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紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的創(chuàng)新實(shí)踐
—— 以中石化石油設(shè)計(jì)工程有限公司為例

2019-03-08 11:06袁淵
山東檔案 2019年1期
關(guān)鍵詞:底圖紙質(zhì)利用

文·袁淵

石油石化行業(yè)檔案信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)多年的探索發(fā)展,已經(jīng)基本形成綜合管理信息系統(tǒng)一體化。隨著石油石化行業(yè)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與檔案管理深度融合和創(chuàng)新,特別是互聯(lián)網(wǎng)+、工業(yè)4.0、能源互聯(lián)網(wǎng)等一系列新的信息技術(shù)革命與管理思想的普及,促使企業(yè)檔案信息化建設(shè)朝著“數(shù)字化+檔案管理”的方向不斷前行。

紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的創(chuàng)新管理是信息時(shí)代一個(gè)新生事物,在保護(hù)紙質(zhì)圖檔生命周期,改變紙質(zhì)圖檔管理模式,改善紙質(zhì)圖檔利用方式等方面有著特殊意義和作用。

一、紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的服務(wù)創(chuàng)新

中石化石油工程設(shè)計(jì)有限公司是國(guó)家甲級(jí)勘察設(shè)計(jì)單位,全國(guó)勘察設(shè)計(jì)和項(xiàng)目管理、工程總承包雙百?gòu)?qiáng)企業(yè),國(guó)家一級(jí)檔案管理單位,山東省特級(jí)檔案室。

近幾年,公司積極推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展,經(jīng)營(yíng)范圍從油田走向社會(huì),從陸地走向海洋,從國(guó)內(nèi)走向國(guó)外。由過(guò)去單一的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)逐步建設(shè)成為國(guó)內(nèi)一流工程公司。快速增長(zhǎng)的底圖庫(kù)存與庫(kù)容有限之間的矛盾凸顯,底圖庫(kù)現(xiàn)存底圖總數(shù)達(dá)224萬(wàn)余張,庫(kù)容已處于基本飽和狀態(tài),而底圖仍以平均每年約7萬(wàn)張的存檔速度遞增。為減輕公司紙質(zhì)底圖庫(kù)房壓力,公司開(kāi)始將紙質(zhì)底圖掃描為數(shù)字化電子檔案管理。

工程設(shè)計(jì)底圖是原始檔案,是一種硫酸紙介質(zhì)的天然描圖紙,底圖型號(hào)分為880CM、620CM、440CM、310CM以及A3、A4幅面。一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后,存檔多則上萬(wàn)張,少則幾十張的底圖入庫(kù)。

因?yàn)榇鏅n時(shí)間較長(zhǎng)、利用次數(shù)多,底圖存在撕裂、殘缺等破損現(xiàn)象,一般破損的設(shè)計(jì)底圖是用透明膠帶粘貼修復(fù),方便快捷又不妨礙重復(fù)利用,但時(shí)間一長(zhǎng),就會(huì)脫落,甚至留下粘貼痕跡,影響底圖壽命。有些因?yàn)轫?xiàng)目施工或竣工需要反復(fù)抽曬的底圖,經(jīng)過(guò)曬圖機(jī)多次烘烤早已“傷痕累累”,如果不及時(shí)利用現(xiàn)代化數(shù)字掃描技術(shù)把這些珍貴的原始紙質(zhì)底圖集中起來(lái)進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化加以保護(hù),必將造成檔案資源的損失,給公司的發(fā)展帶來(lái)阻礙。

(一)縮小紙質(zhì)圖檔占用空間

公司設(shè)計(jì)圖紙從1962年開(kāi)始存檔,是公司在油田工程建設(shè)中的原始記錄和重要依據(jù)。傳統(tǒng)設(shè)計(jì)圖紙的存儲(chǔ)載體以紙質(zhì)居多,存儲(chǔ)記載豐富、海量的設(shè)計(jì)底圖,必定所占存放空間十分龐大。要將這些歷史底圖整理好、保管好,充分利用,發(fā)揮價(jià)值,具體從事底圖管理工作的檔案人員就必須承擔(dān)許多繁瑣的整理工作。紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后,既不占用庫(kù)房空間,也節(jié)約建設(shè)紙質(zhì)圖檔密集架成本,使人力、物力都得到有效緩解和利用。

