葉金果 汪飛 葉為全

摘要：煙草行業(yè)高度重視規(guī)范工作，積極探索以信息化技術(shù)為支撐，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的信息化監(jiān)督管理。該文站在行業(yè)集中監(jiān)管的角度，在充分了解和分析整個行業(yè)采購管理流程的基礎(chǔ)上，對規(guī)劃與設(shè)計行業(yè)級采購管理平臺做出進一步的細化和解讀，為強化信息化支撐有效提升采購管理的信息化監(jiān)管水平提供參考。

關(guān)鍵詞：行業(yè)；采購管理；設(shè)計

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）26-0044-03

Abstract： The Chinese tobacco industry has basically implemented the information-based supervision and management of the procurement activities.From the perspective of industry centralized supervision， planning and designing industry level procurement management platform， not only can effective unified industry procurement management process and standard，standardize the procurement process of planning， purchasing， contract， acceptance and supplier management， but also can give full play to the control of information system and the role of purchasing departments and management departments at all levels， effectively enhance the overall level of industry procurement management information system.

Key words： industry；purchasing management； design

1 意義與原則

1.1 意義

目前，國有資金采購規(guī)模十分龐大，對其進行規(guī)范管理是一個非常有意義的課題[1-3]，本文以煙草行業(yè)為例對此問題進行了研究。煙草行業(yè)既有政府屬性又有企業(yè)屬性，既有政務(wù)又有商務(wù)，覆蓋了農(nóng)業(yè)、工業(yè)、商業(yè)和零售戶四部分業(yè)態(tài)的整體管理，多數(shù)單位基本上都已經(jīng)通過信息化系統(tǒng)去管理本單位的采購業(yè)務(wù)，但從行業(yè)集中監(jiān)管的角度看，有的單位采購系統(tǒng)存在著采購流程節(jié)點沒有徹底打通，數(shù)據(jù)標準未能進行有效統(tǒng)一，未有效發(fā)揮強約束功能，過程監(jiān)管的人工參與程度過高，透明性和實時性分析不足，且缺乏必要的異常預(yù)警機制。因而，規(guī)劃和設(shè)計行業(yè)級采購管理平臺，有效統(tǒng)一行業(yè)采購管理平臺建設(shè)標準，規(guī)范計劃、采購、合同、驗收及供應(yīng)商管理等采購服務(wù)過程，通過信息手段提升行業(yè)采購業(yè)務(wù)的信息化監(jiān)管水平是一件非常有意義的工作。

1.2 原則

行業(yè)級采購管理平臺規(guī)劃與設(shè)計主要是按照行業(yè)要求以規(guī)范采購服務(wù)、為防控風險服務(wù)、為科學決策服務(wù)的為建設(shè)宗旨，以“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、自行建設(shè)、全面覆蓋”為工作原則。在充分結(jié)合采購管理實際情況的基礎(chǔ)上，強化線上線下主體功能，以信息系統(tǒng)為抓手，實現(xiàn)對采購管理的硬約束和規(guī)范執(zhí)行，不斷提升采購規(guī)范管理的執(zhí)行力。

2 采購業(yè)務(wù)需求分析

采購業(yè)務(wù)涉及立項、審批等過程，牽涉采購部門、審批部門、招投標部門等。但在現(xiàn)有模式下，全國行業(yè)標準規(guī)范不統(tǒng)一，流程千差萬別，不利于總體的統(tǒng)一監(jiān)管。如何加強過程集中監(jiān)管，提高效率，就需要有一個管理平臺，制定規(guī)范的流程，按照統(tǒng)一的規(guī)則進行過程的錄入與審批，從而實現(xiàn)上層設(shè)計，分級部署，統(tǒng)一監(jiān)管等目的。

行業(yè)級采購管理平臺主要面向行業(yè)內(nèi)部人員實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)實施處理，實現(xiàn)行業(yè)日常采購業(yè)務(wù)的規(guī)范管理與過程統(tǒng)一監(jiān)控等目的，為業(yè)務(wù)部門、采購部門、審批部門等建立一個集交易和溝通的平臺，也為采購監(jiān)督部門提供一個對項目執(zhí)行操作過程監(jiān)督的基礎(chǔ)平臺和信息發(fā)布平臺，便于采購執(zhí)行過程的公開透明。采購業(yè)務(wù)以采購計劃數(shù)據(jù)為輸入，驗收歸檔為輸出，由采購執(zhí)行數(shù)據(jù)，向前可以查詢到計劃預(yù)算的來源，向后可以跟蹤到合同信息及其各階段信息，以及必要的預(yù)警提示，形成采購管理系統(tǒng)一個整體閉環(huán)。

