邱殿明，蔣 函，潘麗敏

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順序編碼制的科技期刊參考文獻表中引文重復著錄問題的探討

邱殿明，蔣 函，潘麗敏

(《吉林大學學報(地球科學版)》編輯部，長春 130026)

隨著采用順序編碼制的科技期刊參考文獻表中引文數(shù)量的急劇增多，閱讀型參考文獻重復著錄的情況時有發(fā)生。針對此類問題進行了探討，究其原因主要有：在正文中多次引用同一著者的同一文獻且引文數(shù)量過多；作者的寫作態(tài)度不夠嚴謹；編輯重視不足及遠程投稿系統(tǒng)不夠完善問題。為此，提出將析出參考文獻嵌入word文檔或excel表格中按照作者姓氏首字母拼音a~z排序查重的建議，以期為期刊編輯解決此類問題提供幫助。

科技期刊；參考文獻；引文重復；閱讀型參考文獻；順序編碼制

參考文獻的準確性是圖書、期刊、報告等文獻質量審讀的一項指標。前人曾針對科技期刊中參考文獻存在的各種問題進行了廣泛研究。如，分析參考文獻中書名信息錯誤[1]，探討書名等著錄不規(guī)范的原因等[2-3]，研究參考文獻的重要性及作用[4-5]。參考文獻是論文的重要組成部分，可幫助正確理解正文[6]。科技期刊需要嚴格執(zhí)行國家對出版物質量的相關要求和規(guī)定。因此，編輯對每條參考文獻中的責任者、題名、版本、出版項、頁碼、析出文獻標志碼等著錄信息都應認真編輯、校對。但當引文數(shù)量較多時，這項工作就會變得十分繁瑣且易出錯。

筆者在近幾年的工作中時常遇到參考文獻表中閱讀型參考文獻重復著錄的問題。這種問題雖然不會影響參考文獻的作用，但對于作者來說這是不知道的、無意識發(fā)生的錯誤，對于編輯來說也是不愿意看到的，而且浪費版面。本文對采用順序編碼制的科技期刊在正文中多次引用同一著者的同一文獻且引文數(shù)量較多的問題和編輯、校對過程中不易發(fā)現(xiàn)參考文獻表中閱讀型參考文獻重復著錄的問題進行了探討，并分析其產(chǎn)生的原因，據(jù)此提出了解決對策，以期為期刊編輯解決此類問題提供幫助。

1 參考文獻表中的引文重復產(chǎn)生的原因

期刊參考文獻著錄有兩種格式：順序編碼制、著者-出版年制。采用著者-出版年制的期刊，在參考文獻表中因為是按作者姓氏排序著錄，相同的引文會在同一位置前后排列，所以不會產(chǎn)生引文重復問題。引文重復問題多發(fā)生在采用順序編碼制的期刊，究其原因如下。

1.1 多次引用同一著者的同一文獻且引文數(shù)量過多

參考文獻表中的引文數(shù)量較少的，如十幾條，無論在正文中作者怎么多次引用同一著者的同一文獻，一般在參考文獻表中都不會發(fā)生引文重復的問題。即使發(fā)生了，作者也較容易發(fā)現(xiàn)。在過去的幾十年間，參考文獻表中引文數(shù)量較少，引文重復的問題也較少發(fā)生。但近些年隨著科技的發(fā)展，我國在科研中的投入不斷增加，中國每年科技論文的數(shù)量也在不斷增加，導致科技論文的篇幅及引文數(shù)也在不斷增加(見表1[7-9])。

