張曉敏

[摘? ? ? ? ? ?要]? 秘書實務(wù)課程以虛擬的海天燈業(yè)有限公司要召開的股東大會為總項目，把需要訓(xùn)練的秘書工作化作一個個項目，體系化地在管理過程中，以秘書實務(wù)課程為依托，逐一訓(xùn)練各種秘書工作從業(yè)技能。實踐證明，體系化的項目教學(xué)法提高了學(xué)生的積極性，增強了訓(xùn)練的實戰(zhàn)性，有效解決了案例分析法和情景模擬法的弊端，學(xué)生的臨場應(yīng)變能力、團隊合作能力也得到全方位的提高。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 秘書實務(wù);項目教學(xué)法;管理過程;體系化;實戰(zhàn)性

[中圖分類號]? G642? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）35-0016-02

秘書實務(wù)作為秘書學(xué)專業(yè)一門實踐性很強的專業(yè)核心課程，其教學(xué)目的就是使學(xué)生掌握各項秘書工作的主要內(nèi)容、一般規(guī)律、操作規(guī)范、實施程序、具體要求以及注意事項，以培養(yǎng)和提升學(xué)生的秘書職業(yè)能力。為了提升秘書實務(wù)課程的教學(xué)質(zhì)量，學(xué)界同仁已經(jīng)較為廣泛地運用了案例教學(xué)法、情景模擬教學(xué)法等。這些方法一定程度上增強了學(xué)生的參與度，提高了學(xué)生上課的積極性。但是，其弊端也日益明顯，一是案例背景太過簡單，實施過程中經(jīng)常出現(xiàn)具體問題具體分析的情況;二是有些案例存在太強的人工加工痕跡，距離實際工作太遠，缺乏實戰(zhàn)性;三是情景模擬在一時的新鮮感之后，變成了情景劇表演，有時還有紙上談兵之嫌。更重要的是，具體的秘書工作都是在輔助領(lǐng)導(dǎo)管理過程中產(chǎn)生的，是管理工作中的一個環(huán)節(jié)。情景模擬和案例分析很難照顧到整個管理過程，這樣就無法讓學(xué)生在從整個管理過程的角度來考慮具體的秘書工作，無形中降低了實踐的有效性。

怎樣既能讓學(xué)生切實得到具有實戰(zhàn)意義的秘書工作技能訓(xùn)練，成為秘書學(xué)專業(yè)實踐教學(xué)中一個迫切的問題。21世紀以來，高職院校開設(shè)推廣使用項目教學(xué)法，并有不少研究成果問世，比如順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院鐘偉華老師《淺談項目教學(xué)法在文秘專業(yè)課程教學(xué)中的運用》一文，充分肯定了項目教學(xué)在文秘專業(yè)課程中運用的價值和意義，并從考核評價方式、課內(nèi)外聯(lián)動、對教師的要求等三個方面給出意見和建議;江西旅游商貿(mào)職業(yè)學(xué)院的袁紅蘭、汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院李爭娃都在秘書實務(wù)課程中運用了這種方法，分享了自己的做法和思考。但是，項目教學(xué)法在本科高校的秘書學(xué)專業(yè)卻未得到普遍推廣。為此，筆者近幾年開始在秘書實務(wù)課程中進行項目教學(xué)法的實踐。我們的秘書實務(wù)課開設(shè)兩個學(xué)期，通過上學(xué)期的一場股東代表大會和下學(xué)期一次分組調(diào)研把所有秘書工作囊括其中，系統(tǒng)訓(xùn)練。經(jīng)過不斷改進，取得了一定的成效。現(xiàn)選取其一——股東代表大會，把我們的主要做法與思考匯報如下，希望得到方家的指點。

一、項目教學(xué)法在秘書實務(wù)課程中的運用

（一）成立公司，各司其職

學(xué)期初，學(xué)生成立虛擬的海天燈業(yè)有限公司。公司按照現(xiàn)代企業(yè)的組織架構(gòu)，設(shè)總經(jīng)理（兼任董事長）一名，總會計師一名，副總會計師兩名，副總經(jīng)理四名。公司秘書部門為行政部，設(shè)主管一名，行政部專員四名;各職能部門設(shè)助理兩名，不再另設(shè)辦公室。班長任總經(jīng)理，在總經(jīng)理主持下，產(chǎn)生各職位人選，確定工作職責(zé)，確保每位學(xué)生有一個職位。課程教學(xué)中，學(xué)生之間以職務(wù)相稱，同一部門人員坐在一起，便于商討工作。

（二）以“會”統(tǒng)領(lǐng)，把秘書工作納入其中

以11月30日的股東代表大會為統(tǒng)領(lǐng)，把相關(guān)秘書工作納入其中，在籌備股東代表大會中鍛煉涉及的秘書工作，主要工作內(nèi)容如下：

