許德斌

（合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室 安徽 合肥 238000）

0.引言

檔案信息化是在國(guó)家行政管理組織的統(tǒng)一計(jì)劃與指導(dǎo)下，在檔案管理工作中積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源實(shí)施管理與應(yīng)用。換而言之，檔案信息化主要指的是檔案管理工作模式從以管理實(shí)體檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案管理為主的模式。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，從客觀上對(duì)檔案管理工作模式提出了全新的要求，檔案管理工作要積極運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，革新檔案管理模式，用便捷高效的信息化管理替代傳統(tǒng)人工管理模式。全面推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案部門(mén)順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的必然趨勢(shì)，是高校檔案部門(mén)革新與發(fā)展的必然選擇，也是提升高校辦學(xué)效益、滿足現(xiàn)代化教育發(fā)展形勢(shì)的迫切要求。

1.高校檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵

高校檔案信息化主要是指檔案管理工作模式由過(guò)去以檔案實(shí)體資料保管為中心向以檔案數(shù)字化資料為主要模式，為高校與社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。因此，高校檔案部門(mén)需要做好以下幾點(diǎn)：實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化與網(wǎng)絡(luò)化；實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的接受、發(fā)送、保存以及提供使用的一體化；實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享。

2.高校檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，推動(dòng)著高校檔案管理工作的變革，促使其從過(guò)去單調(diào)的紙質(zhì)實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)向智能化的電子檔案管理模式。目前，部分高校檔案工作人員對(duì)于檔案的信息化建設(shè)存在認(rèn)知上的不足，缺乏應(yīng)有的重視，思想沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，依然停留在傳統(tǒng)的理念上，繼續(xù)沿用過(guò)去的工作方式。此外，檔案部門(mén)由于常處于高校邊緣位置，無(wú)法得到足夠的重視與支持，檔案工作沒(méi)有引起校領(lǐng)導(dǎo)的廣泛關(guān)注，不少高校并未意識(shí)到推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的深遠(yuǎn)意義，沒(méi)有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理對(duì)于高校教育、科研等工作的積極作用。從而導(dǎo)致高校缺少科學(xué)合理的檔案信息建設(shè)方案，阻礙了校內(nèi)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.2 對(duì)檔案信息化建設(shè)缺少投入

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既需要充足的資金支持，還需要大量的設(shè)備，特別是硬件與軟件設(shè)施的投入。由于不少高校并未深刻地意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要意義，因而在檔案信息化建設(shè)的設(shè)備與資金投入都存在較大缺口，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的效率較低。高校檔案信息化建設(shè)缺少相應(yīng)的投入，具體表現(xiàn)在以下方面：一是硬件設(shè)施投入不足，高校檔案信息化建設(shè)需要大量的網(wǎng)絡(luò)連接以及管理與使用者的便捷登錄，在檔案信息傳輸中對(duì)網(wǎng)絡(luò)的速度有著較高的要求，但目前電腦硬件設(shè)施無(wú)法滿足檔案信息化快速、大容量的工作需求。二是軟件技術(shù)水平滯后，高校檔案信息化建設(shè)中，檔案工作人員需要自動(dòng)化的工作平臺(tái)、不同類(lèi)型文件的處理系統(tǒng)以及信息檢索與保存平臺(tái)，需要便捷快速的登錄與用戶身份認(rèn)證軟件，而目前較低的軟件技術(shù)和系統(tǒng)滿足不了各個(gè)主體的實(shí)際需求。

