劉文智

（大港油田電力公司綜合服務(wù)中心，天津 300280）

1 引言

在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展十分迅速，企業(yè)建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，而會(huì)議作為企業(yè)發(fā)展中的重要活動(dòng)之一，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家路線、方針、政策的過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作的重視，實(shí)行精益管理方式。基于此，文章闡述了企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作的相關(guān)內(nèi)容，分析了企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題，研究了精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用。

2 企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作相關(guān)內(nèi)容

在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中，會(huì)務(wù)接待工作發(fā)揮著十分重要的作用，涉及多方面的內(nèi)容，如出席會(huì)議、業(yè)務(wù)洽談、調(diào)查研究、學(xué)習(xí)交流、外事往來(lái)等公務(wù)活動(dòng)，以及公務(wù)活動(dòng)開展過(guò)程中的接待安排、協(xié)調(diào)和服務(wù)等。在會(huì)務(wù)接待工作中，相關(guān)人員需要遵循“精簡(jiǎn)、節(jié)約、實(shí)效”的原則，以極大的耐心和細(xì)心明確會(huì)議全過(guò)程的要求，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中[1]。同時(shí)，在接待、餐飲、會(huì)議服務(wù)過(guò)程中，都要保持較強(qiáng)的責(zé)任心，提高這些工作的綜合質(zhì)量，避免損害企業(yè)行政部門的形象，還要在企業(yè)內(nèi)部會(huì)議接待工作中融入精益管理理念，完善服務(wù)制度和相關(guān)體系，提高會(huì)議的整體效率。除此之外，企業(yè)管理人員應(yīng)該貫徹并落實(shí)管理發(fā)展理念，統(tǒng)籌企業(yè)發(fā)展各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門、工作人員的有效配合，提升會(huì)務(wù)工作的整體質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3 企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題

新時(shí)期的企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在很多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下方面：第一，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備階段的工作不完善，存在大量易遺漏的問(wèn)題，在很大程度上影響著會(huì)務(wù)工作的整體質(zhì)量，例如，在會(huì)議籌備初級(jí)階段，相關(guān)部門未召集大量工作人員開展工作協(xié)調(diào)分工會(huì)，籌備工作計(jì)劃書缺乏完善性，企業(yè)工作人員的崗位職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致企業(yè)各項(xiàng)工作脫節(jié)、人名與職務(wù)不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象，為參會(huì)人員造成了很大的影響；第二，在會(huì)議開展過(guò)程中，工作人員無(wú)法做好秩序維護(hù)和現(xiàn)場(chǎng)保障工作，在遇到突發(fā)問(wèn)題時(shí)，極易出現(xiàn)混亂情況，例如，在參會(huì)人員入場(chǎng)的過(guò)程中，未安排入場(chǎng)引導(dǎo)人員，導(dǎo)致入場(chǎng)時(shí)間比較長(zhǎng)、會(huì)場(chǎng)秩序性較差，影響會(huì)議的召開時(shí)間，且在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，出現(xiàn)設(shè)備故障、議程調(diào)整問(wèn)題，工作人員無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理這些問(wèn)題，極易引發(fā)冷場(chǎng)現(xiàn)象；第三，在會(huì)議結(jié)束后，各個(gè)參會(huì)人員無(wú)法及時(shí)進(jìn)行交流、總結(jié)，并針對(duì)企業(yè)發(fā)展中的問(wèn)題提出有效的措施，往往會(huì)草草收?qǐng)?，造成惡性循環(huán)；第四，參會(huì)人員數(shù)量比較多，大型會(huì)務(wù)設(shè)置的環(huán)節(jié)比較多，這就使得會(huì)議質(zhì)量較差，為企業(yè)帶來(lái)了更多的會(huì)務(wù)費(fèi)用，違背了“精簡(jiǎn)、節(jié)約、實(shí)效”的原則。

4 精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用

4.1 加強(qiáng)管理，做到工作分工精細(xì)化

在企業(yè)的會(huì)務(wù)接待工作中，企業(yè)應(yīng)該確保會(huì)議的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性，并將各個(gè)部門進(jìn)行有效融合，實(shí)現(xiàn)各部門之間的協(xié)同性。辦公室作為業(yè)務(wù)接待的主要管理部門，主要任務(wù)是為企業(yè)各個(gè)部門的業(yè)務(wù)接待工作提供指導(dǎo)，確定業(yè)務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議接待資源、接待物品的管理，并組織企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門制定相應(yīng)的方案，方案內(nèi)容主要有日程、住宿、就餐、車輛、接送、活動(dòng)安排、新聞報(bào)道等，合理地安排會(huì)議中的各項(xiàng)資源。在實(shí)施會(huì)議接待方案的過(guò)程中，應(yīng)該明確企業(yè)各個(gè)部門的崗位職責(zé)，在遇到臨時(shí)變化的情況下，需要及時(shí)向管理人員請(qǐng)示其中的問(wèn)題，及時(shí)地調(diào)整并完善，并通知各個(gè)部門會(huì)議變更情況。在任務(wù)結(jié)束后，會(huì)議接待部門需要準(zhǔn)確地填寫接待清單，并落實(shí)接待清單審批程序，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的管理。在會(huì)議結(jié)束后，需要由專業(yè)人員評(píng)價(jià)并總結(jié)會(huì)議中的內(nèi)容，針對(duì)會(huì)議中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，且會(huì)務(wù)組中的各個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該配合，明確與各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門之間的分工和合作，并在分工后明確相關(guān)部門的崗位職責(zé)，確保責(zé)任到人，這樣就能夠有效地提升工作的整體效率，豐富個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)知識(shí)，提高各個(gè)人員的集群生產(chǎn)力和創(chuàng)造力。除此之外，各個(gè)部門應(yīng)該根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行分工，各個(gè)人員應(yīng)該加強(qiáng)交流和溝通，以便更好地進(jìn)行合作，進(jìn)而建立穩(wěn)定的協(xié)調(diào)機(jī)制。

