(xiàn)的必要性

信息時代的發(fā)展促進各大高校實現(xiàn)檔案信息化管理，在此條件下，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能滿足如今的發(fā)展需要。檔案信息化管理能夠明顯提高檔案管理工作的效率。對于各大高校的檔案管理工作來說，信息化管理模式能夠顯著提高檔案信息的服務(wù)水平[2]。如今社會已經(jīng)全面進入大數(shù)據(jù)時代，此時高校的教育教學(xué)部門、行政管理部門都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。高校檔案管理也應(yīng)該緊跟時代步伐，轉(zhuǎn)變管理思想，完善管理方法。在目前的發(fā)展階段中，各大高校的招生規(guī)模已經(jīng)發(fā)展到一定程度，教育教學(xué)的手段也更加先進，檔案資料的內(nèi)容更加復(fù)雜，這些變化意味著高校檔案管理的難度越來越大。檔案信息化管理能夠有效解決這些困難。優(yōu)化管理方式，改良信息傳播的載體，真正實現(xiàn)信息共享，讓檔案信息能夠發(fā)揮最大的使用價值。

4 檔案信息化管理建設(shè)實施面臨的問題

4.1 對檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和建設(shè)有所忽略

檔案信息管理沒有得到應(yīng)有的重視，以水文檔案管理為例，目前監(jiān)測管理部門重視的問題是處理水情、建設(shè)防洪水利工程、管理城市的水資源。水文檔案管理信息化建設(shè)屬于服務(wù)于全局的綜合性工程，但是管理部門對此卻不夠重視。推進建設(shè)的力度仍然不夠，給予的資金支持也十分有限。這在很大程度上制約了水文檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。當(dāng)前現(xiàn)代化信息技術(shù)進步的形勢日新月異，但是很多的檔案管理從業(yè)人員對現(xiàn)代化管理技術(shù)關(guān)注度不夠[3]。沒有及時更新自身的知識儲備，因此檔案管理工作人員對檔案電子系統(tǒng)的研究和開發(fā)不足。檔案數(shù)字化建設(shè)還有待加強，檔案信息資料資源共享不夠方便，網(wǎng)絡(luò)的咨詢和服務(wù)水平不夠高。檔案管理的工作人員不能熟練操作檔案信息系統(tǒng)，也不能實現(xiàn)科學(xué)的管理，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)無法實現(xiàn)進一步的發(fā)展。

4.2 電子文件的安全性能存在隱患

當(dāng)前檔案信息管理工作已經(jīng)初步實現(xiàn)對信息資源的應(yīng)用，但是其中存在的一項重要問題是缺乏長久的規(guī)劃，運用的技術(shù)手段只是實現(xiàn)了初級的成效。在應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的過程中，要不斷實現(xiàn)資源整合，積極創(chuàng)新科學(xué)有效的管理方法，除此之外，檔案信息化建設(shè)還應(yīng)該深入生活實際，切實解決生活實際中出現(xiàn)的問題，將數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有效結(jié)合起來，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的綜合運用。如今的檔案信息化管理需要花費大量的時間和精力，但是保存電子文件仍然有很大的安全隱患，出現(xiàn)這一問題又增加了工作量的消耗。存在部分的電子郵件容易丟失，容易發(fā)生改變，數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用有效代替?zhèn)鹘y(tǒng)的儲存載體。在未來，技術(shù)開發(fā)人員應(yīng)該重視電子文件的安全性能，讓電子文件儲存檔案信息的安全性能有所保障。

5 檔案信息化建設(shè)實施的有效手段

5.1 加強網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)

