（寧波大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院 315000）

消極禮貌策略的運(yùn)用對(duì)商務(wù)英語(yǔ)信函中拒絕言語(yǔ)行為的表達(dá)具有重要的面子補(bǔ)救作用，其能夠緩和消極否定語(yǔ)氣，使生硬的語(yǔ)氣變得溫和得體，有效減小對(duì)收信者的面子威脅，維持良好的商務(wù)關(guān)系。

本文以布朗和列文森（1987）的禮貌策略為基礎(chǔ)，從字詞、句子、篇章這三個(gè)層面，以《商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作》（胡英坤、車(chē)麗娟）、《商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作》（莫再樹(shù)）和在線(xiàn)商務(wù)英語(yǔ)信函語(yǔ)料庫(kù)（Business Letter Corpus Online，簡(jiǎn)稱(chēng) BLC）為語(yǔ)料來(lái)源，試圖探索在商務(wù)英語(yǔ)拒絕信函寫(xiě)作中一方應(yīng)如何運(yùn)用消極禮貌策略以挽救交易另一方的面子，從而促進(jìn)人們的商務(wù)往來(lái)。

一、消極禮貌策略

布朗與列文森（1987）提出了著名的“面子保全論”，并將面子細(xì)分為積極面子和消極面子。本文研究的消極禮貌策略是為維護(hù)消極面子而產(chǎn)生的方式。消極面子指人們希望自己的言行自由，不被別人妨礙。在商務(wù)交往過(guò)程中，對(duì)面子存在威脅的言語(yǔ)行為無(wú)處不在，布朗和列文森稱(chēng)這些為威脅面子行為。拒絕就是一種典型的威脅面子行為，為了減輕其帶來(lái)的負(fù)面影響，可以采取禮貌補(bǔ)救策略給交際雙方留有面子。

消極禮貌策略以“回避”為基礎(chǔ)，即回避一些帶有強(qiáng)制性的言語(yǔ)，盡量使對(duì)方言行不受妨礙，說(shuō)話(huà)較迂回緩和，強(qiáng)調(diào)尊重對(duì)方以滿(mǎn)足其消極面子，從而減小威脅面子行為給對(duì)方施加的壓力。布朗和列文森（1987）認(rèn)為，“消極禮貌”是西方文化中表達(dá)尊重的核心原則，是顧全他人面子的最精細(xì)而最慣例的語(yǔ)言策略。他們一共分析了十類(lèi)具體策略：（1）使用間接表達(dá)，（2）運(yùn)用疑問(wèn)與回避，（3）表達(dá)悲觀(guān)態(tài)度，（4）請(qǐng)求的最小化，（5）表達(dá)順從，（6）道歉，（7）淡化人的主體性，（8）強(qiáng)調(diào)某一行為屬于普遍規(guī)范，（9）名詞化，（10）強(qiáng)調(diào)虧欠行為。

二、消極禮貌策略在商務(wù)英語(yǔ)拒絕信函中運(yùn)用的具體分析

消極禮貌策略的十種具體策略運(yùn)用在信函寫(xiě)作時(shí)，在字詞，句子，篇章中的分布不盡相同，本文將挑選出較為代表性的策略分三個(gè)層面分析。

（一）字詞層面

單詞是組成商務(wù)信函最基本的部分。選擇合適的單詞來(lái)實(shí)現(xiàn)消極禮貌策略的運(yùn)用，有利于作者禮貌地傳達(dá)拒絕信息。不同的單詞有不同的含義，在向收件人傳達(dá)壞消息時(shí)產(chǎn)生的效果也完全不同。因此，在寫(xiě)拒絕類(lèi)英文商務(wù)信函中，用詞至關(guān)重要。下文將逐一分析在字詞層面常用的策略。

1.運(yùn)用疑問(wèn)與回避

在寫(xiě)拒絕信函時(shí)，選擇用疑問(wèn)的方式去表達(dá)，并且回避任何表示“明確”的措辭，這里的回避語(yǔ)主要是指模糊措辭的應(yīng)用。拉科夫（1973）曾表示，使用模糊措辭可以改變言語(yǔ)行為的效力。在英文表達(dá)中，模糊措辭可以通過(guò)一些模糊的短語(yǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)，比如“sort of”，“something”，“rather”，“I suppose”等詞匯。在寫(xiě)拒絕類(lèi)商務(wù)英語(yǔ)信函時(shí)，推薦使用一些模糊的單詞，以降低語(yǔ)言的嚴(yán)肅性。參見(jiàn)以下示例：

