朱惜惜

摘 要：社會經(jīng)濟迅速發(fā)展的同時，檔案管理工作也逐步的由以往的紙質(zhì)檔案管理模式向著數(shù)字化檔案管理模式的方向穩(wěn)步發(fā)展。數(shù)字化檔案管理模式在我國經(jīng)過長期的發(fā)展已經(jīng)取得了一定的成效。但是就目前來說，數(shù)字化檔案管理與西方發(fā)達國家相比，仍然存在著很多的問題。基于此，本文首先提出金融企業(yè)檔案管理程序，在此基礎上對金融企業(yè)檔案管理進行了分析，以此更好的促進金融行業(yè)健康的發(fā)展，為我國金融行業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

關鍵詞：金融企業(yè);檔案管理;檔案部門

經(jīng)濟全球一體化的迅速來臨以及人們對國際資本流動需求的持續(xù)增加，各個領域?qū)τ诮鹑谛袠I(yè)檔案管理工作提出的要求也進一步提高。作為金融企業(yè)來說，必須緊跟時代發(fā)展的腳步，加快數(shù)字化檔案管理體系建設的目標，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的支持。

1 金融企業(yè)檔案管理工作程序

1.1 分類

根據(jù)業(yè)務產(chǎn)品的特點，項目材料也可以詳細的劃分為商業(yè)化收購業(yè)務、投資投行業(yè)務、中間業(yè)務等各種不同的。項目材料則是根據(jù)其形成階段上存在的差異，可以詳細的分為審批、實施類以及后期管理類文件等幾種。

1.2 收集

項目材料收集實際上就是我們所說的檔案歸檔，其對于文件材料的收集范圍做出了明確的規(guī)定。假如項目文件資料與項目有關且具有較大參考利用價值的話，工作人員必須按照要求收集完整的資料。如果歸檔范圍中沒有規(guī)定項目文件材料收集范圍的話，檔案管理人員必須以文件重要性以及利用價值為基礎，確定文件收集的范圍。在文件收集過程中工作人員必須切實做好文件材料重要性的區(qū)分工作，重要憑證文件必須及時的移交檔案室進行管理，非重要憑證文件則應該按照文件收集的先后順序以及項目完成情況進行收集和整理。

1.3 整理

金融企業(yè)在開展項目材料的收集和整理工作時，必須按照以單位為基礎的原則進行，不但要在項目收購過程中做好原始材料的分戶和整理工作，同時還應做好項目材料的檢定工作，避免因為重復歸檔情況的出現(xiàn)，影響檔案收集和整理工作的質(zhì)量。

2 規(guī)范金融企業(yè)檔案管理工作的措施

2.1 完善檔案基礎設施建設

1）打造高標準規(guī)范化檔案中心。經(jīng)過深入調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當前很多金融機構(gòu)的檔案管理都采取的是各部門分散管理的方式，并沒有按照要求設置綜合型的檔案管理中心，這種檔案管理方式，不僅無法滿足現(xiàn)有和后續(xù)新增檔案保存的要求，同時也不利于金融機構(gòu)檔案集中管理工作的開展，增加了檔案管理不安全隱患發(fā)生的幾率。所以，金融機構(gòu)在檔案管理中心建設時，應該在滿足檔案管理工作基本要求的前提下，將檔案管理中心建設在遠離易燃、易爆物品的場所。2）檔案防護裝具以及相關設備。為了確保檔案管理的安全性，金融機構(gòu)在檔案管理過程中，應該采取安裝鐵皮柜或者密集架檔案裝具的同時，增加檔案管理場所空間利用率，提高檔案管理的安全性。另外，金融機構(gòu)還應按照檔案管理工作的要求，在檔案管理中心安裝監(jiān)控、防盜報警裝置、防盜門、遮光窗簾、溫濕度計、滅火器、加濕器、消毒滅菌器等相關設備，降低外部環(huán)境因素對檔案管理安全性產(chǎn)生的不利影響。3）切實做到重要制度必須上墻。金融機構(gòu)在開展檔案管理工作時，要求檔案管理人員必須嚴格的按照崗位職責、檔案中心管理制度、節(jié)約制度以及保密制度的要求開展檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理機制

