李洪洋

作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，企業(yè)檔案信息化建設(shè)狀況關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。但基于多數(shù)企業(yè)檔案意識(shí)較為淡薄，檔案管理工作僅僅停留在傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理階段。檔案信息化建設(shè)存在滯后甚至是被忽視的情況。

1.檔案人才匱乏，專業(yè)技術(shù)不精

企業(yè)作為生產(chǎn)盈利的機(jī)構(gòu)，為將有限的成本投入到自身核心生產(chǎn)之中，多數(shù)企業(yè)均選擇壓縮非關(guān)鍵業(yè)務(wù)的成本，提高自身效益。檔案工作在各個(gè)企業(yè)中多被當(dāng)做邊緣化業(yè)務(wù)工作，往往得不到企業(yè)管理者的重視，認(rèn)為檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單的“管文件”，對(duì)檔案管理員也多停留在“文件管理員”這一角色定位，因此，得不到應(yīng)有重視，成本投入也相對(duì)較低。但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新時(shí)代對(duì)檔案工作人員有著更高的要求，檔案保管員不僅僅需要掌握傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，更需要掌握相關(guān)信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)。

2. 建設(shè)目標(biāo)不清，缺少建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

多數(shù)企業(yè)對(duì)于不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的檔案工作往往不能給予足夠的重視，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也多停留在響應(yīng)國(guó)家號(hào)召這一目的上，企業(yè)檔案信息化在建設(shè)前期，缺乏科學(xué)的規(guī)劃與組織。對(duì)于本企業(yè)檔案信息化建設(shè)不能夠做到有所規(guī)劃、有所標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)的信息化內(nèi)容也難以為企業(yè)所用，如此以往，惡性循環(huán)，造成的低水平重復(fù)與各自為政現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.網(wǎng)站建設(shè)不良，網(wǎng)頁(yè)信息更新緩慢

選取500強(qiáng)企業(yè)中排名前100名作為調(diào)研對(duì)象，在對(duì)其網(wǎng)頁(yè)網(wǎng)站進(jìn)行逐個(gè)點(diǎn)擊的過(guò)程中，網(wǎng)站多包含自身動(dòng)態(tài)、職業(yè)發(fā)展、分支網(wǎng)點(diǎn)或與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的部門導(dǎo)航，由于企業(yè)檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)企業(yè)機(jī)密信息，大多不對(duì)外開(kāi)放，因此，以上所查信息收獲無(wú)幾。因此，本文選取國(guó)外可口可樂(lè)公司、IBM公司與加拿大廣播公司、時(shí)代雜志等幾家具有代表性的企業(yè)檔案網(wǎng)站作為研究樣本，針對(duì)其建設(shè)實(shí)際提出企業(yè)信息化建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)

1.確定評(píng)價(jià)指標(biāo)的原則

基于企業(yè)檔案信息化建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)的制定應(yīng)遵循以下幾個(gè)原則：首先，客觀性?？陀^是指不以人的意識(shí)為轉(zhuǎn)移的存在，即在設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)時(shí)，需要以已有企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)而評(píng)判選取評(píng)價(jià)指標(biāo)，保證選取對(duì)象的科學(xué)性。其次，專業(yè)性。這一點(diǎn)是尤其需要注意的。企業(yè)檔案與其它檔案有所區(qū)別，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的記錄，往往帶有自身企業(yè)專業(yè)化特色。因此，在評(píng)價(jià)企業(yè)檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要特別注意專業(yè)性這一原則，如基建工程檔案涉及到大幅面圖紙時(shí)，在信息化建設(shè)過(guò)程中便需要考慮圖紙掃描后的縮放比例與清晰度。再次，可操作性，這一環(huán)節(jié)主要分為兩大方面，第一是指評(píng)價(jià)的各項(xiàng)指標(biāo)要清晰易懂，不能過(guò)于學(xué)術(shù)化而喪失了操作性，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)盡量使用定量的清晰指標(biāo)來(lái)表示;此外，評(píng)價(jià)指標(biāo)體系本身也需要具有可操作性，也就是從層次劃分到具體權(quán)重占比均需要全面考慮。最后，導(dǎo)向性， 也就是說(shuō)在設(shè)計(jì)企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)的同時(shí)，需要有一定的前瞻性，兼顧企業(yè)現(xiàn)有檔案網(wǎng)頁(yè)情況與未來(lái)發(fā)展水平，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期發(fā)展提供指導(dǎo)。

2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的評(píng)價(jià)指標(biāo)

檔案網(wǎng)站信息資源從微觀而言，主要包含四種類型：館藏?cái)?shù)字化檔案、特色檔案、現(xiàn)行文件以及編研成果。企業(yè)檔案信息化建設(shè)平臺(tái)往往還會(huì)加入自身行業(yè)的檔案信息服務(wù)。具體評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)涉及以下幾點(diǎn)：

