屈 榮

（陜西省水務集團有限公司，陜西 西安 710000）

在當下檔案管理過程中，大數(shù)據(jù)時代所賦予的背景促使其信息化建設水平成重要標志，所以，要充分重視檔案信息化建設。而檔案信息化在當今的背景之下，已經實現(xiàn)從紙質向數(shù)字化轉變，借助計算機技術，檔案管理人員將各類檔案錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)將會實現(xiàn)自動分類，節(jié)省了大量的時間、人力。但應當看到檔案信息管理在技術、管理、人員等各方面尚存在不足，所以，筆者將就這些方面來進行分析，進而有效推進大數(shù)據(jù)時代檔案管理建設的步伐。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理的重要意義

所謂信息化的檔案管理，就是指應用先進的電子信息技術，以更高的效率完成檔案信息的采集、整理和歸納。具體而言，在管理過程中，利用現(xiàn)代化技術可提升檔案管理的工作效率，同時，削減了復雜的工作步驟，讓檔案管理趨向簡明化、高效化；借助信息技術進行高效管理，還可實現(xiàn)檔案信息資源的高度資源共享，在當下時代，信息資源始終占據(jù)重要的地位，所以，在網(wǎng)絡如此發(fā)達的條件下檔案管理工作也充分借助信息化為其服務，為各部門的工作提供便利的條件。因此，從這層意義上來看，檔案信息化建設在整個管理工作中占據(jù)著重要的意義。

二、檔案管理工作在時代背景下的發(fā)展機會

（一）實現(xiàn)檔案管理的中心思想

在過去的很長時間里，國人對檔案管理工作并沒有充分理解和重視。直到電子信息技術的發(fā)展帶著我們進入大數(shù)據(jù)的時代，檔案管理工作的重要程度才重新被注意到，為檔案管理部門的發(fā)展注入新的活力。隨著國家信息化程度的推進，需要收集整理的檔案信息越來越多，海量的信息數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。面對這樣的情況，陳舊的檔案管理體系無法滿足實際的工作需求。這樣一來，負責檔案管理工作的單位就要充分地研究時代發(fā)展趨勢，以及在這一時代背景下人們的信息需求方面，通過科學的管理手法實現(xiàn)在海量信息資源中提煉滿足人們需求的重要信息。這不僅僅是檔案管理工作的中心思想，同時也是大數(shù)據(jù)時代帶給這一工作的發(fā)展機會。

（二）建立完善管理機制

在當今時代背景下，電子信息技術的普及和應用，使得原本難以處理的電子郵件能夠更有效地被管理。大數(shù)據(jù)技術的應用，大幅度提高了檔案管理工作中人力資源和相關物資的利用率，有效地提升了管理效率，相關檔案信息也得到了更好完善。除此之外，負責檔案管理的單位還應當借助先進電子信息技術和大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，實現(xiàn)管理體系的建立和完善。擁有科學合理的管理體系，收集到的檔案信息能夠更高效地被分析管理，同時也降低了人為因素造成的資料丟失或損毀，是檔案管理工作滿足時代需求持續(xù)高效發(fā)展的強勁動力。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的影響因素

（一）人員因素：檔案管理人員專業(yè)素質不達標

隨著網(wǎng)絡時代的進步，信息化已經走入了檔案管理工作之中。如今的檔案管理工作已經充分地應用了先進的電子信息技術和大數(shù)據(jù)技術，但是負責檔案管理的單位并沒有重視管理人員相關技術的培訓工作。導致管理人員并不具備適應時代發(fā)展和信息化管理模式的技術能力，專業(yè)素質也還滯留在之前的程度上。管理技術和管理模式雖然已經實現(xiàn)了與時俱進，但是管理人員專業(yè)能力水平的不足，使得這些技術并不能很好的發(fā)揮實際效用。而另一方面，信息技術卻在不斷地更新發(fā)展，便會導致檔案的管理工作進展緩慢，達不到應有的檔案信息化建設水平[1]。

（二）技術因素：計算機技術運用不成熟

部分檔案管理單位依舊沒有意識到檔案管理工作的重要性，即使引進了先進的電子信息技術，但是并沒有定期對其加以維護和更新，相關設備的硬件和軟件都遠落后于時代。在這樣一來很多檔案信息的時效性和有效性都得不到充分的保障，阻礙著檔案管理工作的發(fā)展和進步。沒有及時更新的計算機系統(tǒng)會出現(xiàn)很多的漏洞，這些漏洞成為了一些不法分子謀求經濟利益的關鍵途徑。不法分子可以通過這些漏洞攻擊并入侵到檔案管理部門的系統(tǒng)內，這一行為不僅僅會造成重要信息的泄露，還會導致部分檔案信息出現(xiàn)丟失或損毀的狀況。由此可見，充分重視管理設備的更新和維護，既是對檔案信息安全性的保障，又是推動信息化檔案管理模式建立的有效策略。