（1）From your description and our staff’s careful research， we found that there was something wrong in the computer networks you adopted. （胡 p101）

在這里，“something”是模糊語(yǔ)言，它比具體的詞語(yǔ)更加抽象，所以讀者在閱讀時(shí)很難形成一個(gè)清晰的形象，從而降低負(fù)面消息帶來(lái)的影響。因此，在拒絕類(lèi)英文商務(wù)信函中，使用緩和語(yǔ)有助于緩和雙方之間的緊張氣氛。緩和語(yǔ)傳達(dá)的友好語(yǔ)氣讓那些令人不快的事實(shí)帶來(lái)的負(fù)面影響得以削弱。

（2）Would you mind offering us the above mentioned products at your most favorable prices? （胡 p77）

這句話(huà)是在表達(dá)買(mǎi)方對(duì)產(chǎn)品價(jià)格的不滿(mǎn)，從讀者的角度來(lái)看，這是一個(gè)壞消息，屬于拒絕類(lèi)信函，因?yàn)閷?duì)方不接受他的報(bào)價(jià)。拒絕報(bào)價(jià)是一種不禮貌的行為，但通過(guò)使用“Would”一詞，運(yùn)用疑問(wèn)句，將決定權(quán)交到賣(mài)家手中，并提供了選擇的自由。因此在表達(dá)不滿(mǎn)的時(shí)候，語(yǔ)言也沒(méi)有那么咄咄逼人和令人厭惡，買(mǎi)方成功地委婉傳達(dá)了自己調(diào)整價(jià)格的需求，通過(guò)這種策略作出的表述更容易讓人接受而且更有禮貌。

2.請(qǐng)求的最小化

如果寫(xiě)信的一方希望問(wèn)題得到解決，強(qiáng)制執(zhí)行是不可避免的，但我們可以把請(qǐng)求最小化，強(qiáng)調(diào)行為本身對(duì)他人僅僅會(huì)造成微乎其微的影響。例如，在中文語(yǔ)境里，常常會(huì)遇到這樣的對(duì)話(huà)：

甲：你找我有什么事嗎？

乙：噢，其實(shí)也沒(méi)什么事，就是想問(wèn)問(wèn)你這道題下一步該怎么解。

表面上看，“其實(shí)也沒(méi)什么事”毫無(wú)意義，甚至是錯(cuò)誤的，因?yàn)橐易罱K還是做出了請(qǐng)求——他明明是有事的。這個(gè)表達(dá)的作用便是最小化這個(gè)請(qǐng)求的分量。在英文信函里，這種消極禮貌策略通常體現(xiàn)在”just”、“a little”、“a bit”等短語(yǔ)中。比如：I just want to... 或者加上Nothing：Oh nothing， I just wondered...

再例如：

（3）I am afraid a little mistake may have been made in assembling the order. （胡 p87）

這封拒絕信函表明收貨人對(duì)發(fā)來(lái)的貨物不滿(mǎn)意，寫(xiě)信人通過(guò)“a little”這個(gè)短語(yǔ)禮貌地指出問(wèn)題，減緩了負(fù)面消息對(duì)收信人的直接沖擊。是個(gè)“小問(wèn)題”，并沒(méi)有很大地責(zé)怪對(duì)方，為對(duì)方保留了一定的面子，而且這句話(huà)還有另外一層含義，即其他地方你們都做得很好。這樣一來(lái)，便可使接下來(lái)要提出的請(qǐng)求最小化，降低了負(fù)面信息對(duì)收信人的影響。

3.表達(dá)順從

策略2是在控制行為帶來(lái)的影響，而策略3則是控制雙方權(quán)力關(guān)系，即盡量降低自己的身份，同時(shí)提高對(duì)方的身份，以此來(lái)表達(dá)兩層意思：自己絕不可能強(qiáng)迫對(duì)方；對(duì)方完全有權(quán)力拒絕自己。在商務(wù)英語(yǔ)拒絕信函中，通常使用“appreciate”、“satisfy”、“helpful”等詞匯來(lái)表達(dá)對(duì)收信人的尊重與順從。相反，要避免使用“problem”， “complain”，“bad”等不禮貌的詞，以免引起緊張消極的情緒，阻礙商務(wù)交流的順利進(jìn)行。

例如：

（4）We have received your complaint letter of June 3.

