田曉葦

摘 要：企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有著重要的意義，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，就需要企業(yè)正視其檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施來(lái)加強(qiáng)檔案管理，這也是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展必須要重視和研究的重點(diǎn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；規(guī)范化；問(wèn)題；解決思路

1 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的必要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的印記以及發(fā)展歷程，其不僅是企業(yè)的發(fā)展歷史記載，同時(shí)也是企業(yè)解決問(wèn)題的重要參考依據(jù)，對(duì)其企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及決策的制定具有著重要的作用。對(duì)于企業(yè)的管理水平來(lái)說(shuō)，企業(yè)的檔案管理工作是評(píng)判其現(xiàn)代化管理水平的依據(jù)，企業(yè)的檔案管理內(nèi)容，需要企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)以及后勤等資料信息進(jìn)行全面的記錄，主要包括對(duì)企業(yè)財(cái)政的收入支出財(cái)務(wù)檔案、工作人員的基本信息、人員的流動(dòng)清單以及相關(guān)產(chǎn)品的研究資料研發(fā)檔案等內(nèi)容，其每一部分的檔案內(nèi)容雖然都有所不同，針對(duì)的管理對(duì)象也不同，但是它們都和企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，因此，企業(yè)就需要高度重視檔案管理工作，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化的管理，從而來(lái)提高檔案的管理水平。

2 企業(yè)檔案管理工作中面臨的問(wèn)題

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)未給予足夠重視，工作人員消極怠工

由于國(guó)家的相關(guān)政策不夠全面，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人沒(méi)有對(duì)企業(yè)的檔案管理給予很大的關(guān)注度，沒(méi)有充分了解到企業(yè)檔案管理的重要作用；在聘請(qǐng)檔案管理人員時(shí)，僅僅關(guān)注于其綜合能力的水平，而不是專注于相關(guān)被聘人員的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)；沒(méi)將檔案管理的科學(xué)化貫徹實(shí)施，上行下效導(dǎo)致員工的工作積極性不高，檔案管理的科學(xué)化水平不足，沒(méi)有起到促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的應(yīng)有作用。

2.2 相關(guān)檔案管理人員專業(yè)水平不足

作為一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作需要相關(guān)工作人員在個(gè)人業(yè)務(wù)素養(yǎng)方面過(guò)硬。但是，因?yàn)槲覈?guó)企業(yè)檔案管理人員近年來(lái)流動(dòng)性相對(duì)較大，很多檔案管理人員在崗位調(diào)整和職務(wù)升遷過(guò)程中被不斷更新，導(dǎo)致了檔案管理工作人員隊(duì)伍“常換常新”，練手的新人多、干活的熟人少這一局面極為普遍，這就導(dǎo)致檔案管理工作多是流于形式。遇到繁重的任務(wù)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)突擊應(yīng)付等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化水平提高。

2.3 信息化水平建設(shè)程度不高

雖然我國(guó)很多地區(qū)檔案管理模式應(yīng)用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但大都是根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)和歷史沿襲開(kāi)發(fā)軟件，統(tǒng)一性不強(qiáng)，標(biāo)準(zhǔn)不一，并且管理人員的創(chuàng)新能力不足、信息化應(yīng)用不徹底，導(dǎo)致即使建立好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息檔案，也不會(huì)使其處于主流位置，并不能發(fā)揮全部作用，也會(huì)造成全球網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)安全、信息遺漏等問(wèn)題。

3 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑

3.1 健全檔案歸檔制度規(guī)范

企業(yè)檔案的規(guī)范化管理需要得到企業(yè)重視，想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化，就需要健全檔案歸檔制度規(guī)范，在進(jìn)行檔案管理制度制定的過(guò)程中，需要對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行充分的了解，進(jìn)而根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求進(jìn)行分析和制定，并對(duì)企業(yè)各部門和各受眾利益進(jìn)行保障。比如，對(duì)于檔案歸檔制度的制定，需要對(duì)企業(yè)檔案管理中每一個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行明確分工和指引，制定相應(yīng)的具體工作細(xì)則、詳細(xì)管理內(nèi)容規(guī)定、有效的獎(jiǎng)懲措施以及應(yīng)急預(yù)案，另外，在企業(yè)歸檔管理中還需要對(duì)其檔案復(fù)印以及備份等內(nèi)容做好嚴(yán)格的保密措施，從而盡可能地避免其管理失誤以及風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

企業(yè)檔案管理人員是進(jìn)行檔案管理的主要參與者和執(zhí)行者，他們綜合素質(zhì)的水平直接就影響到了檔案管理相關(guān)工作的有效性，因此，想要促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，就需要提高相關(guān)檔案管理人員的管理水平。對(duì)于提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)人才定期培訓(xùn)的方式，來(lái)將一些先進(jìn)的管理知識(shí)以及管理技巧進(jìn)行收集和傳授；還可以將其外派到相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行在職學(xué)習(xí)和對(duì)外交流，從而來(lái)提高他們的知識(shí)水平和技能水平。在培訓(xùn)的過(guò)程中，其不僅要涉及到檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)內(nèi)容，同時(shí)還要對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掌握，來(lái)豐富其檔案管理人員的知識(shí)面以及技術(shù)水平。另外，企業(yè)還可以從企業(yè)外部引進(jìn)一些專業(yè)檔案管理人才加入到企業(yè)中，從而加強(qiáng)其人才隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)，使企業(yè)檔案管理人才結(jié)構(gòu)更加合理。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化

對(duì)于企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要采取相應(yīng)的措施來(lái)加強(qiáng)管理的力度。比如，企業(yè)可以加強(qiáng)其檔案移交和審批工作的流程化管理和制度化管理，對(duì)其審批的權(quán)限和移交的明細(xì)進(jìn)行確定，從而保證所有的檔案文件都可以能及時(shí)有效的可查找，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)化管理；另外，在檔案資料發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的修正，并要求檔案管理人員定期的對(duì)其檔案信息的資料進(jìn)行檢查，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案管理的考核工作，對(duì)其管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行有效的糾正，從而保證檔案管理工程的規(guī)范化。

3.4 提高企業(yè)檔案管理的信息化程度

在新時(shí)期環(huán)境下，信息科技技術(shù)發(fā)展十分迅速，這也為企業(yè)檔案管理工作提供了良好的條件。因此，企業(yè)可以從提高檔案管理的信息化程度，來(lái)加強(qiáng)其檔案管理硬件以及軟件的建設(shè)，可以建立相應(yīng)的電子閱覽室以及檔案網(wǎng)站的信息共享平臺(tái)軟件系統(tǒng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的實(shí)時(shí)管理，同時(shí)也方便企業(yè)用戶對(duì)檔案信息檢索和查找，利用這種資源共享平臺(tái)，就可以有效地提高企業(yè)檔案的利用率，同時(shí)也能不斷的完善其電子檔案的內(nèi)容，并采用相應(yīng)的現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理方法，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

由于企業(yè)發(fā)展中涉及到的內(nèi)容十分復(fù)雜，這也導(dǎo)致了其檔案管理工作存在一定的難度，為了實(shí)現(xiàn)良好的檔案管理，就需要管理人員正視其工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而進(jìn)行管理工作規(guī)范化的探索和研究。

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