朱 瑜

（河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院，鄭州 450000）

0 引 言

在國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷進(jìn)入深水區(qū)的大背景下，我國(guó)高等教育事業(yè)也面臨進(jìn)一步深化改革的巨大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。深化高等教育體制機(jī)制改革，人才是關(guān)鍵，如何更好地引進(jìn)、培養(yǎng)、使用人才，是高校體制機(jī)制改革過(guò)程中需要首先思考的問(wèn)題。高校人事檔案是人才引進(jìn)、培養(yǎng)和使用的重要考量依據(jù)，同時(shí)為教學(xué)、職稱評(píng)定、競(jìng)聘和人才選拔提供了依據(jù)。正因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案如此重要，高校人事檔案管理工作的重要性也是不言而喻的。因此，加強(qiáng)高校人事檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題并盡快加以解決，有助于為高校發(fā)展提供更好的人才隊(duì)伍保障。

1 加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的意義

1.1 促進(jìn)“人盡其才”，激發(fā)教職工的工作積極性

人事檔案資料作為高校教學(xué)科研管理的重要檔案信息，加強(qiáng)對(duì)其管理的主要目的是為學(xué)校人才隊(duì)伍建設(shè)與發(fā)展提供和保存歷史信息。人事檔案作為最重要的人才信息載體，記錄著高校人才隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中包括人才引進(jìn)、培養(yǎng)、考核、使用的方方面面的具體信息，同時(shí)記錄著教職工崗位、職稱、工資、福利、科研項(xiàng)目完成情況、文章論文發(fā)表情況等各項(xiàng)變動(dòng)情況。這些內(nèi)容可以為專業(yè)技術(shù)人員的職稱評(píng)定和競(jìng)聘晉升，以及管理人員的職務(wù)任命提供重要參考。個(gè)人各方面的信息通過(guò)人事檔案資料得以保存，完備的人事信息對(duì)了解高校教職工的個(gè)人特長(zhǎng)及成長(zhǎng)路徑從而為合理使用人才、合理安置崗位提供有益借鑒，從而能夠更好地做到人盡其才，充分調(diào)動(dòng)廣大教職工的工作積極性使其在自己擅長(zhǎng)的崗位上更好地發(fā)光發(fā)熱，投身到高校的改革和發(fā)展建設(shè)浪潮中去，推動(dòng)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展。

1.2 記錄和提供歷史信息，形成教職工考評(píng)的基礎(chǔ)性材料

高校人事檔案資料所包含的內(nèi)容涉及范圍廣、涵蓋內(nèi)容多，教職工的學(xué)籍信息以及參加工作之后的獎(jiǎng)懲信息、工資、職稱評(píng)聘、年度考核和崗位任免等信息都包含在內(nèi)。系統(tǒng)記錄了每位教職工的教學(xué)科研工作成果，同時(shí)可以說(shuō)是每位教職工綜合素質(zhì)的最全面記錄。而這些信息都是在時(shí)間的長(zhǎng)河中一點(diǎn)一滴地積累和記錄下來(lái)的，因此人事檔案資料的收集和準(zhǔn)確記錄，為教職工基礎(chǔ)性材料的生成提供了最基本的原始材料。高?，F(xiàn)在考核選拔干部的考察方式越來(lái)越多樣化，但是人事檔案資料所反映出來(lái)的考核和獎(jiǎng)懲信息仍然被視作最重要的考評(píng)依據(jù)。因此人事檔案資料與個(gè)人利益密切相關(guān)，影響著教職工在高校發(fā)展的方方面面，形成了教職工評(píng)價(jià)和考核選拔的基礎(chǔ)性資料。

1.3 在干部任免、職稱評(píng)聘等工作中提供準(zhǔn)確參考信息

近年來(lái)，在選拔任用干部、教職工職稱評(píng)聘過(guò)程中，由于部分教職工對(duì)自己過(guò)往的信息記憶模糊，加之高校人事關(guān)系流動(dòng)頻繁、人事檔案資料保密性較高、人事檔案資料管理人員工作嚴(yán)肅性不足等原因，往往出現(xiàn)教職工填寫的任免表個(gè)人信息與人事檔案資料不一致的情況。近年來(lái)，隨著國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，干部提拔任用呈現(xiàn)出年輕化的趨勢(shì)，因此個(gè)別待考察任用的干部違規(guī)操作，試圖通過(guò)修改人事檔案如年齡等資料達(dá)到被提拔任用的目的。但正如前文所述，人事檔案資料較為詳細(xì)地記錄了高校教職工自入學(xué)以來(lái)到參加工作的方方面面的個(gè)人信息，所記錄的信息時(shí)間跨度大、內(nèi)容也很豐富，這就使個(gè)人信息被篡改的可能性降低，因此通過(guò)查閱人事檔案資料，可以對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行比較、核準(zhǔn)，從而為高校人事管理部門提供準(zhǔn)確的參考信息。

