摘 要：在我國的企事業(yè)單位中，事業(yè)單位的地位是極為特殊的，我國事業(yè)單位需要承擔著相關政府部門的部分職能，所以事業(yè)單位的運轉在一定程度上會影響到社會的穩(wěn)定和人們的生活，因此隨著我國現(xiàn)代化建設水平的不斷提高和經濟社會的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位的發(fā)展也愈發(fā)受到重視，事業(yè)單位的管理工作也得到了快速發(fā)展。在事業(yè)單位的管理工作中，文書檔案管理設計中十分基礎的管理工作，事業(yè)單位的文書檔案資料中包含了事業(yè)單位相關人員的檔案資料以及單位內部各項事務的資料，對這些文書檔案進行有效的整理和管理，對于事業(yè)單位各項工作的開展和正常運營都有著重要作用，所以事業(yè)單位必須要重視文書檔案管理工作。本文就對事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題進行分析，并探討在新時期如何對該工作進行有效的優(yōu)化。

關鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案管理;優(yōu)化

事業(yè)單位在我國經濟社會中的地位是極為特殊的，事業(yè)單位的發(fā)展對我國社會和諧穩(wěn)定和人們的生活質量都會產生一定影響，所以隨著我國現(xiàn)代化建設水平的不斷提高，我國事業(yè)單位的職能也更加豐富，其能夠發(fā)揮出的作用也更加顯著，所以為了保證事業(yè)單位各項工作的正常開展，提高其發(fā)展水平，必須要對管理工作進行改進。文書檔案管理是一項比較基礎的管理工作，主要是對各種文書資料和檔案資料進行整理、分類和歸檔，由于該工作與事業(yè)單位的職能之間沒有直接的聯(lián)系，所以很多事業(yè)單位都忽視了該工作，可是隨著事業(yè)單位發(fā)展水平的不斷提高，其內部文書檔案資料的數(shù)量也在項目增多，對其管理工作的要求提高，在這種形勢下，要求事業(yè)單位必須要對文書檔案管理工作進行優(yōu)化。

1 信息化對事業(yè)單位文書檔案管理產生的影響

自從進入21世紀以來，我國互聯(lián)網技術和計算機技術的發(fā)展就促進了我國科技的進步，而近幾年來，信息技術的出現(xiàn)和應用使得我國進入了信息化社會，在信息化社會中，信息的重要性和價值得到了凸顯，對于各行各業(yè)的發(fā)展都會產生很大影響，所以我國事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，文書檔案管理工作的作用就進一步提高。事業(yè)單位的文書檔案管理工作，主要是對各種文件資料和檔案材料進行收集、整理和利用，這本身就是一種信息價值的體現(xiàn)，所以在信息化社會來臨以后，事業(yè)單位的文書檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，信息化和數(shù)字化已經成為了事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要趨勢和發(fā)展方向。

我國傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書檔案管理工作，主要是對紙質的文書檔案進行管理，通過人工管理的方式進行，這種管理方式十分落后，效率也很低下，需要消耗大量的人力、物力和時間，所以其對于事業(yè)單位發(fā)展所產生的影響是十分有限的。但是信息化社會來臨以后，將各種信息化技術和計算機技術應用于事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，工作人員就可以利用先進的技術，對文書檔案的收集、鑒定、整理和利用的過程進行改進，而且相關專業(yè)系統(tǒng)也能夠及時發(fā)現(xiàn)文件材料中存在的差錯和漏洞，可以避免材料錯誤等問題的發(fā)生，提高文書檔案管理工作的質量。除此以外，傳統(tǒng)的紙質文書檔案管理工作在開展的過程中，需要考慮到各種材料的安全性，因為這種紙質材料很容易在保管的過程中受到損壞，導致文書檔案信息不完整，而信息化技術在其中的應用，卻能夠通過對電子文書檔案材料的管理，對原始文件進行備份管理，防止數(shù)據(jù)丟失，同時信息化技術中的云技術還能夠為文書檔案管理提供超大的存儲空間，有效節(jié)約了文書檔案管理工作的資源。

