李梁君, 朱 榕, 陳浪城

(廣東工業(yè)大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處, 廣東 廣州 510006)

2015年10月國務(wù)院印發(fā)了《統(tǒng)籌推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)的總體方案》,明確提出本世紀中葉,我國一流大學(xué)和一流學(xué)科數(shù)量和實力要進入世界前列,基本建成高等教育強國[1]。高水平大學(xué)成為繼“211工程”“985工程”等重大工程項目建設(shè)后的另一新重點建設(shè)內(nèi)容[2]。2017年9月,教育部、財政部、國家發(fā)展改革委公布了137所“雙一流”建設(shè)高校的入圍名單,其中廣東省有中山大學(xué)、華南理工大學(xué)、暨南大學(xué)、廣州中醫(yī)藥大學(xué)、華南師范大學(xué)五所高校入選[3]。2016年11月,廣東省政府公布安排2億元財政專項資金用于“雙一流”大學(xué)建設(shè)[4],并于2017年6月繼續(xù)投入6億元[5]。2015年4月,廣東省委、省政府印發(fā)了《關(guān)于建設(shè)高水平大學(xué)的意見》,正式拉開廣東省建設(shè)地方高水平大學(xué)的序幕。文件中提出力爭用5-10年時間,建成若干所具備較高水平和影響力的大學(xué),培育一批在全國乃至全世界占有一席之地的特色重點學(xué)科。根據(jù)意見書,2015年至2019年,廣東省政府安排50億元專項資金用于支持高水平大學(xué)建設(shè)[6],同時批準中山大學(xué)等7所高校入選廣東省高水平大學(xué)重點建設(shè)高校,廣東工業(yè)大學(xué)位列其中[7]。

高水平大學(xué)建設(shè)離不開一流人才、一流學(xué)科和一流專業(yè)的支撐,而一流人才的培養(yǎng)以及一流學(xué)科和一流專業(yè)的建設(shè)又離不開一流實驗室的支撐[8]。巨量投入的建設(shè)資金既帶來實驗室升級改造的寶貴機會,同時也帶來實驗室運作和管理上的負荷劇增。那么劇增的負荷到底有多少,到什么程度呢？本文將以廣東工業(yè)大學(xué)為例,從實驗室建設(shè)過程中三個層面的數(shù)據(jù)進行具體闡述。

1 實驗室建設(shè)的發(fā)展狀況

考慮到廣東省高水平大學(xué)建設(shè)起步于2015年的關(guān)系,收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的范圍選定為高水平大學(xué)建設(shè)啟動前3年和啟動后3年,即2012—2017年,以對比高水平大學(xué)建設(shè)前后的變化。實驗室與設(shè)備管理處(簡稱“設(shè)備處”)是學(xué)校實驗室建設(shè)和管理的主管職能部門,凡投入到實驗室建設(shè)的資金都會通過該部門進行資產(chǎn)轉(zhuǎn)化。因此可以設(shè)備處的采購業(yè)務(wù)量為視角來分析高水平大學(xué)建設(shè)前后實驗室建設(shè)的負荷狀況。設(shè)備處下屬的裝備科是具體執(zhí)行實驗室建設(shè)采購的關(guān)鍵科室,關(guān)于采購業(yè)務(wù)方面的數(shù)據(jù)均以裝備科作為參考基準。表1和圖1是2012—2017年裝備科經(jīng)辦的采購、合同及設(shè)備處經(jīng)辦的新增固定資產(chǎn)情況。

表1 2012—2017年裝備科采購與資產(chǎn)概況表

圖1 2012—2017年裝備科采購與資產(chǎn)概況圖

從圖1中可以清楚地看出,近6年來除了2017年以外,無論是新增資產(chǎn)量、合同總量，還是采購總量,都呈現(xiàn)出明顯的逐年遞增。而且自2015年進入高水平大學(xué)建設(shè)周期后,增長速度尤其驚人。以金額計算,2015和2016年資產(chǎn)增量同比上漲分別為44.08%和83.43%,合同總量分別增長174.84%和243.51%,采購總量分別增長83.84%和190.48%。也就是說,2015年和2016年的各項采購任務(wù)指標都在高速增長,最高同比增速近2.5倍(243.51%)。各項指標到了2017年,也就是高水平大學(xué)建設(shè)的中后期才開始回落,但是從圖中也可以看出,盡管增速有所回落,但體量仍比2015年要高出許多。同時,每年的數(shù)據(jù)體量從小到大依次為資產(chǎn)增量、合同量、采購量,原因可以解釋為時效延遲。因為從設(shè)備采購到固定資產(chǎn)沉淀往往需要一個較長的周期,時間跨年也是正常之事,所以就會出現(xiàn)上半年的采購量,到下半年簽署合同,再到第二年才會沉淀為固定資產(chǎn),所以采購量、合同量、固定資產(chǎn)增量就會呈現(xiàn)出不相稱的現(xiàn)象。圖中的3條橫虛線是6年的增速平均線,可以看出盡管以平均值計算,合同的簽署量都以每年70.43%的高速度在增長,由此可見由高水平大學(xué)建設(shè)所帶動的學(xué)校資金流入量何其巨大。而與這巨大增量不相稱的是,裝備科的人員指標雖有5人,但缺員情況時有發(fā)生,所以隨著業(yè)務(wù)量的猛增,實驗室建設(shè)采購的工作強度可見一斑。與此同時,工作壓力也并不只限于采購環(huán)節(jié),對于巨量資金的投入,采購后續(xù)環(huán)節(jié)如固定資產(chǎn)暴增，報賬、管理、維修等部門的工作壓力也會跟隨聯(lián)動。

