韓潔

摘? ? 要： 高職檔案管理在信息化升級工作中存在認(rèn)知片面、管理水平不高、技術(shù)水平低等問題。本文結(jié)合大數(shù)據(jù)時代高職檔案管理工作呈現(xiàn)的特征，提出檔案信息化升級策略，以觀念變革為引領(lǐng)，以制度、組織建設(shè)為保障，以軟硬件資金投入為支撐，同步跟進(jìn)教育培訓(xùn)，同時做好信息安全工作，推動高校院校檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù)? ? 高職檔案? ? 信息化建設(shè)? ? 信息安全

1.大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的高職檔案信息化管理特征

大數(shù)據(jù)是一種技術(shù)手段，幫助人們獲得新知識，創(chuàng)造新的價(jià)值，它的出現(xiàn)使檔案信息化建設(shè)由單純的“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”轉(zhuǎn)變。數(shù)據(jù)化以數(shù)字化的0、1二進(jìn)制碼轉(zhuǎn)換為基礎(chǔ)，是檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)方向。大數(shù)據(jù)視角下的高校檔案數(shù)據(jù)具備下述三個基本特征：

1.1檔案信息數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)級數(shù)化增長。

憑借大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息匯聚與整理能力，高職院校的價(jià)值相關(guān)信息均可以檔案數(shù)據(jù)形式存儲，存儲形式可以是文件、實(shí)物檔案、信息、音像等。歸檔內(nèi)容除傳統(tǒng)檔案信息外，還包括信息化辦公過程中形成的快速增長的信息化數(shù)據(jù)[1]。同時，高職院?，F(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換對數(shù)字化加工處理提出要求，大量的實(shí)物檔案、文書會轉(zhuǎn)化出海量的數(shù)字檔案資源庫?，F(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)與新增數(shù)字信息的合集，使高職院校的檔案信息數(shù)據(jù)呈級數(shù)化增長趨勢。

1.2檔案數(shù)據(jù)覆蓋區(qū)域更廣、多源異構(gòu)。

在高等教育體系中，高職院校的受重視程度得到提高，教學(xué)、科研內(nèi)容日漸規(guī)范化、專業(yè)化;檔案數(shù)據(jù)存儲能力隨之得到提高，檔案來源更加多元化。加之新媒體技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的出現(xiàn)，數(shù)據(jù)產(chǎn)生形式發(fā)生了根本性變革。高職檔案信息涉及教學(xué)、科研、黨建、財(cái)會、基建、出版等多個板塊，高職檔案數(shù)據(jù)的校內(nèi)部分就是由這些相互關(guān)聯(lián)、多源異構(gòu)的數(shù)據(jù)組成的[2]。

1.3檔案信息價(jià)格呈現(xiàn)非均布現(xiàn)象。

雖然大數(shù)據(jù)時代的檔案信息數(shù)量快速增長，但信息價(jià)值卻呈現(xiàn)下降趨勢。為了增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)收集整理的有效性，高職院校會收集檔案數(shù)據(jù)相關(guān)的全面信息，使檔案數(shù)據(jù)具有較高的參考價(jià)值。但是，在具體應(yīng)用過程中，多數(shù)檔案信息的數(shù)據(jù)價(jià)值難以得到發(fā)揮[3]。

2.高職院校檔案管理信息化進(jìn)程中的問題

2.1認(rèn)知片面。

信息化被片面解讀為數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息化建設(shè)認(rèn)為是信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、文獻(xiàn)存儲數(shù)字化的機(jī)械相加。高職院校檔案建設(shè)被視為非教學(xué)內(nèi)容，在校園建設(shè)中不受重視，檔案管理員難以跟上科技信息發(fā)展步伐。以我院檔案信息化升級為例，檔案整理歸檔分為九大類：科研、教學(xué)、文書、聲像、照片、實(shí)物、設(shè)備、基建、會計(jì)，文獻(xiàn)數(shù)據(jù)由十年前的1萬多份發(fā)展到2018年底的4萬多份。但工作中對檔案的數(shù)字化改造、記錄數(shù)據(jù)等只是停留在表面，并未涉及內(nèi)容實(shí)質(zhì)，也未開展電子文檔管理和附加服務(wù)開發(fā)工作。檔案信息化建設(shè)片面強(qiáng)度硬件設(shè)備的數(shù)據(jù)承載能力，忽視應(yīng)用軟件開發(fā)和資源的有效利用。

