□夏紅兵

自“智慧地球”、“智慧城市”理念提出以來，智慧城市建設已成為國內外城市發(fā)展不可逆轉的歷史潮流。在中國，截至2015年4月,已公布北京東城區(qū)等290個國家智慧城市試點名單。同時，為確保智慧城市建設健康有序推進，2014年8月，經國務院同意，發(fā)改委、住建部等八部委聯合印發(fā)了《關于促進智慧城市健康發(fā)展的指導意見》(發(fā)改高技[2014]1770號)。運用信息和通信技術手段，“智慧城市”能夠感測、分析、整合公共安全、交通、物流、通信、醫(yī)療、教育、金融、能源、環(huán)保等系統(tǒng)的關鍵信息，并根據需求作出智能響應。通過集中整合分散在政府組織內部各系統(tǒng)的有關智慧城市建設的原始信息資源，構建統(tǒng)一權威的信息資源體系和服務平臺，檔案部門不僅保障了基礎數據“前端”的真實和安全，而且實現了“智慧城市建設的管理者和參與者”的角色[1]。高校檔案館，尤其是中小型高校檔案館(室)如何融入智慧城市建設，這是檔案工作者的機遇與挑戰(zhàn)。本文就中小型高校檔案館(室)在智慧城市背景下的數字檔案工作作出簡要探析，不足之處，敬請方家批評指正。

一、中小型高校檔案館(室)簡況

本文的中小型高校檔案館(室)，指“智慧城市”理念誕生以來新建普通本科院校、部分具有較長辦學歷史但學科結構單一的本科院校和高職高專院校的檔案館(室)。相較于985、211、“雙一流”高校以及大部分辦學歷史較長的本科院校的檔案館而言，中小型高校的檔案工作機構很少是獨立建制存在的，即使稱為檔案館或綜合檔案室，也大多是院辦或圖書信息中心下屬的配備一二個工作人員的工作崗位。因條件限制，中小型高校檔案館(室)在檔案工作融入智慧城市建設的難度更大，具體而言，智慧城市建設背景下的中小型高校檔案館(室)的數字檔案工作包括但不限于以下幾個方面的問題。

(一)人才短缺。智慧城市建設背景下的數字檔案工作呼喚檔案復合型人才，檔案工作者不僅要求具備檔案專業(yè)理論知識和實踐技能，還應具備信息學、圖書館學、情報學專業(yè)理論知識，更應掌握云計算、物聯網、大數據、新媒體等信息通信技術。但是，目前中小型高校檔案館(室)普遍存在信息通信技術人才匱乏的現象。中小型高校檔案館(室)的工作人員大多從學校其他部門抽調而來，不僅缺乏云計算、物聯網、大數據、新媒體等信息通信技術知識，甚至缺乏檔案專業(yè)理論知識。即使有部分圖書情報專業(yè)、檔案專業(yè)畢業(yè)的工作人員，但也對云計算、物聯網、大數據、新媒體等技術了解較少，更不用說實際動手操作能力了。同時，中小型高校檔案館(室)普遍條件差，待遇低(檔案專業(yè)技術人員與學校同職稱的教學、科研人員相比，待遇低多了)，難以吸引掌握新技術的專業(yè)人才，同時，不少中小型高校是民辦高校，人員流動相對較大，許多實際工作中培養(yǎng)出來的掌握新技術的專業(yè)人員不斷跳槽改行，這些都嚴重制約了中小型高校檔案館(室)數字檔案工作的開展。

(二)經費不足。智慧城市建設背景下的數字檔案建設在硬件設備、軟件資源、網絡布線、人員培訓、館藏檔案資源數字化轉換等方面需要持續(xù)投入，需要充足龐大的經費作為后盾。相比較于985、211、“雙一流”高校檔案館的數字檔案建設能申請到國家專項撥款，中小型高校檔案館(室)大部分卻只能依靠學校撥款。但公辦中小型高校大多因經濟實力不足，辦學經費多用于學校教學和科研工作。另外，不少民辦性質的由舉辦者自籌資金的中小型高校，對各項資金投入提倡高效節(jié)儉，而數字檔案建設是一項需要不斷投入而效益極其有限的公益性工程，因此投入檔案事業(yè)發(fā)展的經費十分有限，這些都很大程度上制約了中小型高校檔案館(室)數字檔案建設工作的發(fā)展。