1）建立完善的檔案管理網(wǎng)絡。確保檔案管理工作責任的全面覆蓋。金融機構(gòu)在開展檔案管理工作時，不僅要明確分管領導的職責，同時還應配備負荷金融企業(yè)發(fā)展和管理要求的檔案管理人員。各部門在開展業(yè)務時，也必須密切的配合檔案管理部門開展檔案管理工作。嚴格的按照檔案管理四級責任人制度的方式，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。另外，各部門在配合檔案管理部門開展檔案管理工作時，必須安排專職或者兼職人員負責本部門檔案資料的收集整理工作，促進檔案收集整理質(zhì)量的有效提升。2）做好檔案管理四納入的落實工作。所謂檔案管理四納入實際上指的就是將檔案管理工作納入到金融企業(yè)領導以及各部門人員崗位職責中。不管是分管領導、部門領導還是專兼職工作人員必須嚴格的按照要求落實各自的崗位責任。3）明確金融機構(gòu)檔案管理部門與其他各部門的職責和工作責任。檔案管理部門在金融企業(yè)檔案管理中承擔著檔案管理者的重任，并不是檔案的保管者和。作為檔案管理者必須全面的負責金融企業(yè)檔案管理工作計劃、組織、培訓、考核、接收、保管、利用等各方面的工作，充分發(fā)揮檔案管理部門的積極作用，推動金融企業(yè)的發(fā)展。由于檔案數(shù)據(jù)是在金融企業(yè)長期開展業(yè)務的過程中逐漸形成的，如果只是單獨依靠檔案部門的話，不僅會出現(xiàn)很多無法解決的問題，而且也不利于檔案工作的開展。所以為了確保金融企業(yè)檔案管理工作的順利開展，企業(yè)的領導部門必須充分重視和支持檔案管理工作，要求各部門積極的配合并參與到檔案管理工作中。4）嚴格按照不同類型檔案集中統(tǒng)一管理的原則開展檔案管理工作。由于現(xiàn)階段很多金融企業(yè)的文件材料、檔案等都采取的是各部門分散管理的方式，這種檔案管理方式主要存在著以下幾方面的弊端：業(yè)務部門的工作人員因為不熟悉檔案管理的相關政策、法制以及規(guī)章制度，導致企業(yè)的業(yè)務檔案管理出現(xiàn)了不規(guī)范的問題。業(yè)務檔案長期存放于業(yè)務部門，增加了虛假業(yè)務檔案風險發(fā)生的幾率。由于業(yè)務檔案存放于業(yè)務部門，企業(yè)無法進行集中管理，導致檔案安全隱患的發(fā)生。為了徹底改變這一情況，金融企業(yè)在開展檔案管理工作時，必須以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，按照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準的原則開展檔案管理的工作。同時要求企業(yè)內(nèi)部各部門、下屬單位等必須充分利用信息技術建立企業(yè)檔案動態(tài)監(jiān)管體系。5）建立規(guī)范化的企業(yè)檔案整理與利用體系。金童企業(yè)在開展檔案管理工作時，應該按照文件立卷、檔案整理原則、方法、檔案編制要求以及檔案裝具等相關要求，合理規(guī)范的進行企業(yè)檔案資料的分類、排序以及保管。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，制定符合企業(yè)檔案管理要求的《各類文件歸檔范圍和保管期限表》，同時明確企業(yè)各種文件歸檔的范圍以及保管的期限。嚴格按照金融企業(yè)《檔案整理規(guī)范》的要求明確檔案整理的原則以及方法，確保檔案管理工作的高效進行。另外，金融企業(yè)在開展檔案管理工作時，還應采取建立全卷宗檔案管理體系的方式，將企業(yè)檔案管理過程中的相關資料以及組織機構(gòu)的改革等內(nèi)容進行集中的整理和保管。6）電子文件管理力度的持續(xù)加強。隨著科學技術的不斷發(fā)展和進步，金融企業(yè)也應該緊跟時代發(fā)展的腳步，加大電子文件管理工作的力度，通過建立企業(yè)業(yè)務檔案數(shù)字化管理體系的方式，推動企業(yè)檔案管理工作的有序開展。這就要求，金融去企業(yè)在建立業(yè)務檔案信息管理系統(tǒng)的過程中，企業(yè)內(nèi)部各部門必須積極的參與其中，按照電子文件歸檔管理的要求，開展電子文件的歸檔整理工，確保歸檔整理后的電子文件滿足電子檔案管理的要求。

3 結(jié)束語

總之，金融企業(yè)檔案管理是企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展中的關鍵環(huán)節(jié)之一，檔案管理工作不僅事關企業(yè)信息的安全性，同時也是影響企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要因素。所以，金融企業(yè)應該根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，緊跟時代發(fā)展的腳步，加快數(shù)字化檔案管理體系建設的步伐，才能在推動企業(yè)檔案管理工作有序進行的同時，充分發(fā)揮出檔案管理工作在金融企業(yè)發(fā)展過程中的積極作用。

參考文獻

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