（1）網(wǎng)頁(yè)美觀程度

檔案網(wǎng)站在提供利用服務(wù)時(shí)，就像商場(chǎng)里的貨架，其中所包含的檔案信息內(nèi)容便是貨架上繽紛多樣的商品。商品不僅需要注意自身內(nèi)涵，更需要注意自身“顏值”，給予顧客美的享受，才能更好地吸引顧客，滿足更多的利用需求。

（2）檢索功能易用度

檢索是用戶直接表達(dá)自己信息需求的渠道，因此，在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的同時(shí)，需要充分設(shè)計(jì)考慮企業(yè)檔案信息化平臺(tái)的檢索功能。不僅要涵蓋檢索界面、檢索字段、檢索公式、檢索控制、檢索方式等，更要在檢索技術(shù)設(shè)計(jì)過(guò)程中，考慮檢索詞之間的數(shù)量邏輯關(guān)系、本公司的特色功能、專業(yè)指導(dǎo)與跨庫(kù)檢索等。除考慮以上涉及因素外，還需要對(duì)二次檢索即檢索結(jié)果的處理考慮進(jìn)易用度范圍之內(nèi)，需要按照檢索相關(guān)度或者時(shí)間等多種可選方式對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行排列，此外，對(duì)包含檔案基本信息與相關(guān)檔案鏈接等相關(guān)信息也應(yīng)被予以提供，以供用戶選擇。最后，允許的條件下，將本企業(yè)數(shù)字化后的檔案提供全文瀏覽鏈接，并供以存盤、郵件發(fā)送、打印等多種方式的下載鏈接。在這一過(guò)程中，需要注意涉密檔案及各部門間檔案公開(kāi)的范圍，由于企業(yè)檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的單一性，企業(yè)職工均使用一個(gè)平臺(tái)，對(duì)于涉密或者僅向部分工作人員開(kāi)放的檔案，可以采用用戶名與密碼的方式限制獲取，有效做到防止企業(yè)機(jī)密泄露。

（3）在線服務(wù)功能

目前，除去不含有檔案網(wǎng)站的企業(yè)，多數(shù)企業(yè)檔案網(wǎng)站在建設(shè)過(guò)程中，均將檔案信息化網(wǎng)站作為一個(gè)展示平臺(tái)，網(wǎng)頁(yè)的使用功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于展示功能。因此，需要打造“功能取勝”的檔案網(wǎng)頁(yè)，就需要將建設(shè)思路從以往的“展示型網(wǎng)頁(yè)”向“綜合服務(wù)型網(wǎng)頁(yè)”轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步促進(jìn)檔案網(wǎng)站頁(yè)面設(shè)計(jì)的優(yōu)化，提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)“功能化”這一特征，在服務(wù)項(xiàng)目的具體設(shè)置上，根據(jù)調(diào)研，從企業(yè)實(shí)際應(yīng)用的最多需求出發(fā)，進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)的布局設(shè)計(jì)，增強(qiáng)網(wǎng)站使用的“便利性”。

（4）檔案信息資源建設(shè)狀況

這一部分主要涵蓋兩方面的內(nèi)容，首先，要考慮檔案網(wǎng)站涵蓋本企業(yè)檔案資源的豐富與完整度。不僅僅要針對(duì)企業(yè)自身特色，設(shè)計(jì)檢索利用等功能提供檔案信息資源，還可以依此平臺(tái)，宣傳本企業(yè)檔案文化與企業(yè)歷史，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，擴(kuò)大企業(yè)品牌影響力。比如，點(diǎn)擊進(jìn)入時(shí)代周刊檔案網(wǎng)站上“檔案（Archive）”欄目，便可瀏覽從該刊物成立以來(lái)，所有的雜志內(nèi)容 ，有利于社會(huì)公眾進(jìn)一步了解該刊物的歷史，增強(qiáng)該刊物的影響程度;而在加拿大廣播的檔案網(wǎng)站上，點(diǎn)擊“目錄（Categories）”欄目，即可瀏覽關(guān)于科學(xué)技術(shù)、藝術(shù)與娛樂(lè)、健康、生活風(fēng)格、經(jīng)濟(jì)金融、政策、社會(huì)、環(huán)境、體育、戰(zhàn)爭(zhēng)與沖突等各個(gè)專題的電視、廣播節(jié)目，可以為利用者提供更多可供選擇的利用范圍。

此外，還需要考慮檔案信息資源的加工程度。為更好地服務(wù)與本企業(yè)，除提供已開(kāi)放的一次檔案信息資源全文瀏覽鏈接外，企業(yè)檔案需要建立自身的檔案目錄與全文閱覽服務(wù)，更加便于本企業(yè)員工與社會(huì)公眾進(jìn)行利用。最后，企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中需要注意在線提供檔案信息資源的載體形式。傳統(tǒng)紙質(zhì)型載體文件具有“單一化”特征，文字內(nèi)容居多，難以吸引利用者興趣。因此，在企業(yè)檔案信息化這一便利平臺(tái)上，需要注意多種載體提供利用方式的結(jié)合，比如文本、照片、音像、視頻等。