(三)各自為政。因辦學體制的原因，中小型高校隸屬于不同的部門、機構，有的屬于省、市級政府主辦，有的屬于政府組成部門主辦，有的屬于企業(yè)集團投資舉辦，從而導致中小型高校檔案館(室)沒有自主權，數字檔案建設上存在本位主義，重復建設、分散建設現象相當嚴重，這種自建自用、各自為政的缺乏整體性、協(xié)調性的數字檔案建設混亂局面不僅導致數字檔案建設的標準不一，更為嚴重的是制約了數字檔案未來的信息交流，更不用說檔案資源共享了。

二、中小型高校檔案館(室)的數字檔案工作策略

(一)打造高素質的數字檔案工作隊伍。智慧城市建設背景下的數字檔案工作，人才是關鍵。中小型高校檔案館(室)要想有所作為，必須改變現有的人才結構，注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，做好數字檔案建設的人才準備。一是建立高校檔案館(室)負責人負責的管理隊伍，根據高校檔案館(室)所處環(huán)境和用戶需求狀況，加強體制創(chuàng)新，決定高校檔案館(室)數字檔案工作的發(fā)展策略。二是注重引進集終身學習能力、信息素養(yǎng)、計算機素養(yǎng)三位一體的高學歷、高職稱的檔案圖書情報專業(yè)人才，緩解目前數字檔案建設的人才短缺的燃眉之急。三是介于目前中小型高校檔案館(室)的人員現有狀況，考慮不同層次的不同需求，有計劃、有步驟地優(yōu)選一批善于學習、愿意從事數字檔案建設的人員定期或不定期地通過攻讀學位、脫產進修、培訓進修、學術探討、參觀考察等形式進行云計算、物聯網、大數據、新媒體等信息通信技術的正規(guī)的專業(yè)培訓，更新知識結構，提高實際操作等業(yè)務能力，以適應數字檔案的建設要求，確保數字檔案建設服務設施的正常運行。

(二)中小型高校檔案館(室)數字檔案工作的建設原則。

1.建立門類齊全、結構合理的檔案資源體系，滿足檔案管理者需求的原則。檔案資源是檔案工作的起點。沒有檔案資源，檔案工作就成了無源之水，無本之木。竭盡全力地收集和積累豐富的檔案資源是檔案工作的重中之重，是國家和時代賦予檔案工作者的首要任務。中小型高校檔案館(室)應當用戰(zhàn)略眼光看待檔案資源建設，在全校營造全員參與的檔案氛圍，樹立無論什么部門、什么人，只要是借助學校這個平臺形成的檔案，都是檔案資源的概念，打破不少中小型高校檔案資源上的“條塊分割”、“信息孤島”現象，理順各類檔案的歸屬和流向，建立門類齊全、結構合理的檔案資源體系，滿足檔案管理者開展數字檔案建設的需求。

2.建立形式多樣、服務民生的檔案利用體系，滿足檔案用戶需求的原則。檔案貴在于活，重在于用。檔案利用是檔案工作的最終目的。相較于省、市、縣等各級綜合檔案館和城建檔案館等專門檔案館而言，高校檔案館(室)的檔案用戶相對單一，主要針對全校教職員工，曾經在學校工作、學習過的校友以及與學校曾經發(fā)生關聯的部分社會民眾(包括但不限于學校合作單位、個人以及高校建設中涉及的拆遷單位、個人等)。他們的需求相對集中、單一，主要集中在學校教學、科研、管理、學生、合同協(xié)議以及拆遷安置等方面，這應該成為中小型高校檔案館(室)數字檔案工作的重點，從而滿足檔案用戶的查找需求。

