方芳

摘要：切實有效的運用電子檔案管理系統(tǒng)，可以在最大程度上有效提升住房公積金檔案管理的辦公效率，使紙質(zhì)檔案保存的工作壓力有效降低，從根本上真正意義上方便后續(xù)的檔案查詢工作。針對這樣的情況，本文著重從兩個方面來討論住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，分別是對于住房公積金檔案的分析和實施，希望為相關(guān)從業(yè)者提供有益的借鑒和啟示。

關(guān)鍵詞：住房公積金；電子檔案；管理系統(tǒng)

0引言

針對住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)來說，它能夠從根本上切實有效的解決十分繁重的紙質(zhì)化信息保存壓力，有針對性的把相關(guān)的紙質(zhì)檔案科學(xué)合理的轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠在最大程度上有效提升后續(xù)的檔案查詢效率。因此，可以說，住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建是十分重要而且必要的。

1 構(gòu)建住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的重要意義

當(dāng)前，住房公積金檔案管理的工作壓力十分巨大，受很多方面的因素影響，特別是檔案室的內(nèi)部環(huán)境和空間、時間等一系列相關(guān)因素的限制，檔案室內(nèi)部的濕度、光照等自然條件的影響，也會在很大程度上使紙質(zhì)檔案極其容易變質(zhì)或者發(fā)黃，這樣對于用戶的查閱就變得十分不利。所保留的紙質(zhì)檔案，其數(shù)量日益增長，規(guī)模異常龐大，十分不方便用戶的檔案查閱，使相關(guān)信息資料的調(diào)取工作受到嚴(yán)重阻礙，特別是用戶如果在外地，相關(guān)的查閱和調(diào)取工作就變得更加復(fù)雜。針對這種情況，相關(guān)的公積金檔案管理中心都在盡最大努力投入巨量的人力、物力和精力，來有效建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，這樣能夠在很大程度上有效化解紙質(zhì)檔案數(shù)量的膨脹和劇增，讓庫房檔案調(diào)閱更加便利和快捷。

2 住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的資源建設(shè)和運行模式

從根本上確保住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)能夠切實有效的實施，這是一項十分龐雜的系統(tǒng)性工程，涉及很多方面的因素，對它的投資特別巨大，影響范圍也十分廣泛，綜合性特別強(qiáng)，這項工程還需要進(jìn)行很多資源的配置，例如，計算機(jī)設(shè)備的安裝，其中包括軟件與硬件設(shè)備，還有數(shù)字化設(shè)備，例如掃描儀和高拍儀等等。

在電子檔案管理系統(tǒng)方面，要著重完善好相關(guān)的硬件基礎(chǔ)建設(shè)，對于無紙化的辦公水平要從根本上有效提升，對于紙質(zhì)檔案的掃描要追求質(zhì)量的不斷提升和準(zhǔn)確無誤，同時要進(jìn)行一個相對應(yīng)的必要的歸集、歸檔和審查工作，要在最大程度上有效確保拷貝的存儲介質(zhì)無病毒、無損傷和無污染檢查，以根本上保證進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)之后的影像資料，具有最大程度的可讀性和完整性。與此同時，針對軟件功能方面，也要進(jìn)一步加以有效完善，切實有效的提升軟件的研發(fā)能力和實用能力，從根本上著重強(qiáng)化與相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)化配置，改進(jìn)信息系統(tǒng)的可操作性，強(qiáng)化電子檔案服務(wù)器的存儲保護(hù)和數(shù)據(jù)圖像的及時備份，更合理的建設(shè)和保護(hù)好檔案數(shù)據(jù)庫。

