黃美

摘?要：文章分析了目前高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)中存在的問(wèn)題，指出了基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上著重從高校圖書(shū)館構(gòu)建信息平臺(tái)、雙方信息共享和選擇優(yōu)秀供應(yīng)商三個(gè)方面構(gòu)建了圖書(shū)采購(gòu)模式，并提出了圖書(shū)采購(gòu)的優(yōu)化路徑。

中圖分類號(hào)：G258.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2019）01-0057-03

關(guān)鍵詞：供應(yīng)鏈;高校圖書(shū)館;采購(gòu);優(yōu)化

供應(yīng)鏈管理理論起源于西方。最初，現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克提出了“經(jīng)濟(jì)鏈”的概念，隨后邁克爾·波特根據(jù)經(jīng)濟(jì)組織的發(fā)展變化將其更新為“價(jià)值鏈”。20世紀(jì)90年代，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，物流系統(tǒng)日趨成熟，價(jià)值鏈已經(jīng)無(wú)法準(zhǔn)確表述經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中組織的系列行為，進(jìn)而演變?yōu)椤肮?yīng)鏈”。供應(yīng)鏈管理理論在20世紀(jì)末引入我國(guó)，通過(guò)數(shù)十年的不斷實(shí)踐，逐步形成了一套適用于國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的供應(yīng)鏈管理理論。高校圖書(shū)館與一般經(jīng)營(yíng)類企業(yè)相比，幾乎沒(méi)有來(lái)自校方下達(dá)的關(guān)于盈利的目標(biāo)和任務(wù)，導(dǎo)致其圖書(shū)采購(gòu)模式長(zhǎng)期處于陳舊與停滯不前的狀態(tài)，創(chuàng)新動(dòng)力不足。高校圖書(shū)館將供應(yīng)鏈管理思想引入圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程中，有利于優(yōu)化圖書(shū)采購(gòu)的業(yè)務(wù)流程，整合各方資源，最終實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，提高圖書(shū)館的服務(wù)水平和綜合實(shí)力。

1?高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)存在的問(wèn)題

高校圖書(shū)館不同于一般的圖書(shū)館，其存在的意義更多是為高校的教師和學(xué)生服務(wù)，面對(duì)的讀者比較單一，群體特征明顯，因此，采購(gòu)工作相比普通的圖書(shū)館更加單一?？v然如此，高校圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)活動(dòng)仍然存在著許多弊端，不僅影響了高校師生的閱讀感受，也不利于高校圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。

1.1?圖書(shū)采購(gòu)調(diào)查方法過(guò)于單一，溝通不暢

我國(guó)高校圖書(shū)館在獲取采購(gòu)書(shū)目信息時(shí)，通常是采編部先根據(jù)學(xué)科建設(shè)的需求提出采購(gòu)建議，然后征求各學(xué)院的意見(jiàn)及建議進(jìn)行修改。這種確定書(shū)目的方式存在著諸多不足之處，具體體現(xiàn)在：①主觀性。高校圖書(shū)館管理層在確定采購(gòu)的圖書(shū)書(shū)目時(shí)帶有濃厚的個(gè)人色彩，不能真正滿足廣大師生的教學(xué)科研需求。②約束性。采編部在確定所購(gòu)書(shū)目時(shí)首先考慮的是館內(nèi)庫(kù)存的圖書(shū)情況，而不是考慮真正缺少什么樣的藏書(shū)。③信息溝通不暢。高校圖書(shū)館主要的圖書(shū)借閱者是教師和學(xué)生，然而，他們沒(méi)有機(jī)會(huì)參與圖書(shū)采購(gòu)活動(dòng)，無(wú)法將自己的閱讀需求告知圖書(shū)館管理層，雙方信息溝通不暢，導(dǎo)致所購(gòu)圖書(shū)實(shí)用價(jià)值不高，造成資源浪費(fèi)。

1.2?圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程煩瑣，書(shū)目更新緩慢，成本較高

由于高校圖書(shū)館體制的特殊性，圖書(shū)采購(gòu)工作通常是一個(gè)漫長(zhǎng)、系統(tǒng)的過(guò)程。筆者以河北科技大學(xué)圖書(shū)館為例。

從圖書(shū)館決定采購(gòu)圖書(shū)，直到圖書(shū)供應(yīng)商將圖書(shū)發(fā)至高校圖書(shū)館，中間要召開(kāi)三次會(huì)議，進(jìn)行兩次審批，一共要完成15道程序，涉及包括高校圖書(shū)館、紀(jì)檢監(jiān)察部、財(cái)務(wù)部在內(nèi)的3個(gè)部門，過(guò)程復(fù)雜，不僅延長(zhǎng)了圖書(shū)采購(gòu)的時(shí)間，致使書(shū)目更新速度緩慢，而且增加了圖書(shū)采購(gòu)的成本。