2 新時期事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

2.1 對文書檔案管理的重視程度不足

由于事業(yè)單位承擔著我國政府部門的部分職能，所以在我國經濟社會發(fā)展中，事業(yè)單位的發(fā)展重點始終集中于相關職能的有效落實，對于經濟利益并不重視，但是不能否認的是，隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善和發(fā)展以及事業(yè)單位改革的不斷深化，我國事業(yè)單位也開始認識到經濟效益的重要性，并在發(fā)展的過程中努力兼顧經濟效益。在該過程中，由于文書檔案管理工作并不能創(chuàng)造直接的經濟效益，而且相關工作比較基礎和繁瑣，對于事業(yè)單位相關職能落實所產生的影響也并不明顯，在這種情況下，很多事業(yè)單位就忽視了文書檔案管理，直至當前，我國的很多事業(yè)單位都沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，沒有會為主的管理工作的開展提供良好的環(huán)境和充足的支持，相關基礎設施并不完善，這直接導致了事業(yè)單位文書檔案管理工作難以有效開展[1]。

2.2 文書檔案管理制度不完善

文書檔案管理作為事業(yè)單位的一項基礎管理工作，管理制度是保證該工作得到落實的重要保障，可是由于事業(yè)單位領導對文書檔案管理工作不夠重視，所以也就沒有完善相關管理制度，只是提出了文書檔案管理的一些基礎要求和規(guī)范，但沒有對其進行細化，也沒有提出管理人員的職責和義務。另外，由于文書檔案管理工作的內容比較基礎和繁瑣，所以相關管理制度也會比較復雜，所以相關部門在制定管理制度時就會比較懈怠，相關管理制度并不健全，存在很多漏洞[2]。這樣文書檔案管理工作在實施的過程中，就會存在著文書檔案資料收集不及時、檔案資料的管理效率低下以及資料利用率低下等問題，這不利于文書檔案管理工作的開展。

2.3 文書檔案管理方式落后

隨著信息技術和計算機技術的不斷發(fā)展，我國已經進入了信息化社會，很多信息技術也在事業(yè)單位的管理工作中得到了應用，可是文書檔案管理工作的信息化水平仍然比較低，很多先進的信息技術并沒有在其中得到應用，文書檔案管理，信息化建設的速度比較緩慢，相關的管理理念和管理方法也比較落后，與我國事業(yè)單位的發(fā)展要求和發(fā)展趨勢是不相適應的，這些都直接導致了事業(yè)單位文書檔案管理工作效率低下[3]。

2.4 管理人員素質低下

在事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，管理人員素質低下是一個比較嚴重的問題，而其根本原因也是由于事業(yè)單位對文書檔案管理工作不夠重視，所以在選擇管理人員時，并沒有對其專業(yè)性和業(yè)務能力進行嚴謹?shù)目疾欤踔習x擇一些其他崗位的員工進行兼職，一些即將退休的員工也可能會被安排到該崗位上，工作人員的流動性很大，但是其本身又缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)，導致了文書檔案管理人員的整體素質不高，在工作的過程中也會缺乏責任感，工作中很容易出現(xiàn)各種問題。另外，還有一些事業(yè)單位會選擇一些專業(yè)的人員來開展檔案管理工作，這些管理人員的專業(yè)素質比較高，經驗也比較豐富，但是與此相對應的是年齡普遍偏大，而這樣的工作人員，其工作思維和模式比較僵化，對信息技術和計算機技術的接受程度比較低，也無法合理應用，這樣也會導致文書檔案館工作的水平難以提高[4]。

3 新時期事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 加強對文書檔案管理工作的重視

正如上面所提到的，在我國事業(yè)單位的眾多管理工作中，文書檔案管理工作相對應并不受領導的重視，很多領導都沒有認識到其對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，所以就導致了該工作在開展的過程中，相關基礎設施不完善，工作環(huán)境也比較差。針對該問題，我國事業(yè)單位領導必須要加強對文書檔案管理工作的重視，領導方面需要將文書檔案管理工作作為事業(yè)單位的日常管理工作內容，定期對文書檔案管理工作進行了解和視察，加大對文書檔案管理工作的投入力度，在事業(yè)單位內部形成一種良好的工作氛圍，以此來促進文書檔案管理工作的高效開展[5]。另外，文書檔案管理部門自身也需要加強對工作的重視，積極爭取領導的重視。文書檔案管理人員需要端正自己的態(tài)度，同時要引起領導的關注，可以定期將一些重要的文件和檔案資料交給領導閱覽，讓領導真切感受到該工作的重要性。

