劉麗潔

（河北省淶源縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中心，河北 淶源 074300）

隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，信息化也隨之而來的快速發(fā)展，因此各種行業(yè)對(duì)于信息技術(shù)方面的要求就有所提升，人們?cè)谌粘５纳钪幸呀?jīng)不能離開信息技術(shù)了。最近幾年，我國(guó)在檔案管理方面逐漸往信息化上努力。每個(gè)企業(yè)所需要做的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案管理。在檔案管理中，信息技術(shù)往往起到了重要作用，企業(yè)中的每個(gè)檔案部門也越來越重視檔案的信息化管理，在實(shí)際的工作中積累經(jīng)驗(yàn)，使得檔案的信息化管理井然有序。

一、現(xiàn)階段檔案資料管理工作中存在的問題

（一）建筑工程檔案管理存在的問題

1.建筑工程的檔案資料管理質(zhì)量偏低在建筑工程管理過程中，施工的準(zhǔn)備期文件、施工中的過程記錄文件、竣工完畢后的檢驗(yàn)文件，全部屬于工程檔案的內(nèi)容。目前我國(guó)很多企業(yè)對(duì)檔案的收集比較重視，而時(shí)常忽略掉檔案鑒定工作，進(jìn)而會(huì)出現(xiàn)檔案中增加無需記錄的內(nèi)容，交給降低檔案管理效率。2.未能形成規(guī)范化的建筑工程資料管理體制由于施工企業(yè)、建筑企業(yè)每個(gè)人在意識(shí)形態(tài)方面的認(rèn)知度不一樣，因此導(dǎo)致了建筑工程檔案未被企業(yè)所重視的后果，很多公司都把建筑作業(yè)的工作放在了首位。很多人認(rèn)為是否有檔案管理都無所謂，這一環(huán)節(jié)不會(huì)使公司生產(chǎn)力得到提高，所以很多人不會(huì)把檔案管理放在重點(diǎn)去考慮。3.有關(guān)人員的檔案意識(shí)薄弱事實(shí)上，在建筑工程中，檔案管理是一件很復(fù)雜的事情，特別是在施工之后的安全評(píng)估環(huán)節(jié)，所需要記錄的信息比建筑時(shí)候的信息更多。如果在短時(shí)間內(nèi)沒有發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，那么短期內(nèi)即可把工程交付，之后施工團(tuán)隊(duì)會(huì)離開工作崗位，然而在驗(yàn)收期，由于時(shí)間短，并不能把所有的文件詳細(xì)記錄，因此就需要一個(gè)智能化系統(tǒng)來對(duì)檔案進(jìn)行管理。

（二）文書檔案管理工作中存在的問題

1.相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)文書檔案工作的重視度不夠文書檔案管理員并沒有真正意識(shí)到管理檔案是一個(gè)復(fù)雜的工作，只是簡(jiǎn)單的做一些資料收集和整理，就覺得檔案管理完畢了。于是他們把更多的精力放在其他事情上，以求高標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)回報(bào)。2.文書檔案管理部門與其他部門之間配合不到位文書檔案管理其實(shí)是一個(gè)獨(dú)立的管理部門，但是在實(shí)際工作中需要和其他部門進(jìn)行有序的配合。但是，在跨部門合作中，也是有難度的，各個(gè)部門在與檔案管理部門進(jìn)行合作時(shí)，往往提交的資料并不完整，甚至虛假，因?yàn)橛幸恍┎块T是利益驅(qū)使，隱瞞了一些實(shí)際內(nèi)容，造成信息的不完善。3.文書檔案管理不規(guī)范在我國(guó)目前的企業(yè)發(fā)展中，某些公司的文書檔案管理需要進(jìn)行進(jìn)一步強(qiáng)化，主要表現(xiàn)在檔案記錄的時(shí)間自己文件歸類等方面，有些公司對(duì)檔案管理人員隨機(jī)分配，沒有一個(gè)專員負(fù)責(zé)檔案管理，就導(dǎo)致了檔案歸類不合理的問題。因此，在日后的檔案檢索中難度也隨之上升。

