郭曉霞

摘 要：根據(jù)我國2017年檔案局發(fā)布的《企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，加強數(shù)字檔案室建設(shè)是現(xiàn)階段我國檔案信息化建設(shè)中最關(guān)鍵的工作。此文詳細分析了現(xiàn)階段我國企業(yè)數(shù)字檔案室具有的問題，并提出了相應的處理措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;建設(shè);問題;對策

近幾年，伴隨電子信息系統(tǒng)的廣泛利用與數(shù)字檔案館創(chuàng)建的繁榮發(fā)展，創(chuàng)建數(shù)字檔案室這一問題已引入組織的議事日程。創(chuàng)建數(shù)字檔案室主要指機關(guān)企事業(yè)機構(gòu)與社會組織整體應用計算機、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等科技，對室藏檔案展開數(shù)字化生產(chǎn)、數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化應用的工作項目。檔案屬于同級國家檔案館的基礎(chǔ)，檔案的信息化還是同級國家檔案館信息化的前提?；趧?chuàng)建數(shù)字檔案室實踐顯示，該項工作不僅可以有效維護紙質(zhì)檔案資料，還可以為用戶帶來迅速、精準、方便的查找服務，充分使用檔案資源。

1 創(chuàng)建數(shù)字檔案室常見的不足

1）缺少專業(yè)化人才。在檔案中心，對于比較有限的室藏資料、比較固定的服務主體，以往的管理方式依舊管用、好用，這種根深蒂固的思想方式，導致諸多檔案服務人員不想放棄以往的操作模式去探究信息化操作形式，知識結(jié)構(gòu)創(chuàng)新緩慢。已實行信息化的檔案室中檔案業(yè)務依舊停留于摸索過程，采用的僅僅是單一的查詢、記錄、統(tǒng)計的方法，信息化的功能還未充分體現(xiàn)出來。

2）安全質(zhì)量存在隱患。當前，創(chuàng)建企業(yè)數(shù)字檔案室大都采取業(yè)務委托外包，該種形式簡單、省事。但在具體操作中，卻存在嚴重的安全及質(zhì)量隱患，特別是安全隱患，要引起組織的關(guān)注[1]。就外包而言，組織采取購買招標模式與信息化加工單位簽署檔案數(shù)字化生產(chǎn)合同，盡管在委托生產(chǎn)階段會簽署完整的安全、保密、質(zhì)量合同，但在具體工作中，隱患并沒有從此消失，具體表現(xiàn)為：（1）數(shù)字化加工單位從業(yè)者素質(zhì)高低差異、流動性大引起的隱憂;（2）組織對數(shù)字化生產(chǎn)監(jiān)管不全面的隱憂;（3）數(shù)字化服務單位與從業(yè)者首先考慮的是經(jīng)濟效益，具有只重數(shù)量，數(shù)字化性能偏低的隱患。

3）軟件配套不齊全。當前，在數(shù)字化加工階段，覺得較為困惑的是沒有一套集中的軟件，具有選擇性矛盾，擔心今后數(shù)字化成果不能與同級檔案館相銜接的情況，以期檔案行政控制中心可以及時提供集中有效的軟件。

2 創(chuàng)建數(shù)字檔案室的有效策略

1）設(shè)置專業(yè)的管理部門。領(lǐng)導高度注重檔案數(shù)字化發(fā)展，確定了檔案數(shù)字化創(chuàng)建的整體目標與規(guī)劃，組建了檔案數(shù)字化創(chuàng)建的管理領(lǐng)導班組，產(chǎn)生了通過領(lǐng)導主管、辦公室主任、專兼職檔案者齊心協(xié)力發(fā)展的局面[2]。

2）制定整體規(guī)劃與分步實行計劃。檔案數(shù)字化屬于系統(tǒng)項目，要求在實施以前制定出明確的整體規(guī)劃與分步實行計劃。首先，要在檔案管理領(lǐng)導班組的帶領(lǐng)下，制定出可行性、實事求是的文檔數(shù)字化創(chuàng)建指導計劃。其次，應在現(xiàn)有的檔案目錄前提下，逐漸進行檔案目錄信息庫與檔案全文信息庫創(chuàng)建。最后，將檔案數(shù)字化發(fā)展引入服務計劃與經(jīng)濟發(fā)展的項目中。檔案數(shù)字化發(fā)展對檔案管理不僅是發(fā)展機遇還是一項挑戰(zhàn)，需要成為檔案行業(yè)發(fā)展的基本工作，以檔案信息化發(fā)展為立足點，對歷史負責，為當前服務，替今后著想。

3）增加檔案數(shù)字化創(chuàng)建軟硬件投資。投資經(jīng)費優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施，購入檔案管理系統(tǒng)，檔案服務設(shè)備、專業(yè)掃描機、移動硬盤等產(chǎn)品。檔案信息化是將紙質(zhì)文檔經(jīng)過掃描、錄入等形式，把數(shù)據(jù)保存于計算機信息庫內(nèi)，以得到檢索便捷、備份迅速簡單、保存空間小、維護簡單安全等作用[3]。檔案管理信息化是信息背景下的重要需求，創(chuàng)建信息化檔案管理要科學選取檔案管理系統(tǒng)，一個優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)，通常對檔案管理服務者做好各項管理任務有事半功倍的成效，其既能夠增加經(jīng)濟效益，還能夠大幅度提升工作效率。

