程紅霞 河南省洛陽(yáng)市公安局老城分局

我國(guó)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程在不斷加快，這同時(shí)也使人們的生產(chǎn)生活節(jié)奏變快，尤其是工作節(jié)奏。辦公室作為產(chǎn)生和處理信息的重要場(chǎng)所，工作進(jìn)度更是不能耽誤，這時(shí)計(jì)算機(jī)的信息處理技術(shù)就成為了辦公室人員的好幫手，也對(duì)辦公室工作的開展有著十分重要的意義，提高了辦公室工作人員的工作效率，優(yōu)化了工作方式，實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化管理，使管理體制得到調(diào)整，最終工作質(zhì)量和效率得到提升。

1 辦公自動(dòng)化

1.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化指的是辦公信息處理的自動(dòng)化，這是通過(guò)利用高新科技，能夠讓辦公的相關(guān)業(yè)務(wù)由人機(jī)系統(tǒng)來(lái)共同完成，是一種現(xiàn)代化的辦公方式，高新科技的應(yīng)用使辦公人員對(duì)于信息的利用管理更為科學(xué)更為合理，進(jìn)而達(dá)到提高辦公效率的效果。大多數(shù)企業(yè)中的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)包括本企業(yè)日常的文字信息的處理工作、對(duì)于相關(guān)事件的申請(qǐng)和批復(fù)、檔案信息的存檔與管理、信息的發(fā)布等多項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)。

1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

第一，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基本可以滿足各種類型的辦公業(yè)務(wù)的需求，在企業(yè)公司辦公室的工作人員能夠在按照計(jì)劃進(jìn)行工作的開展的同時(shí)，還能夠?qū)τ诠ぷ髦兴嬖诘膯?wèn)題進(jìn)行在線交流，相比較傳統(tǒng)的辦公當(dāng)時(shí)來(lái)說(shuō)更加具有靈活性。

第二，可以使辦公業(yè)務(wù)中所涉及到的信息變得公開化和保密化，同時(shí)也能讓公共信息具有強(qiáng)大的擴(kuò)展性。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用可以使數(shù)百名公司員工對(duì)于會(huì)議信息和其他公開性信息共享，增強(qiáng)了信息的公開性。同時(shí)利用設(shè)置密碼的方式對(duì)于重要信息加密，可以防止非法用戶查看會(huì)議內(nèi)容和重要信息，而且這些數(shù)據(jù)也會(huì)在電腦設(shè)備中得以永久保存，方便工作人員查閱和整理，在一定程度上也增加了信息的可靠性。

第三，還可以通過(guò)召開在線會(huì)議的方式來(lái)進(jìn)行對(duì)于緊急信息進(jìn)行及時(shí)的處理，增強(qiáng)了信息處理的及時(shí)性，具有即時(shí)通信的靈活性。

2 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)

經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，擴(kuò)大了企業(yè)用戶的范圍，企業(yè)的客戶不僅僅局限于附近區(qū)域，而且還可以遍布整個(gè)國(guó)家甚至是全球，這就使得企業(yè)的運(yùn)作方式變得可移動(dòng)化和分散化。計(jì)算機(jī)處理信息在于辦公室自動(dòng)化上的應(yīng)用是一種可以很好地適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)形態(tài)的新型辦公形式。大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下辦公室人員的信息處理工作量也在不斷增加，使處理辦公業(yè)務(wù)文件的難度系數(shù)增加，工作負(fù)擔(dān)也大幅度增加，如果沒(méi)有對(duì)于計(jì)算機(jī)處理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，人們自身將難以承受工作的難度和巨大的工程量。

2.1 使辦公環(huán)境有所擴(kuò)大

自辦公室工作業(yè)務(wù)的開展以來(lái)，就收到了多種客觀條件的限制，這使得辦公環(huán)境有了很大的局限性，僅僅在于特定的時(shí)間點(diǎn)和地點(diǎn)，這一點(diǎn)在很大程度上影響著辦公的效率，影響著辦公工作的進(jìn)度，進(jìn)一步影響到公司工作的進(jìn)度。但是隨著辦公技術(shù)的不斷革新，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用使得辦公可以不再受時(shí)間地點(diǎn)的影響，是辦公環(huán)境得到極大的優(yōu)化和擴(kuò)展，可以讓公共人員的機(jī)械化工作得以減少，更進(jìn)一步的促進(jìn)辦公人員之間相互交流協(xié)作。