2 現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)高校人事檔案管理工作重視程度不夠

人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，涉及層面廣、時(shí)間跨度大，包括檔案轉(zhuǎn)入、調(diào)出，檔案查閱、借閱，材料收集、歸檔、甄別，檔案材料的審查核對(duì)等多項(xiàng)內(nèi)容。但是由于對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)檔案資料的管理只停留在簡(jiǎn)單保管、不丟失、不泄密即可的這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)層面。這種根深蒂固的認(rèn)識(shí)誤區(qū)造成人事檔案管理的人員、經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題得不到妥善解決。而廣大學(xué)生、教職工本身也對(duì)個(gè)人檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，在填寫個(gè)人材料時(shí)往往馬馬虎虎、敷衍潦草，導(dǎo)致所收集的檔案材料不規(guī)范、不準(zhǔn)確。

2.2 高校人事檔案管理制度有待進(jìn)一步完善

高校人事檔案管理組織制度根據(jù)我國(guó)人事檔案分類方法目前分別遵循學(xué)生檔案、干部檔案、職工檔案三種模式進(jìn)行管理。中組部從1991年發(fā)布《干部檔案整理工作細(xì)則》到2009年印發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，國(guó)家層面制定的規(guī)章制度不斷得到健全、完善。但是筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)很多高校并沒(méi)有在檔案管理方面引起足夠的重視，忽略了檔案管理制度建設(shè)。隨著高等教育普及程度越來(lái)越高，高校學(xué)生、教職工人數(shù)不斷增多，檔案資料數(shù)量也不斷增多，很多高校的檔案管理制度卻一成不變，存在不同程度的人事檔案材料收集不規(guī)范、編制材料紙張規(guī)格不統(tǒng)一、檔案查閱制度不健全等問(wèn)題。人事檔案管理制度不完善，這必然會(huì)造成人事檔案資料的殘缺。

2.3 高校人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)缺失

隨著高校學(xué)生、教職工人數(shù)不斷增多、流動(dòng)性不斷加大，人事檔案資料數(shù)量也急劇增多，然而高校人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)跟不上，突出表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一是檔案管理人員數(shù)量不足。很多高校沒(méi)有配備專門的檔案管理人員，或者檔案管理人員梯隊(duì)沒(méi)有形成，就導(dǎo)致高校人事檔案管理工作連續(xù)性差。二是檔案管理人員工作能力不足，兼職或者臨時(shí)委派的檔案管理人員往往只是靠前輩的經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，導(dǎo)致檔案管理人員的工作能力不足。

2.4 人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有待加強(qiáng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，很多高校已經(jīng)開(kāi)始使用電子檔案進(jìn)行人事管理，但是在人事檔案信息化的過(guò)程中，仍然存在一些問(wèn)題。首先，人事檔案信息采集面臨難題，電子信息庫(kù)仍需依據(jù)現(xiàn)有的人事檔案資料進(jìn)行采集，但是多樣化的實(shí)體材料統(tǒng)計(jì)起來(lái)極為煩瑣復(fù)雜，如何保證信息完整準(zhǔn)確面臨巨大考驗(yàn)。其次，電子檔案信息庫(kù)建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)高校按照自己的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案信息庫(kù)，導(dǎo)致無(wú)法很好地與其他軟件及平臺(tái)兼容。再次，互聯(lián)網(wǎng)大背景下，人事檔案信息安全面臨巨大挑戰(zhàn)，搭建虛擬網(wǎng)絡(luò)或者專網(wǎng)進(jìn)行人事檔案信息管理勢(shì)在必行。

3 改進(jìn)高校人事檔案管理工作的對(duì)策

3.1 提高全員重視人事檔案工作的意識(shí)

