在社會主義建設(shè)中，許多單位都享受到改革發(fā)展的成果，對本單位的辦公場所進(jìn)行擴(kuò)建、改建、重建。2008年“5·12”大地震后，綿陽市許多單位都積極開展重建工作，綿陽日報社辦公大樓也成為危房，被拆除重建。在災(zāi)后重建的進(jìn)程中，涉及大量基建檔案，基建檔案的管理對于一個新聞業(yè)務(wù)單位來說很陌生卻很重要，說其陌生是因為報社的日常檔案管理很少會涉及基建內(nèi)容，不僅報社，市級其他單位也與報社情況類似。鑒于此，筆者認(rèn)為有必要對基建檔案的管理進(jìn)行一些探討。說其重要，一方面是單位自身建設(shè)的需要，另一方面是各級部門監(jiān)督審查的需要。檔案人員必須高度重視基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，為子孫后代積累寶貴的歷史資料，為援建單位和各級管理部門提供翔實的重建憑證，這是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

一、基建檔案在單位管理中的作用

（一）基建檔案對完善本單位乃至全市的檔案結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義

基建檔案是單位建設(shè)活動中形成的第一手材料，它記載著單位的建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果。及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種資料是基建檔案管理的重點。綿陽日報社的基建項目是列入國家重建規(guī)劃的重點項目，由于投資較大、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜、社會影響和關(guān)注度高，因而形成的檔案有多種載體，檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是報社工程建設(shè)的真實記錄，也是整個報社檔案的重要組成部分，它既為報社的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為綿陽市的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和宣傳事業(yè)尤其是災(zāi)后重建的宣傳工作服務(wù)。所以，做好工程項目檔案管理工作，對完善和豐富本單位乃至全市檔案結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義。

（二）基建檔案為單位的進(jìn)一步發(fā)展提供建設(shè)依據(jù)

基建檔案完整地記錄了單位的建設(shè)工程，反映著單位建筑物的前因后果。隨著時間的流逝，單位需要改建時，基建檔案不僅是重要的改造依據(jù)，也為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材。它服務(wù)于今天，有利于未來。綿陽日報社的重建項目就凝聚了國家的關(guān)懷、援建單位的關(guān)愛和社會各界人士的支持，它是國家災(zāi)后重建戰(zhàn)略規(guī)劃的重要組成部分，更是在危難關(guān)頭全國人民眾志成城和社會各界人士大愛的見證，它不僅僅是一個建設(shè)項目，還是這一歷史時段的歷史記錄。

（三）基建檔案具有不可再生性，是單位不可或缺的重要信息資源

基建檔案是不可再生的，收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。隨著報社災(zāi)后重建工作的逐步推進(jìn)，重建工作也面臨許多新的問題，這就需要查閱大量的相關(guān)資料和信息。綿陽日報社的一些老職工，他們在報社辛辛苦苦工作了幾十年，上對報社大樓的每塊瓦片、下對報社地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。在舊房拆除時，報社原大樓資料嚴(yán)重不全，這些老同志拿著報社僅有的一些資料圖，仔細(xì)、認(rèn)真地在建筑物旁標(biāo)注出了建筑年代、面積和隱藏水電的位置，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了報社建筑物的基本情況，彌補(bǔ)了綿陽日報社在災(zāi)后重建進(jìn)程中原始資料極度缺失的遺憾，為危房的評估和拆除提供了重要的信息支持，大大提高了重建工作效率。

二、單位基建檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏基建專業(yè)知識，基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)

單位的檔案管理員，往往都不具備工程建設(shè)的經(jīng)驗。工程建設(shè)項目在投資、管理、建設(shè)等方面要求高、頭緒多、歸口部門復(fù)雜，工程建設(shè)的要求又日趨嚴(yán)格和規(guī)范，這都為單位的基建檔案工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。報社的重建工作也經(jīng)歷了政策落實、資金爭取、招投標(biāo)、施工監(jiān)理、驗收備案等等環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)對我們來說都是一次新的嘗試和學(xué)習(xí)過程。由于檔案人員包括單位負(fù)責(zé)建設(shè)的經(jīng)辦人員對相關(guān)政策、工程性質(zhì)、業(yè)務(wù)流程等方面均不太了解，導(dǎo)致在工程檔案的收集、整理、歸檔、流向等環(huán)節(jié)上認(rèn)識不夠、輕重不分、資料不全。