（5）檔案利用服務(wù)途徑

企業(yè)信息資源建設(shè)時(shí)，不僅僅需要能夠提供網(wǎng)上實(shí)時(shí)查詢功能，還需要具有網(wǎng)上留言、網(wǎng)上預(yù)約查詢及相關(guān)數(shù)字檔案館APP服務(wù)等。這些服務(wù)利于企業(yè)檔案信息資源更好地發(fā)揮自身的作用，促進(jìn)企業(yè)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

（6）檔案網(wǎng)站對(duì)外聯(lián)系狀況

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，企業(yè)需要注意將自身業(yè)務(wù)有關(guān)的其它企業(yè)的檔案館鏈接也附著在本館網(wǎng)頁(yè)內(nèi)，方便企業(yè)員工及社會(huì)公眾更方便、快捷、全面的查詢需要信息。此類鏈接不僅應(yīng)包含國(guó)內(nèi)相關(guān)檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)站，還應(yīng)包含國(guó)外檔案網(wǎng)站鏈接。

（7）網(wǎng)頁(yè)細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)

由于全球化因素，在中國(guó)的國(guó)際友人數(shù)量不占少數(shù)。尤其是外資企業(yè)，在設(shè)計(jì)網(wǎng)頁(yè)時(shí)需要考慮中英文界面切換這一細(xì)節(jié)要素，以便外國(guó)員工能夠更好地實(shí)現(xiàn)自助查詢。與此同時(shí)，需要將檔案館的客觀信息準(zhǔn)確的展示在檔案網(wǎng)頁(yè)上，如開(kāi)閉館時(shí)間、地址、郵箱、聯(lián)系電話等，更好地方便讀者利用檔案信息。

（8）網(wǎng)站更新效率

這一點(diǎn)是企業(yè)檔案信息資源建設(shè)尤其需要注意的。以往的企業(yè)在做檔案信息資源建設(shè)時(shí)，往往將信息化工作外包給專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)，一旦信息化工作完成，在信息化過(guò)程中及信息化以后產(chǎn)生的文件得到的信息化處理往往不及時(shí)，這就會(huì)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的全面性造成影響。不僅如此，企業(yè)檔案信息化在建成網(wǎng)站后，應(yīng)對(duì)信息化后的檔案目錄進(jìn)行及時(shí)更新，還可以通過(guò)此網(wǎng)站發(fā)布部門信息、推送企業(yè)員工感興趣的單位信息，如干部?jī)?yōu)秀事跡、企業(yè)發(fā)展史等編研成果，吸引更多社會(huì)公眾及員工利用信息化后的檔案資源。

（9）在線服務(wù)工作

健全的檔案網(wǎng)站服務(wù)應(yīng)具有實(shí)時(shí)交互性特點(diǎn)，企業(yè)檔案在信息化后，需要配套以完善的在線服務(wù)，使用戶需求能夠最大限度的被滿足，引導(dǎo)本企業(yè)員工甚至是社會(huì)公眾積極利用檔案網(wǎng)站。同時(shí)，可以設(shè)置留言區(qū)廣泛收集工作意見(jiàn)與建議，進(jìn)一步改善工作實(shí)際，不斷提升與優(yōu)化檔案網(wǎng)站的在線服務(wù)功能。

（10）網(wǎng)站管理規(guī)范水平

目前，大多數(shù)企業(yè)檔案館網(wǎng)建設(shè)存在管理規(guī)范相滯后的弊端。參照管理的文件各個(gè)企業(yè)不盡相同，有些企業(yè)使用規(guī)范仍是老舊文件，難以適應(yīng)網(wǎng)站建設(shè)不斷提升的客觀實(shí)際。除此之外，管理機(jī)構(gòu)與管理人員的結(jié)構(gòu)也是管理規(guī)范水平需要考慮衡量的重要因素。必須配備以知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)水平與學(xué)歷層次相當(dāng)?shù)墓芾砣藛T，促進(jìn)企業(yè)檔案館網(wǎng)的建設(shè)與管理。

（11）檔案信息化建設(shè)投入性價(jià)比

任何舉措的實(shí)施，都需要人力、物力、經(jīng)費(fèi)等投入對(duì)之予以支撐。檔案信息化也不例外。其建設(shè)程度的好壞一定程度上取決于檔案信息化建設(shè)的硬件、軟件、信息化技術(shù)人力、網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備等建設(shè)投入。但是考慮成本要素，并非投入高，信息化水平就一定高。因此，在企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，需要考慮檔案信息化建設(shè)投入比重所產(chǎn)生的收益，即性價(jià)比，作為衡量企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要要素之一。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)建設(shè)仍然是一片仍待開(kāi)發(fā)的領(lǐng)域，需要研究學(xué)者與實(shí)踐工作者們，用更深邃的學(xué)術(shù)視野，捕捉其中的閃光點(diǎn)，在遼闊的學(xué)術(shù)藍(lán)天下，共同拼制完成“企業(yè)檔案信息化建設(shè)”的完美拼圖。

（作者單位：黑龍江大學(xué)）