1.文書類：制作《會議籌備方案》《會務(wù)工作程序表》、會議通知、會議日程表、總經(jīng)理報告、總會計師年度分紅方案及說明、總經(jīng)理開幕詞、閉幕詞、會議記錄、會議紀要、會議簡報等。

2.檔案類：隨時收集會議當(dāng)中形成各類文件，會后形成完整的股東代表大會檔案。

3.會務(wù)類：接打電話、收發(fā)郵件，聯(lián)系各個股東代表、租借會議場地、參觀用大巴、采買辦公用品及其他必需品以及會議組織各方的協(xié)調(diào)溝通等。

4.服務(wù)類：接站、會議報到、會場布置、會中服務(wù)、股東返程、用品及場地清退。

5.督查組：督促檢查整個過程中各個項目的進展，及時反饋給相關(guān)部門負責(zé)人，直至總經(jīng)理。

6.財務(wù)報銷、會議檔案的形成與保存、會務(wù)工作總結(jié)。

每項工作的具體流程如下：

1.明確項目任務(wù)：比如制定會議通知、確定與會代表名單等;

2.制定計劃：學(xué)生制定工作流程，教師審查并給予指導(dǎo);

3.實施計劃：學(xué)生根據(jù)各自職務(wù)明確分工，合作完成;

4.檢查評估：學(xué)生課后完成任務(wù)，課堂演練或敘說完成過程并展示成果，逐一自我評估，評委代表評估，教師評價;

5.歸檔或應(yīng)用：記錄過程資料，歸檔或用作下一步活動的材料，比如會議通知制定好之后，就不僅僅歸檔，也作為發(fā)出會議通知部分的材料應(yīng)用。

（三）體驗式評價

按照時間順序，從會議籌備開始，涉及的部門和人員演練，其他人擔(dān)任評委。按照規(guī)定的工作流程和所涉及人員的現(xiàn)場表現(xiàn)及整體效果進行評分，并指出不足之處。在此基礎(chǔ)上，逐步完善，形成各項工作的評價指標(biāo)體系。

（四）隨時反饋信息

由學(xué)習(xí)委員、生活委員和心理健康委員組成班級信訪小組，通過對信訪工作的具體知識和《中華人民共和國信訪條例》的學(xué)習(xí)，執(zhí)行班級工作和本課程項目教學(xué)法實施中信息的反饋，及時發(fā)現(xiàn)項目化教學(xué)中存在的問題，并盡早解決。

二、秘書實務(wù)課程運用項目教學(xué)法的成效

（一）學(xué)生積極性空前高漲

帶著職務(wù)進課堂，學(xué)生能很快進入角色，并按照角色行事，實踐的實戰(zhàn)性得到提高，情景模擬教學(xué)法中的敷衍了事現(xiàn)象基本解決。

（二）學(xué)生自學(xué)能力提高

項目化教學(xué)讓學(xué)生在“做中學(xué)”“學(xué)中做”，不僅僅學(xué)習(xí)教師安排的秘書工作，為了勝任自身職務(wù)，他們還主動查閱資料，豐富知識，訓(xùn)練的實效性提高了，學(xué)生的自我學(xué)習(xí)能力也被激發(fā)出來。

（三）學(xué)生的思維、寫作能力普遍提升

為了設(shè)計好項目，做好計劃，小組學(xué)生集思廣益，思維得到訓(xùn)練。同時，制作計劃和各種文字類會議所用資料，寫作能力也普遍提升。

（四）口頭表達能力更強

團隊之間的經(jīng)常性交流和課上作為評委對展示小組的點評，無形中增加了訓(xùn)練口頭表達能力的機會，表達能力大大提升。

（五）自我管理帶來學(xué)生生活質(zhì)量提升

由于每一個項目實施都經(jīng)歷了計劃到實施、總結(jié)的過程，學(xué)生在多次的練習(xí)中體會到這種有計劃地活動的優(yōu)越性，開始嘗試運用到自己的日常學(xué)習(xí)和生活中，生活有了條理，也提升了效率，提高了生活質(zhì)量。

三、項目教學(xué)法在秘書實務(wù)課程教學(xué)中的獨特作用

不同于其他的實踐課程訓(xùn)練，秘書實務(wù)課程訓(xùn)練的具體秘書工作，是管理過程中一個一個相關(guān)聯(lián)的環(huán)節(jié)，管理工作面對的是一個個背景各異、心情時有波動的活生生的人。項目教學(xué)法的運用，在課程實踐中發(fā)揮了其他各種教學(xué)法所不能具備的獨特作用。