（三）管理因素：檔案管理制度尚不健全

完備的制度是實現(xiàn)有效檔案管理的前提，但是，在當下一些的檔案管理工作中，管理職責不清，甚至存在檔案管理職責混亂的情況，針對這種情況，便是由于的檔案管理缺乏科學性、系統(tǒng)性、合理性的制度。而由于信息化管理制度的不健全，相關人員的責任意識相對單薄，又由于缺乏相關制度規(guī)范，會導致重要檔案有泄密的可能。

四、大數(shù)據(jù)時代優(yōu)化檔案管理發(fā)展的應對措施探究

（一）加強培訓提升管理人員素質

面對由于檔案管理人員專業(yè)意識薄弱而導致的影響檔案信息化建設的情況，首先要重視管理人員素質的專業(yè)化培養(yǎng)，檔案信息化管理人員的素質高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責任意識并未充分得到重視，會出現(xiàn)部分檔案管理人員對所從事的工作以最低標準要求自己，便會導致檔案管理信息化建設得不到進一步推進。基于此，要定期開展相關的專業(yè)知識培訓講座，完善崗位考核機制，讓管理人員從根源上意識到所從事工作的重要性，進而，端正態(tài)度并促進檔案信息化建設。

（二）實現(xiàn)計算機技術的充分利用

面對計算機技術運用不充分、不成熟此種情況，作為管理者，要及時進行檢測與更新信息管理系統(tǒng)，確保檔案管理系統(tǒng)處在網(wǎng)絡時代發(fā)展的前列，在此基礎上，加大計算機基礎設備的投資，確保硬件系統(tǒng)達到相應要求。

（三）采取措施完善檔案管理制度

針對檔案管理制度不健全此種情況，作為檔案信息管理部門的相關人員，應當建設完備的檔案管理制度，依據(jù)當下制度實施情況，及時做好制度更新以及規(guī)范工作，與此同時，要十分注重制度細節(jié)工作的落實，促進檔案信息化管理的進行；而針對職責混亂的情形，要結合實際情況，并于檔案管理部門人員進行開會研討，制定一套內容明確、職責清晰的管理制度，在此基礎之上，全員監(jiān)督，嚴格執(zhí)行。

（四）完成信息共享平臺的構建

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，記錄于檔案的信息資源數(shù)量龐大種類繁多，為了人們能夠更好地獲取并應用這些信息，實現(xiàn)共享檔案資源的目標，就必須完成大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺的構建和完善。我國現(xiàn)有的檔案信息資源共享平臺還需要進一步調整和完善。應用先進的電子信息技術和大數(shù)據(jù)技術，能將龐大的檔案資源更好地整合起來，實現(xiàn)對平臺功能的完善工作，使人們能夠充分享受這這一平臺帶來的便利。對于已經實現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息，要及時收納到共享平臺中，推動共享平臺信息資源的完善和進一步發(fā)展。

（五）實現(xiàn)檔案服務的智能化

每個人都是獨特的，需要使用的信息資源也會存在著很大的差異性。管理檔案信息資源的過程中，管理人員需要對所有人的信息需求方向都有一定的了解，依據(jù)需求提供信息查閱的權限。大數(shù)據(jù)技術在檔案管理工作中的應用，可以通過數(shù)據(jù)挖掘技術收集并分析不同人的信息需求方向。如今我國的科學技術已經走在了世界的潛力，人們的生產生活也被形形色色的現(xiàn)金技術所充斥，檔案管理工作先要在這樣的環(huán)境下更好地為人們提供服務，需要盡快完成檔案服務工作的智能化。除此之外，還應當增強檔案管理工作的數(shù)據(jù)分析，精準判斷人們的信息需求，實現(xiàn)精確的檔案管理服務工作。這樣一來能夠有效地提升檔案信息資源的利用率，更好地滿足人們對檔案信息的需求。

五、結束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下要實現(xiàn)檔案管理優(yōu)化發(fā)展，就應全方位注重技術因素、管理因素以及人員因素。在此基礎上，相關管理部門要充分重視檔案信息化管理的一系列工作的開展，只有管理部門充分予以重視并落實，才能對當下檔案信息管理現(xiàn)代化不完備的地方，采取更具針對性的措施進行應對。進而，在網(wǎng)絡信息技術飛速發(fā)展的當下，才能補齊技術、管理、人員短板，做好檔案管理建設工作。