王毓靈 王琍琍/同濟大學(xué)檔案館

2008年頒布實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對高校檔案機構(gòu)的文化職責(zé)作出了明確規(guī)定：“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能?！眹覚n案局決定自2013年起，把每年的6月9日即“國際檔案日”作為全國各級檔案部門的宣傳活動日，由此“6·9國際檔案日”成為我國檔案界的盛大節(jié)日，為推動檔案事業(yè)發(fā)展提供了良好契機。高校檔案部門利用“6·9國際檔案日”舉辦活動不僅有利于展示高校歷史文化，更有利于高校檔案事業(yè)發(fā)展。

1 實踐分析

1.1 設(shè)計活動方案，完善各項安排

2011年6月9日，同濟大學(xué)檔案館為了配合上海市檔案局“第五屆上海市檔案館日”活動，決定舉辦校首屆“6·9國際檔案日”活動。彼時國家檔案局尚未明確我國“6·9國際檔案日”的相關(guān)內(nèi)容，舉辦類似活動的高校也很少。為了成功舉辦這次活動，同濟大學(xué)檔案館廣泛查閱了當(dāng)時國內(nèi)外反映檔案日活動開展情況的相關(guān)文獻資料，并撰寫了詳細的活動策劃方案，方案提出將整個檔案日活動安排在兩個會場進行，即安排在校園展臺分會場和檔案館主會場，在校園展臺分會場的活動主要有發(fā)放編研成果《同濟大學(xué)百年志》領(lǐng)書單、請師生在留言本上留言簽名、分發(fā)自主開發(fā)的檔案文化產(chǎn)品“同濟大學(xué)人物”散裝書簽；在檔案館主會場的活動主要有提供高校檔案工作業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)、發(fā)放圖書《同濟大學(xué)百年志》等。

比較較有新意的是同濟大學(xué)檔案館特別設(shè)計制作了一套檔案文化產(chǎn)品，即“同濟大學(xué)人物”散裝書簽。書簽正面印有對同濟大學(xué)具有深遠影響的人物如埃里?！毬?、朱葆三、殷夫、蔡元培、馮至、袁希濤等的頭像及其格言，背面印有檔案館和校史館的簡介，這樣就較好地把檔案文化和檔案館業(yè)務(wù)工作結(jié)合起來。此外兩個會場是先后開展活動的，即在6月9日開展校園展臺分會場活動，6月24日在檔案館主會場開展領(lǐng)書活動和提供業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，這樣就把活動周期延長了，意在讓師生和社會公眾走進校檔案館大門，對檔案館和高校檔案業(yè)務(wù)有個初步概念與了解。

這次活動順利舉辦且社會反響良好，但也存在不足，主要表現(xiàn)為活動現(xiàn)場的“檔案味道”不濃，甚至被誤以為是商業(yè)活動；分發(fā)散裝書簽時耗費了較多的時間和人力，有些應(yīng)接不暇。針對以上問題，2012年校檔案館舉辦第二屆“6·9國際檔案日”時進行了相應(yīng)改進：首先確保展臺布展風(fēng)格樸素簡約，周圍沒有張貼商業(yè)廣告或與活動不相關(guān)的信息特別是商業(yè)信息，避免被誤認為是商業(yè)活動；其次在實踐中發(fā)現(xiàn)廣大師生對贈送的檔案文化產(chǎn)品有著極大的興趣，所以我們把活動籌備的重心放在制作更有特色的館藏檔案文化產(chǎn)品上，比如設(shè)計書簽封套，使散裝的“同濟大學(xué)人物”書簽可以成套發(fā)放，這樣不僅提高分發(fā)效率，而且使書簽整體美觀大方；最后擴大活動參與范圍，除了邀請校內(nèi)部分院系兼職檔案員參觀檔案館外，還通過網(wǎng)上預(yù)約的方式邀請校外人士參與活動。

1.2 把握時間節(jié)點，打造活動品牌

2012年的第二屆“6·9國際檔案日”，同濟大學(xué)檔案館結(jié)合《中華人民共和國檔案法》頒布25周年、檔案館建館25周年和同濟大學(xué)百年卓越工程教育紀(jì)念活動設(shè)計了相應(yīng)的活動，并且將活動范圍擴大到同濟大學(xué)嘉定校區(qū)，力圖打造檔案日活動品牌。第二屆檔案日的活動內(nèi)容更加豐富多彩：6月6日，通過在網(wǎng)上發(fā)布邀請函的方式，邀請到原上海市閘北區(qū)檔案局副局長胡偉祖，他帶領(lǐng)30多名基層檔案干部參觀了同濟大學(xué)校史館與“同濟大學(xué)百年卓越工程教育圖片展”；6月7日，校檔案館在四平路校區(qū)學(xué)苑飲食廣場前和嘉定校區(qū)新天地飲食廣場同時舉辦了檔案日校園展臺宣傳活動，現(xiàn)場贈送印有校檔案館館標(biāo)的“同濟大學(xué)人物”書簽、手提袋以及校檔案館自辦刊物《同濟蘭臺》；6月8日，舉辦了檔案館開放日活動，邀請部分院系兼職檔案員參觀校檔案館檔案庫房，近距離了解全校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況；6月11日，舉辦了《中華人民共和國檔案法》頒布25周年暨校檔案館建館25周年座談會，邀請校內(nèi)各部門相關(guān)負責(zé)人回顧校檔案館成立至今25年來的發(fā)展歷程。