2.2 使辦公信息的利用化得以提高

辦公自動(dòng)化的處理的主要內(nèi)容就是對(duì)于信息的處理，通過(guò)計(jì)算機(jī)處理信息技術(shù)的應(yīng)用，可以使當(dāng)下信息量較大的的情況下，對(duì)于較為重要的信息進(jìn)行及時(shí)的辨識(shí)和掌握，這一點(diǎn)遂于公司領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策具有十分重要的參考作用，互聯(lián)網(wǎng)下的大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以使辦公人員遂于個(gè)中國(guó)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集，而信息處理技術(shù)可以提高人們對(duì)于數(shù)據(jù)的利用率，進(jìn)而使辦公效率得以提高。

2.3 使辦公成本降低

原來(lái)的辦公交流工作就是辦公內(nèi)部人員進(jìn)行面對(duì)面的交流或者是利用紙張來(lái)進(jìn)行交流，如此一來(lái)，不但會(huì)使非重要參與人員的時(shí)間受到影響，還增加了辦公的不必要時(shí)間，同時(shí)浪費(fèi)紙張資源，增加了辦公成本。但是采用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)處理技后，就減少了不必要的見(jiàn)面時(shí)間，節(jié)約了辦公時(shí)間，同時(shí)加以交流軟件的應(yīng)用（QQ、微信、郵箱、郵箱）可以使交流工作變得更加便利，減少了紙張的應(yīng)用，使辦公方式更為環(huán)保，進(jìn)而也使公辦的成本得以降低，優(yōu)化了人力資源的管理，使辦公流程的運(yùn)行效率提高。

3 辦公自動(dòng)化上計(jì)算機(jī)處理信息技術(shù)的應(yīng)用技術(shù)

3.1 BS的結(jié)構(gòu)在于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和普及，傳統(tǒng)的S模式已經(jīng)不能適用于當(dāng)下的互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，于是就由此擴(kuò)展出來(lái)一種新的BD結(jié)構(gòu)。BS系統(tǒng)所中包括三層結(jié)構(gòu)：第一層是連接在某種瀏覽器上相關(guān)軟件上的接口；第二層是就是后臺(tái)的Web服務(wù)器，服務(wù)其得工作就是接受接口層所發(fā)出的請(qǐng)求信號(hào)，并使用相關(guān)的處理程序來(lái)對(duì)于信息給予處理和回復(fù)；第三層是對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)服務(wù)器，該服務(wù)器能夠?qū)τ陉P(guān)鍵的信息進(jìn)行及時(shí)的處理、保存和保密，以更好的保證數(shù)據(jù)的精確性、可靠性、安全性。BS結(jié)構(gòu)在于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用主要是對(duì)于便于辦公工作的流程和數(shù)據(jù)后期的維護(hù)和整理工作，但是這種模式也存在不好的一面，就是用戶要對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境有極大的要求，要保持網(wǎng)絡(luò)通暢。如果網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較差，網(wǎng)絡(luò)的中斷會(huì)造成數(shù)據(jù)和整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。與此同時(shí)，利用BS模式僅僅需要操作者安裝一個(gè)服務(wù)器和相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的處理和轉(zhuǎn)換，并且此模式并不需要相關(guān)工作人員擁有專業(yè)性的知識(shí)和操作能力，且對(duì)于設(shè)備的規(guī)格要求也不高，擁有較好的界面，這便于辦公人員的操作及后期的維護(hù)工作的進(jìn)行，使辦公工作變得簡(jiǎn)單，是工作人員對(duì)于辦公工作不再那么抵觸。

3.2 Web 2.0技術(shù)在于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的不斷發(fā)展和不斷深入，使數(shù)據(jù)在這個(gè)時(shí)代得以廣泛傳播，從而形成了大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息量的迅猛增長(zhǎng)，隨之而來(lái)的就是相關(guān)信息處理技術(shù)的不斷革新，于是Web 2.0新興的辦公技術(shù)得以開發(fā)出來(lái)。該技術(shù)主要使應(yīng)用于現(xiàn)代化的商業(yè)模式上，與之前的辦公方式相比較來(lái)說(shuō)，提供了更為豐富多樣的服務(wù)內(nèi)容和形式，在此基礎(chǔ)上還可以實(shí)現(xiàn)服務(wù)的連續(xù)性，結(jié)合電子商務(wù)的應(yīng)用，使服務(wù)的范圍變得更為廣闊。企業(yè)可以利用Web 2.0技術(shù)來(lái)進(jìn)一步使服務(wù)更加人性化，更能滿足客戶的需求，使用戶與企業(yè)之間的的交流更為方便、快捷，也可以使交流與溝通間所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)問(wèn)題得到緩解和消除，具有之前的方式所沒(méi)有的較強(qiáng)的互動(dòng)性。此外，還提高了辦公的自動(dòng)化水平，在和大程度上使辦公效率得以提升。