另一方面，行業(yè)級采購管理平臺的規(guī)劃與設(shè)計應(yīng)能用于指導(dǎo)行業(yè)各單位采購管理平臺建設(shè)工作，其涉及的采購、公開等管理要求必須適用于行業(yè)各直屬單位、卷煙工廠以及各級下屬全資企業(yè)。各直屬單位能根據(jù)平臺功能設(shè)計，達到統(tǒng)一明確的規(guī)定動作和基本功能要求。在此前提和基礎(chǔ)上，行業(yè)各單位可結(jié)合實際需要，對系統(tǒng)操作流程和功能進行合理延伸和擴展。同時，為實現(xiàn)信息資源共享和提高效率，可將采購管理平臺與辦事公開民主管理信息系統(tǒng)、OA辦公平臺等信息系統(tǒng)進行橫向?qū)?，并?yīng)與行業(yè)采購規(guī)范管理平臺對接預(yù)留接口，以實現(xiàn)行業(yè)可以適時獲取任一單位、任一采購事項、任一過程節(jié)點信息數(shù)據(jù)的能力，服務(wù)于行業(yè)“網(wǎng)上巡查、線下督查”的規(guī)范管理模式和再監(jiān)督職能，為實現(xiàn)上下級單位系統(tǒng)的貫通奠定基礎(chǔ)。

3 平臺規(guī)劃與功能架構(gòu)設(shè)計

根據(jù)需求分析，平臺的規(guī)劃與功能設(shè)計主要包括五個模塊，計劃管理、實施管理、公開管理、基礎(chǔ)管理、統(tǒng)計分析與巡查監(jiān)管。其中計劃管理模塊包含：年度計劃編制和年度計劃變更；實施管理模塊包含實施審批、采購方式流程管理、應(yīng)急采購和網(wǎng)絡(luò)采購等；公開管理包含規(guī)定節(jié)點公開公示、公開公示信息處置等；基礎(chǔ)管理包含基礎(chǔ)采購目錄管理、招標代理機構(gòu)庫、供應(yīng)商庫、專家?guī)?、黑名單庫、?guī)范管理文件、文檔嵌入管理和供應(yīng)商評價等；統(tǒng)計分析與巡查監(jiān)管包含統(tǒng)計查詢分析、實時巡查監(jiān)管和定期巡查任務(wù)等。平臺規(guī)劃與功能整體架構(gòu)設(shè)計如圖 1所示。

3.1 計劃管理設(shè)計

計劃管理模塊主要包含年度計劃編制和年度計劃變更兩部分管理內(nèi)容，主要是通過信息系統(tǒng)平臺固化采購管理的決策程序和辦事公開民主管理要求，實現(xiàn)所有采購事項從源頭進入系統(tǒng)統(tǒng)一管理要求。

年度計劃編制主要包括計劃提報、計劃審核、計劃確認、計劃發(fā)布四個環(huán)節(jié)。計劃提報階段，需求部門根據(jù)采購目錄填報工程類、物資類和服務(wù)類采購計劃。計劃審核時，歸口管理部門負責人對各部門提報的計劃需求進行初審，初審?fù)瓿珊?，采購管理部門復(fù)審，并匯編形成年度采購計劃草案，確認后提報到三項工作管理委員會和董事會進行審議和決策，完成終審，終審結(jié)果以附件的形式上傳到系統(tǒng)中。計劃確認階段，預(yù)算管委會審定后，上傳預(yù)算批復(fù)文件，并進行線上確認，三項工作管理委員會和董事會審定，采購管理部門根據(jù)決策結(jié)果匯編年度采購計劃并提交公開申請，推送至公開平臺向本單位或企業(yè)職工公開。計劃發(fā)布階段，采購管理部門以正式文件發(fā)布年度采購計劃，上傳年度采購計劃正式文件。

