摘要：隨著我國信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，Office辦公軟件已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各類辦公工作中，通過Office辦公軟件不僅能夠有效地提供辦公的效率，還能夠利用Office辦公軟件實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，從而為我國的環(huán)保事業(yè)做出更多的貢獻(xiàn)。學(xué)校是保證我國教育行業(yè)健康發(fā)展的基本組成單位，通過學(xué)校辦公管理可以加強(qiáng)和提升學(xué)校管理的規(guī)范性。雖然目前在學(xué)校辦公管理中，Office辦公軟件已經(jīng)得到了普及，但是在實(shí)際的應(yīng)用過程中還存在諸多不足?；诖?，本文通過分析Office辦公軟件在學(xué)校辦公管理中存在的不足，探究如何更好地應(yīng)用Office辦公軟件來提升學(xué)校辦公管理的水平。

關(guān)鍵詞：Office辦公軟件;學(xué)校;辦公;管理

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）34-0194-02

在學(xué)校的辦公過程中，除了要對學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)的教育教學(xué)工作，還需要通過學(xué)校的辦公管理，來對接上級教育部門所下達(dá)的教學(xué)任務(wù)，以及規(guī)范學(xué)生在教育教學(xué)過程中的教學(xué)管理。因此學(xué)校辦公管理是學(xué)校工作流程中的重要組成部分，加強(qiáng)學(xué)校辦公管理的規(guī)范性也是提升學(xué)校辦學(xué)效率和辦學(xué)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)和前提。Office辦公軟件是我國目前普及的計(jì)算機(jī)軟件中最重要、最基礎(chǔ)的辦公軟件。因此在學(xué)校教學(xué)辦公管理過程中，有效的利用Offce辦公軟件，是提升我國學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的重要措施。所以學(xué)校的管理人員要重視Office辦公軟件在學(xué)校管理中的應(yīng)用，使其作用充分發(fā)揮。

1 0ffice辦公軟件簡介

目前我國辦公過程中，所使用的Office辦公軟件功能強(qiáng)大，包含的操作系統(tǒng)也比較多。例如在Office辦公軟件中包含了word文字處理系統(tǒng)，人們可以通過word文字處理系統(tǒng)進(jìn)行有關(guān)于文字的一系列編輯工作，可以將手寫稿或者想要寫出的文章在電腦上通過word軟件編輯出來，然后通過打印的形式打印在a4紙上，從而讓人們能夠更加清晰地看出作者想要表達(dá)的意思。通過word軟件進(jìn)行文字的編輯，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在，與手寫相比word系統(tǒng)編輯出來的文字更加清晰，并且字體統(tǒng)一，使人們能夠更加明確的了解作者想要表達(dá)的意思。而且利用word系統(tǒng)軟件進(jìn)行編輯文字，還可以有效的提升編寫的速度，保證辦公過程中的效率。Off'ice辦公軟件中除了包含word系統(tǒng)，還包含Excel表格處理系統(tǒng)。通過Excel表格處理系統(tǒng)，人們可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列的處理和轉(zhuǎn)換。例如在企業(yè)會計(jì)工作中利用Excel，可以進(jìn)行賬目的處理，從而不僅提高了賬目的準(zhǔn)確性，還提高了會計(jì)工作的效率。Excel表格處理系統(tǒng)功能比較強(qiáng)大，它可以對所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和以及其他相關(guān)的計(jì)算，不僅操作簡單方便，而且能夠極大的提高人們對于數(shù)據(jù)處理的效率。Word和Excel是Office辦公軟件中常用的處理系統(tǒng)，除了word和Excel之外還包括PPT幻燈片制作系統(tǒng)。通過PPT幻燈片處理系統(tǒng)，人們可以將文字或者圖片有效的編輯到同一個PPrr中，然后向?qū)W生通過動畫處理方式展示出來，不僅能夠生動形象地讓人們理解PPT制作者的意圖，還能夠有效地吸引閱讀者和學(xué)習(xí)者的興趣。目前隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，Offce辦公軟件系統(tǒng)也有了相應(yīng)的系統(tǒng)更新，目前我國大部分計(jì)算機(jī)上使用的Office2003已經(jīng)替換成了Office2007.Office2007不僅功能更加強(qiáng)大，而且運(yùn)行速度也更加順暢。在未來隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展后，辦公軟件系統(tǒng)將會具備更加強(qiáng)大的功能，因此在所有的辦公過程中，需要熟練地掌握Office辦公軟件的使用方法和使用技巧，才能夠保證有效地提高辦公的效率。