4.2 熱情服務(wù)，冷靜處理分歧

在會(huì)議活動(dòng)開展過(guò)程中，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)該保持熱情的服務(wù)，在遇到分歧的情況下，應(yīng)該冷靜地進(jìn)行處理，提高統(tǒng)籌的整體效率，避免出現(xiàn)“擁堵現(xiàn)象”。并且，會(huì)務(wù)接待人員應(yīng)該掌握好冷熱之間的度，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。在會(huì)議活動(dòng)過(guò)程中，存在大量瑣碎、繁雜的事情，針對(duì)企業(yè)各個(gè)部門和相關(guān)企業(yè)都要熱情服務(wù)、真情相待，尤其在與下級(jí)單位交流的過(guò)程中，必須互相尊重、互相商量，這樣就能夠得到下級(jí)單位的支持，提高企業(yè)的整體效率。除此之外，在會(huì)議活動(dòng)開展過(guò)程中，企業(yè)和部門的數(shù)量往往比較多，這就使得各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門掌握的信息量、思考問(wèn)題的角度存在很大的差異，極易出現(xiàn)分歧。為了有效地解決這些問(wèn)題，相關(guān)人員需要深入分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，保持冷靜的心態(tài)，找到雙方產(chǎn)生分歧的問(wèn)題，并尋找兩者的共同點(diǎn)，進(jìn)而有效地解決這一問(wèn)題。例如，在基層企業(yè)舉辦會(huì)議活動(dòng)的過(guò)程中，會(huì)議接待人員需要做好前期溝通和協(xié)商工作，及時(shí)告知對(duì)方會(huì)議活動(dòng)中的細(xì)節(jié)，避免在會(huì)議活動(dòng)開展過(guò)程中出現(xiàn)一系列問(wèn)題。

4.3 注重學(xué)習(xí)，不斷提升會(huì)務(wù)接待水平

企業(yè)在會(huì)務(wù)接待的過(guò)程中，需要做到務(wù)實(shí)節(jié)儉、對(duì)口接待，并實(shí)行節(jié)約、統(tǒng)一、規(guī)范的方法。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該加大先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用力度，將信息化管理模式應(yīng)用到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理過(guò)程中。目前，很多企業(yè)在會(huì)議活動(dòng)的登記、入場(chǎng)過(guò)程中，不再實(shí)行紙質(zhì)的簽名形式，普遍使用會(huì)展信息系統(tǒng)整合參會(huì)人員的信息，并進(jìn)行存檔，進(jìn)而將這些信息應(yīng)用到了會(huì)議活動(dòng)開展的全過(guò)程中。同時(shí)，在進(jìn)行接待住宿安排工作的過(guò)程中，各個(gè)接待部門需要在系統(tǒng)內(nèi)部場(chǎng)所、協(xié)議酒店中，避免出現(xiàn)安排超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)接待住房的問(wèn)題，且住房?jī)?nèi)不能夠放置豪華設(shè)施、貴重物品等。并且，在接待用餐的過(guò)程中，需要安排在企業(yè)內(nèi)部的場(chǎng)所內(nèi)，在需要在外用餐的情況下，往往會(huì)選擇企業(yè)簽約的餐廳，嚴(yán)禁選擇私人場(chǎng)所、高消費(fèi)的餐飲場(chǎng)所。除此之外，接待迎送，不張貼懸掛標(biāo)語(yǔ)橫幅，不設(shè)歡迎屏，不獻(xiàn)鮮花，不鋪迎賓地毯，不安排接待人員在機(jī)場(chǎng)、車站、高速路口接送，在有需要的情況下，應(yīng)由其他工作人員接送。業(yè)務(wù)接待應(yīng)遵循保密原則，針對(duì)來(lái)賓個(gè)人信息、日程安排等，做好保密工作；針對(duì)涉及國(guó)家或公司保密級(jí)內(nèi)容的信息，必須按照公司保密工作有關(guān)制度執(zhí)行。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)務(wù)接待經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理，年度預(yù)算應(yīng)當(dāng)綜合考慮上年度預(yù)算編制和執(zhí)行情況，滿足企業(yè)的實(shí)際發(fā)展和經(jīng)營(yíng)需求，在履行預(yù)算審批程序后具體執(zhí)行。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下的發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，企業(yè)的會(huì)務(wù)接待工作越來(lái)越完善。精益管理理念作為一種新型的理念，在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中發(fā)揮著十分重要的作用，企業(yè)應(yīng)該深入考慮精益管理理念的細(xì)節(jié)和涵義，將精益管理理念應(yīng)用到企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中，這樣就能夠充分發(fā)揮出其精益管理理念的規(guī)范和指導(dǎo)作用，推動(dòng)企業(yè)會(huì)務(wù)接待活動(dòng)的順利開展，為企業(yè)的不斷完善和發(fā)展提供保障。