(二)改變歷史圖檔管理模式

近年來(lái),公司改革向轉(zhuǎn)型發(fā)展聚焦,項(xiàng)目管理的實(shí)施對(duì)傳統(tǒng)存檔模式帶來(lái)沖擊。原來(lái)傳統(tǒng)的存檔模式是專業(yè)+年代+流水號(hào),如“電-2001001”,所以對(duì)應(yīng)的庫(kù)房管理模式也如這般簡(jiǎn)單明了,只需分開(kāi)專業(yè)、年代,按從上到下、從左至右的順序流水排列即可。項(xiàng)目管理的實(shí)施與國(guó)際設(shè)計(jì)編制接軌,以項(xiàng)目為單位存儲(chǔ)圖紙,徹底打破傳統(tǒng)的專業(yè)存檔模式。現(xiàn)在的存檔模式是設(shè)計(jì)階段+項(xiàng)目號(hào)+專業(yè)+單元號(hào),如“項(xiàng)目號(hào)DD2018001,專業(yè)DL1-0000EL01”,這種存檔模式勢(shì)必增加庫(kù)房管理難度。因此,形成的海量紙質(zhì)圖檔必然要通過(guò)數(shù)字化處理,制作成電子文件代替原件使用。這是在信息時(shí)代檔案管理的必然趨勢(shì),它既能縮小圖紙占用空間,又能快捷便利地提供利用。

(三)改善紙質(zhì)圖檔利用方式

紙質(zhì)圖檔數(shù)字化是改善原有紙質(zhì)檔案利用的最佳方式。一份數(shù)字化加工后的“孤本”圖檔,可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢利用平臺(tái),同時(shí)提供給所有需要它的人共享,“孤本”不再受限制。紙質(zhì)圖檔數(shù)字化以后,將上傳公司綜合管理信息一體化平臺(tái),這樣利用者就可以通過(guò)權(quán)限審批,下載這些數(shù)字化歷史圖檔進(jìn)行復(fù)用設(shè)計(jì)、作為參考,“時(shí)間”不再受限制。數(shù)字化后的歷史圖檔也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸,在異地也可以調(diào)閱利用,擴(kuò)大了歷史圖檔的利用空間,“空間”不再受限制。

二、紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理創(chuàng)新

公司檔案管理中心按照“存量數(shù)字化,增量電子化”的檔案信息化原則,依托公司綜合管理信息系統(tǒng)一體化平臺(tái),與中石化檔案管理系統(tǒng)接軌,實(shí)現(xiàn)在線歸檔和授權(quán)利用,實(shí)施檔案信息資源數(shù)字化的動(dòng)態(tài)管理。

(一)紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化過(guò)程

紙質(zhì)圖檔數(shù)字化成果是公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中最直接的記錄。它所具備的信息存儲(chǔ)、傳播、檢索等功能將為公司發(fā)展和生存提供有效的工具和手段。

數(shù)字化掃描流程包括紙質(zhì)底圖出庫(kù)、清潔除塵、清點(diǎn)核對(duì)、目錄錄入、前期處理、圖檔掃描、圖像質(zhì)檢、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、底圖入庫(kù)等11項(xiàng)內(nèi)容(見(jiàn)圖1)。

目前,已掃描完成1962年至2003年設(shè)計(jì)底圖472765張。完成整理、編輯、上傳平臺(tái)數(shù)字化歷史圖檔41682個(gè),容量達(dá)22.2GB。

(二)紙質(zhì)圖檔數(shù)字化后的管理和利用

數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次挑戰(zhàn)和創(chuàng)新。紙質(zhì)圖檔數(shù)字化加工之后,利用計(jì)算機(jī)和綜合管理信息一體化平臺(tái)等現(xiàn)代化手段來(lái)管理,可以收到事半功倍的效果,從而使底圖管理人員從繁重的體力工作中解脫出來(lái),提高工作效率,加強(qiáng)工作質(zhì)量。紙質(zhì)圖檔數(shù)字化后成為歷史圖檔,要規(guī)范其借閱利用流程(見(jiàn)圖2)。

這些經(jīng)過(guò)后期數(shù)字化加工處理形成的電子歷史圖檔,利用綜合管理信息一體化平臺(tái)系統(tǒng)模式架構(gòu),在系統(tǒng)內(nèi)部最終實(shí)現(xiàn)歷史圖檔的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布和年代查詢、項(xiàng)目號(hào)查詢、項(xiàng)目名稱查詢、關(guān)鍵字檢索等多種檢索途徑,便于用戶瀏覽、檢索、下載,實(shí)現(xiàn)資源共享。2017年,全公司職員共借閱數(shù)字化歷史圖檔11290個(gè)、152人次。