（5）We appreciate your helpful letter of June 3.（胡 p64）

這兩句話(huà)是回復(fù)投訴信的，第（4）句所傳達(dá)的信息直接明了，表明收到了投訴。與第（4）句中的詞相比，第（5）句中的詞更加巧妙圓滑，用到兩個(gè)褒義詞“appreciate”和“helpful”，意思傳達(dá)到位的同時(shí)還表達(dá)了強(qiáng)烈的尊重與順從。“appreciate”一詞體現(xiàn)了寫(xiě)作者的謙虛和禮貌，傳達(dá)了“顧客至上”的理念。在這種情況下，顧客的行為獲得了贊許，盡管顧客的行為是對(duì)寫(xiě)作者產(chǎn)品的投訴，這種退讓比第（4）句達(dá)到了更好的溝通效果。

4. 總結(jié)

為了禮貌地傳達(dá)拒絕信息，需要仔細(xì)斟酌用詞來(lái)減少其產(chǎn)生的負(fù)面影響。因此，消極禮貌策略就被運(yùn)用到了詞匯的選擇上。在選擇適當(dāng)措辭的過(guò)程中，不難發(fā)現(xiàn)策略1有助于減輕語(yǔ)氣的嚴(yán)肅性；策略2留給接受者思考和選擇的空間；策略3表達(dá)對(duì)他人的體諒。良好的措辭選擇體現(xiàn)了消極禮貌策略的運(yùn)用，有助于高效、禮貌地傳遞拒絕信息，促進(jìn)交易雙方之間的溝通。

（二）句子層面

一般而言，單詞本身不能表達(dá)完整的意思，除非將他們很好地排列在一個(gè)句子中。因此，如何正確組織句子中的單詞對(duì)寫(xiě)一封英文商務(wù)信函十分重要。下文提及的具體策略主要介紹如何禮貌地組織句子來(lái)體現(xiàn)消極禮貌策略的運(yùn)用，從而保留收信人的消極面子。

1.道歉

寫(xiě)信者誠(chéng)懇的道歉可以向收信者表明不愿損害他的消極面子，從而挽救因拒絕造成的緊張局面。信函中具體有四種表達(dá)：

①承認(rèn)自己的冒犯： I'm sure you must be very busy，but...

②表明自己的猶豫：I really don't want to bother you， but...

③提供正當(dāng)?shù)睦碛桑?..because there's no one else I could ask， and I just can't work this out...

④請(qǐng)求原諒： I beg your forgiveness if I...

例如：

（6）I owe you an apology for discrepancies between the shipping contracts and the actual shipment… Your understanding and patience in this matter would be greatly appreciated. （胡 p152）

一開(kāi)始寫(xiě)信者就誠(chéng)懇地承認(rèn)錯(cuò)誤，向受到損失的一方道歉。最后在信的結(jié)尾，又向收信人請(qǐng)求原諒。這樣誠(chéng)懇的道歉可以體現(xiàn)寫(xiě)作者的誠(chéng)意，方便接下來(lái)的拒絕或者進(jìn)一步商談賠償方案。

2.淡化人的主體性

在商務(wù)英語(yǔ)拒絕信函里，應(yīng)避免直接使用“我”和“你”，把句子重點(diǎn)放在行為本身，而不是實(shí)施行為的主體，以此把自己與對(duì)方和某個(gè)妨害面子的行為隔離開(kāi)來(lái)。此策略比較經(jīng)典的用法可以歸納為：

①把動(dòng)詞變成形容詞，以此避開(kāi)主語(yǔ)（括號(hào)里是暗含的主語(yǔ)）：

It is necessary （to you） that...

It would be desirable （for me） that...

②使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，以此避開(kāi)主語(yǔ)：

It would be appreciated if...

③使用不定代詞，以此避開(kāi)直接指稱(chēng)：

One might need to...

④使用其他特殊的代詞：

We （I） regret to inform anyone involved （you）that...