檔案信息化建設(shè)實施的過程中，網(wǎng)絡(luò)硬件的建設(shè)與軟件建設(shè)有著同樣的重要意義。在具體的實施工作中，應(yīng)該加強對檔案管理工作實際需要的考慮。在各個地區(qū)建設(shè)不同層次的數(shù)字信息檔案室，而且要配備先進的技術(shù)設(shè)備，建設(shè)完善的硬件設(shè)施。妥善存放保管已有的檔案信息，應(yīng)用有效的技術(shù)手段處理當(dāng)前的檔案信息。嚴(yán)格按照國家統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)信息瀏覽系統(tǒng)，開發(fā)質(zhì)量水平高的服務(wù)軟件。除此之外，還要建立信息管理制度，運用規(guī)范的制度，有效管理并維護信息技術(shù)系統(tǒng)。在目前的發(fā)展階段中，檔案管理信息化系統(tǒng)已經(jīng)得到了廣泛的推廣和使用，這意味著在未來信息系統(tǒng)的普及和應(yīng)用有了良好的基礎(chǔ)，而且檔案管理部門自上而下各個階層也已經(jīng)開始統(tǒng)一思想認(rèn)識。無紙自動化辦公是檔案管理工作的前提條件，能保證科學(xué)優(yōu)化整合信息檔案，確保檔案資料準(zhǔn)確歸檔。這樣檔案資料才會得到有效的應(yīng)用，進而在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)資源共享。

5.2 提高電子檔案資料的管理水平

有效整理基礎(chǔ)的文本資料，認(rèn)識到電子文件管理的重要性。發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，電子化管理檔案文件。儲存文件運用電子化的形式，分類整理各項資料。方便檔案集中管理，集中應(yīng)用。要創(chuàng)建專門的服務(wù)管理部門，有針對性地開展檔案信息化建設(shè)工作，技術(shù)資源配置應(yīng)該有所優(yōu)化，有效處理電子文件，統(tǒng)一電子檔案的保存形式，統(tǒng)一電子檔案的接收方式。在保存檔案的工作中要考慮到資料的重要程度，并以此為依據(jù)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，制定保存周期。比如某些資料需要長期保存，對于這些資料要建立備份，這樣能夠有效應(yīng)對資料丟失或者是損壞的狀況。建立檔案網(wǎng)站是加強網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)的有效手段，網(wǎng)站平臺具備一定優(yōu)勢。內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該具備較高的水平，與此同時還要建立良好的公眾服務(wù)平臺。檔案管理人員應(yīng)該加強對網(wǎng)站后臺的建設(shè)，也應(yīng)該加強對網(wǎng)站后臺的管理，切實保證檔案信息化網(wǎng)站良好運轉(zhuǎn)[4]。此外要堅持關(guān)注新設(shè)備的面世，并及時更新硬件設(shè)施配置，及時升級維護軟件系統(tǒng)。

5.3 實現(xiàn)檔案管理工作的全方位現(xiàn)代化

我們知道如今辦公室檔案管理工作效率低的關(guān)鍵原因是檔案管理信息化程度低。分析總結(jié)當(dāng)前科技技術(shù)發(fā)展的最新形勢，可以發(fā)現(xiàn)提高辦公室檔案管理現(xiàn)代化程度是提高工作效率的有效手段。實施現(xiàn)代化手段改造檔案管理工作，積極使用現(xiàn)代化的管理理念和方法，促進辦公室檔案管理與現(xiàn)代化社會的接軌。促使檔案管理人員摒棄傳統(tǒng)而且落后的管理思維，從根本上提高工作的效率。實現(xiàn)檔案管理工作的全方位現(xiàn)代化，積極引進細(xì)微技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)、音響技術(shù)以及計算機技術(shù)。加強對工作人員思想的引導(dǎo)，作為從事檔案管理的員工，應(yīng)該學(xué)習(xí)先進的管理理念，樹立先進的管理思維，做好資料保存工作，積極提高自身檔案管理工作的效率。比如某企業(yè)建立了一套完整的檔案管理工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，切實轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的管理理念，定期舉辦檔案管理培訓(xùn)工作，讓企業(yè)內(nèi)所有與檔案相關(guān)的工作人員都能認(rèn)識到檔案管理的重要性。正是因為如此，該單位的辦公室檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。此外還要積極引入人工智能設(shè)備，強化檔案管理的效果，切實提高信息錄入的準(zhǔn)確性。

6 總結(jié)

綜上所述，檔案管理涉及到大量的數(shù)據(jù)、資料，這些記錄的信息對于日后的管理工作有著重要的參考價值。因此加強對檔案資料的管理有著重要的意義，能夠正確指導(dǎo)人們的生產(chǎn)和生活方式。加強信息自動化建設(shè)會清晰檢測各項生產(chǎn)活動和管理工作，促使單位內(nèi)的管理人員在調(diào)配各項資源時更加合理，使得各項資源得到有效利用，實現(xiàn)管理水平的提高。

參考文獻

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