(三)中小型高校檔案館(室)的數字檔案建設方向。

1.開展檔案征集，形成特色館藏體系。由于管理不規(guī)范、檔案散存現象嚴重等歷史原因，中小型高校普遍存在相當一部分有價值的各種以文字、圖表、聲像等不同形式表現的檔案散存在社會上，特別是個人手中，處于自生自滅狀態(tài)。這些重要的不能及時進館，甚至流失的檔案，是珍貴的校史資料和文物，是學校風雨歷程的鮮活見證。因此，中小型高校檔案館(室)的檔案征集工作，不僅是豐富館藏內容、優(yōu)化館藏結構的重要手段，更是中小型高校檔案館(室)檔案工作者的重要任務。中小型高校檔案館(室)應當有計劃、有步驟地積極開展檔案征集工作，通過復制、捐贈、交換、代管、有償轉讓等形式征集散存在各個單位、部門或個人手中的各種有價值的檔案和歷史資料，從而形成每個中小型高校檔案館(室)的特色檔案館藏體系，更好地滿足不同層次檔案用戶的需求。

2.增量檔案電子化，大有可為。2013年，全國數字檔案館(室)建設推進會提出“存量數字化、增量電子化”戰(zhàn)略，要求全面開展原生電子文件的歸檔、接收工作?！霸隽侩娮踊背蔀槟壳皣鴥葯n案界探討較為充分的課題之一。2016年，國家檔案局修訂發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，對增量檔案電子化的真實性、可靠性、完整性和可用性提出要求。同年，國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質檔案)管理試點”[2]。單套制、單軌制的提出，某種程度上意味著電子文件和紙質文件具有同等效力、同等地位，電子文件能夠單獨作為電子檔案歸檔保存并提供利用。就中小型高校檔案館(室)而言，增量檔案電子化是很容易實現的，只要努力做好檔案管理系統(tǒng)使用的同時，積極抓住機會實現與OA辦公系統(tǒng)的對接，就能實現收集電子文件和收集元數據的同步，從而實現電子文件的前端控制和全過程管理。

3.存量檔案數字化，有所為有所不為。2016年，國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“到2020年，全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例，分別達到30～60%、40～75%和25～50%”[2]。這對各級國家綜合檔案館館藏檔案，特別是對館藏永久檔案，提出了明確的數字化目標，即到2020年各自應達到的比例。就中小型高校檔案館(室)而言，對照《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》要求，結合學校財力、人力、物力等狀況和資源共享、避免重復的角度，必須確定本館(室)館藏檔案數字化工作的范圍和程度，那種不加選擇地將全部館藏數字化無疑是不負責任的工作方式，同時造成了財力、人力、物力的大量浪費。

(1)分析檔案用戶需求，確定數字化工作重點和范圍。中小型高校檔案館(室)的檔案用戶分為三部分：一是在校學生和已畢業(yè)學生；二是在崗、已退休、曾經在校工作過的教職員工；三是與學校發(fā)生過關聯的部分社會檔案用戶(包括但不限于學校合作單位、個人以及高校建設中涉及的拆遷單位、個人等)。就學生檔案用戶而言，畢業(yè)后因畢業(yè)證管理不善而到校補辦畢業(yè)證明書時需要到檔案部門查找相關證明材料是最普遍的需求。因此，中小型高校檔案館(室)應將學生檔案中的新生錄取名冊、畢業(yè)生名冊、學生成績檔案表、學生班級名冊、學籍異動、學生獎懲等檔案材料優(yōu)先數字化，并結合保護學生個人隱私安全控制用戶權限，滿足學生用戶的檔案需求。就教職員工檔案用戶而言，申報職稱時到檔案部門查詢最多的是科研、教學工作量等檔案材料，因此，中小型高校檔案館(室)應將涉及教職員工的派遣證、商調函、職稱評聘文件、職務聘任文件、科研任務書、科研結題證明、教學任務計劃書等相關檔案材料優(yōu)先數字化，滿足教職員工用戶的檔案需求。就滿足部分社會檔案用戶的需求而言，中小型高校檔案館(室)應將對外合作協(xié)議以及高校新校區(qū)建設中有關征地拆遷的相關檔案材料優(yōu)先數字化。

