盧善奎

摘要：清單管理應(yīng)用廣泛，本文立足于解決國企綜合辦公室工作的繁雜、瑣碎等問題，避免“無能之錯”，介紹了清單管理的必要性，重點(diǎn)闡述了清單管理在國企綜合辦公室的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：清單 清單管理 辦公室 管理 國有企業(yè)

一、清單管理概述

清單管理是針對某項(xiàng)職能范圍內(nèi)的管理活動，分析流程建立管理臺帳，并對流程內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化、量化，形成清單，列出清晰明細(xì)的管理內(nèi)容或控制要點(diǎn)，檢查考核按清單執(zhí)行。最早源于1994年生效的北美自由貿(mào)易區(qū)的負(fù)面清單的自由貿(mào)易協(xié)定（FTA），后來主要應(yīng)用于對外開放和經(jīng)濟(jì)調(diào)控領(lǐng)域。在中國成為公眾視野的熱詞源于2013年9月公布的《中國（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)外商投資準(zhǔn)入特別管理措施（負(fù)面清單）》的“中國式”FDI“負(fù)面清單”。近年來，廣泛應(yīng)用于政府管理中，最典型的是李克強(qiáng)總理給中國制度建設(shè)開出三張清單——權(quán)力清單、責(zé)任清單和負(fù)面清單。

總體來說，清單管理它包括正面清單管理、負(fù)面清單與混合清單管理三種模式，即正面清單管理指明確了哪些是必要的管理要素;負(fù)面清單管理相當(dāng)于一種“黑名單”，明確了哪些要素是堅(jiān)決不允許或禁止的;混合清單管理同時包含了負(fù)面清單管理和正面清單管理兩種模式的特征。

（一）清單管理的必要性

清單管理進(jìn)入公眾視野后，應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣泛，是什么原因促使其大行其道呢。隨著社會分工越來越精細(xì)化，各領(lǐng)域工作越來越專業(yè)化，對完成一項(xiàng)工作或處理一件事情需要關(guān)注或考慮的事項(xiàng)越來越多，而很多事項(xiàng)都是些看似簡單，但卻都不容忽視。如何在紛繁復(fù)雜的情境下，有條不紊的處理好各個關(guān)鍵點(diǎn)，清單管理就顯得尤為主要。具體來說，清單管理的意義主要體現(xiàn)在以下三方面：一是避免犯不可原諒“無能之錯”，這類錯誤是我們掌握了相關(guān)知識而沒有正確使用，如醫(yī)生給病人做手術(shù)后將手術(shù)刀遺忘在病人身體中。二是避免在重大突發(fā)事件發(fā)生時，需要在最短的時間內(nèi)快速做出判斷和決策，很多時候因過度緊張而不知所措，此時的清單管理就相當(dāng)于意外事故的應(yīng)急預(yù)案，在面對從未出現(xiàn)過或未處理過的突發(fā)事件時，清單管理為開展工作提供了方向。三是通過清單管理，明確了團(tuán)隊(duì)的權(quán)責(zé)利，提高了團(tuán)隊(duì)成員的自覺性和主動性，從而提高團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效率。

（二）清單管理的原則

阿圖·葛文德認(rèn)為清單管理有四大行事原則，即權(quán)力下放，讓最基層的工作人員有行駛清單的自主權(quán);簡單至上，清單要素的選擇不是涵蓋所有，而應(yīng)堅(jiān)持簡單、可測、高效原則;人為根本，在最危急的情況下，解決問題的主角畢竟是人而不是清單，是人的主觀能動性在建立防范錯誤的科學(xué);持續(xù)改善，隨著環(huán)境、技術(shù)的進(jìn)步等因素的變化，清單也需要不斷改進(jìn)，只有持續(xù)改善，才能讓清單始終確保安全、正確和穩(wěn)定。阿圖·葛文德的四大原則為我們?nèi)绾沃贫ㄇ鍐?，推行清單管理提供的指南，簡單的說就是清單管理要簡單適用，要注提高清單執(zhí)行人的主動性，發(fā)揮清單執(zhí)行人的作用，同時要根據(jù)環(huán)境等因素的變化而實(shí)時調(diào)整和改善。

