朱春梅

(中國石化共享東營分公司人力資源業(yè)務(wù)服務(wù)部薪酬計發(fā)業(yè)務(wù)部，山東 東營 257000)

如何在電子考勤系統(tǒng)中完成考勤填報、考勤審核、數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙ぷ鳌Ｈ耸沦Y源共享分中心在勝利油田進行深入調(diào)研，明確基層的考勤模式、考勤管理方式、考勤現(xiàn)狀及實際業(yè)務(wù)需求，同中原油田、河南油田、江蘇油田、江漢油田、華東石油局等油田兄弟企業(yè)的考勤主管人員共同探討油田板塊企業(yè)考勤管理上的共性及差異性，再結(jié)合煉化企業(yè)的考勤管理特點及要求，梳理出各個直屬企業(yè)的考勤模式、管理方式、出缺勤項目和特殊出勤項目。

一、電子考勤的建設(shè)背景

(一)企業(yè)考勤現(xiàn)狀：(1)手工維護多張考勤表；(2)考勤數(shù)據(jù)須層層匯總，層層審批；(3)考勤管理人員不方便監(jiān)控、核查考勤信息；(4)重復性工作量繁重，容易引起人為錯誤。

(二)電子考勤平系統(tǒng)臺優(yōu)勢

1.簡便：考勤錄入簡便，日考勤數(shù)據(jù)可按排班自動錄入，考勤管理員僅需修改員工的特殊考勤項；考勤審核簡便，可隨時查看考勤結(jié)果；員工查看方便，可隨時查看考勤情況。2.靈活：可靈活搭建考勤架構(gòu)，考勤員可填報多個機構(gòu)中的不同考勤班組的考勤。考勤項目可根據(jù)單位實際設(shè)定，部分項目標準可自行設(shè)置。3.高效：只需維護考勤明細，考勤明細高度一致；考勤結(jié)果即時匯總，無需人工計算，便于及時核對；考勤結(jié)果審核后，可一鍵傳輸。4.準確：考勤結(jié)果系統(tǒng)自動匯總，減少手工操作，減少出錯概率；考勤結(jié)果可即時反查，即時修改。

二、電子考勤邏輯構(gòu)架

（一）平臺的系統(tǒng)構(gòu)架，考勤的基礎(chǔ)配置：

1.基礎(chǔ)支撐 統(tǒng)一授權(quán)，統(tǒng)一登錄，統(tǒng)一集成，電子考勤中的組織機構(gòu)信息直接從SAP中調(diào)取，人員登錄的信息與中石化統(tǒng)一賬戶信息一致。

2.業(yè)務(wù)功能：用戶可根據(jù)前期的配置，完成班組管理、人員排班等員工分配操作。根據(jù)權(quán)限的劃分，可完成考勤填報和考勤審核。

3.系統(tǒng)管理：企業(yè)可根據(jù)自身要求進行機構(gòu)、人員、班次、權(quán)限、考勤類型和考勤工資項的配置。

4.統(tǒng)計分析：維護考勤時，可在考勤匯總里實時看到所有考勤項的匯總，同時可以查看歷史考勤信息?？记谔峤幌到y(tǒng)后，可導出考勤公示表

（二）考勤權(quán)限的處理，人員的分工

1.考勤錄入員：基層勞資員：根據(jù)員工出勤情況維護考勤內(nèi)容，核實考勤匯總結(jié)果，確認無誤后提交上級審核。

2.勤管理員：負責企業(yè)人員、機構(gòu)、班組的配置和日常工作中人員班組的調(diào)整。根據(jù)企業(yè)需求，可設(shè)置兩級審核；三級審核員：審核基層提交的考勤數(shù)據(jù)是否正確。發(fā)現(xiàn)錯誤時及時更改。確認無誤后，若二級需要審核時，將本單位考勤提報二級；若不需要二級審核時，可直接向HR系統(tǒng)發(fā)送考勤數(shù)據(jù)。二級審核員：審核三級單位提交的考勤數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)錯誤可打回三級單位進行更改。若數(shù)據(jù)無誤，可提交HR系統(tǒng)，完成考勤的維護。