3.3 視頻技術(shù)在于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)上的應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的提高和視頻技術(shù)的不斷發(fā)展以及相關(guān)應(yīng)用的普及和廣泛使用，視頻會(huì)議在把辦工活動(dòng)中起著傳統(tǒng)會(huì)議所不具備的多種優(yōu)勢(shì)條件。辦公活動(dòng)通過(guò)視頻會(huì)議的形式展開，可以使會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、人員不受限制，可以使領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的溝通更為方便，也可以使員工降低與領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)面談話的壓力，并結(jié)合此來(lái)進(jìn)行問(wèn)題的決策，進(jìn)而使會(huì)議中的溝通變得更有效。當(dāng)前我國(guó)的視頻技術(shù)在交通管理方面得到普遍的應(yīng)用，相關(guān)工作人員只要作在監(jiān)察室內(nèi)就可以對(duì)于各道路的交行駛通情況進(jìn)行全方位的觀察，以使緊急的交通問(wèn)題得到及時(shí)的解決，同時(shí)對(duì)于減少交通事故也有很大的作用。近幾年來(lái)企業(yè)也在應(yīng)用視頻技術(shù)，以減少時(shí)間地域的限制問(wèn)題，節(jié)約時(shí)間，在新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下應(yīng)用新型的交流方式，更可以提高交流和辦公效率。

3.4 Ajax和RIA技術(shù)在于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)方面的應(yīng)用

Ajax是采用CSS和XHTML來(lái)進(jìn)行表示，運(yùn)用DOM模式來(lái)進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的顯示，運(yùn)用XMLHttpRequest系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)異步通信，再結(jié)合javascript的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息綁定和調(diào)用。它具有區(qū)分與其他技術(shù)明顯的特征：可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的加載、可以使來(lái)信息的瀏覽變得自動(dòng)化，較之傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式來(lái)說(shuō)，提供了更加自動(dòng)化的服務(wù)。RIA技術(shù)就是豐富的因特網(wǎng)應(yīng)用程序，這一程序可以結(jié)合傳統(tǒng)的應(yīng)用程序來(lái)實(shí)現(xiàn)靈活性的部署和企業(yè)與客戶之間相互交流的便捷性。作為新型的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序，RIA具有便捷的開發(fā)速度、成本較低的部署、配置良好的個(gè)性化、有好的用戶界面和可以及進(jìn)行多次調(diào)用的特點(diǎn)。

其主要可分為五個(gè)板塊：登陸與注冊(cè)板塊、公文信息處理板塊、公文審批流程板塊、公文信息反饋板塊以及用戶管理權(quán)限板塊。

在第一板塊中，用戶需要在使用程序系統(tǒng)之前進(jìn)行相關(guān)信息的注冊(cè)，只有在注冊(cè)完信息后才可以登陸程序并按照操作步驟來(lái)進(jìn)行操作；第二板塊，是辦公業(yè)務(wù)問(wèn)題得以解決的關(guān)鍵此板塊就是對(duì)于多個(gè)文件進(jìn)行分類、內(nèi)容的補(bǔ)充和提交工作，在整理和補(bǔ)充工作完成后，添加到相應(yīng)的審批部門，使其進(jìn)行下一個(gè)板塊的工作；在第三板塊中，審批人員應(yīng)該在登陸時(shí)設(shè)置好自己的身份，以便于擁有查閱和審批文件的權(quán)限，并對(duì)數(shù)據(jù)中的文件進(jìn)行批閱，之后再發(fā)到客服端，讓客戶對(duì)其進(jìn)行操作；在第四板塊中，不僅需要審批人員，還需要申請(qǐng)人員，以實(shí)現(xiàn)相關(guān)的交流和對(duì)話，實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的溝通和協(xié)作。在審批過(guò)程中，會(huì)設(shè)有“反饋欄”，若沒(méi)有“反饋欄”的 出現(xiàn)，那么審批人員應(yīng)該打開追加文件將反饋信息進(jìn)行填寫和補(bǔ)充，以附文的形式發(fā)給申請(qǐng)人；最后一個(gè)板塊就是應(yīng)用于客戶對(duì)于自身文件的管理，可包括，文件的創(chuàng)建、文件的修改、打開和追加工作的進(jìn)行，也可以刪除和重建用戶，具有很大的靈活性。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷提高，人們的辦公質(zhì)量和水平也應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用時(shí)代給予改革和發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用結(jié)合計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用，使辦公的條件和環(huán)境都有極大的改善，是新世代下辦公人員的辦公方式，我們應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，對(duì)于辦公自動(dòng)化進(jìn)行更深一步的改良和優(yōu)化，以有利于辦公業(yè)務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。