二、國企綜合辦公室工作使用清單管理的必要性

此處所談的國企主要指地方小型國企或集團(tuán)國企的二級子公司，這樣的國企一般將一些非業(yè)務(wù)型的工作放在一個部門處理，并把這個部門稱作綜合辦公室，具體職能為黨群、紀(jì)檢監(jiān)察、人力資源、行政文秘、后勤管理、新聞宣傳、檔案管理、對外聯(lián)絡(luò)、督辦。這個部門處于一個特殊的位置，起著其他機(jī)構(gòu)所不能替代的綜合服務(wù)的作用，但其人員編制十分有限，各項(xiàng)工作的處理就顯得復(fù)雜。作為這樣一個綜合性部門，其工作主要體現(xiàn)以下幾個特征：

第一，它是一個單位的樞紐部門，它擔(dān)負(fù)著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外等職能。是一個單位的信息傳遞中樞、決策發(fā)布中樞、協(xié)調(diào)中樞和參謀中樞。一條外部信息的傳遞首先傳達(dá)到綜合辦公室，綜合辦公室根據(jù)收到的信息收集可能的相關(guān)情報(bào)，再將信息傳達(dá)到單位領(lǐng)導(dǎo)或決策層，單位領(lǐng)導(dǎo)或決策層作出決策后，再由綜合辦公室將決策傳達(dá)到單位的其他部門執(zhí)行，綜合辦公室實(shí)時督辦跟蹤決策執(zhí)行情況，并將有關(guān)情況匯總后報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)或決策層，決策層形成決議后，綜合辦公室再將相關(guān)工作開展情況反饋到信息來源單位。

第二，它是展示一個單位經(jīng)營管理水平和能力的窗口。一方面，綜合辦公室代表單位開展對外溝通和交流，綜合辦公室人員展現(xiàn)出風(fēng)貌是一個公司形象和管理水平的縮影。另一方面，綜合辦公還通過階段性總結(jié)材料、各類匯報(bào)材料等行政文秘工作，展示公司階段性經(jīng)營成果和發(fā)展成績。同時，將公司重大活動、重大進(jìn)展、重要經(jīng)營成果、經(jīng)典做法等通過新聞媒體傳達(dá)給社會，爭取社會各界的關(guān)注和支持，發(fā)揮對外窗口的作用。

第三，它是公司重大活動和安排的策劃和組織部門。單位的重大接待活動、重大會務(wù)組織、重要檢查活動、重大宣傳活動等活動的組織和策劃工作一般都是由綜合辦公室負(fù)責(zé)，部分活動規(guī)模參與人數(shù)達(dá)數(shù)千人，這對綜合管理部門的全局統(tǒng)籌能力、綜合管理能力、綜合協(xié)調(diào)能力等都有很高的要求。

綜上所述，綜合辦公室工作質(zhì)量要求高、時間要求緊、壓力非常大，許多工作之間毫無相關(guān)性，要處理好千頭萬緒、紛繁復(fù)雜的綜合辦公室工作很不容易。綜合辦公室的每個人每天都要處理大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)，但都絲毫不允許出現(xiàn)差錯。為從容處理各類看似瑣碎、繁雜的工作，必須有一種理念或者說是管理的方法指引我們的工作，本人總結(jié)了近十年的綜合辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為清單管理便是綜合辦公室需要使用和推廣的理念。

三、清單管理在綜合辦公室工作中的應(yīng)用

在一個單位的日常經(jīng)營活動中清單無處不在，從年度經(jīng)營計(jì)劃、績效目標(biāo)、核心工作動態(tài)清單到月度工作計(jì)劃、各種規(guī)章制度和操作指引等。為了明確工作目標(biāo)并保證實(shí)現(xiàn)，我們制定了各種各樣的清單，這其實(shí)就是清單管理。作為國企綜合辦公室，清單管理更是必要而迫切。下面結(jié)合本人從事的綜合辦公室工作的實(shí)際，淺談清單管理如何應(yīng)用在綜合辦公室的工作中。