以此為基礎(chǔ)，在最大程度上有效確保網(wǎng)絡(luò)的安全性和嚴(yán)密性，切實有效的提升防火墻的安全等級，在根本上有效規(guī)避黑客的網(wǎng)絡(luò)襲擊和木馬病毒的破壞，同時要對于權(quán)限的設(shè)置進(jìn)一步有效明確，更加嚴(yán)格的劃分管理等級，有效避免低端的用戶直接訪問相應(yīng)的影像資料庫，這樣能夠從根本上有效保證電子檔案的安全性和絕密性。針對電子檔案管理系統(tǒng)的運行模式而言，要根據(jù)具體的情況，切實有效的選用B/S 模式，把管理員的權(quán)限進(jìn)一步有效劃分，并把用戶逐一分類，有針對性的具體細(xì)化分為檔案掃描操作員、檔案補(bǔ)掃操作員、檔案歸檔操作員等一系列相關(guān)內(nèi)容，然后有針對性的結(jié)合差異很大的應(yīng)用需求，在不同的模塊下設(shè)置出與之相對應(yīng)的權(quán)限，這樣能夠在最大程度上有效確保材料審核的精準(zhǔn)性，與此同時，也可以在最大程度上利于檔案管理。值得一提的是，切實有效的選用 B/S 模式，能夠突破時間和空間的限制，在任何地點和任何時間，只要能夠切實有效的進(jìn)入到局域網(wǎng)中，就可以展開隨時隨地的電子檔案資料查詢工作，這樣能夠有效減少程序維護(hù)的成本，最大程度上為用戶提供更安全可靠而又效率很高的服務(wù)。

3 住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)用分析

從根本上來講，住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)大體上可以分為以下幾個模塊 ：電子檔案的編輯掃描模塊、電子檔案的審核歸檔模塊、電子檔案的統(tǒng)計分析模塊、系統(tǒng)管理模塊等。

電子檔案編輯掃描模塊：該模塊的主要功能是在最大程度上有效轉(zhuǎn)換紙質(zhì)原始資料，切實有效的借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的“檔案掃描”按鈕掃描上傳到管理中心的電子檔案服務(wù)器的預(yù)定目錄中進(jìn)行存儲，當(dāng)掃描完成之后時，可以展開電子資料查詢，并且根據(jù)具體的情況進(jìn)行漏掃資料的補(bǔ)充錄入。電子檔案審核歸檔模塊 ：這個模塊的功能主要是有針對性的對于提交的材料展開相對應(yīng)的審核和歸檔，通常情況下是由中心檔案管理人員來主要負(fù)責(zé)的。這個模塊又可以具體劃分為兩個類別，分別是業(yè)務(wù)檔案歸檔和非業(yè)務(wù)檔案歸檔。電子檔案統(tǒng)計分析模塊 ：這個模塊的主要作用是為了在最大程度上有效確保達(dá)成對電子檔案管理的統(tǒng)計分析，然后可以針對性的統(tǒng)計分析，打印出相應(yīng)的表格，其中所涉及的主要內(nèi)容有信息的變更、檔案的銷毀、借閱、歸檔等，并可以有針對性的對于特定的選型展開多項式的報表顯示，這樣能夠在最大程度上切實有效的方便檔案分析人員展開具體的量化統(tǒng)計分析。

4結(jié)語

綜上所述，針對住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，從技術(shù)層面來看，需要從根本上切實有效的確保網(wǎng)絡(luò)安全和存儲介質(zhì)。針對網(wǎng)絡(luò)安全控制，要盡最大努力充分利用風(fēng)險的控制系統(tǒng)和殺毒軟件的有效使用，有效規(guī)避黑客的侵入，使信息檔案資料造成損失和損毀，特別是在最大程度上有效預(yù)防帶有病毒的存儲介質(zhì)對內(nèi)部系統(tǒng)的破壞。針對存儲介質(zhì)而言，要進(jìn)行定期的檢查，對于相關(guān)的數(shù)據(jù)做好備份和恢復(fù)。從根本上切實有效的做好住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以在最大程度上有效降低紙質(zhì)辦公的壓力，使紙質(zhì)材料保存的難題有效解決，促進(jìn)工作效率極大提升，方便檔案實時調(diào)閱。

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