2 實驗室單人承擔(dān)的業(yè)務(wù)量變化

以裝備科采購員為例,采用相同的數(shù)據(jù)要素來分析近6年裝備科工作人員的工作負荷情況。表2和圖2所示為單人業(yè)務(wù)量的年度數(shù)據(jù)變化情況。

表2 2012—2017年單人合同總量與采購總量概況表

圖2 2012—2017年單人合同總量與采購總量概況圖

由圖中可以看出,裝備科單一采購員所承擔(dān)的工作量隨著整體負荷的增加而水漲船高。合同量及采購量的增長規(guī)律和圖1基本吻合,重點看兩條虛線標注的業(yè)務(wù)量平均漲幅線,以經(jīng)辦簽定的合同總量金額來計算,6年內(nèi)單一采購員經(jīng)辦簽署合同538份,約2.19億元,合同金額年平均漲幅近2.5倍(249.61%)。而以采購總量金額計算的話,6年共經(jīng)辦的采購金額約2.62億元,年平均漲幅也高達1.2倍(123.43%),工作量的大幅提高足以說明在高水平大學(xué)建設(shè)的大環(huán)境下,無論是集體還是個體,都承受著巨大的壓力,單從年平均漲幅來看,個人所承擔(dān)的工作負荷年平均漲幅要遠大于科室整體的年平均漲幅(合同量的70.43%和采購量39.21%),由于每個工作人員所分攤的工作量不可能完全平均化,因而個別工作人員的工作量可能還會更大一些。

在研究采購數(shù)據(jù)的時候還發(fā)現(xiàn),高水平大學(xué)除了提升每一個工作人員的工作量以外,對于工作人員的工作量占比也產(chǎn)生影響。下面抽取裝備科其中一位職員近6年的個人業(yè)務(wù)量的比例情況來說明。

圖3是裝備科該職員近6年的個人業(yè)務(wù)量占總量的比例圖。從圖中可以看出,該職員所承擔(dān)的科室工作份額在逐年增加,從2012年的0.91%一直增加到2017年的27.49%。自2016年以后增長趨勢有所放緩,說明科室內(nèi)的分工趨于平均。對于業(yè)務(wù)量份額的變化,課題組認為是由于科室整體業(yè)務(wù)量暴增而采取的工作模式和分工調(diào)整所造成。根據(jù)現(xiàn)實情況,裝備科有5名工作人員,目前除了1名是專任合同檔案管理員外,其余4名職員均為采購員,而且這4名采購員之間的分工由以前的獨立項目負責(zé)制,逐步向流水線式作業(yè)模式轉(zhuǎn)型,并取得一定成效。正是由于工作分工的調(diào)整,才出現(xiàn)2015年至2017年人均工作量占比趨于均衡的局面,平衡了工作壓力和提高整體工作效率。

圖3 2012—2017年個人業(yè)務(wù)量比例圖

3 局部環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)量狀況

上面討論了整體的業(yè)務(wù)量情況和個體工作人員的業(yè)務(wù)量情況,此外,課題還對單個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作量情況進行了研究。為了使單項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的研究數(shù)據(jù)具有代表性,課題小組選取了相對比較獨立，而且歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計較為完整的減免稅環(huán)節(jié)作為研究的對象。申請減免稅就是享受國家對科研院校的稅收優(yōu)惠政策,以減免關(guān)稅和增值稅的方式,進口國外的先進儀器設(shè)備。一般來說,中國海關(guān)對教學(xué)科研用的進口貨物的稅率標準為：征收17%的增值稅和5%的WTO最惠國關(guān)稅,共計22%。申請減免稅是采購過程中針對進口貨物的一個重要環(huán)節(jié)。表3和圖4是2012—2017年設(shè)備處進口減免稅業(yè)務(wù)情況。

表3 2012—2017年設(shè)備處進口減免稅業(yè)務(wù)情況表

經(jīng)統(tǒng)計,6年來設(shè)備處代表學(xué)校向廣州海關(guān)成功提交減免稅申請共計481份(另外有4份不予免稅的未計算在內(nèi)),貨值合計約3.81億元人民幣。年平均辦理80.2份,貨值約6 357萬人民幣,如果按海關(guān)征稅率22%計算,每年平均可為學(xué)校節(jié)省稅金1 398萬元人民幣,6年就節(jié)省了稅金約8 391萬元。注意到年平均線,提交份數(shù)年平均漲幅約1.4倍(137.24%),貨值年平均漲幅約4倍(384.75%),可見即使計算6年平均值,減免稅這單一業(yè)務(wù)每年的業(yè)務(wù)增量同樣非常大。