2?基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)優(yōu)勢(shì)分析

高校圖書(shū)館在圖書(shū)采購(gòu)活動(dòng)中引入供應(yīng)鏈管理思想，不僅能有效改善現(xiàn)有圖書(shū)采購(gòu)模式存在的弊端，更有利于圖書(shū)采購(gòu)工作的順利進(jìn)行[1]。

2.1?精簡(jiǎn)采購(gòu)流程

供應(yīng)鏈管理是一種新型的管理理念和管理模式，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《物流術(shù)語(yǔ)》將其定義為利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面規(guī)劃商流、物流、信息流、資金流等，并進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)與控制等活動(dòng)?？梢?jiàn)，供應(yīng)鏈管理強(qiáng)調(diào)的是資源整合，整體最佳，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)建立數(shù)字化信息平臺(tái)，使采購(gòu)方與供應(yīng)商的信息共享。將供應(yīng)鏈管理理念引入高校圖書(shū)館，對(duì)圖書(shū)館的文獻(xiàn)采購(gòu)資金進(jìn)行優(yōu)化配置，創(chuàng)建高校圖書(shū)館圖書(shū)信息平臺(tái)，可以及時(shí)地將圖書(shū)館的購(gòu)買需求告知圖書(shū)供應(yīng)商，從而避免一些不必要的程序（如圖1中的⑤⑥⑨⑩）。高校圖書(shū)館利用信息平臺(tái)的信息共享將圖書(shū)館確定購(gòu)買書(shū)目清單、圖書(shū)館與圖書(shū)供應(yīng)商之間確認(rèn)訂單的活動(dòng)程序合并在一起，使圖書(shū)館的購(gòu)書(shū)程序從15道減至12道，極大地簡(jiǎn)化了高校圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)流程[2]。

2.2?縮短采購(gòu)周期

高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)周期一般在半年到一年之間，信息爆炸時(shí)代知識(shí)更新?lián)Q代的頻率是2～3年，如果高校圖書(shū)館按照傳統(tǒng)的采購(gòu)模式進(jìn)行圖書(shū)采購(gòu)，那么在年初定下的書(shū)目清單到年末才會(huì)收到圖書(shū)，此時(shí)圖書(shū)已失去參考價(jià)值?；诠?yīng)鏈管理的采購(gòu)模式，是實(shí)現(xiàn)圖書(shū)訂購(gòu)、下單、配送一體化。高校圖書(shū)館可定期通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，匯總整理學(xué)院、教師和學(xué)生的閱讀需求，并將其生成新的訂購(gòu)書(shū)單，及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)將書(shū)單傳遞到圖書(shū)供應(yīng)商，當(dāng)圖書(shū)供應(yīng)商確認(rèn)訂單后會(huì)立即安排最近的庫(kù)存點(diǎn)發(fā)貨至圖書(shū)館，整個(gè)購(gòu)書(shū)過(guò)程可在一周內(nèi)完成，有效地縮短了高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)的周期。

2.3?降低采購(gòu)成本

無(wú)論是精簡(jiǎn)采購(gòu)流程還是縮短采購(gòu)周期，對(duì)于高校圖書(shū)館而言，最終目的都是在保障圖書(shū)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本。高校圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)成本由兩部分組成：圖書(shū)的價(jià)格成本和非價(jià)格因素成本（包括員工工資支出、行政會(huì)議成本、調(diào)查成本等）。高校圖書(shū)館建立供應(yīng)鏈管理采購(gòu)系統(tǒng)后，通過(guò)供應(yīng)鏈的有機(jī)整合，一方面采購(gòu)人員可以事先咨詢多家圖書(shū)供應(yīng)商的圖書(shū)價(jià)格，在此基礎(chǔ)上確定性價(jià)比最佳的圖書(shū)進(jìn)行購(gòu)買，從而降低圖書(shū)的價(jià)格成本;另一方面高校圖書(shū)館可減少召開(kāi)圖書(shū)采購(gòu)會(huì)議的次數(shù)、摒棄人工調(diào)查活動(dòng)，精簡(jiǎn)采購(gòu)人員，以減少工資支出，這在某種程度上能大大降低圖書(shū)采購(gòu)的非價(jià)格因素成本。

3?基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)模式構(gòu)建

供應(yīng)鏈管理下的高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)流程的構(gòu)建，包括信息平臺(tái)、讀者需求、購(gòu)買渠道、選擇供應(yīng)商、物流、退換貨、后期服務(wù)等。

3.1?需求驅(qū)動(dòng)：搭建信息平臺(tái)