2.2制度建設(shè)不到位。

制度建設(shè)包含兩層含義：一是檔案信息化管理制度不健全，數(shù)字檔案收集、保管、歸檔、應(yīng)用流程不規(guī)范。亟待設(shè)立的制度包括：數(shù)字檔案移交制度、數(shù)字鑒定制度、檔案數(shù)據(jù)管理制度、檔案數(shù)據(jù)維護(hù)制度、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度等。二是檔案信息化建設(shè)配套制度未得到有效落實(shí)，檔案信息化工作為列入正規(guī)工作流程，配套制度為列入院校規(guī)章制度體系。

2.3管理技術(shù)水平不足。

在檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系構(gòu)建過程中，未實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)軟硬件環(huán)境和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)合。系統(tǒng)選用缺乏對信息技術(shù)發(fā)展動向的前瞻性和預(yù)見性，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能否在日常工作時連續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行難以得到保障，技術(shù)先進(jìn)性的缺失伴隨著非可持續(xù)性。以檔案查詢系統(tǒng)為例，各高校間差異度不高，相互借鑒情況明顯，阻礙技術(shù)的進(jìn)步。另外，檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)留有一定的柔性，如果信息化系統(tǒng)參照一成不變的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，就會喪失未來信息技術(shù)的接入空間。

2.4管理不足。

2.4.1一些檔案管理負(fù)責(zé)部門缺乏對信息化建設(shè)的前瞻布局能力，實(shí)行環(huán)節(jié)缺乏具備執(zhí)行力的組織推行既定計(jì)劃，檔案管理信息化建設(shè)未在學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃中得到明確，在檔案信息化建設(shè)過程中不具備來自學(xué)校層面的政策、技術(shù)、資金支持。我院每年用于檔案維護(hù)的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不超10萬元。

2.4.2一些高職院校檔案信息化建設(shè)缺乏效率，存在盲目、重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象;在籌建環(huán)節(jié)一些高新設(shè)備采購占有資金比例過大，設(shè)備先進(jìn)性過于超前，資金浪費(fèi)嚴(yán)重;一些建設(shè)方案可行性評估流于形式，短期建設(shè)目標(biāo)與中長期建設(shè)目標(biāo)為明顯區(qū)分，信息化建設(shè)缺乏持續(xù)性。

3.基于大數(shù)據(jù)的高職檔案信息化升級策略

大數(shù)據(jù)時代各行業(yè)的業(yè)態(tài)發(fā)生了深刻變化，檔案信息化建設(shè)成為新的發(fā)展趨勢。大數(shù)據(jù)將割裂的單一個體聯(lián)系起來，甚至是看起來毫無關(guān)聯(lián)的事物在大數(shù)據(jù)命題下都成了偽命題，繼而建立聯(lián)系并持續(xù)發(fā)酵。從棗莊科技職業(yè)學(xué)院檔案信息化升級工作中情況看，高職院校檔案信息化建設(shè)需要與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合，建立高校、政府、社會三方協(xié)作平臺，加強(qiáng)對檔案信息化內(nèi)涵及信息化建設(shè)的認(rèn)識，保障檔案管理資金來源，培訓(xùn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，在信息化管理升級過程中同步實(shí)施信息安全維護(hù)。

3.1觀念變革引領(lǐng)。

大數(shù)據(jù)視角下的高職檔案管理以信息化升級為中心，檔案管理部門、人員首先變革固有觀念和管理模式，分析大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)特征，以及其與檔案信息化建設(shè)的結(jié)合點(diǎn)。對現(xiàn)有資源和技術(shù)基礎(chǔ)進(jìn)行重組，采購現(xiàn)代化信息設(shè)備，引入互聯(lián)網(wǎng)管理思維，實(shí)現(xiàn)高職檔案管理與大數(shù)據(jù)的有機(jī)結(jié)合。突破傳統(tǒng)思維邊界，推動高職檔案管理向更高水平升級，提高管理效率，開發(fā)附加服務(wù)項(xiàng)目。