三、紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的安全創(chuàng)新

檔案安全是檔案工作的重中之重,確保檔案安全是檔案工作者的天職。公司檔案管理中心創(chuàng)新檔案安全管理機(jī)制,不斷完善檔案資源、檔案安全、檔案利用“三個(gè)體系”建設(shè),著力推進(jìn)檔案工作向資源建設(shè)型、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型、開(kāi)發(fā)利用型轉(zhuǎn)變。

(一)保證掃描后歷史圖檔的完整性

紙質(zhì)底圖出入庫(kù)必須認(rèn)真清點(diǎn)交接,操作必須按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。掃描前處理過(guò)程比較復(fù)雜,包括清點(diǎn)、除塵、修補(bǔ)、除皺、去霉等,工作人員需要有底圖檔案修復(fù)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。原始掃描影像一般不要求進(jìn)行優(yōu)化處理,保持原始影像信息不變,同時(shí)要符合不同圖紙檔案的順序要求。質(zhì)量檢查項(xiàng)目繁多,包括圖像的完整性、偏斜度、清晰度、失真度、圖像畸形等,確保數(shù)字化后的歷史圖檔完整清晰。

(二)保證掃描后歷史圖檔的安全性

對(duì)于石油工程設(shè)計(jì)公司而言,歷史圖檔是重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和寶貴的資源財(cái)富。在以往存檔中,歷史圖檔是以紙質(zhì)形式存在,通過(guò)紙質(zhì)圖檔數(shù)字化后一般以電子文檔的形式存在。歷史圖檔的數(shù)字化開(kāi)發(fā)與傳播,有嚴(yán)格規(guī)范的審核流程和監(jiān)督機(jī)制,必須由專人專崗負(fù)責(zé)管理,嚴(yán)格執(zhí)行歷史圖檔的存儲(chǔ)、保管、利用等安全制度和措施,嚴(yán)防數(shù)字化歷史圖檔出現(xiàn)安全事故。

掃描儀集成:通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)圖檔轉(zhuǎn)化為電子圖片或PDF文件存儲(chǔ)。減少通過(guò)文件柜或抽屜查找圖紙文檔所花費(fèi)的時(shí)間,降低圖紙文檔可能被損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn),減少因不同用戶使用而重復(fù)復(fù)印造成大量紙質(zhì)成本的浪費(fèi)。

安全備份:支持光盤(pán)刻錄和完整數(shù)據(jù)上傳服務(wù)器備份兩種方式。數(shù)字化后歷史圖檔存儲(chǔ)介質(zhì)因人員誤操作或病毒感染等原因?qū)е缕茐臅r(shí),可以利用完整備份的數(shù)據(jù)在第一時(shí)間進(jìn)行恢復(fù),充分保證數(shù)字化后歷史圖檔的完整和安全。

權(quán)限管理:提供權(quán)限控制機(jī)制,可針對(duì)用戶、部門(mén)及崗位進(jìn)行精細(xì)度的權(quán)限控制,控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、借閱等操作,保障歷史圖檔只有公司內(nèi)部人員經(jīng)授權(quán)才可查看,不會(huì)發(fā)生信息泄漏、惡意攻擊等事件,實(shí)現(xiàn)歷史圖檔數(shù)字化安全管理和利用。

數(shù)據(jù)加密信息安全:紙質(zhì)圖檔數(shù)字化后上傳至綜合管理信息一體化平臺(tái),明確人員的資格條件和授權(quán)范圍,規(guī)定電子文件瀏覽、查閱權(quán)限,依人賦權(quán)。通過(guò)數(shù)據(jù)加密技術(shù),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化歷史圖檔的保密與防泄漏。數(shù)據(jù)加密安全系統(tǒng)的實(shí)施,使數(shù)字化后的歷史圖檔得到嚴(yán)格保護(hù),確保公司設(shè)計(jì)檔案信息資源的獨(dú)有性和安全性。

工程設(shè)計(jì)紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理,既是一種檔案管理方式的挑戰(zhàn)和轉(zhuǎn)變,又為檔案更好服務(wù)公司轉(zhuǎn)型發(fā)展提供必要保障條件,更提升了工程設(shè)計(jì)者對(duì)數(shù)字化歷史圖檔成果價(jià)值和利用價(jià)值的認(rèn)可。公司將進(jìn)一步推動(dòng)數(shù)字化歷史圖檔的存儲(chǔ)海量化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、資源共享化、信息動(dòng)態(tài)化,為電子檔案庫(kù)房和數(shù)字化檔案館建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

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