2 學(xué)校辦公流程簡介

在目前我國學(xué)校辦公過程中，主要的辦公流程是對學(xué)生的教育教學(xué)。在對學(xué)生進(jìn)行教育教學(xué)時，大部分學(xué)校已經(jīng)安裝了多媒體設(shè)備，所以老師也可以通過Office辦公軟件處理系統(tǒng)進(jìn)行PPT制作的，幫助學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中提高學(xué)習(xí)興趣，并且提升相應(yīng)的學(xué)習(xí)效率。除了教育教學(xué)過程中可能會使用到Office辦公軟件，在實(shí)際的辦公管理過程中也會應(yīng)用到word文字處理系統(tǒng)，例如現(xiàn)階段我國教育局以及相關(guān)教育管理部門規(guī)定老師每隔一段時間提交教學(xué)計(jì)劃以及教學(xué)報告，如果教師通過手寫的方式進(jìn)行提交，不僅不具備一定的規(guī)范性，還會由于字跡問題導(dǎo)致辦公效率的降低。就目前學(xué)校辦公過程來分析，學(xué)校的辦公流程是一個相對較為復(fù)雜的過程。學(xué)校的管理者不僅需要保證老師能夠在課堂上提高相應(yīng)的教學(xué)準(zhǔn)確性和效率性，還需要針對學(xué)校的日常生活，制定相應(yīng)的管理規(guī)范。尤其是對于住宿學(xué)校來說，學(xué)校的管理者不僅在管理辦公過程中需要保證學(xué)生在學(xué)習(xí)上能夠得到更好的教學(xué)資源，還需要保證學(xué)生在生活上能夠得到基本的生活保障。而且在辦公室工作流程的過程中，不僅需要對上級匯報學(xué)校的管理情況，還需要對各科老師安排相應(yīng)的管理內(nèi)容。

3 目前我國學(xué)校辦公管理中用Office辦公軟件存在的問題

3.1 教學(xué)課堂上存在的問題

在我國教學(xué)課堂上對Office辦公軟件的利用主要體現(xiàn)在多媒體設(shè)備教學(xué)和通過PPT軟件制作教學(xué)幻燈片，從而進(jìn)行本學(xué)科的知識講解。但是在實(shí)際的教學(xué)過程中，大部分教學(xué)老師還是用傳統(tǒng)的黑板板書式教學(xué)，而沒有利用多媒體設(shè)備進(jìn)行教學(xué)，尤其是在鄉(xiāng)村學(xué)校中，很多老師由于沒有掌握先進(jìn)的多媒體使用技術(shù)以及相應(yīng)的信息處理化技術(shù)，在教學(xué)過程中使用傳統(tǒng)的板書式教學(xué)方式，阻礙了學(xué)生接觸高科技產(chǎn)品的使用，以及學(xué)習(xí)興趣的提升。因此目前在我國教學(xué)課堂上，使用Offce辦公軟件存在的問題主要體現(xiàn)在，大部分教學(xué)老師沒有更好地利用Office辦公軟件來進(jìn)行教育教學(xué)。

3.2 成績管理中存在的問題

在我國學(xué)校的教育教學(xué)過程中，對于學(xué)生的學(xué)習(xí)成績相對比較注重，因此在學(xué)校辦公管理中，針對學(xué)習(xí)成績進(jìn)行管理是非常必要的辦公程序。但是目前我國大部分學(xué)校在對于學(xué)生成績的管理過程中，只有簡單的學(xué)生分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)以及學(xué)校的排名統(tǒng)計(jì)，這樣進(jìn)行成績的統(tǒng)計(jì)以及成績的管理，不能夠更好地幫助老師通過分析成績，來提升學(xué)生的整體學(xué)習(xí)水平。所以為了保證學(xué)生評價能夠更好地服務(wù)于學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長過程，可以使用Office辦公軟件中的Excel表格處理系統(tǒng)來進(jìn)行相關(guān)的分析，從而保證老師能夠通過教學(xué)評價，提升自身的教學(xué)水平以及提升學(xué)生的學(xué)習(xí)水平。

3.3 學(xué)校辦公管理中存在的問題

在學(xué)校辦公管理中使用Office辦公軟件存在的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面，第一個方面是，如果不使用Office辦公軟件進(jìn)行相應(yīng)的辦公，會導(dǎo)致信息的傳達(dá)過程中可能出現(xiàn)失誤。由于每個學(xué)校辦公人員的書寫方式以及書寫手法不同，在信息傳達(dá)的過程中，極有可能導(dǎo)致其他老師或者上級領(lǐng)導(dǎo)不能夠清楚地明白書寫者的意圖，這就嚴(yán)重影響了學(xué)校辦公的辦公效率和辦公質(zhì)量。第二個方面是在學(xué)校辦公管理過程中，不使用Office辦公軟件，會導(dǎo)致學(xué)校的一些規(guī)章制度不能夠更好地被學(xué)生熟知。通過Office辦公軟件，做出的規(guī)章制度表格以及規(guī)章制度條例，更具備一定的規(guī)范性和正規(guī)性，從而在一定程度上能夠警醒學(xué)生。第三個方面是在學(xué)校的辦公過程中，利用Office辦公軟件，可以有效地提升辦公的質(zhì)量。各個學(xué)校管理人員在辦公的過程中，可以通過辦公軟件制作出電子版文件，并且通過郵件的方式相互傳達(dá)，既節(jié)省了紙張又節(jié)省了時間，也為我國環(huán)保方面做出了一定的貢獻(xiàn)。