（一）綜合辦公室主任工作清單

綜合辦公室主任作為綜合辦公室的負(fù)責(zé)人，是推動綜合辦公室工作落實(shí)的牽頭人、協(xié)調(diào)員、聯(lián)絡(luò)員、建議者、決策者，是部門各項(xiàng)工作的承包者和發(fā)包方。因此，其工作清單尤為關(guān)鍵。

作為綜合辦公室主任，每天須要面對單位決策層各類安排和指示、各部門及外部相關(guān)文件的處理、部門內(nèi)部各項(xiàng)工作的安排等等。若沒有一張工作清單，就會打亂仗，或遺漏一些重要工作，影響單位工作的推進(jìn)或形象。表1列出的只是一天須要完成基本工作清單，實(shí)際工作中，還有每周清單、每月清單、每季度清單，甚至年度清單。俗話說“好記性不如爛筆頭”，把每天的工作在第一天晚上形成清單，第二天實(shí)行銷號制，完成一個打鉤，一天中實(shí)時跟蹤清單執(zhí)行情況，每天結(jié)束時，對一天工作清單的完成情況進(jìn)行總結(jié)，本人認(rèn)為這是一個綜合辦公室主任每天應(yīng)該處理的工作。

（二）黨建年度工作清單

國有企業(yè)必須旗幟鮮明講政治，抓好黨的建設(shè)，通過黨的建設(shè)引領(lǐng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展。綜合辦公室作為整個單位黨建工作的組織和策劃部門，做好黨建工作尤為重要，黨建工作清單就是最好的行動指南和抓手。

（三）調(diào)研工作清單

毛主席講，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)。調(diào)查研究是我們黨的基本領(lǐng)導(dǎo)方法和工作方法，迎接好上級單位或外部單位的調(diào)研工作是綜合辦公室的一種重要職能。

本工作清單不一定全面，但是有這么一張工作清單作指導(dǎo)，在調(diào)研活動安排時，就不會遺漏一些重要的環(huán)節(jié)，安排和策劃好了調(diào)研相關(guān)工作，整個調(diào)研就會井然有序推進(jìn)。

（四）工作總結(jié)等材料清單

文秘工作是綜合辦公室較為核心的工作，也是日常性的工作，而工作總結(jié)則是文秘工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，當(dāng)然總結(jié)也有其中的關(guān)鍵點(diǎn)清單。

對于一個單位的年度工作總結(jié)不是綜合辦公室一個部門可以完成的，綜合辦公室要充分發(fā)揮單位各部門的協(xié)同作用，在每年接近尾聲的時候提前謀劃，下發(fā)通知要求各部門對全年工作進(jìn)行總結(jié)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行全面的總結(jié)，在具體行文方面做到“五要”，即要勤于思考、要善于立意、要博于選材、要巧于結(jié)構(gòu)、要妙于用語、要精于修改。

哲學(xué)家薩米爾.格洛維茲（Samuel Gorovitz）和阿拉斯戴爾.麥金太爾（Alasdair Maclntyre），曾寫過關(guān)于人類謬誤本質(zhì)的短文，將人類的錯誤分為兩大類，第一類是“無知之錯”，我們犯錯是因?yàn)闆]有掌握相關(guān)的知識。第二類是“無能之錯”，我們犯錯并非是因?yàn)闆]有掌握相關(guān)的知識，而是沒有正確的使用這些知識。國企綜合辦公室承擔(dān)一個單位的重要使命，但工作瑣碎、繁雜，如何避免“無能之錯”，清單管理為我們提供了解決方案。清單管理作為管理的重要工具，小到每一個人的工作、一個部門的工作開展，大到一個領(lǐng)域、一個行業(yè)或者一個國家的應(yīng)用，使用范圍非常廣泛，效果也十分明顯。

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（作者單位：湖北省聯(lián)投集團(tuán)）