3.總結(jié)

句子是信函的主要載體，其語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)氣和正式程度都十分關(guān)鍵。上述提到的道歉策略和淡化人的主體性策略都利于有效地書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)拒絕信函。

（三）篇章層面

1.使用間接表達(dá)

寫(xiě)信者不會(huì)在一開(kāi)始就陳述壞消息，通常會(huì)先說(shuō)一些中立的話(huà)語(yǔ)甚至是好消息，接著給出理由后再提出壞消息，通過(guò)這種方法可以讓收信者更愿意接受拒絕信息。一般使用間接表達(dá)時(shí)不會(huì)使用單個(gè)詞語(yǔ)或句子，而是體現(xiàn)在整個(gè)語(yǔ)篇中。

使用間接表達(dá)時(shí)，商務(wù)英語(yǔ)拒絕信函的組織結(jié)構(gòu)一般如下：

首先，商務(wù)英語(yǔ)拒絕信函通常以緩沖開(kāi)始，以降低負(fù)面消息造成的影響。第二，作者將陳述拒絕的理由。第三，表明拒絕。第四，提出可能的替代方案，給彼此留下余地，維系往后業(yè)務(wù)合作。最后，以善意結(jié)尾，以示禮貌。

在這種結(jié)構(gòu)中，寫(xiě)信者遵循消極的禮貌策略，從而減少對(duì)收信人的消極面子威脅。

2.案例分析

下面所示是一個(gè)拒絕滿(mǎn)足買(mǎi)方要求的例子，使用了3.3.1間接表達(dá)中所示的基本結(jié)構(gòu)。

Dear Sirs，

Thank you for your letter of 20 May regarding your order No.354 for 8 carpets manufactured to your client’s design and specifications. （緩沖）

We appreciate your problem. At the same time， we are sure that you can understand the difficulties we had in satisfying your client’s complex specifications.

Since the consignment is a special design， made to order for your client， we are unable to return it to our inventory. （陳述原因） Consequently， we cannot honor your request. （表明拒絕） Perhaps your client can find another use for these specially designed carpets.（提出替代方式）

Thank you for giving us this opportunity to explain the situation. （善意的結(jié)尾）

Yours sincerely，

XXX （莫 p166）

在這個(gè)例子中，寫(xiě)信者由一個(gè)緩沖開(kāi)始，先暫時(shí)保留壞消息，使收信者在一開(kāi)始有一個(gè)開(kāi)放的心態(tài)，因?yàn)樽髡咴谝婚_(kāi)始就表現(xiàn)出友好和禮貌。在這種情況下，大多數(shù)收信者會(huì)做出積極的反應(yīng)。當(dāng)寫(xiě)信者不得不拒絕顧客的要求時(shí)，需要陳述合理的原因。寫(xiě)信者表示這批貨是專(zhuān)門(mén)為滿(mǎn)足客戶(hù)需求而設(shè)計(jì)的，很難更改。禮貌而有說(shuō)服力地陳述原因使對(duì)方覺(jué)得這次拒絕是經(jīng)過(guò)仔細(xì)考慮的，自己是被尊重的。接著明確地提出拒絕，并提出替代方案，最后以善意結(jié)尾。這種寫(xiě)信方式可以給對(duì)方留下良好的印象。

3.總結(jié)

上文的案例分析中，傳統(tǒng)的間接表達(dá)方法貫穿全文，當(dāng)英文商務(wù)信函中必須表達(dá)拒絕信息時(shí)，使用間接表達(dá)在整個(gè)語(yǔ)篇寫(xiě)作都非常有效。

三、結(jié)語(yǔ)

研究結(jié)果如下：布朗和列文森的消極禮貌策略適用于商務(wù)英語(yǔ)拒絕信函寫(xiě)作；與一般商務(wù)信函相比，拒絕類(lèi)信函對(duì)禮貌要求更高。在字詞層面，拒絕類(lèi)信函經(jīng)常使用“運(yùn)用疑問(wèn)與回避”“請(qǐng)求的最小化”“表達(dá)順從”等策略；在句子層面，傾向于使用“道歉”和“淡化人的主體性”這兩個(gè)策略；在篇章寫(xiě)作中，最常用到的是“使用間接表達(dá)”策略。