周莉

摘 要：近年來(lái)，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的存儲(chǔ)方式也不斷地發(fā)生變化，存儲(chǔ)形式多種多樣。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，是檔案工作者值得深入思考的課題。本文主要就電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理作了相關(guān)的分析，以供廣大同仁參考借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;整合管理

當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合是擺在檔案管理人員面前的重要研究課題，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)方式相比，電子檔案存儲(chǔ)方式有著很大的不用。主要表現(xiàn)在電子信息檔案的數(shù)據(jù)可以與存儲(chǔ)載體相互分離。采用高新科學(xué)技術(shù)作為基礎(chǔ)，能夠?qū)τ谠嫉臄?shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，但是卻不能復(fù)制所必要的存儲(chǔ)載體。所以，電子數(shù)據(jù)檔案可以存在于專門(mén)的存儲(chǔ)系統(tǒng)之中，也可以存儲(chǔ)在隨身攜帶的各種移動(dòng)數(shù)據(jù)載體之中。所以，利用電子信息技術(shù)將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，加大力度促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理是非常必要的。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)分析

1.1 電子檔案的特點(diǎn)

1）檔案信息存儲(chǔ)豐富性。電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)，尤其是光盤(pán)，由于信息存儲(chǔ)的高密度性，使檔案信息存儲(chǔ)量極為豐富，具有“海量存儲(chǔ)”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲(chǔ)的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡(jiǎn)化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

2）檔案信息生動(dòng)形象性。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過(guò)用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)事物信息的原來(lái)形態(tài)，形象生動(dòng)地再現(xiàn)歷史活動(dòng)狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對(duì)人類社會(huì)活動(dòng)的概貌進(jìn)行全息化 再現(xiàn)。

3）信息存儲(chǔ)與利用的迅速準(zhǔn)確性。電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，它通過(guò)數(shù)字或代碼，對(duì)信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、編輯加工處理，由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽(tīng)的信息，從而提高檔案信息開(kāi)發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

1）檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來(lái)的發(fā)展成熟過(guò)程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

2）紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以十分簡(jiǎn)單明了的獲得想要的信息資料，并且在具體的獲取過(guò)程中不需要任何其他的媒介工具。電子信息檔案在獲取信息過(guò)程中不需要任何其他的媒介。然而電子信息檔案則需要一定的媒介進(jìn)行信息的獲取，所以說(shuō)明電子信息檔案對(duì)于高新科技產(chǎn)品具有極強(qiáng)的依賴性。隨著我國(guó)科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，信息檔案存儲(chǔ)的方式越來(lái)越閑心，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。

1）同步歸檔。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢驗(yàn)并審核所收集的紙質(zhì)文檔，切實(shí)保證紙質(zhì)文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進(jìn)行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的具體操作來(lái)看，二者存在一定差異，應(yīng)當(dāng)注意的是，電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)將其存入計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，并進(jìn)行清晰標(biāo)記，確認(rèn)已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2）同步整理。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取可行措施對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案在編號(hào)上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

3）同步鑒定。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限;紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

4）同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過(guò)同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的探索

1）建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)。由于電子檔案在收集時(shí)間和方式以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

2）并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)實(shí)行雙套制。鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期并存，我們可采取既簡(jiǎn)單又保險(xiǎn)的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性;或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當(dāng)然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時(shí)，電子檔案要用可脫機(jī)保存的載體備份下來(lái)。以紙質(zhì)檔案與磁盤(pán)（光盤(pán)、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

3）實(shí)行各種管理時(shí)都要制定一定的互通互聯(lián)方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動(dòng)、易修改問(wèn)題，確保其法律效用;二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時(shí)，進(jìn)行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過(guò)彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

4）建立一套科學(xué)合理的管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開(kāi)始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段各有優(yōu)勢(shì)，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)及服務(wù)中各自發(fā)揮著特殊的作用。因此，我們要做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期并存工作，逐步完善檔案管理手段，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

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