黃海濱

摘 要：隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷更新，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理也趨于信息化。檔案管理信息化是非常有助于事業(yè)單位發(fā)展的，因此事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提起重視。本文闡述了檔案管理信息化建設(shè)的具體內(nèi)容，以及其提升策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;信息化工作

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1）專業(yè)化的管理人員隊(duì)伍。檔案信息化管理需要一批專業(yè)性人才來(lái)開(kāi)展，把好人才質(zhì)量關(guān)，把具有專業(yè)技術(shù)的人員選派到檔案管理崗位上，才能確保檔案信息化開(kāi)展。

2）科學(xué)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。事業(yè)單位檔案能夠信息化管理，就要設(shè)計(jì)一套符合實(shí)際需求的信息資源以及操作系統(tǒng)。做好該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施以及維護(hù)，對(duì)相關(guān)設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置，資料備份、認(rèn)證等一系列安全保護(hù)也要予以高度重視和明確。

3）科學(xué)明晰的管理內(nèi)容。檔案資源數(shù)字化需要一套完善的有效管理系統(tǒng)，在信息化技術(shù)下對(duì)檔案資料采用電子形式儲(chǔ)存，方便快捷的同時(shí)也容易失真和丟失。因此，在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中要注重檔案資料的備份、轉(zhuǎn)移，確保資料安全穩(wěn)定。

4）優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作流程。檔案信息化建設(shè)最終目的是為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案資料的作用。所以，在信息化建設(shè)的進(jìn)程中，要制定出一套利于用戶查詢檔案的服務(wù)流程，確保用戶能夠便捷準(zhǔn)確的查閱到所需的檔案資料，提升檔案資料的利用率。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1）檔案信息化管理資金投入不足。由于對(duì)檔案工作不能真正提高重視，使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)投入資金不足，相應(yīng)的設(shè)施不能滿足檔案信息化建設(shè)的需求，無(wú)法確保開(kāi)展科技化、信息化的檔案管理。個(gè)別單位還存在著紙質(zhì)檔案的管理模式，不能應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案管理信息化起到了阻礙作用，同時(shí)也影響了檔案管理人員工作心態(tài)，對(duì)檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了消極影響。

2）忽視企業(yè)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)成效。信息技術(shù)為企業(yè)檔案資料管理帶來(lái)紅利的同時(shí)，也給企業(yè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)維人員提出了更高的要求。現(xiàn)階段，企業(yè)還未能就檔案資料崗位人員的上崗標(biāo)準(zhǔn)和能力評(píng)定作出明確的要求。在實(shí)踐中，因部分管理人員的信息化檔案處置力不足，造成資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化滯緩、失誤等問(wèn)題，間接地影響到企業(yè)檔案資料信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)水平。

3）對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)重視不足。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，部分企業(yè)的管理者對(duì)檔案資料的信息化改革工作重視不夠。企業(yè)內(nèi)部在檔案管理的信息化建設(shè)層面裝備支出、人員配備等層面投入不夠。同時(shí)，因信息化檔案管理的要求，檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)化工作未能全面展開(kāi)，面對(duì)海量基礎(chǔ)信息檔案，企業(yè)沒(méi)能建立起高效、規(guī)范的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，在這一情形下，導(dǎo)致信息化檔案轉(zhuǎn)化中的部分紙質(zhì)檔案資料的流失。

4）信息化管理水平低。由于事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化管理所需配備的資金、人力、資源等存在顧慮，管理人員缺乏應(yīng)有的信息化管理知識(shí)和技能，現(xiàn)代信息化資源在檔案管理活動(dòng)中未能得以廣泛、有效的應(yīng)用，管理工作形式仍舊簡(jiǎn)單粗放，計(jì)算機(jī)媒體和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用只停留于一些低水平的、個(gè)人信息錄入和歸檔工作;各地區(qū)各單位被“信息孤島”隔絕，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息互通兼容，造成信息技術(shù)無(wú)法得以深度有效的應(yīng)用。

5）創(chuàng)新管理意識(shí)不強(qiáng)。事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要意義重視不足、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng);多數(shù)單位仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，疏于進(jìn)行管理體制、方法和手段的創(chuàng)新，管理機(jī)制缺乏靈活性，管理水平相對(duì)落后，存在形式化和滯后性的不良傾向，無(wú)法滿足事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的需要。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