2.3 檔案信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)素養(yǎng)低

隨著高校的不斷擴(kuò)招，校內(nèi)學(xué)生數(shù)量的不斷增長(zhǎng)，導(dǎo)致高校學(xué)生管理、師資管理、科研管理以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等各項(xiàng)工作量與日俱增，高校檔案工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，繁重的工作量與現(xiàn)有檔案工作人員數(shù)量不成比例，并且某些高校檔案工作人員并不是專業(yè)領(lǐng)域人員，沒(méi)有接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案工作了解不全面，專業(yè)能力有限。對(duì)于高校檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，與其他部門(mén)有著較大的區(qū)別，由于長(zhǎng)期處于單調(diào)、枯燥、乏味的工作狀態(tài)，許多人并不愿意從事這份工作。此外，高校檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作人員綜合素養(yǎng)與能力有著較高的要求，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要掌握信息技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。由于目前高校檔案工作團(tuán)隊(duì)整體能力較低，影響了檔案信息化的建設(shè)進(jìn)度。

2.4 檔案信息化建設(shè)制度不完善

科學(xué)規(guī)范化的建設(shè)是對(duì)電子文件的生成、存檔以及電子檔案數(shù)據(jù)資源標(biāo)識(shí)、概述、保存、搜索、交換、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)炔煌矫孢M(jìn)行科學(xué)合理構(gòu)建，是高校檔案信息化健康發(fā)展的重要保障。由于我國(guó)高校目前信息化建設(shè)還屬于起步階段，并未制定統(tǒng)一的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，某些高校缺少切實(shí)有效的信息化建設(shè)方案，各高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中并沒(méi)有制定統(tǒng)一的指導(dǎo)綱要，存在一定的隨意性與零散性，從而造成高校檔案信息化管理效果不理想，工作水平及效率較低。此外，高校檔案信息化建設(shè)還需要校內(nèi)其他部門(mén)的配合與支持，如何規(guī)范管理各部門(mén)工作的機(jī)制還有待于完善，這在一定程度上阻礙了高校檔案信息化各項(xiàng)工作的順利實(shí)施，影響了檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)的有效路徑

3.1 建設(shè)檔案信息資源系統(tǒng)

首先，要建設(shè)檔案信息資源的數(shù)字化系統(tǒng)。一是要重點(diǎn)搜集，妥善處理好高校中具有一定價(jià)值的檔案資料，根據(jù)調(diào)研分析，明確信息來(lái)源，每年定期從不同部門(mén)獲取提前確立的信息資源，尤其是檔案部門(mén)要監(jiān)督與督催校內(nèi)各部門(mén)的信息搜集，建立相應(yīng)的制度，將黨群、行政、教學(xué)、科研等類(lèi)型的檔案信息資源整合起來(lái)，確保收集的檔案能夠齊全、完整、系統(tǒng)。二是要加大對(duì)電子文件歸檔與管理的力度，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)空間中電子文件的實(shí)時(shí)發(fā)送與接受、高效管理與應(yīng)用。三是要運(yùn)用數(shù)字模擬綜合技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將相應(yīng)的電子檔案掛接到網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件系統(tǒng)中。

其次，要建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。一是要強(qiáng)化文件目標(biāo)信息庫(kù)建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立高水平、優(yōu)質(zhì)的全文資料信息庫(kù)。尤其要構(gòu)建個(gè)性化的數(shù)據(jù)庫(kù)，按照高校工作開(kāi)展的需求，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于信息的保存、搜索、查看及處理，促進(jìn)信息溝通與增強(qiáng)服務(wù)效率。二是要構(gòu)建教師工作業(yè)績(jī)信息庫(kù)，將教師工作過(guò)程中的教學(xué)任務(wù)、教研成果等信息完整的錄入，客觀科學(xué)地評(píng)價(jià)教師的專業(yè)能力與工作水平，并與教師未來(lái)職稱晉升直接掛鉤。此外，還要構(gòu)建科研技術(shù)成果信息庫(kù)，以便于充分了解高?？蒲邪l(fā)展情況，為科研成果的宣傳及轉(zhuǎn)化提供更多機(jī)會(huì)，提高整體服務(wù)質(zhì)量。

3.2 搭建信息管理服務(wù)平臺(tái)

