蔣保勇

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）7-227-01

摘要 數(shù)字檔案館的建設(shè)是互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展下的一個(gè)必然結(jié)果，然而實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化是一個(gè)新的方式，同時(shí)也在職能、管理理念上都是一種新的體系，必然會(huì)對(duì)檔案管理體制產(chǎn)生影響，新的觀念和新的對(duì)策也相繼產(chǎn)生。

關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案館建設(shè) 檔案管理體制 影響 決策

一、數(shù)字檔案的發(fā)展

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)開始和計(jì)算機(jī)產(chǎn)生密不可分的聯(lián)系，從2013年開始信息共享已經(jīng)是目前人們經(jīng)常接觸的東西，國(guó)家也在大力支持這種體制，檔案信息資源共享就是其中的一部分。目前我們國(guó)家正在利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，建設(shè)一個(gè)開放檔案信息資源的共享利用系統(tǒng)。

構(gòu)建數(shù)字化檔案信息共享平臺(tái)是規(guī)范、整合信息資源的共享體系，同時(shí)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)資源互換和共享，檔案館在云計(jì)算的安全管理機(jī)制中，確保檔案資源的區(qū)域性和安全性。目前在上海、北京、江蘇、湖北、福建等地已經(jīng)開始結(jié)合工作需要實(shí)施區(qū)域化檔案信息資源整合并建設(shè)公開共享平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)方便群眾上網(wǎng)查詢和信息交換。

檔案信息資源整合公開共享平臺(tái)預(yù)計(jì)想給使用者提供最便捷的服務(wù)，最優(yōu)質(zhì)的資源，最陜速的服務(wù)平臺(tái)。從管理體系全方位給使用者最標(biāo)準(zhǔn)可靠的檔案信息，對(duì)信息資源建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，并充分考慮到將來的擴(kuò)展，分期分批組織建設(shè)信息資源庫(kù)，盡量做到結(jié)構(gòu)合理、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)信息的有序流動(dòng)和廣泛共享。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響

（一）體制理念不同

數(shù)字檔案管理體制在保管實(shí)體的基礎(chǔ)上更傾向于檔案服務(wù)，傳統(tǒng)的檔案管理體制主要是保管和防止信息泄露。通過對(duì)數(shù)字概念的理解，我們不難得出信息再進(jìn)一步的簡(jiǎn)單明了，檔案館是從實(shí)體到非實(shí)體的轉(zhuǎn)變，同時(shí)管理系統(tǒng)和管理方式也都隨之改變，從監(jiān)控上進(jìn)一步轉(zhuǎn)變到服務(wù)上，更讓信息全面化，這一方式的轉(zhuǎn)變讓部門與部門之間的溝通變得方便快捷嗎，最主要的是提升了檔案管理在實(shí)際工作中的地位。數(shù)字化讓信息更加全面規(guī)范，從功能上也有很大的不同。

（三）職能分配方式不同

數(shù)字檔案館是一種主動(dòng)獲取資源的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)共享方式，傳統(tǒng)的檔案館是一種被動(dòng)的耗費(fèi)時(shí)間的工作方式，是一種簡(jiǎn)單技術(shù)工作，對(duì)檔案的保管和使用都有明確的規(guī)章和使用范圍。數(shù)字檔案館是一個(gè)安全、系統(tǒng)、方便的外部使用媒介，傳統(tǒng)的檔案館的工作基本在內(nèi)部進(jìn)行。

建設(shè)數(shù)字檔案館有幾個(gè)板塊不可或缺，存儲(chǔ)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境系統(tǒng)等，由這些板塊組成一個(gè)專門的系統(tǒng)的數(shù)字檔案資源中心。數(shù)字檔案的工作人員也在工作職能和體制中發(fā)生了變化，更多的主動(dòng)與外部交流，服務(wù)于信息的使用者。維護(hù)檔案資源中心的秩序和系統(tǒng)的優(yōu)化需要更多的人才。

（三）管理的理念不同

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)的檔案管理有著很大的區(qū)別，從收集方式來講紙質(zhì)的收集范圍很窄，同時(shí)信息的來源也不能確定，數(shù)字檔案的電子文檔不僅信息來源多源，而且在準(zhǔn)確性和及時(shí)性上都高于傳統(tǒng)的檔案管理；其次，在管理上也有很大的不同，分類不同于以往的分類方式，簡(jiǎn)單的索引就能全面的找出需要的檔案；整理和保存也更加簡(jiǎn)潔方便，數(shù)字化更節(jié)省空間，借助硬盤、u盤的儲(chǔ)存器就能大量?jī)?chǔ)存所需要的信息，讀取也不受地域限制，可以隨時(shí)隨地的查閱信息；數(shù)字檔案管理更好的按需取用，利用自身便捷安全的特點(diǎn)可以憑借登錄賬號(hào)、密碼就能在共享資源中找到自己需要的信息。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)及對(duì)檔案管理體制影響的對(duì)策

（一）從思想上加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)

檔案的利用已經(jīng)是現(xiàn)在企事業(yè)單位信息查詢的重要組成，對(duì)這一方面的需求也不斷的增加，數(shù)字檔案館建設(shè)是一種方便有效的使用途徑，同時(shí)也減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，確保信息的真實(shí)性和可靠性。數(shù)字檔案館的建設(shè)是勢(shì)在必行的。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)強(qiáng)調(diào)資源共享，最大限度發(fā)揮資源的有效性

現(xiàn)如今社會(huì)的發(fā)展離不開資源共享互利，數(shù)字檔案館的資源共享并不是公開，安全性也是數(shù)字檔案館建設(shè)必須考慮的問題之一。所以在使用信息時(shí)，對(duì)信息的保密性都有一定的限制，同時(shí)對(duì)使用者的身份也有一定的甄別，共享是在有利于社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)上健康、安全的共享。數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性是資源共享的前提。

（三）數(shù)字檔案館建設(shè)的檔案管理體制的改革和完善，需要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備

高度專業(yè)的技術(shù)人員是數(shù)字檔案館建設(shè)的必要條件，信息化需要大量的互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)性人才來維護(hù)，并且在對(duì)使用中的管理人員加強(qiáng)數(shù)字化的培訓(xùn)和支持。

（四）安全儲(chǔ)存是數(shù)字檔案館建設(shè)的中心

在高度開放的環(huán)境下，信息的安全和準(zhǔn)確性就非常重要，因此在數(shù)字檔案館的建設(shè)中，權(quán)限、分級(jí)等安全設(shè)置和責(zé)任劃分非常重要。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案館的建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)在信息化時(shí)代，高效便捷、合理利用是人們對(duì)資源的需求，在政務(wù)、企業(yè)宣傳等方面發(fā)揮著很大的作用，數(shù)字檔案館的建設(shè)將在各個(gè)領(lǐng)域?qū)?shí)現(xiàn)更大的用處。