年度計劃變更主要包括計劃調(diào)整提報、計劃調(diào)整審核、計劃調(diào)整確認、計劃調(diào)整發(fā)布四個環(huán)節(jié)。計劃調(diào)整提報主要是需求部門根據(jù)批復(fù)的年度計劃和預(yù)算，對因生產(chǎn)經(jīng)營需要增加采購計劃、調(diào)整采購內(nèi)容和調(diào)整預(yù)算的項目進行調(diào)整。計劃調(diào)整審核、計劃調(diào)整確認階段和計劃調(diào)整發(fā)布后續(xù)流程基本與計劃的審核、確認、發(fā)布流程一致。

3.2 管理流程設(shè)計

采購實施過程管理模塊主要包含項目實施審批、各采購方式實施流程管理、應(yīng)急采購、網(wǎng)絡(luò)采購等管理內(nèi)容，通過信息系統(tǒng)固化項目實施流程及審批程序、采購工作記錄和采購事項公開公示要求，以強化對實施活動的監(jiān)管，落實采購實施留痕操作、在線隨機抽取專家及招標代理機構(gòu)等智能管控功能，最大程度發(fā)揮信息化在采購管理上的作用。

實施審批階段，根據(jù)項目的類別屬性和審批權(quán)限范圍，設(shè)計不同的采購審批流程，投資項目、建筑工程非投資項目類項目、物資類項目、服務(wù)類項目、網(wǎng)絡(luò)采購等購項目應(yīng)填寫相應(yīng)的《采購事項審批表》，同時按不同層級流程辦理審批，達到固化流程、統(tǒng)一流程、規(guī)范流程的目的。以直屬單位審批權(quán)限內(nèi)的下屬單位項目為例，下屬單位采購實施部門填寫《投資項目類采購事項審批表》，部門負責人審核通過后，提交到下屬單位投資項目主管部門進行填寫意見，下屬單位領(lǐng)導(dǎo)簽字確認完成后，上報到直屬單位投資項目主管部門，投資項目主管部門經(jīng)辦人根據(jù)投資批復(fù)填寫信息并進行簽字確認，下屬單位投資主管部門根據(jù)直屬單位下達的批復(fù)信息填寫審核意見，提交到下屬單位采購管理部門審定通過，下屬采購實施部門審核公開信息并公開。具體直屬單位自主審批權(quán)限內(nèi)的下屬單位投資項目實施審批流程圖如圖2所示。

下屬單位項目）

采購方式流程管理主要根據(jù)公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源五種常用的采購方式分別進行流程設(shè)計與操作。行業(yè)級采購管理平臺根據(jù)實際需要，將公開招標采購實施細分為公開招標常規(guī)、公開招標采購供應(yīng)商庫、公開招標采購庫內(nèi)采購、公開招標采購簽訂子合同四種采購情形，其實施流程包括招標、開標評標、中標、合同簽訂、合同變更（如有）、 “一項一卷”歸檔等部分或全部內(nèi)容。

流程設(shè)計上，招標階段，采購管理部門經(jīng)辦人隨機抽取一家或多家招標代理機構(gòu)辦理招標事宜，采購實施部門會同招標代理機構(gòu)編制招標文件草案，經(jīng)審定后推送至公開平臺進行公開。開評標過程中，采購實施部門開標前填寫《開標通知單》和《評標委員會成員選擇申請表》，并在線上確認開標、評標結(jié)果及相關(guān)文書。采購實施部門根據(jù)招標項目特點，填寫《中標人確認單》，并推送至公開平臺進行公示。合同簽訂階段，采購實施部門以填報《采購協(xié)議（合同）審批表》的形式提交審核，法規(guī)、財務(wù)、審計等相關(guān)部門審核，簽訂合同，將合同簽訂情況推送至公開平臺向本單位或企業(yè)職工公開。最后，形成一項一卷，完成歸檔。

應(yīng)急采購新增實施及變更實施流程的項目必須經(jīng)過實施審批環(huán)節(jié)，項目進入采購流程后主要以線下手段為主，線上上傳相關(guān)附件，進行項目驗收，項目全部結(jié)束后進行一項一卷歸檔。