1）完善信息化檔案管理體系。企業(yè)在檔案資料信息化建設(shè)進(jìn)程的同時(shí)，需不斷加大對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，企業(yè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)原有紙質(zhì)檔案的合理留存，并對(duì)已完成轉(zhuǎn)化工作的數(shù)字檔案進(jìn)行嚴(yán)格備份，也應(yīng)做好相應(yīng)的防潮、防火等方面的工作。其次，應(yīng)對(duì)信息檔案管理建立層級(jí)化的管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行檔案的審批和登記工作，確保數(shù)字檔案的安全性和完整性。

2）明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。在新時(shí)期，要更好的發(fā)揮檔案的共享性，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要進(jìn)一步明確和完善信息化管理體系，增強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。要以國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合單位實(shí)際情況和發(fā)展特點(diǎn)，構(gòu)筑內(nèi)部的管理體系，檔案錄入時(shí)對(duì)標(biāo)識(shí)、格式、文字等信息內(nèi)容，嚴(yán)格遵守管理標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家規(guī)定。檔案管理數(shù)據(jù)采用的軟硬件應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，做到標(biāo)準(zhǔn)一致，為檔案數(shù)據(jù)的高度共享奠定基礎(chǔ)。

3）利用數(shù)字化手段處理檔案管理信息資源。在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該聯(lián)系現(xiàn)實(shí)情況對(duì)檔案管理展開(kāi)全面分析，并建立健全檔案管理信息化體系，保證不同形式的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)靈活轉(zhuǎn)化，進(jìn)一步完善檔案管理數(shù)字化模式。在對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行展開(kāi)分析與管理，并凸顯出管理的重點(diǎn)內(nèi)容，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

4）完善檔案信息化管理服務(wù)設(shè)施。要做好檔案管理信息化建設(shè)，就要充分利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)。通過(guò)先進(jìn)設(shè)施設(shè)備的使用，做好檔案的收集、儲(chǔ)存以及分類。要加大資金投入力度，引進(jìn)掃描儀、刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)等檔案管理信息化建設(shè)必備的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備。同時(shí)，對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)設(shè)施設(shè)備的使用的培訓(xùn)，確保先進(jìn)的設(shè)備能夠得以合理的利用，延長(zhǎng)使用周期，降低檔案信息化建設(shè)的成本。

5）增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的安全。事業(yè)單位要采取檔案系統(tǒng)安全穩(wěn)定的保證措施，在檔案管理信息化建設(shè)中提升檔案管理質(zhì)量。由于高度共享的網(wǎng)絡(luò)，使得事業(yè)單位檔案資料安全性有了極大的隱患，要避免泄密現(xiàn)象的發(fā)生，采取安全措施，加強(qiáng)身份識(shí)別、訪問(wèn)權(quán)限等安全性的保護(hù)。在實(shí)際管理運(yùn)用中，要從安全性角度考慮，防控好檔案上網(wǎng)內(nèi)容。對(duì)檔案管理系統(tǒng)做好科學(xué)的維護(hù)，要加強(qiáng)設(shè)置防火墻、殺毒軟件等系統(tǒng)保護(hù)措施。同時(shí)，在日常管理和使用中應(yīng)當(dāng)使用好除濕、除塵設(shè)施，充分保障檔案信息的安全。

6）專業(yè)化的人才隊(duì)伍培養(yǎng)。企業(yè)檔案信息的管理發(fā)展中對(duì)企業(yè)檔案的管理者提出了更高的要求。在信息化建設(shè)的推進(jìn)中，需加大對(duì)企業(yè)檔案信息管理專業(yè)化的人才隊(duì)伍培養(yǎng)，通過(guò)系統(tǒng)的專項(xiàng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員在信息化的檔案資料的收集、處理及分析等層面的能力。同時(shí)，企業(yè)建立起檔案資料信息化管理的人才管理的長(zhǎng)效機(jī)制，在崗位設(shè)置中加大對(duì)信息化檔案管理人才的傾斜，在人才引進(jìn)策略下，達(dá)成企業(yè)檔案管理實(shí)踐能力的提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

做為一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)涵蓋許多內(nèi)容，在具體實(shí)施過(guò)程中還存在著信息化程度較低、人員素質(zhì)不高、資金投入不足、相關(guān)制度不完善等問(wèn)題。對(duì)這些問(wèn)題要采取針對(duì)性的措施，通過(guò)明確信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善相關(guān)服務(wù)設(shè)施，增強(qiáng)信息化建設(shè)的安全性，提升相關(guān)管理人員工作素質(zhì)等措施，推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理，提升檔案管理的工作質(zhì)量。

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