(2)針對學校中心工作，確定檔案優(yōu)先數字化的范圍和重點。就中小型高校中的新建普通本科院校而言，學校中心工作是學士學位授權評估和本科教學工作合格評估。新建普通本科院校檔案館(室)應根據“學士學位授權單位評審指標體系”、“學士學位授權專業(yè)評審指標體系”和“普通高等學校本科教學工作水平評估指標體系”，合理布局學校的檔案信息資源，實現檔案為高校教學、科研服務的宗旨。對于教師課堂教學質量評價、學科專業(yè)建設、日常的學籍管理及等級考試等體現高校辦學水平和辦學實力的教學檔案，檔案館(室)應做好教務處、教學單位兼職檔案人員的業(yè)務培訓工作，提高檔案立卷歸檔質量。同時，針對學士學位授權評估和本科教學工作合格評估的指標體系中有關學校定位、領導作用、教師隊伍、社會評價等凝練學校特色的檔案，新建普通本科院校檔案館(室)應予以優(yōu)先數字化，以方便學校管理查找需要。

(3)針對上級文件，根據是否具有普發(fā)性、學校是否辦理上報上級主管單位確定檔案優(yōu)先數字化的范圍和重點。無論985、211、“雙一流”高校，還是大部分辦學歷史較長的本科院校以及中小型高校的檔案館(室)，每年都會收藏上級主管部門、所屬地域教育主管部門以及其他上級部門針對學校的大量指令性、指導性文件。對于這類檔案，中小型高校檔案館(室)應結合學校是否辦理的情況，選擇學校辦理的文件與辦理情況優(yōu)先數字化，而對于保存的其他沒有具體辦理的上級文件，則不應予以數字化。

4.整合檔案信息資源，主動開展兩微一端的推送服務。隨著信息技術的迅速發(fā)展，檔案資源的利用跨越了時間、地域的限制。就中小型高校檔案館(室)的館藏而言，存在印刷型、刻寫型、視聽型、網絡型等多種載體，純文字、圖片、照片、聲音和短片等多種檔案形式，檔案信息資源結構呈現多元化趨勢。但質量參差不齊，且檔案信息處于分散且無序的狀態(tài)。因此，智慧城市背景下的中小型高校檔案館(室)，必須整合檔案信息資源進行整合，按照一定的主題，有效開展檔案信息資源的編研、開發(fā)服務，有序化處理分散的檔案信息，建立設置有檢索模塊的便于用戶查找使用的檔案信息服務網絡，以實現檔案資源的共享。

充分認識檔案用戶的信息需求，在檔案信息資源整合的基礎上，借助物聯網、互聯網以及移動通訊技術，中小型高校檔案館(室)可搭建檔案服務的微信、微博和APP手機客戶端等移動平臺，定期或不定期地向檔案用戶主動提供檔案征集、學校校史、校友回憶、校園人物、校園新聞等信息推送服務，并通過微信、微博和APP手機客戶端等移動平臺的互動，可以開展檔案的個性化開發(fā)服務，幫助檔案用戶隨時隨地都能獲取自己所需的相關檔案信息，真正實現智慧城市背景下的檔案服務與社會生活同步。

三、結語

中小型高校檔案館(室)的數字檔案工作，不僅是未來一段時間內的中心工作，更是一項長期艱巨而復雜的工作。不僅需要投入大量的人力、物力與財力，更需要中小型高校檔案館(室)根據自身情況，做好科學的統(tǒng)籌安排，有重點、分階段地合理布局本館(室)的檔案數字化工作，形成自身的特色檔案數字化館藏，滿足“智慧城市”背景下檔案資源共建共享的需要。