值得一提的是，本次活動邀請了校設(shè)計創(chuàng)意學(xué)院的教授設(shè)計了校檔案館館標(biāo)。館標(biāo)設(shè)計使用中國傳統(tǒng)木刻老宋體“檔”字，蓋上形似郵戳的同濟大學(xué)校標(biāo)；考慮到校標(biāo)的嚴(yán)肅性，將校標(biāo)放在正中間，“檔”字作為背景，“同濟大學(xué)檔案館”幾個標(biāo)準(zhǔn)字居中對齊放在圖案底部，經(jīng)過反復(fù)比較調(diào)整到最佳效果。自此檔案館有了屬于自己的品牌標(biāo)志，館標(biāo)被廣泛應(yīng)用于校檔案館自行開發(fā)的檔案文化產(chǎn)品上，如應(yīng)用于書簽、手提袋、明信片、卡套上。

1.3 擴大活動規(guī)模，提升整體影響

2013年的第三屆“6·9國際檔案日”重在擴大活動規(guī)模、著力提升整體影響力。首先，邀請校領(lǐng)導(dǎo)直接參與活動。在校園展臺活動中，原上海市人大常委會副主任、同濟大學(xué)副校長鄭惠強親自向師生及校友分發(fā)明信片等檔案文化產(chǎn)品，活動現(xiàn)場異?；鸨?。其次，舉行檔案捐贈儀式，在做宣傳的同時還豐富了檔案資源?；顒赢?dāng)天，原同濟大學(xué)校長江景波向校檔案館捐贈了榮譽證書、聘任書、邀請函、徽章等個人物品177件、照片500多張，其中有一份1984年2月16日國務(wù)院任命他為同濟大學(xué)校長的任命書，更是彌足珍貴。原校黨委書記周祖翼向江景波頒發(fā)了捐贈證書。本屆檔案日活動展示的檔案文化產(chǎn)品豐富多樣。校檔案館工作人員在活動現(xiàn)場分發(fā)《寄語同濟》《同濟英烈》《沖破黑暗迎曙光——紀(jì)念同濟大學(xué)“一·二九”事件五十周年》等編研成果，還有“同濟大學(xué)人物”書簽、校歌MTV光盤、館藏明信片、檔案館業(yè)務(wù)介紹單等，廣大師生及校友對這些產(chǎn)品興趣濃厚、反響熱烈。據(jù)統(tǒng)計，6月9日當(dāng)天共有1000多名師生及校友在簽名冊上留言簽名，表示支持學(xué)校檔案工作。

至此，同濟大學(xué)檔案館的“6·9國際檔案日”活動模式基本定型，即以分發(fā)贈送檔案文化產(chǎn)品為重點，再配合檔案展覽、檔案館開放日、檔案捐贈儀式、座談會等內(nèi)容組成系列活動。

2 幾點思考

2.1 要尋找活動受眾的興趣點

高校檔案日活動具有很強的互動性，高校檔案館要把檔案日活動辦好，必須找準(zhǔn)活動受眾即師生及其他相關(guān)社會大眾的興趣點，以受眾喜聞樂見的形式開展活動。如同濟大學(xué)檔案館在第一屆“6·9國際檔案日”活動中采用了多種活動形式，包括舉辦檔案館開放日、發(fā)放編研產(chǎn)品和檔案文化產(chǎn)品，甚至組織現(xiàn)場教學(xué)，教活動參與者制作檔案案卷等。從活動中逐步發(fā)現(xiàn)受眾的主要興趣點是獲取檔案文化產(chǎn)品，據(jù)此有針對性地調(diào)整活動策略，制作更高水平的檔案文化產(chǎn)品向受眾發(fā)放。還要剖析受眾興趣點的根源。如同濟大學(xué)檔案館對受眾為何喜愛獲取檔案文化產(chǎn)品這一現(xiàn)象進行研究，認為學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活，會對學(xué)校的歷史與文化產(chǎn)生好奇心；已經(jīng)畢業(yè)的校友對母校會有深厚的感情，更愿意了解和收藏與母校有關(guān)的歷史資料和禮品。這些因素都使得檔案文化產(chǎn)品大受歡迎。此外，要在檔案日展示檔案館的業(yè)務(wù)工作并非易事，所以建議將檔案館的業(yè)務(wù)情況介紹融入進檔案文化產(chǎn)品中去，讓受眾通過檔案文化產(chǎn)品了解檔案館業(yè)務(wù)工作。