（三）觀念過于陳舊，沒有創(chuàng)新意識(shí)

許多企業(yè)的檔案管理者并沒有一個(gè)具體的培訓(xùn)機(jī)制，因此檔案管理者的認(rèn)知相對(duì)較少，并不知道檔案管理是需要一個(gè)往信息化和科學(xué)化以及簡(jiǎn)化方面去發(fā)展的。而且管理者思維稍微落后，享受著坐等代收的工作方法，進(jìn)而出現(xiàn)了真正遇到了困難，無法快速解決的尷尬局面。

二、現(xiàn)代檔案信息化管理的解決措施探討

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理

每個(gè)企業(yè)都是由若干個(gè)部門組成的，但由于部門太多，企業(yè)就并沒有一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)在信息化建設(shè)中的腳步放慢，因此企業(yè)需要把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的一個(gè)重要位置上，并實(shí)地進(jìn)行操作。并且企業(yè)還要優(yōu)化部門的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專員、主管、企業(yè)政策改革部門人員、會(huì)計(jì)部門人員、資產(chǎn)管理部門人員等組成一個(gè)公司檔案管理部門的改良小組，做到行動(dòng)上統(tǒng)一部署，各部門之間相互配合，監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立刻處理，每個(gè)部門取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化有序的管理。

（二）加強(qiáng)建立符合信息化內(nèi)容的檔案管理體系

大中型企業(yè)檔案信息化管理的首要條件就是建立和企業(yè)有關(guān)管理體系相連接的檔案管理體系。檔案文件的格式與處理方法要朝著多樣化的發(fā)展趨勢(shì)去發(fā)展，還要完全保留紙質(zhì)檔案的所有功能，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)培養(yǎng)現(xiàn)代檔案信息化管理的人才

現(xiàn)代檔案信息化進(jìn)程是由管理人才的基本素質(zhì)決定的，因此，企業(yè)要經(jīng)常進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。不到要對(duì)理論知識(shí)理解透徹，企業(yè)也要積極組織員工進(jìn)行模擬實(shí)驗(yàn)，加強(qiáng)員工理論和實(shí)踐雙發(fā)展的良好趨勢(shì)。

（四）加強(qiáng)防護(hù)現(xiàn)代檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)

為保證網(wǎng)絡(luò)的安全，在現(xiàn)代檔案的信息化管理中推薦使用封閉式網(wǎng)絡(luò)，必要的聯(lián)網(wǎng)時(shí)，要啟用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻。同時(shí)，為了能夠從源頭上組織病毒侵入，企業(yè)要對(duì)現(xiàn)代檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。另外，為了加強(qiáng)記錄檔案計(jì)算機(jī)的防病毒能力，需要安裝殺毒軟件，在開機(jī)時(shí)自啟，也可以有效的抵御病毒侵害。

（五）加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)信息資源共享

發(fā)展“信息資源共享”是檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)，現(xiàn)代檔案信息化管理要樹立更高更強(qiáng)的奮斗目標(biāo)，不斷向前發(fā)展，企業(yè)要對(duì)檔案的整理進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，優(yōu)化檔案信息資源的布局，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案信息化建設(shè)是各個(gè)政府和企業(yè)加快信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行合理的規(guī)劃，并建立起一個(gè)完善的檔案管理機(jī)制，提高檔案信息化的管理質(zhì)量。檔案信息化管理是在檔案管理中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，我國(guó)在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然有一些問題需要解決，將這些問題順利解決才能更快的發(fā)展檔案信息化。綜上所述，要把檔案信息化管理作為政府和企業(yè)長(zhǎng)期需要重視和發(fā)展的內(nèi)容，努力培養(yǎng)人才，來適應(yīng)復(fù)雜多變的信息化發(fā)展趨勢(shì)。