3.2制度、組織建設(shè)保障。

檔案信息化管理需要有明確的職責(zé)劃分和管理體系，指定部門總負(fù)責(zé)人和子項(xiàng)目專項(xiàng)負(fù)責(zé)人，工作績效納入高職院校在崗人員年度考核體系。成立平行于常規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化檔案室，集中管理院校范圍內(nèi)的不同載體、不同類別的電子檔案;聘用專職數(shù)字檔案管理員，或?qū)ΜF(xiàn)有員工進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。建立與檔案信息化建設(shè)配套的管理制度，作為現(xiàn)行檔案管理制度的補(bǔ)充，對電子檔案收集、歸檔、整理、保存工作進(jìn)行規(guī)范;確保電子檔案信息的完整、真實(shí)、有效;對高職院校范圍內(nèi)的檔案信息化工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督。

3.3資金投入，軟硬件升級支撐。

3.3.1硬件基礎(chǔ)設(shè)施升級。以數(shù)字檔案室硬件升級改造為主，用于檔案管理應(yīng)用程序運(yùn)行的服務(wù)器;用于電子檔案數(shù)據(jù)存儲的磁帶機(jī)、光盤（庫）、磁盤矩陣;用于電子檔案數(shù)據(jù)信息安全存儲的加密設(shè)備;用于電子檔案管理的I/O設(shè)備。

3.3.2軟件基礎(chǔ)設(shè)施升級。應(yīng)用軟件主要用于電子文件的收集、存儲、整理、應(yīng)用，通過光纖與OA系統(tǒng)進(jìn)行連接，進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交換，主要包括數(shù)字檔案室管理軟件和分類檢索軟件;配置服務(wù)器操作系統(tǒng)、Scan軟件、Database軟件、圖片處理軟件、病毒防護(hù)與查殺軟件、數(shù)據(jù)備份軟件等。

3.3.3網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)建設(shè)。建立與其他高職院校數(shù)字檔案庫進(jìn)行實(shí)時數(shù)據(jù)訪問和交互的信息通道，同時與電子政務(wù)網(wǎng)建立鏈路。

3.3.4智能立體庫建設(shè)。制造業(yè)的物料立體庫技術(shù)已經(jīng)比較成熟，借鑒相關(guān)技術(shù)，建設(shè)具有溫濕度控制能力的規(guī)范化立體庫，實(shí)時采集、監(jiān)控檔案庫房的溫濕度數(shù)據(jù)信息;假裝監(jiān)控安防系統(tǒng)，實(shí)施24小時不間斷記錄和自動連接報(bào)警系統(tǒng)。

3.4培訓(xùn)教育環(huán)節(jié)同步跟進(jìn)。

實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理效率和檔案價(jià)值的最大化是檔案信息化升級的目標(biāo)。檔案資源經(jīng)過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析整合后，可以支撐教育方案決策，服務(wù)于院校長期發(fā)展規(guī)劃。對檔案管理人員而言，這是極具挑戰(zhàn)性的。一是需要高水平的檔案專業(yè)知識，開展專項(xiàng)信息技能培訓(xùn)，引入先進(jìn)技術(shù)手段;二是加強(qiáng)與兄弟院校間的交流，互相交換成功經(jīng)驗(yàn)，對照自身存在的缺陷和不足，進(jìn)行針對性的改進(jìn)強(qiáng)化;三是建立激勵考核制度，大力支持引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行崗位創(chuàng)新。同時，開展檔案信息化管理的安全知識培訓(xùn)。信息互聯(lián)的大數(shù)據(jù)時代，泛在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在提供便捷鏈路的同時，也引入安全隱患。檔案管理部門應(yīng)重視檔案信息化安全工作，實(shí)施軟硬件物理防護(hù)的同時，設(shè)立信息安全防護(hù)制度，對檔案管理人員進(jìn)行崗位安全培訓(xùn)。

4.結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)及快速發(fā)展，為高職院校檔案信息化升級帶來了契機(jī)。棗莊科技職業(yè)學(xué)院在檔案信息化升級實(shí)踐過程中，面向應(yīng)用需求，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息資源建設(shè)為核心，建立檔案編制、開發(fā)、利用三位體系，支撐決策機(jī)制和附加服務(wù)。同時，正面對待對于建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，在解決過程中健全、完善檔案信息化機(jī)制。

參考文獻(xiàn)：

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