高校圖書(shū)館發(fā)生圖書(shū)采購(gòu)行為的前提是教師和學(xué)生對(duì)圖書(shū)館館藏資源內(nèi)容的不滿足，現(xiàn)有圖書(shū)已經(jīng)無(wú)法為他們的科研、學(xué)習(xí)和閱讀提供系統(tǒng)全面的服務(wù)。筆者以某高校信息工程學(xué)院為例，假設(shè)該學(xué)院在進(jìn)行某項(xiàng)學(xué)科建設(shè)時(shí)需要用到一批最新的有關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的書(shū)籍，而當(dāng)時(shí)這些書(shū)籍在圖書(shū)館中并沒(méi)有庫(kù)存，那么按照傳統(tǒng)的圖書(shū)采購(gòu)模式，要想購(gòu)買這些書(shū)籍首先應(yīng)由信息工程學(xué)院向圖書(shū)館采編部提出購(gòu)買申請(qǐng)，然后圖書(shū)館召開(kāi)采購(gòu)會(huì)議研究決定，待所需圖書(shū)到庫(kù)已經(jīng)過(guò)去了大半年時(shí)間，致使該學(xué)院的學(xué)科建設(shè)項(xiàng)目只好延遲到下一個(gè)學(xué)期。信息平臺(tái)建立之后，該信息工程學(xué)院就可以在平臺(tái)上提交書(shū)籍清單和購(gòu)買理由申請(qǐng)，圖書(shū)館在后臺(tái)看到申請(qǐng)即可決定是否同意購(gòu)買。如果同意購(gòu)買，工作人員就將書(shū)籍清單推送給信息平臺(tái)內(nèi)的圖書(shū)供應(yīng)商，由供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，圖書(shū)館在分析各供應(yīng)商的優(yōu)劣勢(shì)之后，選擇最佳合作對(duì)象，發(fā)出購(gòu)買合同，供應(yīng)商即可將相關(guān)書(shū)籍發(fā)送到圖書(shū)館，紀(jì)檢監(jiān)察部門也可通過(guò)信息平臺(tái)對(duì)此次采購(gòu)行為進(jìn)行全程監(jiān)督，無(wú)論從時(shí)間上還是書(shū)籍的利用程度上，都不存在過(guò)度浪費(fèi)。因此，需求決定購(gòu)買，由讀者需求引發(fā)的圖書(shū)采購(gòu)行為，真正能夠滿足高校讀者的信息需求。

3.2?渠道暢通：雙方信息共享

信息共享包含兩方面的內(nèi)容：一是讀者與高校圖書(shū)館之間的信息共享。二是高校圖書(shū)館與圖書(shū)供應(yīng)商之間的信息共享。

3.2.1?讀者與高校圖書(shū)館之間的信息共享，可以通過(guò)信息平臺(tái)來(lái)完成。讀者登錄信息平臺(tái)后，查詢圖書(shū)館館藏資源中是否有自己需要的書(shū)籍，如庫(kù)存顯示有，即可以直接預(yù)訂;如庫(kù)存顯示無(wú)，則可提出購(gòu)買申請(qǐng)。不同的讀者有相同的閱讀需求時(shí)，信息平臺(tái)可自動(dòng)將其合并，避免了信息采集過(guò)程中的重復(fù)性。

3.2.2?高校圖書(shū)館與圖書(shū)供應(yīng)商之間的信息共享。高校圖書(shū)館除了利用內(nèi)部信息平臺(tái)，還需要掌握供應(yīng)商的相關(guān)信息。高校圖書(shū)館采編部門應(yīng)充分利用“詢價(jià)”“比價(jià)”“比質(zhì)量”“比服務(wù)”等手段，從供應(yīng)商處獲取更多的有價(jià)值的信息，爭(zhēng)取在圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程中占主動(dòng)地位。

3.3?層次分析：選擇優(yōu)秀供應(yīng)商

層次分析法是由美國(guó)運(yùn)籌學(xué)家薩蒂提出的一種對(duì)定性問(wèn)題進(jìn)行定量分析的多準(zhǔn)則決策方法，適用于采購(gòu)供應(yīng)鏈中對(duì)多個(gè)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)[3]。選擇優(yōu)秀供應(yīng)商是高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)順利進(jìn)行的決定性因素，從整個(gè)供應(yīng)鏈來(lái)看，供應(yīng)商一方面決定了高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)的質(zhì)量和成本，另一方面還對(duì)圖書(shū)出版方的生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生了較大的影響。筆者認(rèn)為，圖書(shū)館在進(jìn)行圖書(shū)采購(gòu)時(shí)對(duì)供應(yīng)商的選擇，一般都會(huì)從圖書(shū)質(zhì)量和價(jià)格、配送和服務(wù)四個(gè)因素進(jìn)行比較分析。而圖書(shū)質(zhì)量是最基礎(chǔ)的要素，在上述四個(gè)因素中所占權(quán)重可確定為1/3;價(jià)格決定了采購(gòu)成本，因此其權(quán)重可略高一些，為1/4;配送的權(quán)重為1/6;供應(yīng)商的后期服務(wù)影響書(shū)籍的使用效果，因此服務(wù)的權(quán)重比配送要略高一些，為1/4[4]。采購(gòu)部門在確定了影響因素和權(quán)重后，可選擇3～4家圖書(shū)供應(yīng)商，并根據(jù)他們以前的表現(xiàn)分別打分，最后確定最高分的供應(yīng)商為合作對(duì)象。