（一）升級版項目教學(xué)法把單個訓(xùn)練項目串起來

項目教學(xué)法要求學(xué)生在一個個具體的項目運作中達到預(yù)定目標(biāo)。但是，每一個項目之間不需要有必然的聯(lián)系。我們則把主要的秘書工作以一個公司的股東大會為主題，把一個個項目如珍珠串項鏈一般串起來，實現(xiàn)了項目的體系化。這種做法的優(yōu)點是讓學(xué)生在一個具體的管理過程中體會各種秘書工作的相互關(guān)聯(lián)，并且在每一個環(huán)節(jié)的每一項目實施中考慮到這種前后聯(lián)系，以實現(xiàn)大家的共同目標(biāo)——保證股東大會的順利進行。這種基于某一主題的前后關(guān)聯(lián)的項目體系，也符合管理工作環(huán)環(huán)相扣的實際，增強了課程實踐教學(xué)的實戰(zhàn)性。

（二）體系化項目教學(xué)成功地解決了案例教學(xué)法和情景模擬法實施帶來的弊端

在股東大會這一主題下，公司各個部門各司其職，每一個項目都是股東大會順利召開的必備項目。公司的組織架構(gòu)、各部門的主要職責(zé)以及各位工作人員的具體情況、各項工作的具體流程，經(jīng)過一段時間的練習(xí)，學(xué)生已經(jīng)很熟悉了。可以根據(jù)具體場景和管理過程的前后關(guān)聯(lián)選擇更優(yōu)的實施方案。先前運用案例分析法和情景模擬法容易出現(xiàn)的背景簡單或者案例不切合實際等弊端，在實際的股東大會面前全都銷聲匿跡了。每一個具體的子項目都是股東大會召開必需的步驟，背景完全呈現(xiàn)在所有成員面前。在項目運作初期，確有小組項目的實施方案僅僅從本部門的工作出發(fā)，沒有考慮到管理過程，馬上就有相關(guān)職能部門指出問題，總經(jīng)理辦公室主任也站在全局立場發(fā)表看法。這個部門的成員很快就意識到問題，馬上調(diào)整了方案。之后，類似情況再也沒有發(fā)生過。

（三）對秘書和領(lǐng)導(dǎo)的情緒管理納入項目實施過程，進一步提升實踐教學(xué)的實戰(zhàn)效果

秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施輔助管理的，秘書要輔助的領(lǐng)導(dǎo)不是一個抽象的工作職位，而是在這個職位上的性格各異、情緒時有波動的活生生的人，面對的兄弟部門，也是如此。單一的項目化教學(xué)，注重項目實施過程，注重具體的結(jié)果，但是因人而異，因同一個人不同的情緒而采取不同的處理方式，卻不容易注意到。但是，這恰恰是影響秘書工作質(zhì)量和效率的重要一環(huán)。我們成立了海天燈業(yè)有限責(zé)任公司，班里學(xué)生成為各個職位上的管理者，這些管理者的脾氣秉性，小組成員是熟悉的，在項目實施中也自然成為一個必須考慮的因素。因此，項目教學(xué)法的實施還給我們一個意外的收獲——訓(xùn)練秘書人員自身的情緒管理和對領(lǐng)導(dǎo)的情緒管理。把服務(wù)對象作為各不相同的人和具體職位的結(jié)合，進一步提升了實踐教學(xué)的實戰(zhàn)性，同時秘書本身的情緒管理也得到訓(xùn)練和提升。

（四）少講、精講，解決項目教學(xué)法實施課時不足的問題

山東威海職業(yè)技術(shù)學(xué)院陶雙雙在《對項目教學(xué)法應(yīng)用中若干問題的反思與建議》提出了項目教學(xué)法中出現(xiàn)的兩個問題：一是教學(xué)進度緩慢，課時不夠用;二是“理論知識夠用”的度難以把握。這一問題，我們的解決方法是少講精講，充分利用課余時間。所謂少講、精講，就是理論講授采用導(dǎo)讀式講解，重點講授學(xué)生以前沒有接觸過的知識點和工作程序要求。學(xué)生一看就懂的，一概不講;各項工作的意義、作用，一帶而過，讓學(xué)生在項目運作中親身體會。這樣，把更多的課堂教學(xué)時間讓給學(xué)生展示項目運作過程和成果，讓給各部門派出的代表來點評，讓各部門負責(zé)人來總結(jié)。學(xué)生制定項目規(guī)劃、項目實施過程的練習(xí)等，都放在課余時間。哪個小組，哪里有問題，首先是內(nèi)部討論解決，內(nèi)部無法解決，就提交給總經(jīng)理辦公室或總經(jīng)理，直至提交給教師。

總之，體系化的項目教學(xué)法，我們在秘書實務(wù)這一實踐性很強的課程中的使用既取得了現(xiàn)有的成效，又發(fā)揮了獨特的作用，提升了實踐教學(xué)的實戰(zhàn)性，提升了學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，項目實施中還充分鍛煉了學(xué)生的自我管理能力、思維和創(chuàng)新能力，可謂一舉多得。

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◎編輯 張 慧