網(wǎng)絡(luò)采購項目是提供兩種網(wǎng)絡(luò)采購模式。項目必須經(jīng)過實施審批環(huán)節(jié)，一種網(wǎng)絡(luò)采購項目進入采購流程首先瀏覽電商平臺下采購訂單，驗收通過后，采購需求部門可以發(fā)起資金支付申請、供應(yīng)商進行評價。另一種網(wǎng)絡(luò)采購項目進入采購流程后需要依次經(jīng)過成立網(wǎng)絡(luò)采購詢價小組、制訂詢價文件并發(fā)布詢價公告、詢價、采購結(jié)果確認、線上訂單（非線上訂單則進行合同簽訂）、驗收、履約過程記錄，待項目全部結(jié)束后進行一項一卷歸檔，最終完成項目采購實施。

公開管理設(shè)計主要包含各類流程實施過程中節(jié)點的公開公示。流程設(shè)計上，業(yè)務(wù)流程審核通過后，在相關(guān)載體上自動公開公示。

基礎(chǔ)管理包含基礎(chǔ)采購目錄管理、招標代理機構(gòu)庫、供應(yīng)商庫、專家?guī)?、黑名單庫、供?yīng)商評價、文檔嵌入管理等功能模塊。通過標準化的基礎(chǔ)采購目錄結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)各單位采購源頭統(tǒng)一管理?；A(chǔ)采購目錄內(nèi)容管理方面，可根據(jù)實際需要，擴展至多級。目錄屬性包括分類屬性、業(yè)務(wù)屬性、對接屬性三大類。

招標采購機構(gòu)庫、供應(yīng)商庫、專家?guī)斓确矫鎸崿F(xiàn)線上一鍵抽取，準入退出規(guī)范。供應(yīng)商評價模塊實現(xiàn)對所有供應(yīng)商評價結(jié)果的匯總，并提供查詢功能，并實現(xiàn)采購文件審核過程留痕，平臺通過文檔嵌入管理功能實現(xiàn)對合同、標書、談判文件、詢價文件等采購文件的統(tǒng)一模板文件編制。

3.3 監(jiān)管流程設(shè)計

巡查監(jiān)管用于對同級、下級單位項目采購規(guī)范情況的統(tǒng)計查詢分析、實時巡查監(jiān)管、定期巡查任務(wù)，充分發(fā)揮監(jiān)督的再監(jiān)督作用，及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題。巡查監(jiān)管主要功能架構(gòu)如圖3所示。

統(tǒng)計查詢分析主要包括對周期性統(tǒng)計報表、自定義統(tǒng)計報表、多維數(shù)據(jù)查詢、一項一卷查詢等功能。周期性統(tǒng)計報表可以根據(jù)既定的統(tǒng)計條件，按照各級對應(yīng)的管理層級范圍統(tǒng)計采購數(shù)據(jù)，由系統(tǒng)周期性生成統(tǒng)計表/圖。自定義統(tǒng)計報表可按照各業(yè)務(wù)部門需要自定義組合生成統(tǒng)計報表，可以以Excel方式導(dǎo)出，且可以切換為圖形化展現(xiàn)（例如柱狀圖、折線圖等）。多維數(shù)據(jù)查詢通過選擇多維查詢指標項，并設(shè)置查詢出來列表信息指標項，查找符合條件的項目列表，并可以進一步查詢該項目的概況、進展、歷史數(shù)據(jù)等情況。一項一卷查詢主要是對項目實施過程中各審批和操作環(huán)節(jié)的痕跡化資料內(nèi)容的完整性和合規(guī)性進行展示、監(jiān)管，核實資料的規(guī)范性、有效性和完整性，進而督促各環(huán)節(jié)規(guī)范有序開展。

實時巡查監(jiān)管主要實現(xiàn)對采購項目的日常性規(guī)范監(jiān)督管理，基于巡查、預(yù)警監(jiān)管點，各級管理人員可采取預(yù)警提醒、節(jié)點巡查等方式及時發(fā)現(xiàn)采購項目中執(zhí)行不規(guī)范、監(jiān)管不到位的情況。預(yù)警提醒方式主要側(cè)重于可量化的關(guān)鍵指標，當出現(xiàn)低于預(yù)警閥值情況，進行實時自動提醒；而節(jié)點巡查方式，是對所有關(guān)鍵節(jié)點從三線監(jiān)管的角度進行全過程挖掘巡查。設(shè)置預(yù)警點包括公開招標率、計劃執(zhí)行率等六個數(shù)據(jù)項類別，具體預(yù)警設(shè)計內(nèi)容如表1所示。