首先，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理平臺(tái)，確保實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。一是要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，配備通用網(wǎng)絡(luò)、電腦，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、處理軟件、數(shù)碼攝像機(jī)、圖像識(shí)別等基礎(chǔ)設(shè)備。二是要積極引入或是自主開(kāi)發(fā)檔案信息智能管理軟件，實(shí)時(shí)與院校網(wǎng)絡(luò)互通，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行“雙軌制”管理。利用檔案信息智能管理軟件對(duì)各部門(mén)檔案的搜集、整合、保存、統(tǒng)計(jì)、搜索與應(yīng)用等實(shí)施網(wǎng)絡(luò)控制，對(duì)不同的來(lái)源渠道、不同格式的電子檔案加以規(guī)范化處理，數(shù)據(jù)著錄、提供多種數(shù)據(jù)檢索、創(chuàng)編目錄等。三是要以檔案部門(mén)為檔案信息智能管理平臺(tái)中心，全面覆蓋院校歸檔的應(yīng)用系統(tǒng)，高校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案智能管理平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接，為數(shù)據(jù)共享提供有利條件。四是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的日常維護(hù)，保障電子文件的真實(shí)性、整體性、有效性，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

其次，構(gòu)建檔案信息化社會(huì)服務(wù)平臺(tái)。一是要革新服務(wù)方式，讓公眾全面了解檔案工作的作用，增強(qiáng)檔案工作的影響力；積極宣傳檔案工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，構(gòu)建電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)在線等服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)多渠道、多形式、多維度的主動(dòng)式服務(wù)；基于網(wǎng)絡(luò)智能設(shè)備與方式，深入挖掘檔案信息資源，全面提高服務(wù)的實(shí)效性，努力將檔案部門(mén)構(gòu)建成為提供服務(wù)的數(shù)據(jù)中心和文化基地。二是要依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺(tái)，開(kāi)啟檔案目錄信息庫(kù)、檔案全文信息庫(kù)以及建立多媒體檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息便捷、高效檢索，提高工作整體效率。三是要?jiǎng)?chuàng)建相互連通的現(xiàn)行文件、檔案信息公布平臺(tái)與搜索應(yīng)用系統(tǒng)，便捷迅速的向公眾提供有效的檔案應(yīng)用服務(wù)，最大程度地發(fā)揮出檔案部門(mén)的公眾性服務(wù)作用。

3.3 加強(qiáng)檔案工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨而復(fù)雜的工程，檔案信息化建設(shè)的整個(gè)過(guò)程與全新的知識(shí)、技術(shù)有著緊密的關(guān)系。因此，要加大專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)的建立力度，確保檔案信息化的順利開(kāi)展。

首先，檔案部門(mén)要有推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的緊迫感與責(zé)任感，轉(zhuǎn)變以往“重藏輕用”的思想，轉(zhuǎn)變被動(dòng)式的服務(wù)狀態(tài)，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為主動(dòng)提供服務(wù)、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)共享提供有利條件，為構(gòu)建新的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)做好充分的準(zhǔn)備工作。

其次，檔案部門(mén)要利用主題講座、學(xué)術(shù)溝通、信息技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)等方式，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素養(yǎng)。信息化環(huán)境下，檔案工作者既要了解檔案、圖書(shū)情報(bào)等領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，又要能熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要具有出色的信息獲得、信息溝通、信息傳輸、信息鑒別、信息評(píng)測(cè)、信息制造、信息提煉等能力。

再次，檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)參與到改革中，構(gòu)建自我發(fā)展、自我管理機(jī)制，實(shí)施質(zhì)量及目標(biāo)管理的責(zé)任制度，調(diào)動(dòng)工作人員的熱情，提高工作的積極性，穩(wěn)定檔案工作團(tuán)隊(duì)。在短期內(nèi)建設(shè)以管理類(lèi)人才為主、綜合類(lèi)專業(yè)技術(shù)人才為核心的檔案領(lǐng)導(dǎo)組織體系，滿足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