表1 2003、2009和2015年7種期刊平均引文數(shù)比較表

表1統(tǒng)計了《吉林大學學報》5個版本和《中國地質》《地質通報》共7種期刊2003、2009和2015年平均引文數(shù)。研究表明：經(jīng)過12年的發(fā)展，各種期刊平均引文數(shù)均增加了，但地學類期刊均增加了1倍多，其他類期刊增加幅度較?。唤甑貙W類期刊引文數(shù)多，為23.2~39.8條，其他類期刊為10條左右。以《吉林大學學報(地球科學版)》為例：2003年論文篇幅一般為4~7版，現(xiàn)在為9~15版；引文數(shù)2003年平均為9.2條，2015年為23.2條，有個別論文達到200多條。閱讀型參考文獻重復著錄的產(chǎn)生，筆者認為主要是作者多次引用同一著者的同一文獻時，由于引文數(shù)過多，導致著錄時引文易產(chǎn)生混淆，發(fā)生重復的引文繼續(xù)著錄新的序號。另外，編輯在編輯和校對工作中，也不容易發(fā)現(xiàn)引文重復的問題。相信這樣的問題會在未來的多數(shù)期刊里發(fā)生。

1.2 作者寫作態(tài)度問題

部分作者把主要精力放在撰寫論文正文中，對參考文獻著錄重視不夠。一篇論文從資料收集到論文撰寫完成至少需要幾十天，論文完成后到投稿前不知作者要看多少遍，修改多少遍，有的還不止一個作者看過，但為什么還會產(chǎn)生這么簡單的錯誤呢？答案就是重視不夠，態(tài)度不端正、不嚴謹。這是不可取的，因為參考文獻也是論文的重要組成部分，作者投稿前一定要參照編輯部采用的參考文獻格式規(guī)范(國標)著錄完善后再投稿。

1.3 編輯工作態(tài)度問題

參考文獻規(guī)范著錄和核對校驗是編輯工作的重要環(huán)節(jié)之一。一篇論文從編輯到出版前一般編輯部的編輯至少要看4遍，那么這類問題為什么杜絕不了？這只能歸結于編輯工作者自身的工作態(tài)度了，編輯們要用嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度做好編輯和校對參考文獻工作，就像做正文工作一樣認真，不能掉以輕心。為了避免引文重復著錄問題的產(chǎn)生，編輯對于引文數(shù)量多的論文，應該在編輯工作流程中提醒作者認真對待引文重復著錄問題，避免此類事情的發(fā)生。

1.4 遠程投稿系統(tǒng)問題

筆者針對當前幾種遠程投稿系統(tǒng)中參考文獻審校系統(tǒng)進行了嘗試性的使用，發(fā)現(xiàn)目前多數(shù)編輯部采用的瑪格泰克[10]、騰云[10-11]等均有文獻審校功能，但是這些系統(tǒng)在作者投稿時沒有把文獻檢索項設為必選項，而且系統(tǒng)中的文獻檢索項目前只是擺設，沒有開通審校工作；另外，這些系統(tǒng)沒有引文查重功能，無法做到對引文查重問題進行查驗提醒。產(chǎn)生的原因可能是這些系統(tǒng)目前沒有能夠一鍵銜接數(shù)據(jù)庫，如知網(wǎng)、萬方、維普中文、Elsevier、Springer等。這些系統(tǒng)沒有給作者、編輯提供自動、高效、精準的引文在線審校工具。