定期巡查任務(wù)是通過系統(tǒng)抽選采購項目、指定相應(yīng)巡查部門（或人員），按照時間要求在系統(tǒng)內(nèi)開展定期監(jiān)督巡查工作，并對抽檢巡查情況進行記錄、上報，實現(xiàn)本級或?qū)ο聦賳挝徊少徱?guī)范監(jiān)督管理工作再監(jiān)督。

4 平臺技術(shù)架構(gòu)設(shè)計

行業(yè)級采購管理平臺建設(shè)主要遵循行業(yè)主數(shù)據(jù)建設(shè)標準，建立完善的數(shù)據(jù)架構(gòu)體系。系統(tǒng)建設(shè)中使用的主數(shù)據(jù)必須與行業(yè)主數(shù)據(jù)平臺中的主數(shù)據(jù)保持一致。數(shù)據(jù)存儲要采用分類存儲機制，并建立數(shù)據(jù)質(zhì)量核驗體系，具有對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容檢核的機制，實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式檢查，空值檢查，內(nèi)容合法性檢查，數(shù)據(jù)取值范圍檢查，確保各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)一致性。重要數(shù)據(jù)使用管理方面，系統(tǒng)中與外部系統(tǒng)對接的公示公開環(huán)節(jié)和電商采購環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)不能存放在外網(wǎng)區(qū)域，內(nèi)外網(wǎng)交互要有安全有效的隔離保護機制，并根據(jù)行業(yè)采購管理系統(tǒng)信息安全保障體系的建設(shè)現(xiàn)狀及信息安全規(guī)劃的建設(shè)要求，從數(shù)據(jù)安全管理、應(yīng)用安全管理、實施安全管理三個方面進行網(wǎng)絡(luò)安全架構(gòu)設(shè)計。

技術(shù)實現(xiàn)上主要采用面向服務(wù)體系架構(gòu)的設(shè)計，采用 B/S 的體系結(jié)構(gòu)風格，通過數(shù)據(jù)層、支撐層、業(yè)務(wù)邏輯層和接入層設(shè)計，實現(xiàn)平臺的采購管理與服務(wù)功能。數(shù)據(jù)層，系統(tǒng)將數(shù)據(jù)資源有效的分類和管理維護，支撐層主要通過統(tǒng)一的企業(yè)級總線服務(wù)，實現(xiàn)不同層級或不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)調(diào)用服務(wù)。應(yīng)用層是整個平臺架構(gòu)的核心，主要通過建立應(yīng)用支撐層相關(guān)整合機制，實現(xiàn)應(yīng)用層相關(guān)應(yīng)用服務(wù)的有效整合，全面提升應(yīng)用系統(tǒng)管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量。具體技術(shù)設(shè)計見圖5。

接口實現(xiàn)上，主要通過縱向服務(wù)接口配合行業(yè)采購規(guī)范管理系統(tǒng)實現(xiàn)隨時隨地獲取任一單位、任一采購事項、任一過程節(jié)點信息數(shù)據(jù)的能力。同時，鑒于采購管理涉及預(yù)算管理、投資管理、資金支付管理等工作內(nèi)容，為盡量避免工作存在不必要的重復(fù)或沖突，在進行本單位規(guī)范管理信息化建設(shè)時，通過橫向接口將采購管理平臺與統(tǒng)一辦公平臺、辦事公開民主管理系統(tǒng)等做系統(tǒng)對接。

5 結(jié)束語

行業(yè)級采購管理平臺，主要結(jié)合了所處行業(yè)的特點，整個設(shè)計思路體現(xiàn)了整個采購流程化管理，針對關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員、審批人員、技術(shù)人員、法規(guī)人員在本崗位的業(yè)務(wù)特點和實際需求，圍繞采購管理的計劃、立項、實施、合同、驗收、公開、分析與巡查等全過程的科學規(guī)范管理和統(tǒng)一監(jiān)管巡查等要求，明確了平臺的設(shè)計目標和詳細內(nèi)容，為進一步規(guī)范和提升行業(yè)采購管理提供了良好的平臺與信息手段。

[通聯(lián)編輯：謝媛媛]