高校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理工作宣講培訓(xùn)，積極引導(dǎo)廣大教職工認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，并介紹人事檔案的內(nèi)容、辦理人事檔案的正規(guī)程序等，通過(guò)課堂宣講、專題講座、宣傳欄、校園網(wǎng)和新媒體等方式對(duì)檔案工作進(jìn)行大力宣傳，促使全員了解檔案是維護(hù)自身利益的重要憑證，是組織對(duì)個(gè)人素質(zhì)進(jìn)行考評(píng)的重要依據(jù)，從根本上扭轉(zhuǎn)當(dāng)前對(duì)檔案重視程度不夠的錯(cuò)誤觀念。從而促使廣大學(xué)生、教職工能夠認(rèn)真主動(dòng)地配合檔案材料的采集工作，同時(shí)對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)教育，嚴(yán)肅其對(duì)待檔案材料收集整理的工作態(tài)度，發(fā)現(xiàn)檔案材料填寫馬虎或潦草的現(xiàn)象督促填寫者積極整改。

3.2 建立健全高校人事檔案管理工作制度

高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、制度性的工作，保密性高、系統(tǒng)性強(qiáng)、涉及面廣的，因此必須要加快建立和健全高校人事檔案管理工作制度。很多高?，F(xiàn)在都有自己的管理工作方案和制度，但是多數(shù)不健全，筆者通過(guò)調(diào)研和思考，建議在檔案管理方面，涉及單位應(yīng)建立健全《高校人事檔案查借閱制度》《高校人事檔案材料收集整理鑒別制度》《高校人事檔案材料轉(zhuǎn)遞制度》《高校人事檔案材料保管保密制度》《高校人事檔案轉(zhuǎn)接查對(duì)制度》以及《高校人事檔案保管員職責(zé)》等獎(jiǎng)懲制度。同時(shí)，高校應(yīng)加強(qiáng)制度落實(shí)的檢查考核，督促人事檔案管理工作涉及的個(gè)人、部門、單位嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)人事檔案管理工作制度，以制度的落實(shí)促進(jìn)高校人事檔案管理工作更加充實(shí)、完善。

3.3 加強(qiáng)高校人事檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)

隨著高校學(xué)生、教職工人數(shù)不斷增加，人事檔案資料數(shù)量也急劇增多，人事檔案資料轉(zhuǎn)移、調(diào)動(dòng)的頻率大幅增大，人事檔案管理人才缺失的弊端日益凸顯。為了解決這一問(wèn)題，必須加強(qiáng)高校人事檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，一是抽調(diào)人馬專職負(fù)責(zé)人事檔案管理工作；二是加強(qiáng)人事檔案管理人才的培養(yǎng)，在檔案資料管理工作選人用人方面要注重人才隊(duì)伍梯隊(duì)建設(shè)，形成“少中青”人才梯隊(duì)，通過(guò)傳幫帶使人事檔案管理工作具有連續(xù)性和貫通性；三是加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)舉辦講座、培訓(xùn)班等形式的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力。

3.4 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

高校要加強(qiáng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)，在立卷整理上創(chuàng)新，在技術(shù)手段上改進(jìn)。比如在檔案組卷的裝訂工作中，要考慮怎樣裝訂才能既不影響調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔整理。同時(shí)，高校要推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案管理工作”建設(shè)，下力氣組織人力物力將傳統(tǒng)檔案材料整理成數(shù)據(jù)材料，確保檔案信息真實(shí)、完備。其次，高校主管部門要自上而下制定統(tǒng)一的人事檔案資料信息庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，確保各大高校人事檔案信息平臺(tái)兼容和無(wú)障礙調(diào)轉(zhuǎn)。最后，高校要搭建虛擬網(wǎng)絡(luò)或者專網(wǎng)進(jìn)行人事檔案信息管理，以確保人事檔案信息在網(wǎng)絡(luò)世界的安全調(diào)轉(zhuǎn)。

4 結(jié) 語(yǔ)

人事檔案管理是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜而又需要?jiǎng)?chuàng)新的工作，在全面深化改革的今天，為適應(yīng)科學(xué)化和信息化的要求，更好地使檔案管理工作為高校服務(wù)、為群眾服務(wù)，高校有必要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行整改，把人事檔案管理與人力資源利用充分結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用，已成為全體高校檔案管理工作者努力的方向。

主要參考文獻(xiàn)

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