4?基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)優(yōu)化路徑

高校圖書(shū)館基于供應(yīng)鏈管理的圖書(shū)采購(gòu)模式應(yīng)是不斷改進(jìn)和完善的，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)情況或者產(chǎn)生的一些問(wèn)題，圖書(shū)館和供應(yīng)商都應(yīng)積極采取有效措施，盡快解決，確保整個(gè)圖書(shū)采購(gòu)系統(tǒng)正常運(yùn)行。

4.1?加強(qiáng)組織管理，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部?jī)?yōu)化

高校圖書(shū)館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)組織內(nèi)部的規(guī)范管理，加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程中所涉及的部門和人員的監(jiān)督力度，主要是對(duì)采購(gòu)應(yīng)遵守的制度規(guī)定、采購(gòu)程序和采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行約束，避免出現(xiàn)內(nèi)部混亂。例如，圖書(shū)館采購(gòu)人員無(wú)視信息平臺(tái)上的購(gòu)買需求，自行決定書(shū)目清單，導(dǎo)致購(gòu)買的圖書(shū)不能真正為讀者所用;圖書(shū)館采購(gòu)人員與外部供應(yīng)商勾結(jié)，對(duì)圖書(shū)價(jià)格進(jìn)行虛報(bào)，造成采購(gòu)費(fèi)用的增加等。高校圖書(shū)館強(qiáng)化對(duì)組織內(nèi)部的管理，能增強(qiáng)內(nèi)部人員的責(zé)任意識(shí)，提高采購(gòu)人員的水平，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部?jī)?yōu)化[5]。

4.2?增進(jìn)交流合作，降低外部風(fēng)險(xiǎn)

高校圖書(shū)館應(yīng)增進(jìn)與圖書(shū)供應(yīng)商的交流合作，改變傳統(tǒng)的采購(gòu)觀念，與供應(yīng)商建立供應(yīng)鏈戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，推動(dòng)資源共享，實(shí)現(xiàn)合作共贏[6]。外部風(fēng)險(xiǎn)不僅來(lái)自供應(yīng)商，還來(lái)自政策、環(huán)境和市場(chǎng)等方面的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)楦咝D書(shū)館采購(gòu)的信息資源不僅包括紙質(zhì)書(shū)籍，還有電子出版物和部分音像制品，后者存在著一定的版權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。因此，圖書(shū)館采購(gòu)人員要深入了解有關(guān)政策規(guī)定，隨時(shí)關(guān)注國(guó)內(nèi)外出版物市場(chǎng)的情況，與外界保持良好關(guān)系，從而規(guī)避相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。

4.3?及時(shí)評(píng)價(jià)調(diào)整，不斷改進(jìn)創(chuàng)新

評(píng)價(jià)施加壓力，調(diào)整帶來(lái)活力。對(duì)于破壞規(guī)則的內(nèi)部人員或圖書(shū)供應(yīng)商，高校圖書(shū)館有權(quán)將其從供應(yīng)鏈中剔除，以免引起負(fù)面效應(yīng)。評(píng)價(jià)和調(diào)整具有時(shí)效性，高校圖書(shū)館應(yīng)定期或不定期地對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，周期通常為三個(gè)月，若評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，至少應(yīng)在三天內(nèi)完成調(diào)整處理行為，使震懾效果最佳化。創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力[7]，高校圖書(shū)館基于供應(yīng)鏈管理的圖書(shū)采購(gòu)優(yōu)化，是為了更好地應(yīng)對(duì)不斷變化的讀者需求、采購(gòu)環(huán)境和供應(yīng)商。圖書(shū)采購(gòu)工作者只有在采購(gòu)過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，不斷改善、持續(xù)創(chuàng)新，才是促進(jìn)高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)工作健康有序發(fā)展的根本途徑。

5?結(jié)語(yǔ)

高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，采選人員工作水平的高低，直接影響著圖書(shū)館整體藏書(shū)的質(zhì)量。因此，高校圖書(shū)館要想使采購(gòu)工作健康、有序地發(fā)展，就必須引入供應(yīng)鏈管理模式，創(chuàng)建信息平臺(tái)，整合資源，加強(qiáng)溝通，不斷改進(jìn)，提高采購(gòu)工作效率。

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