摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心的檔案管理工作也在逐步正規(guī)化，并向信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)應(yīng)用到鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案信息化管理中具有一定的必然性，可以通過(guò)積極建立計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高采集計(jì)劃生育數(shù)據(jù)的質(zhì)量;將信息數(shù)據(jù)落到實(shí)處，使資料實(shí)現(xiàn)共享;優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)，將信息化技術(shù)應(yīng)用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理中。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù) 鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育 服務(wù)中心 檔案管理

中圖分類號(hào)：G270? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009-5349（2019）23-0122-02

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)在人們的日常生活中得到了發(fā)展與普及，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理工作中也應(yīng)用到了信息化技術(shù)。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要準(zhǔn)確把握當(dāng)前的計(jì)劃生育發(fā)展方向與發(fā)展規(guī)律，利用信息化技術(shù)提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案的無(wú)紙化管理，從而形成新的檔案管理體系。

一、信息化檔案管理的內(nèi)涵

首先是利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類與集成，使檔案信息更加方便查詢與開(kāi)發(fā)利用，并且對(duì)檔案信息進(jìn)行排序、編目和歸檔保存等一系列高效的信息化管理。這樣不僅可以提高計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理效率，還可以減少不必要的丟失情況。其次是利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化管理，使檔案信息更加清楚，調(diào)控檔案信息更加便捷。

二、檔案信息化管理內(nèi)容

想要把信息化技術(shù)更好地應(yīng)用到鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃服務(wù)中心檔案管理中，需要做到以下幾點(diǎn)。

1.對(duì)數(shù)據(jù)資料實(shí)行信息化管理

在這個(gè)過(guò)程中需要應(yīng)用掃描器或者計(jì)算機(jī)等信息化手段，對(duì)要存檔的信息資料或者文件統(tǒng)一進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)錄入，這樣就形成了計(jì)算機(jī)電子文檔。

2.對(duì)工作流程進(jìn)行信息化管理

利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目和排序等操作。以上操作要注意工作流程的統(tǒng)一與規(guī)范，明確崗位工作人員的工作指標(biāo)，從而提高工作效率。并且計(jì)劃生育服務(wù)中心的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)要相互兼容，這樣才能切實(shí)提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理的效率。

三、信息化技術(shù)應(yīng)用于計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理的必要性

1.信息化技術(shù)是我國(guó)計(jì)生工作信息化發(fā)展的必然結(jié)果

隨著新時(shí)期科技的飛速發(fā)展，人口計(jì)生部門(mén)也不能只依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式開(kāi)展工作。計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理是十分復(fù)雜與繁瑣的，相關(guān)部門(mén)可以充分利用信息化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行完善，這樣既可以享受到科技發(fā)展為我們帶來(lái)的高效、便捷的服務(wù)，又可以使計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理工作的管理水平得到提高，有利于我國(guó)計(jì)劃生育工作更好地發(fā)展，使計(jì)劃生育服務(wù)中心積極履行職責(zé)，由被動(dòng)管理轉(zhuǎn)化為主動(dòng)管理，更加主動(dòng)地為大眾服務(wù)。

2.傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需求

首先，我國(guó)傳統(tǒng)的計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理模式，采取的是手工登記，紙質(zhì)存檔，這樣不僅耗時(shí)，而且內(nèi)容在很大程度上會(huì)受到經(jīng)手人自身素質(zhì)的影響，并且對(duì)工作人員的專業(yè)能力和責(zé)任心都有很高的要求。其次，紙質(zhì)的檔案如果保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，可能會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙張脆弱等現(xiàn)象。再次，檔案的調(diào)用頻率比較高，加大了檔案管理難度。最后，由于檔案比較多，在檔案調(diào)用過(guò)程中需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，影響計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理人員的工作積極性，大大降低了工作效率。而對(duì)檔案實(shí)施信息化管理之后，不僅可以隨時(shí)調(diào)用，還無(wú)需考慮紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)毀壞的問(wèn)題，使檔案管理人員的工作更加便捷，推動(dòng)了計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理人員工作效率的提升。

3.信息化技術(shù)能夠有效提升計(jì)劃生育部門(mén)的辦事效率

將信息化技術(shù)合理地應(yīng)用到計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理工作中，可以改變傳統(tǒng)的手工登記管理方式。信息化檔案管理模式的推廣，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理也能應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理。信息化技術(shù)應(yīng)用到鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理工作以后，可以隨時(shí)調(diào)檔、移交和歸檔等，使檔案的管理時(shí)間更加充裕，有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育部門(mén)工作效率的提高。