4）做好檔案數(shù)字化收集。檔案數(shù)字化創(chuàng)建主要指經(jīng)過各項掃描、錄入方法與技術(shù)，把多種檔案數(shù)字錄入電子計算機，且整合與加工檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)建專業(yè)的檔案信息庫。由檔案實體系統(tǒng)提卷后，先是拆卷、校對檔案頁碼，再進行信息收集。檔案收集同步校對檔案目錄、審核電子材料，做好初步審查。再由專業(yè)的人員審查檔案原件與信息，確定無錯后，進行檔案裝訂復原，對電子信息進行入檔。這一過程，每個環(huán)節(jié)有效配合，協(xié)同處理，以流水線形式完成數(shù)據(jù)收集、審查工作。為加快信息錄入、掃描速度，全面做好基礎(chǔ)任務，檔案室專職員工和全局兼職檔案員工一道，由此付出了非常艱辛的努力，促使檔案業(yè)務邁入一個嶄新的階段[4]。

5）強化檔案數(shù)字化生產(chǎn)安全與質(zhì)量監(jiān)管。首先，加強卷宗質(zhì)量檢測，如卷宗題名的編輯是否標準，記載卷宗詳細資料的單號、起止時間，頁碼、卷中信息的件數(shù)是否真實，發(fā)現(xiàn)錯誤應及時調(diào)整，為后續(xù)的錄入奠定周密詳細的準備基礎(chǔ)。其次，嚴格把關(guān)檔案數(shù)據(jù)錄入的效果。第一，保障規(guī)范化作業(yè)，防止進入的隨意性;第二，要執(zhí)行專人對比原始文件對記錄的檔案目錄信息展開核查與不定期抽檢，確保錄入信息和原始檔案的統(tǒng)一性與真實性。

6）實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享。檔案數(shù)字化發(fā)展是歷史的重要選擇，但信息化的主要目的是實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。所以，唯有為利用者帶來簡便、靈活的檔案數(shù)據(jù)服務，方可達到檔案數(shù)字化發(fā)展目的。唯有基于數(shù)字化，創(chuàng)建出檔案數(shù)據(jù)資源備份系統(tǒng)，方可保證在任何環(huán)境及條件下，檔案數(shù)據(jù)的安全性，充分突出檔案數(shù)據(jù)資源的儲備功能，方可真正完成檔案資源的數(shù)據(jù)共享[5]。

7）建立滿足數(shù)字檔案室需求的數(shù)字檔案控制體系。在單位創(chuàng)建信息化過程，數(shù)字檔案室創(chuàng)建是關(guān)鍵內(nèi)容。為此，在創(chuàng)建數(shù)字檔案室時，需要強化對數(shù)字檔案室創(chuàng)建的組織領(lǐng)導，應將數(shù)字檔案室創(chuàng)建引入數(shù)字化建設(shè)整體規(guī)劃當中，總體規(guī)劃與統(tǒng)籌設(shè)計，采用“先易再難、分步實行”的形式，全面推動數(shù)字檔案室。另外，應為數(shù)字檔案室選擇科學的員工編制，在確定崗位職責的前提下，配備與數(shù)字檔案室創(chuàng)建相符合的，具備大數(shù)據(jù)思想、把握大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、具備檔案管理水平的復合型人才。再者，應建立與健全數(shù)字檔案室創(chuàng)建的各項規(guī)章制度，結(jié)合數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作需求，根據(jù)上級部門的制度需要，建立完善的數(shù)字檔案室有關(guān)管理標準及制度。

3 結(jié)束語

總之，作為關(guān)鍵數(shù)據(jù)資源之一的檔案，遇到了計算機系統(tǒng)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的較大沖擊。面對機遇與挑戰(zhàn)，提升檔案數(shù)字化發(fā)展管理水平，是組織的核心工作與各單位、部門的各項業(yè)務發(fā)展需要，也是屬于時代及社會發(fā)展的需要，更是檔案管理業(yè)務發(fā)展的重要趨勢。檔案信息化建設(shè)得到實質(zhì)性推進，檔案數(shù)據(jù)服務功能不斷提高。在實施階段重視歸納經(jīng)驗，探究新情況新局勢，全局與局部均把檔案數(shù)字化發(fā)展引入本單位數(shù)字化建設(shè)綜合規(guī)劃之中并實行，采用正版的計算機檔案控制平臺，而且與辦公智能化系統(tǒng)相銜接，結(jié)合存量紙質(zhì)檔案信息化、增量檔案電子化需求，加速檔案數(shù)字化創(chuàng)建進程。當前已經(jīng)實現(xiàn)文書紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織，電子文檔歸檔途徑順暢，電子文檔滿足國家標準規(guī)范，電子檔案定時備份控制，實現(xiàn)在線提供檔案數(shù)據(jù)應用。檔案信息化發(fā)展促進了檔案管理現(xiàn)代化管理，由此推進檔案管理邁向全新的階段。

參考文獻

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[5]張晶.數(shù)字檔案室建設(shè)的實踐與探索[J].檔案天地，2017（12）：35-38.