三、電子考勤系統(tǒng)的操作指南

考勤系統(tǒng)的配置、填報、審核等操作。

（一）瀏覽器設(shè)置：使用IE9以上版本的瀏覽器；前期的兼容性視圖和歷史記錄的配置可保證人員操作時頁面格式的正確；若未完成配置，可導致使用者看不到操作按鈕或者界面空白等情況。

（二）系統(tǒng)配置：電子考勤初次上線時需要對所有人員完成配置，維護的順序依次為：機構(gòu)設(shè)置—班組設(shè)置—人員排班—人員管理，若未完成配置，會影響正常使用。

（三）考勤填報：考勤填報可批量操作，也可單獨維護；機構(gòu)設(shè)置中維護自動填報時，系統(tǒng)可每日自行填報考勤，無需人工點擊班次出勤；點擊考勤匯總可顯示所有人員出勤類型、天數(shù)；確認無誤后點擊提交，報上級審核?？记跔顟B(tài)可隨時查看，方便企業(yè)核對該人員考勤數(shù)據(jù)處于何種狀態(tài)，有利于日常的檢查與核對。

考勤周期說明：按照集團要求考勤周期為月初至月末，部分考勤周期非月初至月末的單位，根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)范要求進行適應(yīng)性調(diào)整。特殊出勤項目：大夜班、小夜班、節(jié)假日加班、休息日加班、付薪平日加班、野外出勤、艱苦地區(qū)出勤、一線工作出勤、灘海工作出勤。

（四）考勤審核、提交HR 待審核：基層單位已填報完成，提交考勤；已審核：三級審核員已審核通過基層單位考勤；被打回：被上級審核員駁回的考勤數(shù)據(jù)；未提交：基層單位尚未提交考勤。

四、推廣前景

（一）推廣狀況 目前，勝利油田應(yīng)用覆蓋率已達到80%以上，每月錄入近8萬人的考勤，均成功用于工資計發(fā)。企業(yè)只要在考勤系統(tǒng)中錄入了考勤，就不需在SAP系統(tǒng)中再做考勤錄入及審批的操作。在勝利油田成功應(yīng)用的基礎(chǔ)上，我們也針對安工院、儀征化纖、華北石油局、河南油田等企業(yè)的考勤需求，由盈科顧問進行了適應(yīng)性分析對接，齊魯石化也專程到我們共享中心學習了考勤系統(tǒng)，做了深入的探討交流。

（二）應(yīng)用現(xiàn)狀

明顯縮短考勤填報周期，效率大幅提高。以前基層單位需同時填寫多張考勤表，現(xiàn)在我們考勤系統(tǒng)一個界面即可滿足需求，手段由繁至簡；各級管理員可以直接查看到每名員工的考勤情況，管控力度得到提升；企業(yè)開通權(quán)限后，員工可在自助平臺隨時查看個人的考勤。

（三）系統(tǒng)展望

請銷假功能：集團公司的請銷假功能已開始調(diào)研論證，它將使考勤系統(tǒng)的功能更加完備。員工可通過系統(tǒng)隨時提出申請，管理人員可直接通過網(wǎng)絡(luò)審核員工申請，審核通過的假期直接集成到考勤中，實現(xiàn)系統(tǒng)出缺勤的自動錄入。員工請銷假更加便捷，管理人員審核更加及時、監(jiān)督更加到位。將來還會發(fā)布統(tǒng)一的接口規(guī)則，規(guī)范接收外圍系統(tǒng)提供的考勤數(shù)據(jù)。實現(xiàn)與主流考勤機的數(shù)據(jù)對接；對于企業(yè)自建考勤系統(tǒng)，可直接與我們集成考勤結(jié)果數(shù)據(jù)。差旅報銷系統(tǒng)中的差旅假期數(shù)據(jù)也可實現(xiàn)集成。