2 解決對策及建議

2.1 嚴格要求作者端正態(tài)度

嚴格要求作者端正寫作態(tài)度，培養(yǎng)作者科學研究嚴謹性的作風習慣。

2.2 督促編輯提高認識

督促編輯提高認識，參考文獻正確著錄對期刊的編校質量、期刊數(shù)據(jù)準確性、期刊的學術影響力有重要影響。

2.3 具體措施

預防引文重復著錄的事情發(fā)生，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗找到一個簡單可行方法。操作流程如下：①把文獻按照GB/T 7714—2015[12]標準格式著錄好，之后把全部文獻復制到另一個新建的word文件里，并刪掉作者姓名前面的序號；②全選所有的參考文獻，點擊“開始”中的“排序”，出現(xiàn)“排序文字”主要關鍵字選“段落數(shù)”，類型選“拼音”，次序選“升序”，之后“確定”即可，這時我們會看到一個中文參考文獻按作者姓氏首字母拼音a~z排序、英文按第一作者姓氏首字母a~z排序的參考文獻列表；③重新排序后的參考文獻表等同著者-出版年著錄格式法，重復引文肯定是前后排列出現(xiàn)，能及時發(fā)現(xiàn)此類問題。這里的步驟②也可以換成：參考文獻全選后“復制” “粘貼”到一個新建的Excel表里，全選后點擊“開始”中的“排序和篩選”，然后選擇“升序”即可，之后步驟同上。采用后種的好處是，一條引文往往是一行，而且是以表格形式體現(xiàn)的，相對復制到一個新建的Word文件里更加清晰，容易發(fā)現(xiàn)這類問題。這個對策編輯可以要求作者來做。為了避免引文重復問題，編輯也可親歷親為。

2.4 編校系統(tǒng)輔助

由中國高校醫(yī)學期刊網(wǎng)與毛善鋒教授聯(lián)合研發(fā)的善鋒軟件一鍵銜接了多個數(shù)據(jù)庫，主要包括參考文獻在線輔助編校系統(tǒng)。該軟件目前選用GB/T 7714—2015[12]標準格式，實時在線校驗，結果精準規(guī)范，同時該系統(tǒng)具有引文查重功能。目前該軟件對參考文獻編校是收費的，引文查重功能暫時是免費的。有條件的用戶可以借助此軟件完成相應的工作。

最后建議相關的軟件開發(fā)公司在期刊遠程投稿系統(tǒng)中補充或完善參考文獻審校功能，使系統(tǒng)開展自動、高效、精準地引文在線審校、引文查重功能。軟件開發(fā)公司可以考慮做嵌入式軟件接口，與專業(yè)參考文獻校對軟件或文獻管理軟件整合平臺。希望這些問題一起得到解決，為作者和編輯提供更便捷的遠程投稿系統(tǒng)。

[1] 邱殿明,夏丹陽,王雷,等.文后參考文獻著錄中引用者錯誤提取書名信息的原因分析及建議[J].情報科學, 2016,34(8):74-77.

[2] 彭桃英.學術論文參考文獻的隱性錯誤分析[J].中國科技期刊研究,2010,21(3):368-371.

[3] 邱殿明,蔣函,潘麗敏.參考文獻中圖書的書名等著錄不規(guī)范的原因分析及建議[J].編輯學報,2016,28(3): 243-244.

[4] 朱大明.參考文獻的主要作用與學術論文的創(chuàng)新性評審[J].編輯學報,2004,16(2):91-92.

[5] 胡曼輝,黃寧廷.學術論文中參考文獻著錄的作用、原則及標準[J].中南林學院學報,2004,24(3):125-129.

[6] 林棟,吳晶,韓慧,等.實施科技期刊中文后參考文獻著錄規(guī)則的問題與對策[J].情報科學,2000,18(10): 931-932;938.

[7] 中國科學技術信息研究所.2014年版中國科技期刊引證報告[R].北京:科學技術文獻出版社,2004:48;57.

[8] 中國科學技術信息研究所.2010年版中國科技期刊引證報告:核心版[R].北京:科學技術文獻出版社,2010: 19;30.

[9] 中國科學技術信息研究所.2016年版中國科技期刊引證報告:核心版[R].北京：科學技術文獻出版社，2016: 59;69.

[10] 趙宇.國內有哪些主流期刊采編系統(tǒng)及如何選擇[EB/OL].[2017-03-15]. http://www.doc88.com/p-887687372 5328.html.

[11] 申軼男,曹兵,佟建國,等.騰云科技期刊協(xié)同采編系統(tǒng)在使用中存在的問題及解決建議[J].中國科技期刊研究,2014,25(2):311-314.

[12] 信息與文獻參考文獻著錄規(guī)則:GB/T 7714—2015[S].北京:中國標準出版社,2015.