圖4 2012—2017年設(shè)備處進口減免稅工作概況

圖5是近6年辦理減免稅業(yè)務(wù)量的按年分布比例圖,從每一年的工作比例情況來看,2012—2015年的減免稅業(yè)務(wù)量無論是提交的單數(shù)還是貨值,都相對比較穩(wěn)定。重點關(guān)注2016和2017年的數(shù)據(jù),明顯看出這兩年占了工作量的絕大部分。如果從提交的單數(shù)來看,單2017年的占比就將近五成(48.86%),也就是說2017年的提交單數(shù)相當(dāng)于前面5年的總和。如果以貨值來計算的話,2017年的貨值占比更是達到驚人的六成(61.08%),可見高水平大學(xué)建設(shè)所帶來的資金使用壓力前所未有。

圖5 2012—2017年辦理海關(guān)減免稅業(yè)務(wù)按年分布比例圖

4 創(chuàng)建抗壓型實驗室管理流程的策略

從世界一流大學(xué)的辦學(xué)經(jīng)驗來看,沒有大量的投入是絕對辦不成高水平大學(xué)的,但重投入輕管理也不利于高水平大學(xué)的建設(shè)和成長。世界銀行高等教育專家薩米(J. Salmi)博士指出：規(guī)范的管理是世界一流大學(xué)最為顯著的關(guān)鍵特征之一[9]。所以,當(dāng)面對數(shù)以億計的建設(shè)資金投入時,原有老舊的工作模式已明顯不再適應(yīng)高水平大學(xué)發(fā)展的需要。在不斷加碼的工作壓力前,要徹底解決建設(shè)過程出現(xiàn)的“疲于奔命、顧此失彼”的窘?jīng)r,就必須打造一套完善的、富有彈性的抗壓型實驗室建設(shè)管理體系。

4.1 全流程數(shù)據(jù)的貫通與閉合

實驗室建設(shè)一般遵循論證、立項、采購、驗收、資產(chǎn)化、運營管理等幾大環(huán)節(jié)。實驗室硬件建設(shè)是整個實驗運轉(zhuǎn)體系的第一個環(huán)節(jié),也是非常重要的一個環(huán)節(jié),因此完善實驗室硬件建設(shè)的程序并使其具有可操作性,最大化發(fā)揮制度和程序的保障作用,對提高實驗室的建設(shè)質(zhì)量至關(guān)重要。而論證立項的重要參考依據(jù)是已有實驗室硬件設(shè)施的情況,即建設(shè)流程的末端環(huán)節(jié)。所以將實驗室建設(shè)過程以平臺化的形式進行整合,打破信息孤島,使環(huán)節(jié)前后銜接貫通、首尾信息閉合才能有效避免重復(fù)建設(shè)、盲目建設(shè)等情況,從而提高實驗室投資建設(shè)的效率。

4.2 節(jié)點環(huán)節(jié)的監(jiān)控與管理

參考流水式生產(chǎn)作業(yè)模式,把控各人員在各環(huán)節(jié)的工作狀況,及時作出反應(yīng)對策,既要訓(xùn)練工作人員的專業(yè)技能,專人專事,同時也要做好后備人員的培訓(xùn)。對于因政策變動或設(shè)置不合理的管理流程,要及時進行調(diào)整?？梢隝SO標準化的實驗室管理方案[10-11]或基于SIR協(xié)同理念的實驗室管理模式來實現(xiàn)節(jié)點環(huán)節(jié)的精準監(jiān)控與管理[12]。

4.3 線上與線下的互動與融合

貫徹落實李克強總理“讓數(shù)據(jù)多跑路,讓群眾少跑腿”的指導(dǎo)思想,構(gòu)建一站式的網(wǎng)上辦事大廳,大量共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù),讓行政服務(wù)向無紙化和集約化發(fā)展,實現(xiàn)文檔線上審核,線下提交,“只跑一次”的目標。充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢,開發(fā)集成多功能的實驗室管理App或微信公眾號[13-14],增加線上與線下的互動與融合,提高工作的便利性和契合度。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)研究充分證明,高水平大學(xué)建設(shè)為學(xué)校發(fā)展帶來了巨量建設(shè)資金的同時,也增加了沉重的工作負荷,無論是整體還是個體,具體業(yè)務(wù)都呈現(xiàn)出劇增的業(yè)務(wù)增量。這既是發(fā)展機遇又是改革挑戰(zhàn),可以迫使各行政部門加強內(nèi)部工作流程的優(yōu)化,調(diào)整升級,又可以借此機會促使各業(yè)環(huán)節(jié)加強銜接,提高效率。而決策機構(gòu)也可以從大數(shù)據(jù)更客觀地做出研判,評價整體、個體、環(huán)節(jié)之間的運作情況,做出迅速而有效的響應(yīng)措施。同時,巨量的建設(shè)資金投入所帶來的管理問題,必然是建設(shè)后期所要面對的重點難題,如實驗室管理、設(shè)備管理、人員管理等,是一個需要多方協(xié)同解決的系統(tǒng)工程。