四、信息化技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理中應(yīng)用的具體措施

1.積極建立計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高采集計(jì)劃生育數(shù)據(jù)的質(zhì)量

政府在措施具體實(shí)施中扮演著領(lǐng)導(dǎo)者的角色。在計(jì)劃實(shí)施的過(guò)程中，也需要充分發(fā)揮部門(mén)的優(yōu)勢(shì)作用，優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)中計(jì)劃生育信息采集工作，建立具有權(quán)威性的計(jì)劃生育信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，每一個(gè)人都有唯一的識(shí)別標(biāo)志，這個(gè)識(shí)別標(biāo)志可以設(shè)置為居民身份證號(hào)。各個(gè)地區(qū)的計(jì)劃生育部門(mén)要準(zhǔn)確把控計(jì)劃生育檔案信息的采集工作，并且全面了解其中的各類檔案資料，在經(jīng)過(guò)反復(fù)核實(shí)確定其信息的真實(shí)性后再準(zhǔn)確錄入到計(jì)算機(jī)中，并再次核實(shí)錄入信息，然后上傳到計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在整個(gè)信息采集與錄入的過(guò)程中，要注意避免重復(fù)采集信息或者重復(fù)建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的情況，以免造成不必要的浪費(fèi)。

想要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理效率，就要把信息化技術(shù)合理應(yīng)用其中，將數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高作為核心思想，采集、審核和錄入的全過(guò)程都要嚴(yán)格把關(guān)，確保其信息數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確錄入，同時(shí)要確保資料信息的完整。要明確相關(guān)工作人員的具體職責(zé)，建立合理的懲罰制度或者質(zhì)量考評(píng)制度等，這樣不僅可以提高工作人員的責(zé)任心，還可以提升計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理的工作效率[1]。

2.將信息數(shù)據(jù)落到實(shí)處，使資料實(shí)現(xiàn)共享

落實(shí)數(shù)據(jù)的應(yīng)用對(duì)于計(jì)劃生育檔案信息化管理具有重大意義，可以通過(guò)資料分析與調(diào)查統(tǒng)計(jì)，將所得出的數(shù)據(jù)信息建設(shè)為一個(gè)人口信息系統(tǒng)，這樣可以確保計(jì)劃生育工作的有序展開(kāi)。例如，以往證件辦理是比較繁瑣的，現(xiàn)在可以采用證件打印的模板辦理，整個(gè)流程更加簡(jiǎn)潔，提高了辦證的效率;在信息的查詢方面也可以利用信息化管理，對(duì)計(jì)劃生育的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)鍵詞查詢，使查詢的信息更加精確;把信息化技術(shù)應(yīng)用到計(jì)劃生育報(bào)表匯總方面，將會(huì)改變傳統(tǒng)的手工做報(bào)表模式，可以利用信息化技術(shù)使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中自動(dòng)生成表格，大大降低了相關(guān)工作人員的工作量。這不僅能夠提升工作人員的工作效率，還在一定程度上減少了統(tǒng)計(jì)工作中出現(xiàn)的誤差，使數(shù)據(jù)誤差率降到最低。可見(jiàn)，在檔案管理中開(kāi)展信息化建設(shè)，能夠更好地服務(wù)大眾，實(shí)現(xiàn)信息資源共享的目標(biāo)[2]。

3.優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，還需要注意專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計(jì)劃生育檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，需要對(duì)其加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是要加強(qiáng)其計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的操作培訓(xùn)，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理人員人人都能熟練地操作計(jì)算機(jī)，并且能夠獨(dú)立使用信息管理系統(tǒng)，從整體上提高計(jì)生工作人員的信息化管理水平[3]。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化技術(shù)在計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理中已經(jīng)得以應(yīng)用，并且取得了一定的成果。但是調(diào)查分析后可以發(fā)現(xiàn)，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)在信息化建設(shè)中出現(xiàn)了很多問(wèn)題。因此，針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極采取合理措施，建立完善的檔案管理體系，使其滿足新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙君，代巧云，張宏光，等.全國(guó)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].中國(guó)計(jì)劃生育學(xué)雜志，2017，25（8）：514-518.

[2]牛璐璐.信息化視角下的檔案管理員素養(yǎng)要求[J].中國(guó)新通信，2017， 19（22）.

[3]姜佩思.全面二孩政策下鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育工作轉(zhuǎn)型研究[J].長(zhǎng)江叢刊，2017（29）：144.

責(zé)任編輯：景辰

[作者簡(jiǎn)介]楊秀梅，通化市輝南縣朝陽(yáng)鎮(zhèn)人民政府計(jì)劃生育辦公室助理館員，本科，研究方向：鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理。