2.2 要深挖館藏資源

高?！?·9國際檔案日”活動表面上看是有著“短平快”特征的交流展示活動，事實上活動要長期順利舉辦，需要做好大量的幕后籌備工作，特別是要深挖高校檔案館的館藏資源，才能推動活動不斷推陳出新。如同濟大學(xué)檔案館深挖館藏資源，制作了形式多樣的檔案文化產(chǎn)品包括“同濟大學(xué)人物”書簽、“同濟大學(xué)百年校園圖集·校門”明信片、“同濟大學(xué)卓越百年工程教育圖集·第一輯”明信片、《同濟大學(xué)的第二故鄉(xiāng)——四川李莊》明信片、有星云大師題字“同濟天下”的宣傳卡套等，成為“6·9國際檔案日”活動的亮點，同時也契合了受眾的興趣，使每年的相關(guān)活動具有新意和吸引力。

2.3 要抓住重要時間節(jié)點

要抓住重要時間節(jié)點策劃“6·9國際檔案日”活動。首先是圍繞國家重大節(jié)慶活動策劃檔案日活動。如2015年校檔案館圍繞“中國人民抗日戰(zhàn)爭暨世界反法西斯戰(zhàn)爭勝利70周年”這一主題，制作了檔案文化產(chǎn)品《同濟大學(xué)的第二故鄉(xiāng)——四川李莊》明信片，該套明信片共12張，生動再現(xiàn)了抗戰(zhàn)期間同濟大學(xué)師生在李莊古鎮(zhèn)認真求學(xué)、積極支援前方抗戰(zhàn)的場景。檔案日當(dāng)天該套明信片由校領(lǐng)導(dǎo)親自發(fā)放給師生，受到熱烈歡迎，某個單日贈出千套以上。

其次是圍繞本地區(qū)檔案部門的檔案日主題策劃活動。如上海市檔案局每年舉辦的檔案館日活動都有特定主題，第六屆上海市檔案館日主題為“城市新印象·檔案見證”、第七屆主題為“城市記憶，經(jīng)典上?！钡?，高校檔案館可據(jù)此有針對性地策劃本校檔案日活動。

最后是圍繞本校重要時間節(jié)點策劃活動。如同濟大學(xué)校慶日是5月20日，而“6·9國際檔案日”宣傳活動往往會從5月持續(xù)至6月，所以可以結(jié)合校慶策劃檔案日活動。在“6·9國際檔案日”期間同濟大學(xué)檔案館就主辦過“同濟大學(xué)百年卓越工程教育圖片展”“1950—1970年同濟大學(xué)學(xué)生文藝社團活動回顧展”等檔案展覽，詳細展示校史校情，并成為檔案日活動的特色項目。

“同濟大學(xué)百年校園圖集·校門”明信片

2.4 要舉辦優(yōu)質(zhì)檔案展覽

高?！?·9國際檔案日”活動往往開展周期較短，要求輸出的信息量卻很大，而檔案展覽凝聚了精華內(nèi)容，且舉辦檔案展覽具有較強的可行性；檔案展覽所需場地較大，展覽往往會吸引很多觀眾，因此舉辦展覽能方便觀眾溝通交流；檔案展覽影響較為廣泛，會受到媒體的關(guān)注和報道。因此可在活動中舉辦檔案展覽，并要花心思創(chuàng)新展覽形式，如除了制作檔案圖文展板外，可以展出實物或應(yīng)用VR虛擬現(xiàn)實技術(shù)模擬檔案所反映的場景等。還要確保檔案展覽的質(zhì)量，制作的展板力求圖文并茂、圖片優(yōu)美且內(nèi)在邏輯連貫，并安排業(yè)務(wù)素質(zhì)高的講解員，給觀眾帶來良好的參展體驗。如，2017年“6·9國際檔案日”期間校檔案館舉辦了以“蘭臺珍品精神傳承”為主題的同濟大學(xué)檔案館館藏實物珍品展，首次公開展出了李國豪、陳從周、馬在田、汪品先、阮儀三等36位知名校友的個人檔案，包括手寫教案、論文手稿、自繪圖紙、教學(xué)用具、榮譽證書等。此次檔案展覽受到澎湃新聞、《新民晚報》、《文匯報》、Shanghai Daily、東方網(wǎng)、央廣網(wǎng)、中國新聞網(wǎng)、新浪、搜狐、網(wǎng)易、鳳凰網(wǎng)等多家媒體的關(guān)注與報道，《上海檔案》雜志2017年6期也刊登了相關(guān)內(nèi)容。