3.4 健全安全保障機(jī)制

首先，要構(gòu)建檔案信息化規(guī)范制度，貫徹目前的檔案信息化構(gòu)建指標(biāo)（檔案信息資源構(gòu)建指標(biāo)、管理指標(biāo)、成果運(yùn)用指標(biāo)）。檔案信息資源構(gòu)建指標(biāo)主要包括軟件與硬件設(shè)施構(gòu)建、數(shù)據(jù)搜集、信息化加工、信息備份標(biāo)準(zhǔn)等。檔案信息化管理指標(biāo)包括對(duì)工作人員科學(xué)管理指標(biāo)、常用設(shè)備管理、信息資源管理指標(biāo)等。檔案信息化先進(jìn)成果運(yùn)用指標(biāo)包括搜索規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)送規(guī)范等，重點(diǎn)是為了解決合理運(yùn)用的問(wèn)題。此外，我國(guó)教育部門(mén)頒布的《教育管理信息化指標(biāo)》，也同樣能夠應(yīng)用到高校檔案信息化管理中。在上述指標(biāo)基礎(chǔ)上，高校檔案部門(mén)還要做到以下兩個(gè)方面：①各部門(mén)要統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)實(shí)踐，建立檔案信息化建設(shè)當(dāng)中統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案連接網(wǎng)絡(luò)之前要確保電子檔案的規(guī)范化，格式相同并兼容，在建立標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要兼顧硬件的篩選標(biāo)準(zhǔn)、軟件的配置標(biāo)準(zhǔn)、信息庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)形式，尤其是應(yīng)用軟件要符合整體的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。突破資源構(gòu)建、運(yùn)用軟件、技術(shù)服務(wù)等各自單獨(dú)構(gòu)成體系的格局，切實(shí)保障檔案信息的安全性，實(shí)現(xiàn)資源及時(shí)共享。②高?？砂凑兆陨韺?shí)際情況，結(jié)合國(guó)家現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，完善電子文件搜集、構(gòu)成、處理、應(yīng)用等制度，及時(shí)補(bǔ)充與更新各種檔案的管理方法與具體標(biāo)準(zhǔn)，以便更好的順應(yīng)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的需要。

其次，要構(gòu)建檔案信息安全保障方案。具體可從以下幾方面入手：①確保人員的安全。要嚴(yán)格按照《國(guó)家檔案法》、《網(wǎng)絡(luò)病毒防范管理措施》等法律規(guī)定，建立相關(guān)規(guī)章制度、保密機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到人。同時(shí)，還要嚴(yán)格地進(jìn)行身份認(rèn)證、權(quán)限管理等識(shí)別與設(shè)置，避免人為性的破壞。②保障信息的安全。對(duì)所有電子檔案的生存周期要實(shí)施全程監(jiān)控，運(yùn)用電子與紙質(zhì)的方式加以保存，對(duì)相應(yīng)的數(shù)字化信息要備份與異地保存。③確保系統(tǒng)的安全。保證系統(tǒng)服務(wù)器具有足夠高的級(jí)別，安裝專門(mén)的殺毒軟件，加強(qiáng)入侵檢查，避免病毒進(jìn)入系統(tǒng)。還要定期修改密碼、升級(jí)、維護(hù)等，以便能夠發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時(shí)解決。④保障環(huán)境的安全。嚴(yán)格貫徹檔案的防范制度，保證檔案信息安全，構(gòu)建科學(xué)合理的信息安全報(bào)警機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)或是信息庫(kù)出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)開(kāi)啟應(yīng)系統(tǒng)，迅速恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化建設(shè)由于存在諸多問(wèn)題，導(dǎo)致其信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。因而高校要確保制度、規(guī)范先行，加強(qiáng)安全保障，完善檔案信息資源構(gòu)建與管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化相關(guān)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，高校檔案信息化建設(shè)還要與電子政務(wù)建設(shè)步調(diào)一致，從實(shí)際出發(fā)，按照具體步驟實(shí)施，積極推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。