3.2 做好收集歸檔工作

在文書檔案管理工作中收集歸檔是其中最基礎的環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)主要是對事業(yè)單位產生的各種文書資料和檔案資料進行分類整理和歸檔，如果該環(huán)節(jié)無法正常開展，那么文書檔案管理工作自然也就無法進行。所以我國事業(yè)單位的文書檔案管理部門必須要加強對文書檔案收集歸檔工作的重視，要安排工作人員對產生的所有文書檔案進行及時的收集和分析，并按時歸檔。為了保證該環(huán)節(jié)的正常開展，文書檔案管理部門可以與其他部門進行溝通和合作，及時收集各種材料，保證材料的完整性和實時性，然后安排專門的工作人員對其進行分類歸檔，在該過程中，工作人員需要對上級傳達的相關文件資料進行傳閱和歸檔，做好清查，同時還要對單位產生的資料進行收集和整理，同時要保證統(tǒng)一收發(fā)，所有的文書檔案材料都要統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記和統(tǒng)一管理，不能散失，保證材料的完整性[6]。在文書檔案材料歸檔的過程中，工作人員還需要對收集歸檔的相關材料進行記錄，方便后期進行查閱。

3.3 完善文書檔案管理制度

由于文書檔案管理工作的開展，必須要有相關的管理制度作為保證，所以事業(yè)單位想要在新時期對文書檔案管理工作進行優(yōu)化，首先就要完善文書檔案管理制度，推動文書檔案管理的制度化建設，保證該工作的有序性。首先事業(yè)單位需要健全文書檔案工作的制度，也就是要明確文書檔案管理工作的相關流程，然后結合事業(yè)單位的實際情況和發(fā)展趨勢，提出文書檔案管理的具體要求和規(guī)范，提出管理工作的重點，保證文書檔案管理工作能夠在制度的指引下有序進行，保證文書檔案管理工作的高效性，同時要為文書檔案的查閱和使用創(chuàng)造便利的條件[7]。其次，事業(yè)單位需要健全文書檔案管理的監(jiān)督制度，因為文書檔案管理工作會影響到事業(yè)單位其他工作的開展，所以事業(yè)單位需要對該工作進行監(jiān)督和管理，可以通過事前監(jiān)督、事中監(jiān)督和事后監(jiān)督的方式，形成一套完整的監(jiān)督體系，對每個工作流程和工作人員的操作等都進行有效監(jiān)督，保證文書檔案管理工作的規(guī)范性和保密性。最后，事業(yè)單位需要建立文書檔案管理的績效獎懲機制，該制度的主要作用是提高工作人員的工作積極性，防止其在工作中出現(xiàn)失誤，保證工作質量。

3.4 提高工作人員素質

工作人員素質對于事業(yè)單位文書檔案管理工作的質量會產生直接影響，所以在現(xiàn)代社會事業(yè)單位想要優(yōu)化文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作的質量，就必須要以提高工作人員素質為前提，對工作人員進行相關培訓，提高其專業(yè)能力和業(yè)務能力。當前我國進入了信息化社會，所以信息化技術和計算機技術在文書檔案管理工作中的應用就是必不可少的，這時就要求工作人員必須要具備相關的信息技術操作能力，要能夠熟練應用相關的信息技術和系統(tǒng)來開展文書檔案管理工作，提高工作人員的信息技術水平。事業(yè)單位文書檔案管理人員的基礎素質要求就是具備文書檔案管理的專業(yè)知識，對文書檔案管理工作有正確的認識，能夠正確處理文書檔案管理的日常工作，保證工作流程的標準化和規(guī)范化，能夠熟練進行文書檔案的收集、鑒定、保管和利用[8]。除此之外，事業(yè)單位的文書檔案管理人員還必須要具備較強的責任感，要明白自身工作的重要性，在保證工作規(guī)范化和標準化的同時，學習更多先進的管理理念和管理方法，提高文書檔案管理的質量。