4 提升Office辦公軟件在學(xué)校辦公管理中應(yīng)用的措施

4.1 增強(qiáng)學(xué)校管理人員Office應(yīng)用技巧

通過分析，我國學(xué)校辦公管理中應(yīng)用Office辦公軟件存在的問題，可以知道大部分學(xué)校管理人員對于Office辦公軟件應(yīng)用技巧不了解，影響了學(xué)校在辦公過程中應(yīng)用Office辦公軟件。所以為了能夠更好地讓學(xué)校中管理人員用Office辦公軟件進(jìn)行辦公，需要不斷地提升學(xué)校管理人員以及學(xué)校工作人員的Of-fce辦公軟件技巧。首先在提升應(yīng)用技巧的過程中，學(xué)校可以組織相應(yīng)的工作人員進(jìn)行關(guān)于Office辦公軟件應(yīng)用的培訓(xùn)，并且通過一定的考核制度培養(yǎng)和督促學(xué)校管理人員和工作人員，提升自身的Office辦公軟件應(yīng)用技巧。其次是需要在制定任務(wù)的過程中鼓勵學(xué)校的工作人員應(yīng)用Office辦公軟件進(jìn)行辦公，并且需要給每一個學(xué)校的工作人員和管理人員分配一定的Of-fice辦公任務(wù)，保證學(xué)校的管理人員能夠有更多的機(jī)會使用Of-fice辦公軟件，并且盡量將使用Office辦公軟件來進(jìn)行學(xué)校辦公管理當(dāng)作一個習(xí)慣。最后是要保證，學(xué)校管理人員自身能夠提升Office辦公軟件應(yīng)用意識，不斷地通過各類Office辦公軟件應(yīng)用培訓(xùn)來提升自身的應(yīng)用技巧，以及實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的目標(biāo)。

4.2 加強(qiáng)學(xué)校監(jiān)督和管理規(guī)范

在學(xué)校辦公管理過程中，用Office辦公軟件，不僅能夠有效的提升辦學(xué)效率和辦學(xué)質(zhì)量，還能夠?yàn)槲覈h(huán)保事業(yè)作出貢獻(xiàn)，所以學(xué)校的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員，要不斷的規(guī)范學(xué)校工作人員在進(jìn)行辦公過程中使用Office辦公軟件的流程和制度。首先是在課堂教學(xué)過程中，學(xué)校要規(guī)定教師在教學(xué)過程中，盡量采用多媒體設(shè)備進(jìn)行教學(xué)。對于不了解多媒體設(shè)備應(yīng)用技巧的老師，要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。其次是在教學(xué)評價的過程中，要盡量保證教師能夠提供更詳細(xì)的評價結(jié)果，可以使用Excel表格制作條形圖或者折線圖來進(jìn)行學(xué)生成績的分析，從而有效地促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)成績的提高。

4.3 培養(yǎng)辦公管理過程中用Office辦公軟件的習(xí)慣

在辦公的過程中，大部分老教師都習(xí)慣采用手寫辦公或者紙張辦公，所以在應(yīng)用Office辦公軟件的過程中，很多老師由于沒有相應(yīng)的習(xí)慣，而導(dǎo)致在辦公管理過程中很少使用Office辦公軟件。因此學(xué)校的管理人員要制定相應(yīng)的制度，培養(yǎng)教師工作和辦公過程中具備使用Office辦公軟件的良好習(xí)慣。可以通過會議的形式，讓教師通過辦公軟件來制作相應(yīng)的工作報告，也可以在日常工作中，培養(yǎng)教師應(yīng)用Office辦公軟件的良好習(xí)慣。

5 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段我國學(xué)校管理過程中應(yīng)用Office辦公軟件仍然存在一些難題需要解決，所以學(xué)校的管理人員以及辦公的工作人員需要不斷地提升Office軟件使用意識，并且熟練地掌握相應(yīng)的使用流程，保證我國在學(xué)校辦公過程中，能夠更加順利熟練地使用Office辦公軟件。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用將會更加廣泛，因此各學(xué)校的辦公管理人員以及教師要不斷地提升Office辦公軟件應(yīng)用技能，以此保證我國的教育教學(xué)工作能夠擁有更高的水平。

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【通聯(lián)編輯：光文玲】

收稿日期：2019-08-22

作者簡介：張妮（1981-），女，陜西人，中國礦業(yè)大學(xué)銀川學(xué)院，本科，助教，主要研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)基礎(chǔ)。