（二）檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，從業(yè)人員檔案知識缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作常常不一致，一般單位中從事檔案工作的人員大多不是專職檔案工作，以兼職的為主，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。這次綿陽日報社基建辦公開招聘的工作人員中，依然缺乏有檔案工作經(jīng)歷和經(jīng)驗的人員。原單位中的檔案人員也大多是兼職人員，沒有系統(tǒng)的專業(yè)知識，加之又同時承擔(dān)著其他的工作，導(dǎo)致對檔案業(yè)務(wù)主動學(xué)習(xí)動力不足，更缺乏深入的鉆研。

（三）對檔案工作認(rèn)識不到位，經(jīng)辦人員檔案意識普遍不強(qiáng)

單位中的人員，大多滿足于干好本職工作，對檔案工作重視程度不夠，沒有收集檔案的意識，導(dǎo)致一些重要檔案資料流失。而基建檔案資料又特別要求完整、正確、真實、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中我們常發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議中，有的內(nèi)容有缺失，有的日期不明確；有的報批材料缺少中間環(huán)節(jié)；施工單位來往函件有的編號不規(guī)范，有的重復(fù)編號，有的沒有編號；請示報告之類的函件有的還沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接受上級審查時也不符合要求。

（四）檔案人員流動快，檔案交接不嚴(yán)格，檔案工作容易斷檔

由于單位普遍存在對檔案工作重視不夠的問題，所以在人員配備上，往往都是兼職，很少配備專職檔案人員，單位根據(jù)工作的需要，經(jīng)常變動他們的工作崗位。此外，現(xiàn)在人才市場化，辭職跳槽越來越普遍，從業(yè)人員流動性很大，這些人員的工作變動后，往往都一走了之，對檔案交接工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，導(dǎo)致新接手的人員對檔案業(yè)務(wù)一問三不知，很長時間都進(jìn)入不了角色,面對專業(yè)性很強(qiáng)、情況很復(fù)雜的基建檔案，工作效率必然十分低下，問題百出，甚至無法整理裝盒，直接堆砌在角落，成為死檔案。

三、對單位基建檔案管理工作中存在問題應(yīng)采取的措施和建議

（一）建立制度、依靠制度，按制度管人、管物、管業(yè)務(wù)

樹立依法管理的思想，依靠制度管理，穩(wěn)定高效地開展檔案工作。建立健全基建檔案管理制度是做好單位基建檔案科學(xué)管理的保證，它直接影響到工程項目檔案的收集、整理、保管等系列環(huán)節(jié)。綿陽日報社的災(zāi)后重建項目是全國關(guān)注的重建項目，時間緊、要求高，邊建設(shè)、邊報批、邊設(shè)計的事情常有發(fā)生，這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便，應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，兌現(xiàn)獎懲。從每個部門、每個經(jīng)辦人開始，嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

（二）對單位人員進(jìn)行檔案意識的引導(dǎo)和教育，加強(qiáng)文件形成者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須激發(fā)全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負(fù)其責(zé)，大家相互配合，把好自己的關(guān)口，這樣才能有效地做好基建檔案工作。

（三）對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平

檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平，以適應(yīng)基建檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化發(fā)展?，F(xiàn)在單位檔案管理人員不能僅僅滿足日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理，還要多方涉獵，以檔案素質(zhì)的總體提高為著重點，爭取各種機(jī)會參加有關(guān)基建政策、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，對基建這個領(lǐng)域多研究，具備一定基建方面的專業(yè)知識，通過電子、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技能，做好基建檔案管理工作，讓基建檔案為單位的持續(xù)發(fā)展提供有力的助益。