4 事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設的策略

4.1 創(chuàng)新管理理念

在當前的信息化時代，我國事業(yè)單位想要對文書檔案管理工作進行優(yōu)化，就必須要促進文書檔案管理的信息化建設，提高文書檔案管理工作的信息化水平，這就要求相關管理人員創(chuàng)新管理理念和管理方法，明確信息化的管理理念，提高信息化意識，將信息化管理的理念融入到管理工作中，以此來保證文書檔案管理工作能夠與事業(yè)單位現(xiàn)代化建設和發(fā)展的需要相適應[9]。在文書檔案管理信息化建設中，勢必會使用到各種先進的設備和信息技術，這樣能夠提高管理工作的效率和質量。所以管理人員需要對自身的管理思維進行創(chuàng)新，要了解信息化技術對文書檔案管理工作的重要意義，摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，要從信息化的角度出發(fā)，對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行創(chuàng)新和改進，同時相關領導要加大相關人力、物力和財力的投入，保證各個環(huán)節(jié)的信息化水平。

4.2 更新軟硬件設施

事業(yè)單位文書檔案管理的信息化建設，需要有相關的軟硬件設施作為支撐，這是該工作開展的基礎要求。在利用信息化技術來開展文書檔案管理工作時，勢必會應用到一些先進的設備，比如計算機設備和數(shù)據(jù)收集設備等，同時還需要使用到很多先進的軟件和系統(tǒng)，對文書檔案材料進行分類和整理，這樣才能夠保證文書檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和智能化。因此我國事業(yè)單位需要對文書檔案管理工作中的相關軟硬件設施進行更新，用最先進的技術和系統(tǒng)來保證文書檔案管理工作的信息化水平。

4.3 建立完善的信息化管理平臺

事業(yè)單位文書檔案信息化建設的開展需要依賴于完善的信息化管理平臺，這是該工作的重要保障，所以我國事業(yè)單位需要根據(jù)文書檔案管理工作的要求，構建起一個科學和實用的信息化管理平臺，該平臺主要用于文書檔案材料的加工、存儲、保密和查詢，文書檔案管理人員可以利用該平臺進行文書檔案材料的收集和整理，而其他的工作人員也可以通過該平臺進行文書檔案材料的查詢和使用，保證該平臺的功能性和實用性，以此來充分發(fā)揮出文書檔案管理工作的效用[10]。在文書檔案信息化管理平臺構建過程中，需要在該平臺與外網之間構建起一個隔離層，或者搭起防火墻，這主要是為了防止平臺內的數(shù)據(jù)和資料泄露，提高數(shù)據(jù)的安全性。

5 結束語

綜合上文內容可以得知，在當前我國的事業(yè)單位發(fā)展過程中，文書檔案管理工作是其中十分基礎的管理工作內容，該工作主要是對相關的文件和檔案資料進行整理和管理，是事業(yè)單位比較日常的工作，所以很多事業(yè)單位并沒有認識到該工作的重要性，管理方式落后和管理制度不完善的問題普遍存在，管理人員的素質也相對比較低，與當前我國事業(yè)單位的發(fā)展不相適應。當前我國已經進入了信息化社會，信息技術的普及應用以及事業(yè)單位本身的快速發(fā)展，都給文書檔案管理工作提出了更高的要求，所以要求我國事業(yè)單位的領導必須要加強對文書檔案管理工作的重視，完善文書檔案管理制度，改進管理方式，并提高管理人員的素質，同時加強信息化技術在其中的有效應用，實現(xiàn)文書檔案信息化管理，以此來提高文書檔案管理工作的整體質量。

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作者簡介

于柏云（1971-），女，漢族，遼寧省朝陽市，本科，副高級研究館員，研究方向：檔案管理。